Comunicação interna que engaja: viajantes corporativos como aliados da política

Garantir o cumprimento da política de viagens corporativas nem sempre depende só de processos bem estruturados ou da tecnologia usada na reserva. Muitas vezes, a diferença está na forma como a política é comunicada e no quanto os colaboradores entendem seu papel na estratégia da empresa.

Segundo um estudo da Deloitte, o engajamento dos viajantes pode impactar até 15% nos gastos por viagem, dado que reforça que as ações de comunicação interna são uma parte importantíssima da estratégia de economia e eficiência em viagens corporativas.

Além de ajudar a reduzir violações e solicitações fora de política, manter canais de comunicação interna ativos melhora a experiência do colaborador, evita retrabalho para os gestores e fortalece a cultura de responsabilidade com o orçamento da empresa.

Quais são os canais de comunicação preferidos dos viajantes corporativos

Para que a política de viagens seja realmente compreendida e aplicada, é preciso encontrá-la no lugar certo, na hora certa. E isso significa ir além do tradicional e-mail ou PDF arquivado na intranet. Os viajantes corporativos, especialmente os que estão sempre em trânsito, preferem canais rápidos, acessíveis e integrados ao seu fluxo de trabalho.

De acordo com dados da GBTA e de consultorias como a McKinsey, os canais mais eficazes para alcançar esse público são:

• Notificações push dentro do app de viagens ou SBT (self-booking tool) — comunicação contextual, durante o momento da reserva, tem alta taxa de visualização e maior impacto na tomada de decisão;

• WhatsApp corporativo ou mensagens via apps de colaboração (como Teams ou Slack) — úteis para lembretes rápidos, avisos de política, campanhas e alertas de exceção;

• E-mails curtos e objetivos com reforços visuais — ainda são relevantes, desde que bem segmentados e com chamadas claras;

• Cards ou banners na home da intranet ou portal do colaborador — funcionam bem como reforço complementar, especialmente em grandes empresas;

• Comunicados via líderes e gestores locais — quando bem alinhados, ajudam a reforçar a mensagem e trazem legitimidade à política.

Mas, atenção: Mais importante do que o canal em si é a coerência na linguagem, no momento do envio e na frequência. A informação precisa ser útil e fácil de lembrar, especialmente em momentos de decisão.

Por que é importante fazer campanhas recorrentes de acordo com a sazonalidade

O gestor precisa ter em mente que a aderência à política de viagens não se resolve com um único comunicado. Por isso, é preciso criar uma cultura de reforço e, para isso, campanhas recorrentes, alinhadas ao calendário da empresa e aos picos de viagem, são fundamentais.

As campanhas sazonais permitem adaptar a linguagem e o foco da comunicação de acordo com o comportamento esperado dos viajantes em cada momento do ano. Veja alguns exemplos de campanhas para fazer na sua empresa:

• Início do ano fiscal: Campanha de “viagens com inteligência orçamentária”, reforçando limites de despesas, uso de canais oficiais e critérios para aprovação.

• Fins de trimestre ou metas comerciais: Reforço sobre reservas antecipadas, hospedagens dentro da política e uso de tarifas mais econômicas para evitar sobrecargas no orçamento.

• Feriados prolongados e alta temporada: Lembrete sobre o que configura extensão pessoal (bleisure), regras para upgrades e necessidade de aprovações extras.

• Eventos corporativos e convenções: Avisos sobre centralização das reservas, utilização de tarifas negociadas e a importância de seguir o fluxo oficial.

• Campanhas temáticas ou gamificadas: Desafios mensais com foco em “melhores práticas de viagem”, com premiações simbólicas ou reconhecimento interno.

A repetição planejada e contextual aumenta a retenção da mensagem, reduz dúvidas operacionais e fortalece o alinhamento entre colaboradores e política de viagens.

Leia também: Como aferir sua política de viagens corporativas.

Pontos da política de viagens que devem estar sempre em evidência

Ao comunicar a política de viagens para os colaboradores, vale priorizar os trechos que mais geram dúvidas ou onde costumam ocorrer desvios. 

Em geral, estes são os pontos que devem ser reforçados com frequência:

• Canais oficiais de reserva: Onde e como os colaboradores devem solicitar voos, hotéis, transporte e serviços complementares.

  Tetos e limites de despesas: Valores máximos permitidos por categoria (passagens, hospedagem, alimentação, transporte local).

• Critérios para aprovação de viagens: Em quais casos é necessário solicitar aprovação prévia e quais níveis de liderança estão envolvidos.

• Regras de reembolso: Prazos para solicitação, documentos obrigatórios e itens que não são reembolsáveis.

• Uso de transporte e hospedagem fora da política: Como proceder em situações excepcionais e quais as consequências.

• Política de bleisure e acompanhantes: Se é permitido estender a viagem por motivos pessoais e quais as responsabilidades do colaborador.

• Comportamento esperado durante a viagem: Orientações sobre ética, segurança, uso de recursos da empresa e conduta com parceiros externos.

Como usar a gamificação para transformar a política de viagens em uma experiência mais engajadora

Uma das formas de aumentar o engajamento com a política de viagens é usar elementos de gamificação. A lógica é simples: ao trazer mecânicas de jogo para o ambiente corporativo, é possível incentivar o comportamento desejado de forma leve, divertida e muito mais memorável.

A seguir, listamos alguns exemplos reais e sugestões aplicáveis ao contexto de viagens corporativas:

• Ranking de adesão à política: Empresas já utilizam dashboards com o percentual de reservas dentro da política por área, equipe ou colaborador. Isso estimula a comparação saudável e permite reconhecer quem segue as boas práticas.

• Desafios mensais com premiação simbólica: Por exemplo: “Reserve todas as suas viagens do mês via plataforma oficial e ganhe um voucher de café” ou “Colabore com sugestões de economia e entre no ranking dos embaixadores da política.”

• Reconhecimento interno: Times com 100% de aderência à política em um trimestre podem ser destacados em newsletters, eventos internos ou materiais institucionais.

• Personagem ou avatar da política de viagens: Criar uma identidade visual simpática para representar a política pode humanizar a comunicação e facilitar a assimilação das mensagens recorrentes.

Veja nosso artigo completo sobre como a gamificação melhora a adesão à política de viagens.

Como medir e comunicar a efetividade da política de viagens

Além de divulgar a política, é preciso acompanhar o quanto ela está sendo seguida na prática. Para isso, o uso de indicadores é fundamental, pois eles ajudam a identificar pontos de atenção, estimular boas práticas e demonstrar o impacto financeiro do engajamento dos colaboradores.

Veja os principais indicadores que valem ser monitorados e comunicados:

• % de reservas dentro da política: Mostra o grau de adesão dos colaboradores em relação aos canais, tetos e categorias permitidas. Pode ser analisado por área, centro de custo ou período.

• % de exceções aprovadas: Permite entender quais regras geram mais pedidos de exceção e avaliar se ajustes na política são necessários.

• Tempo médio de aprovação de viagens: Reflete a fluidez do processo interno e pode ser um ponto de atrito ou de melhoria da experiência do colaborador.

• Custo médio por viagem (por tipo e por área): Quando comparado ao histórico, pode indicar impactos positivos de ações de comunicação e campanhas.

• Economia gerada por reservas antecipadas ou centralizadas: Reforça a importância de seguir os canais oficiais e reservar com antecedência.

Esses indicadores podem ser usados em boletins mensais, dashboards compartilhados, campanhas internas ou reuniões de alinhamento.

Como a VOLL apoia a aplicação da política de viagens com mais engajamento e resultados

Diversos gestores atualizam a política, comunicam por e-mail, sobem avisos na intranet e, mesmo assim, recebem exceção atrás de exceção. A VOLL entende esse cenário — e trabalha para que ele não seja a sua realidade.

Na nossa plataforma, o viajante já vê os limites e orientações no momento da reserva, sem precisar buscar informações em outros canais. Alertas automáticos, regras aplicadas por perfil, indicadores de aderência: tudo funciona em segundo plano, sem atrapalhar a experiência de quem está em trânsito e sem sobrecarregar o gestor com cobranças e correções.

A comunicação também fica muito fácil e eficiente. Dá para configurar mensagens personalizadas, lembrar de pontos críticos da política e até disparar campanhas recorrentes com apoio do nosso time.

Os especialistas da VOLL sabem que fazer a política funcionar não depende só de tecnologia, mas sim de como ela se encaixa na rotina da sua operação. E é por isso que estamos aqui: para pensar junto, ajustar o que for preciso e caminhar ao seu lado na construção de um programa que realmente funcione.

Quer transformar a forma como sua empresa se comunica com os viajantes e melhorar a adesão à política de viagens? 

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