O fim das reservas manuais: como a VOLL automatiza todo o processo de viagem corporativa

As viagens corporativas são parte essencial da estratégia das empresas, conectando-as ao mercado, a clientes, parceiros e fornecedores em qualquer lugar do Brasil e do mundo.

Para que esses deslocamentos sejam possíveis, diversas etapas precisam acontecer com maestria: solicitação da viagem, busca por passagens e hospedagens que se encaixem no orçamento e nas políticas da empresa, aprovação por parte da gestão, emissão dos bilhetes, organização do transporte terrestre e, posteriormente, prestação de contas.

O gestor de viagens corporativas precisa entregar todo esse processo com agilidade, eficiência e, acima de tudo, controle. E cada uma dessas etapas, quando realizada manualmente, pode se tornar um enorme gargalo operacional, consumindo tempo e abrindo margem para erros que podem custar caro.

Felizmente, a tecnologia se desenvolveu a ponto de digitalizar toda a jornada da viagem. Siga a leitura para entender como a VOLL, com sua tecnologia própria e exclusiva, é capaz de eliminar as reservas manuais e automatizar, de ponta a ponta, o processo de viagem corporativa.

Os principais desafios e impactos das reservas manuais

Apesar dos avanços tecnológicos, muitas empresas ainda insistem em aplicar modelos tradicionais de gestão de viagens, que dependem de intervenções humanas e ações manuais nas reservas e em outros processos.

Essa abordagem traz uma série de desafios que impactam diretamente a eficiência e os custos operacionais. Conheça alguns deles:

Desperdício de tempo

Imagine um gestor de viagens gastando horas pesquisando voos e hotéis em diferentes sites, enviando e-mails para aprovação e, depois, digitando os dados em sistemas variados. Essa rotina parece exaustiva e ineficiente, não é?

O tempo usado em tarefas manuais poderia ser dedicado a análises estratégicas, negociações com fornecedores ou otimização de políticas, por exemplo.

Em um cenário corporativo onde a agilidade é um diferencial competitivo, a morosidade das reservas manuais é um “freio” para o crescimento.

Erros manuais

A dependência de sistemas separados e a inserção manual de dados aumentam a chance de erros. Um nome ou data incorretos, ou uma reserva desalinhada com a política da empresa, podem gerar custos adicionais inesperados. 

Além do impacto financeiro, esses erros geram retrabalho e frustração para todos os envolvidos, sejam gestores ou viajantes.

Falta de visibilidade

Sem um sistema centralizado, o gestor de viagens tem uma visão fragmentada dos gastos e dados, tornando a consolidação de informações muito mais difícil. 

Essa falta de visibilidade compromete a capacidade de negociar melhores tarifas com fornecedores, identificar padrões de gastos ou garantir que as políticas de viagem estão sendo seguidas. Com isso, o controle financeiro e o acompanhamento de indicadores ficam totalmente comprometidos.

Dificuldade no compliance

As políticas de viagens corporativas existem para garantir o uso eficiente dos recursos da empresa e a segurança dos colaboradores. 

No entanto, quando as reservas são feitas manualmente, é um enorme desafio garantir que cada reserva esteja em conformidade. Além disso, as fiscalizações e auditorias tornam-se processos mais complicados.

VOLL: processos automatizados para otimizar reservas

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, desenvolveu uma tecnologia própria para criar uma plataforma completa que integra gestão de viagens, mobilidade e despesas, tudo de maneira conectada e totalmente intuitiva.

Na prática, o gestor de viagens não precisa mais se preocupar em pesquisar voos e hotéis em sites diferentes, preencher formulários ou ligar para agências. 

A plataforma da VOLL centraliza todas as opções de serviços e processos de solicitação, reserva e reembolso em um só lugar.

Conformidade garantida nas reservas

Para garantir total aderência às regras da empresa, a política de viagens é automaticamente embutida no sistema e pode ser personalizada de acordo com cargos, departamentos e outras variáveis.

Assim, ao buscar um serviço como hotel, passagem ou aluguel de carro, cada opção exibida ao colaborador traz uma sinalização visual em verde ou vermelho, indicando o alinhamento com a política.

Esses indicadores consideram critérios como preço, antecedência e número de diárias. Se o marcador estiver verde, o item está dentro da política. Se estiver vermelho, a escolha está fora dos parâmetros definidos.

Nesse caso, para concluir a compra ou reserva, o colaborador deverá apresentar uma justificativa, que será enviada automaticamente ao aprovador designado.

Esse processo também é facilitado, pois a VOLL permite criar fluxos de aprovação personalizados conforme a estrutura hierárquica e as necessidades específicas da empresa.

As solicitações podem ser encaminhadas diretamente aos responsáveis, que recebem notificações em tempo real e podem aprovar ou recusar a viagem com apenas um clique, pelo computador ou celular. Isso agiliza os processos e evita atrasos desnecessários.

Tecnologia a favor do orçamento

Com as soluções automatizadas oferecidas pela VOLL, o controle orçamentário também é aprimorado. O gestor passa a ter uma visão em tempo real dos gastos com viagens, permitindo um acompanhamento próximo e estratégico.

Além disso, a plataforma disponibiliza dashboards e relatórios detalhados com informações sobre padrões de gastos, oportunidades de economia, taxas de conformidade com as políticas, entre outros dados.

Benefícios que transformam a gestão de reservas

• Agilidade: o processo de pesquisa, comparação e reserva de passagens e hospedagens, que antes levava horas, é reduzido a poucos minutos. A plataforma oferece uma interface intuitiva, na qual o viajante ou o gestor pode visualizar todas as opções disponíveis, filtradas pelas políticas da empresa, e realizar a reserva com apenas alguns cliques.

• Compliance integrado: ao embutir as regras e diretrizes no próprio fluxo de reserva, a VOLL garante que os gastos estejam dentro dos limites, que as categorias de serviço sejam respeitadas e que todas as aprovações necessárias sejam obtidas. Isso reduz os riscos de despesas indevidas e fortalece a cultura de conformidade.

• Economia de tempo: com a automação de tarefas repetitivas e burocráticas, gestores e viajantes ganham mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, o que contribui para a produtividade da empresa.

• Redução de falhas: a automação minimiza riscos de erros como informações duplicadas, incorretas ou interpretações equivocadas das políticas. O resultado é um processo de reserva muito mais preciso e ágil.

• Experiência positiva: a VOLL proporciona uma jornada de viagem muito mais fluida e agradável, oferecendo facilidade para encontrar e reservar serviços, agilidade nas aprovações e cumprimento das políticas. Tudo isso gera menos estresse e mais satisfação para o viajante.

Histórias de sucesso: gestão de reservas otimizada em grandes empresas

Milhares de grandes empresas confiam na VOLL para transformar sua gestão de viagens, como Nubank, Itaú, McDonald’s, iFood e OLX.

Através de tecnologia de ponta, atendimento especializado e integração de jornada, nossa plataforma permite que as empresas alcancem grandes resultados. Confira alguns deles:

Arcos Dourados (McDonald’s)

A Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s, enfrentava gargalos com sua agência de viagens anterior: o atendimento não atendia às expectativas, os processos ainda eram manuais e a plataforma não entregava a usabilidade necessária, principalmente no mobile.

Com um volume mensal de mais de 2 mil viagens corporativas, a empresa buscava uma solução tecnológica robusta e flexível, e encontrou na VOLL a resposta ideal. 

Alguns resultados significativos foram a redução de R$ 2,9 milhões em custos com passagens aéreas e a melhoria do NPS, que evoluiu de 30 para 73.

Localiza

Com mais de 4 mil colaboradores, a Localiza enfrentava os desafios causados pela fragmentação na gestão de viagens corporativas. 

A falta de centralização obrigava os times a utilizar diferentes sistemas para reservar passagens aéreas, hospedagens e serviços de mobilidade, o que comprometia a agilidade e a visibilidade dos processos.

Em 2022, a empresa iniciou sua jornada com a VOLL com o objetivo de simplificar e integrar esse fluxo.

A partir da implementação, gestores passaram a ter acesso em tempo real a todas as etapas das solicitações, desde as ações dos viajantes até as aprovações — sempre dentro das políticas definidas na plataforma.

O resultado foi uma rotina mais fluida para as equipes responsáveis por viagens e um ganho expressivo em eficiência operacional.

Itaú

Antes da implementação da VOLL, o Itaú Unibanco enfrentava algumas dificuldades na gestão de viagens corporativas, como falta de padronização, ausência de dados consolidados e baixa eficiência operacional.

A transição para a VOLL trouxe ganhos significativos, como 98% de adesão orgânica dos colaboradores à plataforma e NPS de 83.

Além disso, a parceria se tornou o case com maior volume de economia no segmento de viagens corporativas do Brasil: foram R$ 132 milhões em economia com passagens aéreas e R$ 25 milhões economizados com hospedagem ao longo de 2024.

Juntos, VOLL e Itaú foram reconhecidos no 1º Prêmio Anual da Alagev em 2023 pelo maior case de sucesso de inovação em gestão de viagens e mobilidade da história do mercado brasileiro.

Vitru Educação

Com mais de 1 milhão de alunos distribuídos em 2.300 polos, a Vitru Educação é líder nacional em educação digital.

Buscando otimizar seus processos e políticas de viagens corporativas, a empresa recorreu à VOLL e teve ótimos resultados, como redução expressiva de custos com passagens aéreas e hospedagem, e evolução do NPS de 67 para 80 em um ano. 

Além disso, os procedimentos de reserva e aprovação foram aprimorados: com a VOLL, 99% das viagens são aprovadas em menos de 24h, e a antecedência média de solicitações mudou de 12 para 42 dias.

Seja a próxima história de sucesso!

A gestão de viagens está em constante evolução, deixando para trás modelos manuais e ineficientes. A VOLL está à frente dessa transformação, oferecendo uma solução completa que automatiza, otimiza e simplifica todo o processo.

Para o gestor de viagens, isso significa menos burocracia, mais controle e maior economia, centralizando toda a jornada em um único lugar.

Se você quer ter todos esses benefícios e alcançar resultados incríveis, como tantas outras grandes empresas, entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração.