10 facilidades que a IA da VOLL oferece para facilitar o dia a dia de gestores de viagens

O uso de inteligência artificial está entre as 10 tendências de viagens corporativas para 2025 e seu impacto vai muito além da automação de processos. Um estudo recente do Sabre, em parceria com a Serko, revelou que mais de 90% dos gestores de viagens corporativas já utilizam IA ou IA generativa com foco em quatro pilares: automação de tarefas, redução de custos, personalização da experiência do viajante e análise de dados para decisões mais estratégicas.

Ainda assim, a implementação nem sempre entrega o retorno esperado. “Muitos (gestores de viagens) ainda enfrentam obstáculos. Seja por uma implementação inadequada, falta de capacidades internas ou apoio limitado de parceiros, esses desafios impedem que as organizações obtenham o valor total de seu investimento”, afirma Darrin Grafton, CEO da Serko (empresa de gerenciamento de viagens e tecnologia de despesas com sede na Nova Zelândia).

Essa realidade reforça uma constatação importante: o potencial da IA está diretamente ligado à forma como ela é aplicada. Quando mal implementada, a tecnologia não gera impacto. Mas, em soluções bem construídas, como a plataforma da VOLL, os benefícios aparecem já nos primeiros meses de uso, tanto para os viajantes quanto para os gestores.

Neste conteúdo, você vai entender como a VOLL aplica IA de forma prática para simplificar a rotina dos gestores, desde o controle de orçamento até a governança de dados e a auditoria automatizada.

Como os dados e a IA estão mudando as viagens corporativas

A inteligência artificial e a análise de dados vêm transformando a forma como as empresas planejam, controlam e avaliam seus deslocamentos. 

Alguns dos impactos mais relevantes para a área são:

• Previsibilidade de custos com base em padrões de consumo e sazonalidade;

• Análise de aderência à política de viagens, permitindo ajustes proativos;

• Identificação de gargalos operacionais, como atrasos em aprovações ou falhas na prestação de contas;

• Detecção de fraudes e inconsistências com algoritmos que reconhecem desvios em tempo real;

• Aprimoramento da experiência do viajante, com personalização e sugestões com base em comportamento anterior.

E os números evidenciam esses impactos:

• 81% dos gestores acreditam que a IA pode melhorar a experiência dos viajantes (Amadeus, 2023).

• 65% das empresas pretendem aumentar investimentos em IA aplicada à gestão de viagens nos próximos dois anos (Skift, 2023).

• Empresas que usam IA relataram até 30% de economia em custos com viagens, graças à automação de políticas, auditorias e uso otimizado de créditos (Accenture, 2023).

• 75% dos profissionais de T&E já usam dashboards em tempo real para decisões baseadas em dados, o que reduz significativamente o tempo de reação a imprevistos (GBTA, 2023).

As 10 facilidades que a IA da VOLL oferece para facilitar o dia a dia de gestores de viagens 

A IA exclusiva da VOLL e foi desenvolvida para ir além da automação e atua como parceira estratégica da operação, antecipando problemas, otimizando decisões e garantindo conformidade em cada etapa.

Veja a seguir 10 funcionalidades práticas da IA da VOLL que transformam, na prática, a rotina de quem gerencia viagens corporativas.

1. Sugestões inteligentes de economia com base no histórico da empresa

A IA da VOLL analisa padrões de comportamento dos viajantes, preferências de rota, horários e fornecedores para sugerir alternativas mais econômicas, sem comprometer a experiência do colaborador. Essas sugestões ajudam o gestor a tomar decisões mais estratégicas, mesmo em ambientes de alta demanda.

2. Detecção automática de fraudes e desvios

Com algoritmos que identificam comportamentos fora do padrão, a plataforma sinaliza automaticamente possíveis fraudes ou inconsistências, como reembolsos duplicados, reservas fora da política ou uso indevido de categorias de transporte. O gestor é notificado em tempo real, com histórico auditável.

3. Aplicação automática da política de viagens

A IA garante que todas as reservas e despesas estejam alinhadas à política da empresa, bloqueando ou sinalizando opções não conformes. Isso reduz retrabalho, melhora a governança e facilita o trabalho de auditoria financeira.

4. Recomendação de uso de bilhetes não voados

A gestão de bilhetes não voados é um desafio comum e a IA da VOLL localiza automaticamente os saldos disponíveis e os aplica nas próximas reservas, evitando desperdício e otimizando o orçamento de viagens.

5. Otimização de roteiros com múltiplos destinos

Ao identificar a origem, destino e compromissos do colaborador, a IA da VOLL sugere o melhor roteiro logístico considerando economia, tempo e menor impacto ambiental. Isso é útil principalmente em viagens com escalas ou visitas a múltiplos clientes.

Leia também: Como alinhar política de viagem e metas de sustentabilidade.

6. Dashboards com insights preditivos

A plataforma oferece painéis com projeções baseadas em dados históricos, variações sazonais e tendências do setor. Isso permite prever picos de demanda, ajustar orçamentos e renegociar contratos com base em dados concretos.

7. Classificação inteligente de despesas via OCR

A IA reconhece comprovantes e nota fiscal automaticamente (via OCR), classifica as despesas e cruza os dados com a política interna. O tempo gasto em conferência manual é reduzido drasticamente e a conciliação se torna mais confiável.

8. Alerta de oportunidades de negociação com fornecedores

A VOLL monitora o volume de gastos por fornecedor e sinaliza quando há margem para renegociação. O gestor é informado com dados comparativos e pode agir com antecedência para melhorar os acordos.

9. Acompanhamento em tempo real da adesão à política

Indicadores mostram, em tempo real, o percentual de reservas dentro da política, categorias mais utilizadas, variações por centro de custo e comportamento dos usuários. Esses dados orientam treinamentos e ajustes estratégicos.

Saiba como aferir sua política de viagens corporativas.

10. Personalização da experiência com base em comportamento

A IA aprende com o histórico de cada colaborador, sugerindo assentos, horários, hospedagens e meios de transporte mais aderentes às preferências pessoais, dentro dos limites da política. Isso melhora a satisfação do viajante sem abrir mão da governança.

Por que a VOLL é a parceira ideal para uma gestão mais estratégica

Como afirmou o presidente do Sabre Labs, as empresas que não incorporarem a tomada de decisões baseada em IA correm o risco de ficar para trás, não apenas em eficiência e economia de custos, mas também na capacidade de oferecer experiências personalizadas e fluidas, que os viajantes já esperam. 

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e também parceira ideal nesse cenário porque entrega tudo que sua empresa precisa de forma simples e escalável: sua implementação é rápida, sem fricções técnicas, e os resultados podem ser percebidos logo nas primeiras semanas de uso.

A Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, decidiu romper com um modelo tradicional de gestão de viagens e, segundo o gestor de viagens da corporação, “O deploy foi muito simples. As pessoas baixaram o aplicativo e já estavam aptas a utilizá-lo. Isso com certeza nos ajudou a nos adaptarmos de forma rápida e segura”.

Nossa plataforma é a única da América Latina que reúne, em um mesmo ambiente digital, todos os fluxos de viagens, mobilidade e despesas, com uma camada robusta de inteligência de dados e IA aplicada a cada etapa da jornada. Tudo isso com o apoio de um time consultivo, que acompanha a operação de perto e ajuda o gestor a transformar dados em decisões estratégicas.

Outro exemplo de parceria de sucesso é a Afya, que teve uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho. 

“A implantação da VOLL foi transformadora para nós. A centralização em um único sistema trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para a política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens. Hoje, mais de 10.000 colaboradores e terceiros usam a solução no Brasil e no exterior”, relatou Tiffany Buzo, Gerente de Serviços da Afya.

Se você quer transformar seu programa de viagens em um pilar estratégico da empresa, conte com quem já lidera essa transformação. Entre em contato com a VOLL e descubra como a inteligência artificial pode simplificar sua gestão e gerar resultados concretos.