IA na gestão de viagens corporativas: insights e cases de sucesso do Primeira Classe, evento da VOLL

A inteligência artificial na gestão de viagens corporativas influencia decisões que impactam orçamento, eficiência operacional e experiência do viajante em um cenário marcado por custos imprevisíveis, mudanças rápidas no setor aéreo e pressão constante por redução de despesas.

Assim, gestores enfrentam o desafio de equilibrar controle financeiro, conformidade às políticas, satisfação dos colaboradores e produtividade, enquanto lidam com um volume crescente de dados e oscilações constantes nas tarifas e negociações.

O barril de petróleo, por exemplo, aumentou 64% entre fevereiro e maio de 2026. Como o querosene de aviação (QAV) representa cerca de 30% do custo de uma passagem aérea, essa volatilidade impacta diretamente a gestão de viagens, tornando cada vez mais difícil atuar de forma estratégica sem apoio tecnológico.

É assim que saber usar a IA na gestão de viagens se torna ainda mais estratégico, pois permite automatizar processos, apoiar decisões e identificar oportunidades de economia em tempo real.

Esse foi o tema da edição de maio de 2026 do Primeira Classe, evento realizado pela VOLL em São Paulo: “Inteligência Artificial e redução de custos”.

Neste artigo, reunimos insights do encontro, com dados, cases e análises de líderes do setor sobre como a IA deixou de ser tendência para se tornar uma necessidade operacional.

O que é IA na gestão de viagens corporativas?

A inteligência artificial na gestão de viagens corporativas consiste no uso de sistemas capazes de analisar grandes volumes de dados, identificar padrões, automatizar decisões e executar tarefas para tornar os programas de viagens mais eficientes, previsíveis e estratégicos.

Isso reduz atividades manuais, acelera processos e permite identificar oportunidades de economia e desvios de política em tempo real, com monitoramento contínuo de milhares de variáveis simultaneamente.

O uso no setor e seus resultados já é comprovado pela VOLL. Uma análise revelou que entre janeiro e maio de 2026, com a ajuda da inteligência artificial na gestão de viagens, os clientes da VOLL economizaram R$ 38,1 milhões em passagens aéreas nacionais. No mesmo período de 2025, o valor havia sido de R$ 4,8 milhões. 

Modelos de linguagem x agentes de IA: qual é a diferença?

Thales Chagas, Head de Produto e Engenharia da VOLL, destaca que existem distinções fundamentais entre os modelos de linguagem (como ChatGPT, Claude e Gemini) e os agentes de IA.

Os modelos de linguagem funcionam como um “bibliotecário que leu tudo e responde perguntas”, segundo o Head: interpretam contexto, processam informações e geram respostas úteis para consulta, pesquisa e apoio à tomada de decisão. Mas não executam ações.

Já os agentes de IA operam de forma autônoma. Eles monitoram cenários, tomam decisões e executam tarefas continuamente e em escala, característica que transforma seu impacto na gestão de viagens corporativas.

“Agente de IA é operação, produtividade. São funcionários com contexto e autonomia. Quanto mais acelerado o mundo, mais escasso o seu tempo, e é exatamente aí que os agentes atuam.” - Thales Chagas, Head de Produto e Engenharia da VOLL

Na gestão de viagens, essa diferença muda completamente o impacto gerado.

Enquanto um assistente baseado em IA generativa pode ajudar um gestor a interpretar uma política de viagens, um agente de IA, como os que a VOLL tem, consegue monitorar tarifas em tempo real, identificar oportunidades de reemissão mais econômicas e executar o processo automaticamente.

É essa capacidade operacional que transforma a IA de ferramenta de consulta em ferramenta de resultado.

Como a IA transforma o setor de viagens corporativas?

A inteligência artificial transforma o setor de viagens corporativas ao automatizar processos operacionais, garantir o controle de políticas de viagem e oferecer suporte preditivo

Já existem agentes em operação, com dados auditáveis, resolvendo problemas reais que antes consumiam horas de trabalho manual, ou simplesmente passavam despercebidos.

Veja as principais frentes dessa transformação:

1 - Análise preditiva de tarifas

Depois que uma passagem é emitida, as tarifas continuam oscilando. Muitas vezes, surgem oportunidades de reemissão mais barata, mas identificá-las exigiria monitorar individualmente cada reserva, o tempo todo. Mas nenhum time humano consegue fazer isso em escala.

A análise preditiva de tarifas resolve exatamente esse gargalo.

Em vez de apenas acompanhar preços atuais, algoritmos conseguem identificar padrões históricos e tendências para antecipar movimentos de mercado e orientar decisões de compra.

No caso do AirSave, agente de IA da VOLL, o monitoramento acontece de forma contínua e autônoma: quando uma oportunidade é identificada, a reemissão é executada antes mesmo da aprovação final. Tudo sem intervenção do gestor e sem retrabalho.

Só no primeiro trimestre de 2026, o AirSave monitorou mais de 5.900 reservas e gerou uma economia média de 15,29% sobre o volume emitido.

Para empresas com alto volume de viagens aéreas, esse percentual representa uma diferença expressiva no fechamento do ano.

2 - Automação de auditoria de despesas e reconhecimento óptico de caracteres (OCR)

Comprovantes físicos, digitalizações de baixa qualidade e campos preenchidos incorretamente criam um volume de trabalho manual que consome tempo e abre espaço para inconsistências.

A automação da auditoria de despesas, combinada com tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), muda esse cenário.

O agente lê os comprovantes automaticamente, interpreta os dados, identifica anomalias e, quando necessário, interage diretamente com o colaborador para solicitar correções ou esclarecimentos.

O ExpenseHelper, outro agente de inteligência aritificial para gestão de viagens, criado pela VOLL, processou mais de 12 mil comprovantes no primeiro trimestre de 2026 e identificou 4.500 anomalias.

A taxa de interação com o colaborador chegou a 78,9%, o que significa que, em quase oito a cada dez casos com inconsistências, o agente resolveu a situação diretamente, sem precisar escalar para o time de gestão.

3 - Otimização de itinerários e hiperpersonalização de reservas

A hiperpersonalização de reservas vai muito além de preferências simples, como janela ou corredor.

Ela significa sugerir o hotel mais próximo da reunião, o voo com menor tempo de conexão para o perfil específico do viajante e a opção que se encaixa na política da empresa sem que o colaborador precise ler dezenas de páginas de regulamento.

Esse nível de otimização de itinerários (conhecido no setor como smart routing) só é viável em escala com inteligência artificial.

A plataforma cruza dados de preferência, histórico, custo e compliance em tempo real e entrega a melhor opção para cada perfil.

O gestor define as regras uma vez; a IA aplica essas diretrizes em cada reserva.

O resultado prático aparece nos números de clientes da VOLL, como a Cogna: a empresa possui uma política de viagens robusta, mas a plataforma já indica a melhor escolha em tempo real, sem que o viajante precise consultar o documento.

Com isso, a antecedência média de compra de passagens subiu de 21 para 29 dias; a de hotéis, de 7 para 22 dias.

“Tem que entender a IA para trazer resultados. É preciso ir junto, mergulhar. Faz sentido no momento em que vivemos. Graças a isso, não aumentamos o orçamento, mas aumentamos o número de viagens. Viajamos mais com menos dinheiro.” - Viviane Dizaró Lourenço, Gerente de Operações Financeiras da Cogna

4 - Manutenção preditiva de políticas de viagens e curadoria NDC

Um dos pontos cegos mais comuns nos programas de viagens é a distância entre o que a política estabelece e o que realmente acontece no momento da reserva.

A manutenção preditiva de políticas de viagens permite que a plataforma sinalize, antes da compra, quando uma solicitação está fora das regras, de forma automatizada e sem depender da interpretação de cada viajante.

Nesse mesmo contexto, a curadoria de conteúdo NDC (New Distribution Capability, ou Nova Capacidade de Distribuição) ganha relevância crescente.

O NDC é um padrão criado pela IATA que permite às companhias aéreas distribuírem tarifas, condições e serviços ancilares diretamente às plataformas corporativas, com mais transparência e flexibilidade do que os canais tradicionais.

A IA é o motor que processa e recomenda esse volume de informações em tempo real, garantindo que o viajante veja sempre a opção mais adequada, enquanto o gestor mantém controle sobre o que é ofertado.

Como implementar IA em viagens corporativas?

Implementar inteligência artificial em viagens corporativas exige uma sequência lógica, até porque, não é possível automatizar o que ainda não está mapeado. O ponto de partida é um diagnóstico completo do programa atual: qual é a adesão real à política, qual a antecedência média de compra, quanto dos reembolsos ainda passa por processos manuais. 

Veja, a seguir, cinco passos para gestores que querem implementar inteligência artificial no programa de viagens:

Passo 1: diagnostique o estado atual do seu programa de viagens

Antes de implementar qualquer ferramenta, o gestor precisa identificar onde estão os principais gaps. Algumas perguntas que podem guiar essa etapa:

• Qual é a adesão real à política?

• Qual a antecedência média de compra?

• Quanto dos reembolsos ainda passa por processos manuais?

• Quantas tarifas hoteleiras negociadas ficam indisponíveis ao longo do mês?

Essas perguntas parecem básicas, mas a maioria dos programas de viagens ainda não consegue respondê-las com precisão, principalmente pela falta de dados consolidados.

O relato de Viviane Dizaró Lourenço, Gerente de Operações Financeiras da Cogna, reflete a realidade de muitos gestores:

“Sentia falta de visibilidade do início ao fim. Não tinha um dashboard. Não conseguia me antecipar, só corria atrás do que reclamavam.”

Passo 2: identifique os pontos críticos onde a IA gera maior retorno

Nem tudo precisa ser automatizado ao mesmo tempo, e a estratégia mais eficiente é priorizar áreas de maior impacto financeiro e operacional.

Em geral, as três frentes com retorno mais rápido e mensurável são: monitoramento e reemissão de tarifas aéreas, auditoria automatizada de despesas e verificação da disponibilidade de tarifas hoteleiras.

Um dado do RatesAudit, agente da VOLL, ajuda a ilustrar esse cenário: em média, 23% das tarifas corporativas hoteleiras ficam indisponíveis ao longo do mês.

A maioria dos gestores não enxerga esse problema porque simplesmente não consegue monitorá-lo manualmente. A IA consegue, e age diretamente.

Em 98% dos casos, o problema é resolvido pelo próprio agente diretamente com o hotel, sem necessidade de intervenção humana.

Passo 3: escolha uma plataforma que integre IA à jornada completa

IA isolada não funciona: ela precisa estar conectada à reserva, à aprovação, ao pagamento e à prestação de contas.

Um chatbot de suporte ao viajante, por exemplo, só gera valor real quando está integrado ao histórico da reserva e às regras da política da empresa. Caso contrário, responde perguntas genéricas que o Google também responderia.

O mesmo vale para qualquer agente de automação: sem acesso ao dado correto, no momento certo, a IA não consegue agir com precisão. A jornada do viajante precisa estar centralizada em uma única plataforma para que a inteligência artificial tenha o contexto necessário para operar com eficiência.

“A gestão passa a ser centralizada, simplificada, dinâmica e contínua. Com agentes de IA, essa camada de proteção passa a existir de forma estruturada, ampliando significativamente o valor que cada programa de viagens consegue capturar.” - Marcus Costa, Diretor de Engenharia de Software e Produto da VOLL,  sobre a economia que a IA gera na gestão de viagens, para a Época Negócios

Passo 4: construa cultura e autonomia em paralelo à tecnologia

Esse é um dos passos mais subestimados pelos gestores e um dos mais presentes nos cases de sucesso da VOLL. Tecnologia sem adoção é custo, não investimento.

A Cogna sabia disso e traçou o objetivo de fazer com que 100% dos colaboradores percebessem a facilidade de usar o smartphone para gerir suas próprias viagens, com autonomia para escolher as melhores opções dentro da política.

O resultado? 92% das emissões realizadas online pelo próprio colaborador via app da VOLL, NPS de 93 e 77% de autosserviço. Mas isso não veio apenas da plataforma, e sim da combinação entre ferramenta adequada, política clara e mudança de comportamento. Esses três elementos precisam caminhar juntos.

Passo 5: monitore, meça e evolua em ciclos

IA não é uma implementação pontual. Ela aprende com dados, ajusta parâmetros e evolui ao longo do tempo, mas apenas se o gestor acompanhar os resultados e retroalimentar o sistema com informações relevantes.

Por isso, definir indicadores claros desde o início é fundamental. Alguns exemplos são:

• Taxa de adesão à política;

• Economia gerada;

• NPS do viajante;

• Antecedência média de compra.

Os números dos clientes VOLL mostram o impacto de ciclos consistentes de medição e melhoria: o NPS da Vitru saiu de 67 para 80 em um ano; o McDonald’s economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas; e a Afya reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho.

Quais as tendências de IA na gestão de viagens corporativas?

O que está acontecendo hoje no mercado de viagens corporativas é só o começo.

As tendências a seguir já estão em movimento, e os gestores que entenderem para onde o setor está indo terão vantagem competitiva nos próximos anos.

Confira as tendências destacadas por especialistas da VOLL:

1. Agentes autônomos como padrão operacional

O que hoje ainda parece novidade, como um agente que reemite passagens de forma autônoma, tende a se tornar padrão operacional nos próximos anos.

A lógica do “funcionário digital com contexto e autonomia” deve se expandir para diferentes etapas da jornada: gestão de imprevistos, check-in automatizado e renegociação de tarifas em tempo real durante eventos de força maior.

O espaço para a atuação humana deve se concentrar, cada vez mais, nas decisões estratégicas e nas exceções que exigem julgamento. Já o trabalho operacional, repetitivo e de alta frequência tende a ser dominado pela IA.

2. Hiperpersonalização em escala como diferencial de experiência

A hiperpersonalização deve se consolidar como um dos principais critérios de avaliação de plataformas de gestão de viagens.

Não basta mais oferecer opções dentro da política: a expectativa do viajante corporativo é receber a opção mais adequada ao seu perfil, no momento da reserva e sem esforço adicional.

Empresas que conseguirem combinar dados de preferência, histórico de viagens e compliance em tempo real terão viajantes mais satisfeitos, maior adesão à política e menor volume de exceções.

Nesse cenário, o NPS passa a refletir também eficiência operacional. Essa tendência já era prevista pela VOLL há alguns anos, como mostra outra edição do Primeira Classe:

3. IA generativa como nova interface de suporte ao viajante

Os chatbots de suporte ao viajante baseados em IA generativa devem substituir gradualmente o atendimento humano em demandas de menor complexidade, como consultas de política, status de reserva e instruções de reembolso.

Isso libera equipes especializadas para situações que exigem negociação, julgamento e empatia.

A chave para que essa substituição funcione está no contexto. Esses assistentes virtuais precisam ter acesso ao itinerário, à política da empresa, ao histórico e às preferências do colaborador.

Sem isso, respondem de forma genérica. Com isso, resolvem problemas de forma mais eficiente.

4. Expansão do NDC e maior transparência tarifária

A curadoria de conteúdo NDC deve ganhar ainda mais relevância nas plataformas corporativas.

As companhias aéreas estão ampliando a distribuição de tarifas, condições e serviços ancilares diretamente para canais corporativos, com mais transparência do que os sistemas tradicionais oferecem.

O volume de informações gerado por esse modelo é alto demais para processamento manual. Nesse contexto, a IA na gestão de viagens vira uma ferramenta de curadoria: filtra, ranqueia e recomenda opções em tempo real com base nas regras da empresa e no perfil do viajante.

5. Pressão de custos como acelerador de adoção

O terceiro trimestre de 2026 deve concentrar um dos períodos de maior pressão sobre os custos aéreos do ano.

A combinação entre verão europeu e norte-americano, férias escolares e pico de viagens corporativas tende a colocar os programas de viagem sob forte pressão.

Portanto, empresas que ainda não tiverem ferramentas de análise preditiva e automação implementadas até esse período podem absorver esse impacto com menor capacidade de reação.

“Líderes que olharem o impacto apenas em 2027 podem chegar tarde demais. Tem que mudar a direção do voo para aterrissar em segurança. Se aplicar a mesma fórmula, não tem efeito, pois o modelo antigo não acompanha a nova estrutura de custos.” - Luiz Moura, Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

O custo de esperar tende a crescer à medida que o setor acelera sua transformação. Os gestores que iniciarem esse movimento agora chegarão aos próximos ciclos de alta demanda mais preparados e menos dependentes de respostas improvisadas.

O que essas tendências significam para os gestores agora?

O mercado não está mais discutindo se a inteligência artificial fará parte dos programas de viagens. A discussão está migrando para outro ponto:

Quem conseguirá transformar tecnologia em vantagem competitiva mais rapidamente?

Durante o evento Primeira Classe, essa percepção apareceu de forma recorrente entre especialistas e gestores.

O desafio não está apenas em adotar novas ferramentas, mas em compreender como utilizá-las para gerar resultados reais.

Porque, no fim, a tecnologia sozinha não reduz custos, melhora experiências ou aumenta eficiência. Os resultados aparecem quando ela se conecta à estratégia.

Como a VOLL utiliza IA para transformar a gestão de viagens?

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, com uma plataforma que conecta toda a jornada do viajante, da reserva e aprovação até pagamento e prestação de contas.

E é sobre essa base integrada que a camada de inteligência artificial da VOLL foi construída.

Essa camada tem nome: SmartHub. É o marketplace de agentes de IA da VOLL, desenvolvido especificamente para os pontos críticos da gestão de viagens corporativas.

Não se trata de IA genérica adaptada para o setor: são agentes treinados para operar dentro da realidade específica de quem gere programas de viagem em escala.

SmartHub: o marketplace de IA da VOLL

O SmartHub reúne agentes que monitoram, auditam e agem de forma autônoma em três frentes onde o impacto financeiro e operacional é maior.

Cada agente tem escopo definido, métricas claras e resultados auditáveis, o que permite ao gestor acompanhar o retorno de cada automação em tempo real.

• AirSave: monitoramento contínuo de tarifas aéreas pós-emissão, com reemissão autônoma quando surge uma oportunidade de economia. No 1º trimestre de 2026 foram mais de 5.900 reservas monitoradas e economia média de 15,29% sobre o volume emitido. O agente age antes que a janela se feche sem que o gestor precise intervir.

• RatesAudit: auditoria em tempo real das tarifas hoteleiras corporativas. O agente revelou que, em média, 23% das tarifas ficam indisponíveis ao longo do mês. Em 98% dos casos, o próprio agente resolve a situação diretamente com o hotel, sem necessidade de intervenção humana.

• ExpenseHelper: automação de auditoria de despesas com tecnologia OCR para leitura de comprovantes. No 1º trimestre de 2026 foram mais de 12.000 comprovantes processados, 4.500 anomalias identificadas e taxa de interação direta com o colaborador de 78,9%. A detecção de fraudes em tempo real é consequência direta do processo automatizado.

Assim, o SmartHub libera tempo do time de gestão para o que realmente importa: estratégia. Tarefas que antes consumiam horas de trabalho manual passam a ser executadas de forma autônoma, contínua e auditável graças ao poder da IA com contexto.

Farol de Compliance: inteligência para aumentar aderência às políticas

Políticas de viagens costumam mudar ao longo do tempo. Novas regras são adicionadas, exceções surgem e processos ficam mais complexos.

O problema é que exigir que colaboradores consultem documentos extensos antes de cada solicitação tende a gerar atrito e baixa adesão.

O Farol de Compliance da VOLL utiliza inteligência artificial para incorporar e sinalizar essas regras diretamente na experiência do usuário.

Durante o processo de solicitação ou reserva, a plataforma analisa múltiplos fatores simultaneamente:

• Perfil do colaborador;

• Área ou centro de custo;

• Políticas específicas;

• Orçamento;

• Contexto da viagem.

Em vez de o colaborador precisar interpretar dezenas de páginas de regras, o sistema sinaliza automaticamente se determinada escolha está dentro ou fora das políticas corporativas.

A IA analisa a oferta e sinaliza, de maneira clara e didática, a conformidade com as regras.

O resultado é um processo mais simples para quem viaja e maior governança para quem gerencia.

Gestão de bilhetes não voados: transformando perdas em oportunidades

Bilhetes não utilizados representam uma fonte frequente de desperdício nas empresas, já que mudanças de agenda, cancelamentos e remarcações fazem com que créditos fiquem dispersos e muitas vezes expirem sem utilização.

Controlar essas informações manualmente costuma ser uma tarefa difícil, especialmente em empresas com grande volume de viagens.

A VOLL utiliza inteligência artificial para monitorar continuamente esses créditos e identificar oportunidades de reaproveitamento.

A plataforma cruza dados como:

• Prazo de validade;

• Perfil do viajante;

• Rotas;

• Regras tarifárias;

• Novas solicitações de viagem.

Com isso, créditos disponíveis podem ser direcionados automaticamente para futuras reservas elegíveis. Além da redução de desperdícios, a gestão inteligente de bilhetes não voados aumenta a visibilidade financeira e melhora o aproveitamento dos recursos investidos.

No fim, o objetivo da inteligência artificial aplicada às viagens corporativas não é apenas automatizar processos. É permitir que gestores gastem menos tempo administrando operações e mais tempo gerando resultados.

Entre em contato com a VOLL agora e saiba como nossos agentes e soluções de IA podem transformar sua gestão de viagens.

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Perguntas frequentes sobre IA em viagens corporativas

Veja dúvidas frequentes sobre o tema.

O que é IA na gestão de viagens corporativas?

É o uso de inteligência artificial, especialmente agentes autônomos, para automatizar e otimizar processos de um programa de viagens corporativas.

As tarefas incluem monitoramento de tarifas aéreas e hoteleiras, auditoria de despesas, análise preditiva e personalização de reservas.

Qual é a diferença entre um chatbot e um agente de IA?

Um chatbot responde perguntas, sendo uma interface de consulta. Já um agente de IA executa tarefas: monitora, decide e age de forma autônoma.

Por exemplo, no contexto de viagens corporativas, um chatbot pode informar a política de bagagem; um agente de IA pode reemitir uma passagem automaticamente ao identificar uma tarifa mais barata. A diferença está entre informar e operar.

Como a IA ajuda a reduzir custos em viagens corporativas?

• Análise preditiva de tarifas: monitoramento contínuo pós-emissão e reemissão automática quando surgem oportunidades de economia.

• Automação da auditoria de despesas: redução de erros, identificação de anomalias e diminuição do trabalho manual.

• Otimização de itinerários: garantir que cada reserva siga a política corporativa utilizando a melhor combinação entre custo e conveniência para o perfil do viajante.

A IA substitui o gestor de viagens?

Não. A IA amplia a capacidade do gestor e libera tempo para atividades que realmente exigem julgamento humano, como estratégia, negociação com fornecedores, gestão de exceções e desenvolvimento do programa.

O trabalho operacional, repetitivo e de alta frequência é o que tende a ser automatizado. Com isso, o gestor assume um papel mais estratégico e ganha maior visibilidade sobre o programa de viagens.

Quais processos costumam gerar mais ganho com inteligência artificial?

Embora os resultados variem conforme a maturidade da empresa, os maiores ganhos normalmente aparecem em processos com alto volume operacional.

Os principais são:

• Auditoria de despesas: eliminação de conferências manuais e identificação automática de inconsistências.

• Monitoramento de tarifas: acompanhamento contínuo de preços e oportunidades de economia.

• Aplicação automática de políticas: redução de exceções e aumento da conformidade.

• Gestão de bilhetes não voados: reaproveitamento inteligente de créditos disponíveis.

• Atendimento ao viajante: uso de chatbots e assistentes virtuais baseados em IA generativa.

O que é análise preditiva de tarifas?

Análise preditiva de tarifas é o uso de inteligência artificial para identificar padrões e antecipar possíveis movimentos de preços.

Esses modelos analisam fatores como histórico de preços, sazonalidade, comportamento do mercado, demanda e tendências externas.

O objetivo é aumentar a capacidade de tomar decisões mais inteligentes sobre quando comprar, alterar ou monitorar reservas.

Como começar a implementar IA no programa de viagens da minha empresa?

O caminho mais eficiente começa com um diagnóstico do programa atual para identificar onde estão os principais gargalos e vazamentos.

A partir disso, a recomendação é priorizar áreas com maior potencial de retorno, como tarifas aéreas, despesas e tarifas hoteleiras, e escolher uma plataforma que integre IA à jornada completa do viajante, não apenas a processos isolados.

A VOLL oferece uma abordagem consultiva para apoiar essa implementação e ajudar empresas a identificar por onde começar.