Gestão de frotas: o que é e melhores práticas para reduzir custos (+ case)

Com uma gestão de frotas eficiente, é possível reduzir custos da sua empresa sem necessariamente precisar de um projeto estruturado, apenas atuando em frentes que podem ser mais estratégica.

Isso porque, a gestão de frotas é o controle administrativo e operacional de veículos, com foco em otimizar custos, aumentar a segurança e a produtividade.

Por isso, está presente em diferentes tipos de empresas que dependem de veículos para sustentar suas operações, seja para transporte de colaboradores, deslocamento entre unidades ou execução de atividades externas. Mesmo quando não estruturada formalmente, ela envolve decisões recorrentes sobre uso, manutenção, custos e controle de veículos.

Durante muitos anos, esse controle foi feito de forma descentralizada, com apoio de planilhas e registros manuais, um modelo que dificulta a visibilidade sobre a operação e limita a capacidade de identificar ineficiências e oportunidades de redução de custos.

Graças ao avanço da tecnologia, muitas empresas passaram a utilizar sistemas de gestão e telemetria, permitindo aos gestores acompanharem o desempenho dos veículos, controlarem despesas em tempo real e tomarem decisões com base em dados consolidados e confiáveis.

Ainda assim, existem muitas dúvidas sobre como estruturar essa gestão.

Neste conteúdo, responderemos algumas delas:

• O que é o que envolve a gestão de frotas;

• Quais são seus principais objetivos e vantagens;

• Principais pilares da gestão de frotas;

• Tipos de empresas que utilizam frotas no dia a dia;

• Diferenças entre frota própria, terceirizada e modelos híbridos;

• Como fazer uma boa gestão de frotas na prática;

• Principais indicadores para acompanhar a operação.

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas é o conjunto de práticas utilizadas para controlar, organizar e otimizar o uso de veículos dentro de uma empresa, visando melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e obter maior previsibilidade na operação.

Importante principalmente em empresas com operações distribuídas ou alta demanda por deslocamentos, essa gestão envolve o acompanhamento de todas as etapas relacionadas aos veículos, desde a aquisição até o uso no dia a dia, garantindo que a frota esteja disponível, operando dentro dos padrões definidos e com o menor custo possível.

Com a evolução da mobilidade nas empresas, a gestão de frotas passou a integrar a mobilidade corporativa, permitindo decisões mais estratégicas sobre quando utilizar veículos próprios, terceirizados ou outras alternativas de transporte.

De forma prática, a gestão de frotas envolve:

• Controle de manutenção: planejamento de revisões, manutenção preventiva e corretiva dos veículos;

• Gestão de combustíveis: monitoramento de consumo, abastecimento e variações de custo;

• Gestão de condutores: acompanhamento do uso dos veículos, comportamento e responsabilidades dos motoristas;

• Monitoramento da operação: uso de dados para acompanhar rotas, utilização dos veículos e desempenho;

• Controle de custos: consolidação de despesas relacionadas à frota, como manutenção, combustível e seguros;

• Gestão documental: controle de licenciamento, seguros, multas e regularização dos veículos.

Quais são os principais objetivos e vantagens da gestão de frotas?

O principal objetivo da gestão de frotas é estruturar a operação de forma mais eficiente, garantindo controle sobre o uso dos veículos, maior previsibilidade dos custos e um melhor uso dos recursos da empresa.

Isso porque, ao organizar esses fluxos, a empresa consegue reduzir falhas operacionais e tomar decisões com base em dados, e não apenas em rotinas ou percepções.

Na prática, isso se traduz em ganhos diretos para áreas como facilities, que passam a ter mais clareza sobre a operação e maior capacidade de ajustar o uso dos recursos conforme a demanda.

Entre os principais objetivos e vantagens da gestão de frotas, destacam-se:

• Redução de custos operacionais: menor gasto com combustível, manutenção e uso inadequado dos veículos;

• Aumento da eficiência operacional: melhor aproveitamento da frota e redução de ociosidade;

• Maior controle sobre a operação: visibilidade sobre uso dos veículos, rotas e despesas;

• Melhoria na tomada de decisão: uso de dados para planejar, ajustar e otimizar a operação;

• Aumento da segurança: monitoramento do uso dos veículos e comportamento dos condutores;

• Padronização da operação: definição de regras e processos para uso da frota

• Maior previsibilidade de custos: planejamento mais preciso com base em histórico e indicadores;

• Integração com a mobilidade corporativa: possibilidade de combinar frota com outras formas de deslocamento.

Os 5 principais pilares da gestão de frotas

Para garantir controle e eficiência na operação, é necessário estruturar a gestão a partir de alguns pilares que orientam o uso, o acompanhamento e reparo dos veículos ao longo do tempo:

• Manutenção;

• Controle de custos;

   

• Gestão de condutores;

• Uso de tecnologia;

• Política de frotas.

Manutenção

A manutenção é um dos pilares mais críticos da gestão de frotas, pois impacta diretamente a disponibilidade e a segurança da frota. A gestão deve priorizar a manutenção preventiva, com revisões programadas, além de acompanhar a manutenção corretiva para reduzir falhas inesperadas.

Uma operação bem estruturada permite antecipar problemas, evitar paradas não planejadas e prolongar a vida útil dos veículos, reduzindo custos ao longo do tempo.

Controle de custos

O controle de custos envolve o acompanhamento detalhado de todas as despesas relacionadas à frota, como combustível, manutenção, seguros e depreciação.

Esse pilar exige visão consolidada e análise contínua dos dados, permitindo identificar desvios, comparar desempenho entre veículos e tomar decisões mais eficientes sobre uso, substituição ou ajuste da operação.

Gestão de condutores

A forma como os veículos são utilizados está diretamente relacionada ao comportamento dos condutores. Por isso, o gestor de frotas deve acompanhar o uso dos veículos, definir regras claras e orientar boas práticas de direção.

Esse pilar contribui para a redução de riscos, melhoria na segurança e controle de custos, especialmente quando associado ao monitoramento de uso e à conscientização dos colaboradores.

Uso de tecnologia

Cada vez mais, a tecnologia permite centralizar informações, automatizar controles e acompanhar a operação em tempo real. Sistemas de gestão e ferramentas de telemetria tornam possível monitorar rotas, consumo, utilização dos veículos e indicadores de desempenho.

O uso adequado dessas soluções garante maior visibilidade, agilidade na tomada de decisão e redução de falhas operacionais.

Política de frota

A política de frota define as regras de uso dos veículos, responsabilidades dos condutores, critérios de manutenção e diretrizes para controle da operação.

Esse pilar é essencial para garantir padronização e evitar decisões inconsistentes, estabelecendo critérios claros para uso, controle e gestão dos veículos dentro da empresa.

Quais empresas utilizam gestão de frotas?

O uso de frotas está presente em diferentes setores e modelos de negócio, especialmente em empresas que dependem de deslocamento frequente para sustentar suas operações. A necessidade pode variar entre transporte de pessoas, entrega de produtos ou execução de serviços em campo.

Em comum, essas empresas precisam lidar com desafios como controle de custos, disponibilidade de veículos e organização da operação, o que torna a gestão de frotas um elemento relevante para garantir eficiência.

Entre os principais tipos de empresas que utilizam frotas, estão:

• Empresas de logística e transporte: para distribuição de mercadorias e operação de entregas;

• Empresas com equipes em campo: como manutenção, assistência técnica e serviços externos, que dependem de deslocamento constante;

• Empresas com múltiplas unidades: que utilizam veículos para transporte entre filiais ou apoio à operação;

• Indústrias: para transporte interno, visitas técnicas ou suporte às operações;

• Empresas com mobilidade frequente de colaboradores: que utilizam veículos para deslocamentos corporativos no dia a dia;

• Empresas com operações comerciais externas: como equipes de vendas que realizam visitas frequentes a clientes.

Qual a diferença entre frota própria, terceirizada e híbrida?

A frota própria ocorre quando a empresa é dona dos veículos e cuida de tudo, desde a compra até a manutenção; a frota terceirizada envolve o aluguel dos veículos de uma locadora, que assume a gestão e os custos operacionais em troca de uma mensalidade;

Já a frota híbrida combina os dois modelos, e permite que a empresa mantenha veículos próprios para operações fixas e utilize terceiros para demandas sazonais ou rotas específicas, o que equilibra controle direto com flexibilidade financeira.

Cada modelo apresenta vantagens e limitações, principalmente em relação a controle, custo, flexibilidade e complexidade de gestão.

A escolha entre manter uma frota própria, terceirizar a operação ou adotar um modelo híbrido depende do perfil da empresa, do volume de deslocamentos e do nível de controle desejado sobre a operação. 

Geralmente, empresas com alta previsibilidade de uso tendem a manter algum nível de frota própria, enquanto operações mais dinâmicas ou distribuídas se beneficiam da terceirização.

Já o modelo híbrido tem ganhado espaço por permitir maior equilíbrio entre controle e flexibilidade, integrando frota, transporte por aplicativo e outras alternativas dentro de uma estratégia mais ampla de mobilidade corporativa.

Essa decisão não deve considerar apenas o custo imediato, mas também o impacto na eficiência da operação, na experiência dos colaboradores e na capacidade de adaptação da empresa ao longo do tempo.

Como fazer uma boa gestão de frotas?

Organizar a gestão de frotas requer mais do que controlar veículos isoladamente. O ponto central está em estruturar a operação como um fluxo contínuo, com regras claras, acompanhamento de dados e capacidade de adaptação ao longo do tempo.

Confira abaixo as etapas e pontos necessários para uma boa gestão de frotas.

Definir o escopo e o modelo de operação

O primeiro passo é entender como a frota será utilizada dentro da empresa e qual papel ela desempenha na operação. Essa definição envolve escolher entre frota própria, terceirizada ou modelo híbrido, além de mapear quais áreas utilizam veículos, com que frequência e para quais finalidades.

Uma abordagem comum nessa etapa é avaliar o TCO (Total Cost of Ownership), que considera todos os custos envolvidos ao longo do ciclo de vida do veículo — aquisição, manutenção, combustível, seguros e depreciação. Esse cálculo permite comparar modelos e tomar decisões mais consistentes.

Essa definição inicial orienta toda a estrutura de gestão, incluindo nível de controle necessário, uso de tecnologia e modelo de acompanhamento da operação.

Mapear o uso atual dos veículos

Antes de qualquer mudança, é necessário compreender o funcionamento real da operação. Isso envolve levantar dados sobre utilização, rotas, tempo de uso, custos e frequência de deslocamentos.

Esse diagnóstico pode ser feito com base em registros históricos, entrevistas com áreas usuárias e, quando disponível, dados de sistemas ou telemetria. O objetivo é construir uma visão clara do fluxo atual, identificando gargalos, ociosidade e padrões de uso.

Uma análise bem estruturada nessa etapa evita decisões baseadas em percepção e permite priorizar melhorias com maior impacto operacional e financeiro.

Estabelecer regras e políticas de uso

A definição de uma política de frota é essencial para padronizar a operação e reduzir variações. Essa política deve estabelecer critérios claros para uso dos veículos, responsabilidades dos condutores, regras de abastecimento, manutenção e gestão de exceções.

Boas práticas incluem definir limites de uso, critérios de elegibilidade para veículos e regras para situações não previstas. Esse tipo de estrutura ajuda a reduzir decisões descentralizadas e aumenta o controle sobre a operação.

Uma política bem definida contribui para a padronização da operação e redução de custos indiretos, especialmente aqueles associados a uso inadequado dos veículos.

Implementar controle de custos e manutenção

A gestão de custos deve considerar também o impacto do uso ao longo do tempo. Por isso, é importante estruturar um controle que consolide despesas como combustível, manutenção, seguros e outros custos operacionais.

Além disso, a adoção de um plano de manutenção preventiva é uma das práticas mais relevantes para reduzir custos. Manutenções programadas evitam falhas inesperadas, reduzem o tempo de indisponibilidade dos veículos e aumentam a vida útil da frota.

Empresas que estruturam esse controle conseguem antecipar despesas e reduzir a variabilidade dos custos, tornando a operação mais previsível.

Capacitar e acompanhar os condutores

O comportamento dos condutores tem impacto direto sobre custos, segurança e conservação dos veículos. Por isso, a gestão de frotas deve incluir ações de capacitação e acompanhamento contínuo dos motoristas.

Treinamentos de direção defensiva, uso adequado do veículo e boas práticas de economia de combustível ajudam a reduzir acidentes e desgaste dos ativos. Além disso, o acompanhamento do comportamento de condução permite identificar padrões de risco e orientar ajustes.

Esse pilar contribui para a redução de custos operacionais e aumento da segurança, além de melhorar a consistência na utilização da frota.

Utilizar tecnologia para monitoramento

O uso de tecnologia permite transformar a gestão de frotas em uma operação orientada por dados. Sistemas de gestão e ferramentas de telemetria possibilitam acompanhar, em tempo real, informações como localização, consumo, utilização e comportamento de condução.

Essas soluções viabilizam análises mais precisas e permitem identificar desvios rapidamente, reduzindo a dependência de controles manuais.

Com isso, a empresa passa a ter visibilidade da operação e capacidade de resposta mais rápida, o que impacta diretamente a eficiência e o controle de custos.

Acompanhar indicadores e ajustar a operação

Após estruturar a gestão, o acompanhamento de indicadores é essencial para sustentar os resultados. Esse processo pode ser conduzido com base em ciclos de melhoria contínua, como o PDCA (planejar, executar, verificar e agir).

O monitoramento deve considerar indicadores relacionados a custo, utilização, manutenção e desempenho da frota. A análise desses dados permite identificar desvios, ajustar processos e implementar melhorias de forma contínua.

Esse acompanhamento transforma a gestão de frotas em um processo evolutivo, garantindo ajustes constantes e melhoria contínua da operação.

Principais indicadores para acompanhar na gestão de frotas

A gestão de frotas depende do acompanhamento contínuo de indicadores que permitam avaliar desempenho, controlar custos e identificar oportunidades de melhoria. Sem métricas claras, a operação tende a depender de percepção, o que dificulta a tomada de decisão.

Alguns são indicadores amplamente utilizados por permitirem uma visão mais completa da frota, mas a empresa deve considerar o perfil da operação ao definir quais deles acompanhará, mas.

Entre os principais indicadores, destacam-se:

• Custo por quilômetro rodado: mede o custo total da operação dividido pela quilometragem percorrida, permitindo avaliar a eficiência da frota e comparar desempenho entre veículos;

• Consumo de combustível: acompanha o gasto médio por veículo ou por quilômetro, ajudando a identificar desperdícios e variações de desempenho;

• Índice de manutenção: indica a frequência e o custo das manutenções, permitindo avaliar o estado da frota e a eficiência do plano preventivo;

• Taxa de utilização dos veículos: mostra o nível de uso da frota, ajudando a identificar veículos ociosos ou sobreutilizados;

• Tempo de indisponibilidade: mede o período em que os veículos ficam fora de operação, impactando diretamente a produtividade;

• Custo total da frota (TCO): considera todos os custos ao longo do ciclo de vida dos veículos, oferecendo uma visão mais completa da operação;

• Número de ocorrências ou incidentes: acompanha acidentes, infrações e outros eventos, contribuindo para a análise de risco e segurança;

• Aderência à política de frota: avalia o cumprimento das regras definidas pela empresa, ajudando a identificar desvios na operação.

Como a Cargill centralizou frotas e mobilidade uma única plataforma

A Cargill é uma das maiores operações do agronegócio global no Brasil.

Edrei Carrenho, gerente responsável por frotas, mobilidade e facilities de todas as filiais da empresa no país, tinha um problema claro: diferentes ferramentas para diferentes modalidades de transporte, o que tornava praticamente impossível ter visão consolidada dos gastos, garantir padronização de políticas e manter o controle sobre centenas de deslocamentos simultâneos.

A gestão abrangia frota própria (com ciclo completo de definição de modelos, gestão de multas, combustível e pedágios), car rental, mobilidade urbana via aplicativos, transporte executivo e visitantes, além da administração do Centro Compartilhado de Serviços da empresa em São Paulo — uma estrutura de 660 mesas para 1.100 funcionários.

"Já participei de muitos outros projetos de implementação, mas com a VOLL foi bem mais simples e mais tranquilo. A parceria e o foco, tanto da equipe VOLL quanto do meu time, foram fundamentais para que o onboarding tenha sido um grande sucesso."

Edrei Carrenho, Gerente de Frotas, Mobilidade e Facilities · Cargill Brasil

A migração da gestão de mobilidade urbana para a VOLL permitiu que a Cargill unificasse, em um único sistema, o que antes estava distribuído em múltiplas ferramentas e fornecedores. Para Edrei, os ganhos foram imediatos em duas frentes: agilidade no deslocamento em qualquer lugar do Brasil, e até globalmente, com padronização da operação e a eliminação de variações de processo entre filiais.

O ganho foi especialmente evidente durante a pandemia, quando 100% dos colaboradores do Centro Compartilhado de Serviços passaram a trabalhar remotamente. A necessidade de gerenciar deslocamentos pontuais de colaboradores sem veículo próprio, que dependiam de transporte público, exigiu resposta ágil. A VOLL permitiu que a Cargill mitigasse o risco sanitário desses deslocamentos com controle centralizado e em tempo real.

Como a gestão de frotas se conecta à mobilidade corporativa?

 A maioria das empresas de serviços tem gestores de viagens que gerenciam passagens e hotéis; e gestores de frota que gerenciam os carros da empresa. São áreas separadas, com orçamentos separados e ferramentas diferentes.

O problema: o colaborador que viaja de carro para visitar clientes é o mesmo que usa o app de mobilidade e pede reembolso de km. Sua jornada completa raramente é vista em uma única tela. 

A gestão de frotas, isoladamente, resolve parte dos desafios relacionados ao deslocamento dos colaboradores. No entanto, muitas empresas operam com diferentes formas de transporte ao mesmo tempo, como uso de frota, corridas urbanas, transporte público e reembolso de quilometragem.

Segundo uma pesquisa GBTA, 70% dos gestores de viagens confirmam que colaboradores usam aplicativos de viagens em viagens corporativas, enquanto 82% usam carros alugados. Mas quantos gestores de viagens têm visibilidade sobre o custo total desse deslocamento urbano integrado ao aéreo e ao hotel? Quase nenhum. E a VOLL resolve isso.

Por isso, a tendência é tratar a gestão de frotas como parte de uma estratégia mais ampla de mobilidade corporativa, que organiza todos os deslocamentos de forma integrada, considerando custo, eficiência e contexto de uso.

Nesse modelo, a empresa passa a ter mais clareza sobre quando utilizar veículos próprios, quando recorrer a serviços terceirizados e como equilibrar essas decisões ao longo da operação, com base em dados e critérios definidos.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua na organização da mobilidade corporativa de forma integrada, conectando diferentes formas de deslocamento dentro de uma única gestão.

Com o objetivo de garantir mais visibilidade, controle e eficiência operacional, a solução permite:

• Centralizar a gestão de deslocamentos, ao integrar frota, corridas urbanas, viagens corporativas e reembolsos no mesmo aplicativo e fatura;

• Aplicar políticas de uso de forma consistente, com definição de regras claras para escolha do meio de transporte mais adequado;

• Acompanhar custos de forma consolidada, garantindo uma visão completa sobre os gastos com mobilidade e facilitando o controle e a otimização;

• Tomar decisões com base em dados, a partir da identificação de padrões de uso e oportunidades de melhoria.

Ao integrar a gestão de frotas à mobilidade corporativa, a empresa ganha mais controle sobre seus deslocamentos e consegue otimizar custos de forma mais consistente, sem perder eficiência na operação.

Confira mais sobre como a VOLL pode centralizar a sua gestão de mobilidade corporativa.

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