"Quanto a minha empresa vai investir em viagens corporativas no próximo ano?".

Para responder essa pergunta, é preciso ter um orçamento de viagens corporativas bem organizado, ou seja, saber o valor que a empresa reserva, geralmente por ano, para cobrir aéreo, hospedagem, locação de veículos e despesas correlatas de toda a operação de viagens

Ele se constrói a partir do histórico de consumo, ajustado por indicadores econômicos como câmbio, Selic e IPCA, e normalmente é revisado no último trimestre do ano para o ciclo seguinte.

A macroeconomia não é controlável, mas ela sempre aponta uma direção, e é necessário alinhar o orçamento de viagens a ela. Isso porque, oferta e demanda são os fatores que mais pesam no custo de passagem aérea e hospedagem, e ambos respondem diretamente a câmbio, juros e inflação.

Este guia mostra como usar esses indicadores para planejar o orçamento de 2027, com o que de fato aconteceu em 2026 até agora como base real.

O que é orçamento de viagem corporativa?

Orçamento de viagem corporativa é a previsão dos gastos que a empresa terá com viagens a trabalho em um determinado período.

Ele pode ser definido para o ano inteiro ou distribuído por mês, departamento, centro de custo, projeto, filial, destino ou perfil de viajante.

Uma empresa de engenharia, por exemplo, pode controlar as viagens por obra. Uma companhia com uma grande operação comercial pode preferir acompanhar o gasto por área ou região.

A estrutura depende da maneira como a empresa organiza seus custos. O ponto importante é conseguir relacionar quem viajou, para onde, por qual motivo e quanto a viagem custou.

O que deve entrar no orçamento de uma viagem corporativa?

O orçamento deve incluir todos os gastos necessários para realizar a viagem, desde a passagem até as despesas que aparecem durante o deslocamento.

A conta normalmente inclui:

• Passagens aéreas ou rodoviárias;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Táxi e aplicativos;

• Aluguel de carros;

• Combustível;

• Estacionamento e pedágio;

• Bagagem e serviços adicionais;

• Seguros;

• Vistos e documentação;

• Taxas de alteração e cancelamento;

• Reembolsos.

Há ainda um custo menos evidente: o trabalho necessário para administrar tudo isso.

Aprovações por e-mail, conferência de notas, conciliação de faturas, correção de lançamentos e atendimento de solicitações consomem horas de Travel, Financeiro, Procurement e gestores.

Por isso, olhar apenas para o preço da passagem ou da diária não mostra o custo completo da operação.

O IPCA é formado por nove grupos que refletem a variação de preços no país. Embora seja um índice voltado ao consumo das famílias, muitos desses componentes impactam diretamente despesas corporativas, especialmente transporte, hospedagem, alimentação e serviços.

Por isso, acompanhar a incidência do IPCA é essencial para prever reajustes e planejar orçamentos de viagens e contratos empresariais.

Como calcular o orçamento de viagens corporativas?

Uma forma simples de estruturar o cálculo é partir do consumo histórico por categoria e aplicar as mudanças esperadas para o próximo ano.

Orçamento projetado = consumo histórico × variação esperada de volume × variação esperada de preço

A empresa pode trabalhar com três cenários:

• Base: manutenção aproximada do volume atual de viagens;

• Expansão: crescimento previsto de viagens, eventos, visitas a clientes ou operações;

• Restrição: redução de deslocamentos ou aplicação de novas regras de política.

O IPCA pode entrar como referência para despesas que acompanham a inflação, mas não deve funcionar como um índice universal para todas as categorias. Uma passagem aérea, por exemplo, responde a fatores diferentes de uma diária de hotel ou de uma locação de veículo.

Essa distinção é importante porque um orçamento construído apenas com base na inflação tende a esconder mudanças no comportamento de consumo.

Exemplo de cálculo do orçamento de viagens corporativas

Imagine uma empresa que gastou R$ 1 milhão em viagens em 2026.

Para 2027, o planejamento prevê:

• Aumento de 15% no número de viagens;

• Reajuste médio de 4% nos preços;

• Expansão de 10% nas viagens internacionais.

O orçamento não deveria simplesmente aplicar 4% sobre os R$ 1 milhão anteriores. O crescimento de volume precisa entrar separadamente, assim como as categorias que terão comportamento diferente.

O ideal é fazer esse cálculo por aéreo, hospedagem, transporte, alimentação, locação de veículos e outras despesas corporativas, antes de consolidar o orçamento total.

Quais indicadores econômicos afetam o orçamento de viagens corporativas?

Não existe um único indicador capaz de prever o custo de uma viagem corporativa. Cada categoria responde a variáveis diferentes.

Câmbio e combustível: impacto direto no transporte aéreo

O câmbio merece atenção especial nas viagens internacionais e na formação de custos do setor aéreo. Parte relevante da estrutura de custos da aviação está ligada a componentes dolarizados, incluindo combustível e leasing de aeronaves.

O preço do petróleo também interfere nesse cálculo. Em análise que publicamos em junho de 2026, o QAV representa cerca de 30% do custo de uma passagem aérea e que a alta do petróleo observada naquele período aumentou a pressão sobre os custos do setor.

Para o orçamento de viagens corporativas, isso significa que uma variação cambial ou do petróleo pode alterar o preço médio das passagens mesmo quando a quantidade de viagens permanece estável.

Por isso, empresas com volume relevante de viagens internacionais devem acompanhar câmbio, petróleo e comportamento das tarifas aéreas, em vez de aplicar somente um reajuste inflacionário sobre o gasto histórico.

Selic e inflação: impacto sobre despesas e fornecedores

A Selic afeta o custo de capital das empresas e fornecedores do ecossistema de viagens. Locadoras, hotéis e prestadores de serviços precisam considerar financiamento, aquisição de ativos e capital de giro em suas operações.

Já o IPCA é uma referência importante para despesas recorrentes, mas deve ser utilizado de maneira seletiva.

Para montar o orçamento de viagens corporativas de 2027, vale acompanhar as projeções mais recentes do Relatório Focus do Banco Central, principalmente para inflação e câmbio. O dado mais recente é mais útil para o planejamento do que uma projeção feita muitos meses antes.

Hospedagem: por que a diária média merece uma linha própria no orçamento

A diária média dos gastos com o hotel no orçamento de viagem corporativa varia conforme destino, período, antecedência da reserva, categoria do hotel e nível de demanda. Eventos corporativos, feiras, congressos e períodos de alta ocupação podem provocar aumentos significativos em determinadas cidades sem que exista uma mudança relevante na inflação geral.

Dados do setor hoteleiro ajudam a dimensionar esse movimento. O desempenho de ocupação, diária média e RevPAR oferece uma leitura mais específica do comportamento da hotelaria do que índices econômicos gerais.

Para a empresa, vale cruzar essa informação externa com o próprio histórico:

• Qual foi a diária média paga pela empresa em cada cidade?

• Quanto desse valor veio de hotéis dentro da política?

• Quais destinos concentram maior gasto?

• Quanto foi pago acima das tarifas negociadas?

Essas respostas transformam o orçamento em uma ferramenta de negociação.

Locação de veículos e mobilidade também entram na conta

Empresas com operação comercial, equipes de campo ou unidades distribuídas regionalmente precisam separar mobilidade do orçamento de passagens e hospedagem.

Combustível, estacionamento, pedágio, quilometragem, táxi, aplicativos e aluguel de veículos podem representar uma parcela relevante do custo total de deslocamento.

Aqui, o histórico interno costuma ser mais importante do que um índice macroeconômico isolado.

Uma empresa pode ter aumento de 10% na despesa com mobilidade sem que os preços tenham subido nessa proporção. Basta que a equipe tenha realizado mais visitas, ampliado sua cobertura geográfica ou mudado o perfil dos deslocamentos.

Por isso, o orçamento de viagem corporativa deve responder a uma pergunta anterior:

O gasto cresceu porque ficou mais caro viajar ou porque a empresa viajou mais?

Sazonalidade: o calendário pode alterar o orçamento

A distribuição das viagens ao longo do ano interfere diretamente no preço médio pago pela empresa durante o orçamento de viagem corporativa.

Janeiro, julho e dezembro, por exemplo, sofrem influência da demanda de lazer. Já grandes eventos, feiras, congressos e períodos de maior atividade comercial podem pressionar preços em destinos específicos.

O calendário corporativo precisa entrar no orçamento antes da aprovação final.

Mapeie:

• Eventos estratégicos;

• Feiras e congressos;

• Reuniões comerciais;

• Visitas a clientes e fornecedores;

• Períodos de maior deslocamento das equipes;

• Feriados nacionais e regionais;

• Viagens internacionais recorrentes;

• Projetos que exigirão presença física.

Uma empresa que sabe que terá três grandes eventos em determinada cidade pode antecipar negociações de hotel e transporte. Essa informação tem valor financeiro antes mesmo de a primeira reserva ser realizada.

Como controlar o orçamento de viagens corporativas?

O controle começa antes da emissão da passagem ou da reserva do hotel.

Se o gestor só descobre o desvio quando recebe a fatura, há pouco espaço para corrigir aquela compra.

Um programa mais estruturado acompanha quatro momentos:

• Planejamento: quanto será gasto e onde a demanda deve crescer.

• Reserva: preço, antecedência, política, fornecedor e centro de custo.

• Execução: despesas, alterações, mobilidade e exceções.

• Fechamento: realizado, saving, desvios e forecast.

Essa sequência permite identificar, por exemplo, que determinado departamento está gastando mais não porque aumentou o número de viagens, mas porque passou a comprar com menos antecedência.

A diferença muda completamente a decisão do gestor.

O que é orçamento previsto, realizado e forecast?

Orçamento previsto (budget de viagens) é o teto financeiro definido no planejamento anual da empresa para os gastos com viagens corporativas.

Orçamento realizado é o valor exato que a empresa de fato gastou com as viagens após elas acontecerem.

Forecast (do inglês previsão) é a atualização mensal das projeções de gastos com viagens até o final do ano, cruzando o que já foi gasto com o que ainda está por vir.

Quais indicadores acompanhar no orçamento de viagens?

O gasto total é importante, mas não explica sozinho o comportamento do programa.

Entre os indicadores de viagens corporativas, é recomendado acompanhar:

Esse conjunto permite sair de uma pergunta limitada — “quanto gastamos?” — para perguntas mais úteis:

O que aumentou o custo? Onde está o desvio? Qual área está puxando o gasto? O comportamento de compra mudou? Quanto ainda vamos gastar?

Como reduzir o orçamento de viagens sem cortar viagens?

A redução mais consistente costuma vir da diminuição do custo médio das viagens, e não simplesmente da redução do número de deslocamentos. Isso porque, oferta e demanda são os
principais fatores econômicos que impactam nos custos de passagem aérea e hotelaria.

Antecedência de compra, negociação com fornecedores, escolha de tarifas, política, recuperação de créditos e controle de compras fora do canal oficial têm impacto direto no valor final.

Os números da VOLL ajudam a ilustrar essa diferença.

Entre janeiro e maio de 2026, clientes da VOLL geraram R$ 38,1 milhões em savings em passagens aéreas nacionais, enquanto o número de bilhetes cresceu apenas 5,5%. A economia, portanto, não veio de uma queda relevante no volume de viagens, mas da forma como as passagens foram compradas.

IA na previsão de savings

O planejamento não termina quando o orçamento é aprovado. Parte relevante da economia pode acontecer depois da emissão.

Um exemplo é o AirSave, agente de IA da VOLL que monitora reservas aéreas em busca de oportunidades de reemissão por tarifas menores.

No primeiro trimestre de 2026, o agente monitorou mais de 5.900 reservas e gerou uma economia média de 15,29% sobre o volume emitido.

Outro dado proprietário ajuda a dimensionar o impacto em escala: entre janeiro e maio de 2026, clientes da VOLL economizaram R$ 38,1 milhões em passagens aéreas nacionais com o uso de inteligência artificial na gestão de viagens. No mesmo período de 2025, a economia havia sido de R$ 4,8 milhões.

Esses resultados mostram por que o orçamento não deve considerar somente o gasto previsto. Empresas maduras também acompanham o custo evitado: valores que poderiam ter sido pagos, mas foram recuperados ou evitados pela gestão.

A expertise da VOLL mostra que essa análise precisa considerar toda a jornada da viagem, e não apenas a emissão de passagens. Aéreo, hospedagem, mobilidade, despesas, alterações, cancelamentos e tempo operacional do financeiro fazem parte do custo total da operação.

Como criar um orçamento de viagens corporativas?

A expertise da VOLL mostra que a criação de um orçamento de viagens corporativas precisa considerar toda a jornada do deslocamento, e não apenas a emissão de passagens. Aéreo, hospedagem, mobilidade, despesas, alterações, cancelamentos e tempo operacional do financeiro fazem parte do custo total da operação. 

1. Comece pelo histórico real de consumo

O primeiro passo é consolidar os dados dos últimos 12 a 24 meses. Sempre que possível, analise o histórico por:

• Centro de custo;

• Área ou departamento;

• Viajante ou perfil de viajante;

• Destino;

• Fornecedor;

• Categoria de despesa;

• Motivo da viagem;

• Período do ano;

• Canal de compra;

• Status de aprovação e conformidade com a política.

Por exemplo, uma área comercial pode concentrar muitas viagens nacionais de curta duração. Já uma diretoria pode realizar menos deslocamentos, mas com maior participação de voos internacionais, hotéis premium e alterações de última hora. Esses perfis não devem receber a mesma premissa orçamentária.

A análise também precisa separar volume de preço:

• A empresa gastou mais porque realizou mais viagens?

• O custo médio aumentou?

• Houve mudança no perfil dos destinos?

• Os viajantes passaram a comprar com menos antecedência?

• O crescimento veio de novas contratações, expansão comercial ou eventos?

• Parte do aumento foi causada por não conformidade com a política?

Essa separação evita um erro comum: interpretar todo aumento de despesa como inflação.

2. Transforme o plano estratégico em premissas de viagem

O orçamento de viagens deve refletir o plano de negócios para 2027.

Antes de projetar valores, converse com as áreas que geram deslocamentos e mapeie:

• Abertura de novas unidades;

• Expansão comercial;

• Implantação de projetos;

• Cisitas a clientes;

• Auditorias e operações de campo;

• Treinamentos presenciais;

• Feiras e congressos;

• Reuniões de conselho;

• Viagens internacionais recorrentes;

• Contratação de novas equipes;

• Mudanças no modelo de trabalho.

Com essas informações, o financeiro consegue diferenciar viagens essenciais para a estratégia de deslocamentos que podem ser substituídos por reuniões virtuais ou agrupados em uma mesma agenda.

3. Construa o orçamento por categoria e destino

Um orçamento consolidado pode esconder desvios importantes. Por isso, a projeção deve ser construída por categoria.

Também é recomendável detalhar os principais destinos. O comportamento de preços em São Paulo, por exemplo, pode ser completamente diferente do observado em uma cidade com forte sazonalidade ou baixa oferta hoteleira.

Para cada categoria, utilize uma lógica própria:

Passagens aéreas

Considere volume de trechos, antecedência média, destinos, classe de serviço, sazonalidade, conexões, bagagem e participação de viagens internacionais.

Hospedagem

Avalie diária média, ocupação, categoria dos hotéis, localização, eventos, tarifas negociadas e quantidade de noites por viagem.

Mobilidade

Inclua deslocamentos entre aeroporto, hotel e local de trabalho, além de táxis, aplicativos, estacionamento, pedágios e locação de veículos.

Despesas

Analise limites da política, valores médios por cidade, perfil do viajante, tempo de reembolso e incidência de gastos fora da plataforma ou do processo oficial.

4. Separe crescimento de volume, reajuste de preço e ganho de eficiência

Uma projeção mais confiável pode ser estruturada em três componentes:

Orçamento de 2027 = base de consumo × variação de volume × variação de preço − economia esperada

A base de consumo representa o histórico ajustado. A variação de volume considera o crescimento ou a redução esperada das viagens. A variação de preço incorpora as premissas econômicas e de mercado. Já a economia esperada inclui negociações, maior antecedência, adesão à política, automações e recuperação de valores.

Esse último componente costuma ser ignorado. No entanto, uma empresa pode aumentar o número de viagens e ainda assim controlar o orçamento se melhorar a eficiência da compra.

O orçamento também precisa estimar quanto pode ser economizado ou recuperado ao longo do ciclo.

5. Crie cenários para lidar com incertezas

Para o seu planejamento de orçamento para viagem corporativa, monte pelo menos três cenários:

Cenário base

Considera a continuidade das operações atuais, com crescimento moderado e premissas econômicas centrais.

Cenário de expansão

Inclui aumento de contratações, abertura de mercados, maior presença comercial, eventos adicionais ou crescimento das viagens internacionais.

Cenário de contenção

Considera redução de deslocamentos, revisão de limites, priorização de viagens estratégicas e substituição parcial por reuniões virtuais.

Cada cenário deve apresentar:

• Volume de viagens;

• Custo médio;

• Gasto total;

• Principais premissas;

• Riscos;

• Medidas de controle;

• Impacto esperado no negócio.

Essa estrutura permite que a empresa reaja rapidamente. Se o volume de viagens crescer acima do previsto, o orçamento pode ser revisado com base em uma lógica já definida, em vez de depender de ajustes improvisados.

6. Use dados de reserva e despesa na mesma análise

Um dos maiores desafios da gestão de viagens é analisar reservas e despesas separadamente.

A reserva mostra a intenção de compra e o valor contratado. A despesa mostra o que foi efetivamente consumido e pago. Quando esses dados não estão conectados, a empresa perde visibilidade sobre:

• Diferença entre valor reservado e valor final;

• Gastos realizados fora da política;

• Despesas sem reserva correspondente;

• Cancelamentos e créditos não utilizados;

• Alterações de itinerário;

• Custos adicionais de bagagem e transporte;

• Tempo entre a viagem e o reembolso.

A integração entre viagens, mobilidade e despesas permite acompanhar o custo total por viagem, centro de custo, projeto ou viajante.

7. Inclua metas de eficiência no orçamento

O orçamento não deve ser apenas uma autorização para gastar. Ele também precisa estabelecer como a empresa pretende comprar melhor.

Algumas metas que podem ser incluídas para 2027 são:

• aumentar a antecedência média das reservas;

• elevar a adesão ao canal oficial;

• reduzir compras fora da política. 

Essas metas devem ser acompanhadas junto com o orçamento. Caso contrário, a empresa pode atingir o valor previsto simplesmente reduzindo viagens, sem melhorar a eficiência da operação.

8. Considere o custo total da viagem

O custo total de uma viagem corporativa pode incluir:

• Tarifa;

• Taxas;

• Bagagem;

• Transporte até o aeroporto;

• Deslocamento no destino;

• Estacionamento;

• Alimentação;

• Hospedagem adicional;

• Tempo de conexão;

• Alteração ou cancelamento;

• Horas de trabalho perdidas;

• Atendimento manual;

• Retrabalho do financeiro.

Por isso, a análise para o seu orçamento de viagem corporativa deve considerar o custo total da jornada, e não apenas o preço exibido no momento da reserva.

Esse cuidado é especialmente importante quando a empresa compara alternativas de transporte, hotéis fora da região do evento ou tarifas com muitas restrições. Uma economia nominal pode gerar despesas adicionais em outra etapa da viagem.

9. Defina governança e responsabilidades

Um orçamento bem construído precisa deixar claro quem acompanha cada parte do processo.

O financeiro pode ser responsável pelo controle orçamentário e pela conciliação. Recursos Humanos pode apoiar na análise de perfis e segurança dos viajantes. Compras pode negociar fornecedores. As áreas de negócio devem justificar a necessidade das viagens. O gestor do programa deve acompanhar política, indicadores e oportunidades de economia.

Também é importante definir:

• Quem aprova cada tipo de viagem;

• Quais limites exigem aprovação adicional;

• Como funcionam exceções;

• Quem acompanha créditos e reembolsos;

• Qual é o prazo para revisão do forecast, entre outros.

Sem essa governança, a empresa pode ter uma boa projeção no início do ano, mas pouca capacidade de controlar sua execução.

10. Acompanhe o orçamento com forecast mensal

O orçamento aprovado em dezembro não deve permanecer inalterado até o fechamento do ano.

A recomendação é acompanhar mensalmente:

Orçado × realizado × comprometido × projetado

O valor comprometido representa reservas já realizadas, mas ainda não totalmente pagas. Essa informação é importante porque o caixa futuro pode estar pressionado mesmo quando a despesa contábil ainda não apareceu.

O forecast deve ser atualizado quando houver:

• Mudança no volume de viagens;

• Mudança na política;

• Crescimento de viagens fora do canal oficial, por exemplo.

A análise mensal também ajuda a identificar desvios por causa, e não apenas por valor. Um departamento pode estar acima do orçamento porque viajou mais, porque comprou tarde ou porque não utilizou fornecedores negociados. Cada situação exige uma ação diferente.

Como a VOLL ajuda a controlar o orçamento de viagens corporativas? 

Como vimos, o que faz diferença no resultado do orçamento de viagens corporativas é conseguir evitar o gasto fora da política antes que ele aconteça.

É isso que a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, faz ao integrar gestão de viagens, despesas e pagamentos em uma única plataforma. O gestor parametriza limites de orçamento, tetos de hospedagem e regras de antecedência, enquanto o Farol de Política orienta o colaborador durante a própria busca, mostrando quais opções estão dentro ou fora das regras. Quando uma exceção é necessária, a aprovação acontece no fluxo da reserva.

Nas despesas, esse controle é ainda maior com cartões corporativos virtuais, limites personalizados e travas de categoria. Assim, a empresa consegue definir quanto pode ser gasto, por quem e em quais situações, sem depender de conferências manuais depois da compra.

A tecnologia também trabalha na redução do custo da viagem. A VOLL utiliza IA para comparar tarifas, identificar oportunidades de economia e automatiza a recuperar bilhetes não voados, enquanto dashboards consolidam os dados da operação para que o gestor acompanhe orçamento, consumo e economia em tempo real.

Na FM2C, que possui operação em 22 estados e mais de 600 usuários viajantes, a centralização da gestão de viagens com a VOLL levou a R$ 1 milhão em gastos evitados com passagens aéreas em apenas seis meses. A empresa também alcançou 85% de autosserviço e antecedência média de compra superior a 15 dias. 

Quer descobrir onde sua empresa pode reduzir custos e ainda melhorar a experiência do viajante corporativo? Preencha o formulário e o time da VOLL entrará em contato.