Ordem de compra: o que precisa ter em uma e modelo prático pronto

Gestores, profissionais de compras e financeiro costumam ter uma tarefa em comum: monitorar inventário e gerenciar o suprimento de insumos ou mercadoria. Para isso, as ordens de compra (OCs) são o pilar de um processo de compras eficiente, mas ainda geram muitas dúvidas ou não têm seu potencial estratégico aproveitado.

Segundo a Deloitte, melhorar margens por meio de controle de custos e eficiência operacional é uma das prioridade das áreas de procurement em 2025.

Ainda assim, grande parte das organizações enfrenta dificuldades na consolidação de gastos e na padronização de processos de compra, especialmente em categorias indiretas e recorrentes.

E é neste ponto que a padronização e organização das ordens de compra pode ajudar.

Por isso, neste artigo, você encontrará:

• O que é ordem de compra e como ela se diferencia de outros documentos de aquisição;
• Quais elementos não podem faltar em uma OC para evitar inconsistências;
• Como aplicar a ordem de compra em categorias como viagens corporativas;
• As diferenças práticas entre pedido de compra e ordem de compra;
• Um passo a passo estruturado para emitir uma OC com segurança;
• Um exemplo aplicado à gestão de viagens.
  

O que é ordem de compra? Como ela funciona?

A ordem de compra (OC) é um documento formal emitido pela empresa compradora para autorizar a aquisição de um bem ou serviço junto a um fornecedor. Ela define quantidades, preços acordados, prazos de entrega e condições de pagamento.

Por isso, na prática, a ordem de compra funciona como um instrumento de validação interna e externa. Internamente, ela confirma que a contratação foi aprovada conforme as políticas e alçadas definidas. Externamente, comunica ao fornecedor que aquele serviço está oficialmente autorizado, dentro das condições especificadas.

Portanto, a OC cria um vínculo documental, mais administrativo, que reduz margem para divergências futuras. Assim, ela ajuda a organizar e a deixar claro o que foi acordado, como:

• Escopo do serviço;
• Compromisso financeiro;
• Condições operacionais.

Em viagens corporativas, por exemplo, a ordem de compra pode ser utilizada para formalizar a contratação de uma agência, a aquisição de um pacote de serviços recorrentes (como fee mensal de gestão) ou a aprovação prévia de eventos e deslocamentos específicos.  

Para você entender essa importância na práica, imagine o seguinte: o gestor de viagens corporativas contrata uma agência de viagens e encaminha o fornecedor ao financeiro. Sem a OC, o setor agora responsável pela contratação não tem os detalhes do que foi acordado entre os parceiros.

Da mesma forma, ao perguntar para o responsável por essa parceria até então, podem acontecer erros que podem ser evitados, como o esquecimento de algum acordo feito em uma reunião de fechamento, algum desconto combinado, entre outros.

Até porque, sem essa formalização, a gestão tende a depender de controles paralelos e conciliações posteriores. 

Quais informações não podem faltar em uma ordem de compra

Uma ordem de compra completa deve ter:

• Identificação das partes: razão social, CNPJ, endereço e dados de contato da empresa compradora e do fornecedor. Esse registro evita ambiguidades contratuais e facilita auditorias;
• Número da ordem de compra: código único que permite rastreabilidade no sistema financeiro e integração com notas fiscais, contratos e centros de custo;
• Descrição detalhada do bem ou serviço: especificação clara do que está sendo contratado;
• Quantidade e valores unitários: detalhamento de preços por item ou por serviço, evitando registros globais que dificultem a conferência posterior;
• Valor total da contratação: incluindo impostos, taxas e eventuais encargos adicionais;
• Centro de custo e classificação contábil: informação essencial para correta alocação orçamentária e controle por área;
• Condições de pagamento: prazo, forma (boleto, transferência, cartão corporativo), política de faturamento e eventuais descontos;
• Prazos e vigência: data de início da prestação do serviço, prazo de execução ou período contratual;
• Assinatura ou aprovação formal: validação interna conforme política de alçadas e governança da empresa.

Lembra do exemplo citado anteriormente? Ele também se aplica aqui, como uma forma de garantir que os processos sigam ser muito retrabalho.

O preenchimento incompleto ou genérico da ordem de compras é uma das principais causas de divergências após a contratação de um serviço. Por isso, é importante se atentar à qualidade das informações registradas e não focar apenas na emissão do documento em si. 

Qual é a função da ordem de compra?

A ordem de compra serve para organizar o processo de aquisição, garantir segurança jurídica, facilitar o controle de estoque e integrar departamentos (compras, financeiro, fiscal, RH, entre outras).

Entenda mais sobre:

• Controle orçamentário: a emissão da OC antes da execução do serviço garante que o gasto esteja previamente aprovado e vinculado a um centro de custo específico. Isso reduz despesas não planejadas e melhora a previsibilidade financeira;
• Segurança jurídica e contratual: ao registrar condições acordadas (como valores, escopo e prazos), a ordem de compra reduz margem para disputas futuras e serve como documento de referência em caso de divergências;
• Integração entre áreas: a OC conecta procurement, financeiro e área demandante. Ela cria um fluxo estruturado que evita compras paralelas ou contratações fora da política interna.
• Base para auditoria e rastreabilidade: sistemas financeiros utilizam o número da OC para vincular nota fiscal, contrato e pagamento, permitindo controle posterior e análise histórica de gastos.

Essa função estratégica ganha relevância adicional quando falamos em serviços de viagens corporativas, uma vez que, sem uma solução unificada, a categoria pode envolver múltiplos fornecedores (agência, companhias aéreas, hotéis, mobilidade), volumes recorrentes e variações frequentes de valores.

Assim, sem uma ordem de compra estruturada, o controle tende a acontecer apenas no momento da fatura, quando a margem para correção já é menor.

Por que a ordem de compra é importante?

A relevância da ordem de compra aparece quando analisamos o que acontece na ausência dela. Processos pouco formalizados tendem a gerar desalinhamento entre o que foi aprovado, o que foi executado e o que está sendo faturado. A consequência não costuma apenas financeira, mas também operacional.

Em termos práticos, a importância da OC também impacta em:

• Disciplina de processo: a exigência de uma ordem de compra antes da execução força a organização a validar escopo, orçamento e necessidade real da contratação. Isso reduz compras impulsivas ou mal dimensionadas.
• Padronização de relacionamento com fornecedores: quando todas as contratações seguem o mesmo fluxo formal, o fornecedor entende claramente as regras da empresa. Isso reduz exceções e negociações informais fora do processo oficial.
• Qualidade da base de dados: a emissão estruturada de OCs cria histórico confiável de gastos por categoria, fornecedor e centro de custo. Esse histórico é essencial para análises futuras, negociações e decisões de sourcing.

Em viagens corporativas, essa padronização ajuda a evitar autorizações informais de eventos, deslocamentos emergenciais sem validação prévia ou cobranças divergentes de serviços recorrentes. A OC passa a funcionar como ponto de partida para uma gestão mais previsível da categoria, especialmente quando integrada a sistemas de gestão de despesas e contratos.

Mais do que um documento administrativo, a ordem de compra organiza a disciplina interna da empresa e sustenta decisões futuras com base em dados consolidados.

Leia também: O que saber para evitar erros da área de compras na homologação de fornecedores de viagens.

Pedido de compra x ordem de compra: quais são as diferenças

O pedido de compra é o ponto de partida: ele comunica que existe uma necessidade. A ordem de compra oficializa esse pedido em um documento formal com todas as informações necessárias para a contratação do fornecedor, serviço ou produto.

Confira mais detalhes sobre as diferenças na tabela abaixo.

Agora, você pode estar se perguntando: até quando a ordem de compra vale? A validade de uma ordem de compra depende das condições definidas pela empresa ou do acordo com o fornecedor. Em geral, a OC permanece válida até que ocorra uma das seguintes situações:

• Entrega total dos produtos ou conclusão do serviço
• Cancelamento formal da ordem de compra
• Expiração do prazo estipulado no documento

Em muitas empresas, especialmente em compras recorrentes, a ordem de compra pode ter prazo de validade específico, como 30, 60 ou 90 dias, para evitar que fornecedores utilizem pedidos antigos.

Passo a passo para emitir uma ordem de compra de forma estruturada

O processo de emitir uma ordem de compra precisa garantir alinhamento interno, clareza de escopo e segurança financeira antes da execução do serviço. Em geral, ele conta com as etapas:

• Validar a necessidade e o orçamento disponível;

• Definir o escopo com nível adequado de detalhamento;

• Confirmar valores, impostos e condições comerciais;

• Associar centro de custo e classificação contábil;

• Submeter para aprovação conforme política de alçadas;

• Emitir a ordem de compra no sistema oficial;

• Enviar formalmente ao fornecedor antes da execução.

1. Validar a necessidade e o orçamento disponível

Antes da emissão da OC, é fundamental confirmar que a contratação está prevista no orçamento e alinhada à política interna.

2. Definir o escopo com nível adequado de detalhamento

A descrição do serviço deve ser clara o suficiente para evitar interpretações diferentes no momento do faturamento.

Exemplo: indicar se a OC se refere a fee mensal de gestão, evento específico, consultoria de viagens ou outro serviço previamente acordado.

3. Confirmar valores, impostos e condições comerciais

Antes da formalização, é importante validar preços unitários, valores totais, impostos aplicáveis e condições de pagamento. Essa etapa reduz divergências entre OC e nota fiscal.

4. Associar centro de custo e classificação contábil

A vinculação correta ao centro de custo permite rastrear o impacto financeiro por área e facilita análises futuras de desempenho da categoria.

5. Submeter para aprovação conforme política de alçadas

Empresas estruturadas possuem níveis de aprovação definidos por valor ou tipo de serviço. A validação formal evita contratações fora da governança estabelecida.

6. Emitir a ordem de compra no sistema oficial

A OC deve ser registrada no sistema corporativo (ERP ou plataforma de compras), gerando um número único para rastreabilidade.

7. Enviar formalmente ao fornecedor antes da execução

A prestação do serviço só deve começar após o fornecedor receber a ordem de compra oficial. Esse envio formal protege ambas as partes e reduz riscos de cobrança indevida.

Modelo e ordem de compra para usar

A ordem de compra pode ser estruturada em ferramentas simples, como Microsoft Word, Google Docs ou planilhas eletrônicas, especialmente em empresas que ainda não utilizam sistemas integrados.

O formato visual pode evoluir com o tempo, acompanhando o nível de maturidade da gestão e a adoção de sistemas mais robustos, mas a clareza e a completude das informações devem ser prioridade desde o início.

A seguir, você confere um modelo de ordem de compra simples para se basear:

Quer salvar o modelo de ordem de compra? Também fizemos uma imagem simples para usar de referência:

Leia mais em: Quando exigir e como conciliar ordem de compras em viagens corporativas.

Como a VOLL facilita a formalização e o controle das contratações em viagens corporativas

Gerir viagens corporativas significa ter que lidar com companhias aéreas, hotéis, aplicativos de mobilidade, prestadores regionais, reembolsos individuais e outras diversas informações relacionadas aos deslocamentos dos colaboradores. Cada fornecedor pode gerar sua própria fatura, ter prazos de pagamento diferentes, sendo necessária uma ordem de compra específica para cada um deles.

Esse modelo fragmentado aumenta o volume de documentos, dificulta a conciliação e exige retrabalho constante entre compras, financeiro e áreas solicitantes.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, ao centralizar viagens, mobilidade e despesas em uma única plataforma tecnológica, reduz essa dispersão e facilita a gestão de fornecedores e reduz o número de ordens de compra.

Isso porque, em vez de múltiplas ordens de compra e faturas descentralizadas, a empresa passa a ter:

• Consolidação de fornecedores em um único contrato operacional;
• Integração entre reserva, autorização e pagamento;
• Controle de adiantamentos e reembolsos;
• Conciliação automatizada de despesas em tempo real;
• Aplicação de política antes da despesa acontecer.

Além de prestar organizar a operação de viagens de ponta a ponta, a VOLL simplifica a interface entre procurement e financeiro, especialmente no controle de despesas operacionais recorrentes. O resultado é menos retrabalho, menos divergência entre valores aprovados e valores faturados e maior previsibilidade orçamentária.

Para empresas que buscam reduzir a burocracia e fortalecer a gestão de fornecedores em viagens corporativas, vale conhecer como a VOLL estrutura esse modelo na prática.

Entre em contato para saber mais e aproveite para conhecer alguns dos nossos cases de sucesso na gestão de viagens corporativas de grandes empresas da América Latina.

Outras dúvidas frequentes sobre ordem de compra

Preciso de um sistema para emitir ordens de compra?

Não obrigatoriamente. Empresas em estágio inicial podem emitir ordens de compra em documentos estruturados no Word ou em planilhas, desde que contenham todas as informações essenciais e sigam um fluxo claro de aprovação.

No entanto, à medida que o volume de transações cresce, especialmente em categorias como viagens corporativas, o uso de sistemas integrados (ERP ou plataformas de gestão) reduz erros, melhora a rastreabilidade e facilita auditorias.

Como evitar erros ao preencher uma ordem de compra?

Os erros mais comuns estão ligados dados incompletos, descrições genéricas e falta de alinhamento com contratos previamente negociados.

Para evitar inconsistências é recomendável padronizar modelos de OC, exigir campos obrigatórios (CNPJ, número da OC, data, centro de custo, condições de pagamento) e vincular a emissão da ordem a um fluxo formal de aprovação interna.

Qual é o tempo de validade de uma ordem de compra?

A validade depende do que estiver previsto no próprio documento ou em contrato. Em geral, a ordem de compra é válida até o cumprimento do serviço ou entrega do item descrito.

Caso não haja prazo definido, é recomendável indicar período de vigência para evitar execução tardia ou cobrança fora do planejamento orçamentário.

Quando uma ordem de compra pode ser rejeitada ou cancelada?

Uma ordem de compra pode ser rejeitada pelo fornecedor quando houver divergência de valores, escopo incompleto, ausência de assinatura ou inconsistência nas condições de pagamento.

Já o cancelamento pela empresa pode ocorrer em caso de erro formal, mudança de necessidade ou descumprimento de condições previamente acordadas. Em ambos os casos, o ideal é registrar formalmente a justificativa para manter a rastreabilidade do processo.

Qual a relação entre ordem de compra e ordem de serviço?

Enquanto a ordem de compra está ligada ao processo de procurement e negociação com fornecedores, a ordem de serviço está relacionada à gestão operacional e execução de tarefas.

Em muitos casos, os dois documentos fazem parte do mesmo fluxo. Uma empresa pode emitir uma ordem de compra para contratar um fornecedor e, posteriormente, abrir uma ordem de serviço para organizar e acompanhar a execução da atividade contratada.