Reforma tributária em viagens corporativas: o que muda na fatura e como a VOLL vai se adaptar?

Uma viagem corporativa gera vários documentos fiscais, emitidos por empresas diferentes: a companhia aérea, o hotel, a locadora e a agência de viagens.

A reforma tributária do consumo altera quase todos eles e cria outros que não existiam, como o BP-e da passagem aérea. Para quem cuida da gestão de viagens ou do financeiro, a pergunta prática é uma só: o que muda no que chega até mim?

A resposta é: os documentos passam a trazer novos tributos, a CBS e o IBS, e por alguns anos vão mostrar tributos antigos e novos ao mesmo tempo. O roteiro de conciliação continua o mesmo, mas cada documento passa a trazer mais informações para conferir.

Nesse cenário, a VOLL cuida de três frentes:

• Emite a fatura, que reúne tudo o que será pago por viagem, viajante e centro de custo, e a NFS-e da taxa de serviço, com CBS e IBS destacados;

• Leva os dados fiscais do seu cadastro até a companhia aérea na emissão do BP-e, por meio de um agente de IA.

• Acompanha o calendário oficial da reforma, comunicando com antecedência cada mudança nos documentos, na fatura ou nos valores. A análise fiscal e o aproveitamento de crédito continuam com a sua equipe.

Entenda mais sobre o assunto a seguir!

A reforma tributária em resumo: o que são a CBS e IBS?

A reforma troca, aos poucos, os tributos atuais sobre o consumo por dois novos, num modelo chamado de IVA dual:

• A CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) é federal e substitui PIS e Cofins;

• O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) é estadual e municipal e substitui ICMS e ISS.

CBS e IBS incidem sobre o valor de cada operação, mas a empresa pode usar como crédito o tributo destacado nos documentos das suas compras, inclusive na gestão de viagens. Ou seja, cada etapa da cadeia paga sobre o valor que agregou.

Ainda, a possibilidade de crédito depende do tipo de despesa e do regime tributário da sua empresa. A lei permite, por exemplo, o crédito sobre a taxa de intermediação da agência e veda o crédito sobre hospedagem. A avaliação de cada caso é da sua área fiscal.

Calendário da transição da reforma tributária

A troca é gradual e longa. O calendário oficial prevê, em linhas gerais:

Até 2032, você vai receber documentos com tributos antigos e novos lado a lado, e as datas e regras de validação ainda podem ser ajustadas pelos órgãos responsáveis.

Por isso, a VOLL não trabalha com datas próprias. Seguimos o calendário oficial e as orientações da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS, e adaptamos seus documentos e processos conforme as regras saem e não assume prazos que dependam de decisões ainda não tomadas.

Cada mudança relevante nos documentos, na fatura ou nos valores é comunicada com antecedência para nossos clientes.

E o split payment?

O split payment é o mecanismo que separa a CBS e o IBS no momento do pagamento e os envia direto ao fisco.

Ele não entra em operação em janeiro de 2027, quando começa a cobrança da CBS, e o calendário de implantação ainda não está fechado: a previsão é que comece de forma gradual e facultativa, entre empresas.

Até lá, o recolhimento segue pelos meios convencionais. Quando houver data e regras definidas, a VOLL avalia o efeito sobre o pagamento da fatura e comunicará seus clientes com antecedência.

Quais documentos uma viagem gera e quem emite cada um?

Cada serviço da viagem tem o documento fiscal de quem o prestou. Esse é o ponto que mais gera dúvida na hora de conciliá-los, principalmente nesse período de reforma tributária.

Na VOLL, funciona da seguinte forma:

A fatura serve para pagar. Ela reúne tudo, organizado por viagem, viajante e centro de custo.

A NFS-e e o BP-e servem para comprovar o gasto. Cada um é emitido pela empresa que prestou o serviço. Isso porque, a VOLL não emite o documento fiscal de um serviço que não presta: a nota do hotel ou o bilhete aéreo vêm de quem fez a hospedagem ou o voo.

Ou seja, para os clientes da VOLL, a fatura não muda de formato. O que muda são os documentos fiscais que a acompanham.

Como conciliar a fatura com os documentos fiscais

Durante esse período de transição para a reforma tributária, a conciliação continua em três passos:

1. Conferir os itens da fatura por viagem, viajante e centro de custo;

2. Ligar cada item ao documento fiscal correspondente: o BP-e para a passagem, a NFS-e para a taxa de serviço, o hotel e os demais serviços;

3. Validar os valores e lançar no sistema financeiro ou no ERP.

Durante a transição, documentos de fornecedores diferentes podem chegar em formatos diferentes: o calendário oficial varia por tipo de documento e por regime do fornecedor e, em 2026, a validação automática não rejeita documentos que venham sem os campos de CBS e IBS.

Se um documento vier sem eles, leve o caso à sua área fiscal, que avalia se a ausência é esperada ou se o documento precisa ser corrigido.

Como a taxa de serviço passa a ser tributada

A taxa de serviço é a remuneração da VOLL pela gestão e intermediação das suas viagens. Ela é cobrada e tributada separadamente da passagem e da hospedagem, que são serviços de outras empresas.

Hoje, a taxa de serviço da VOLL paga ISS, que é municipal, e PIS e Cofins no regime cumulativo, sobre a receita e sem crédito sobre os custos.

No novo modelo, proposto pela reforma tributária, ela passa a pagar CBS e IBS, de forma não cumulativa. Para a VOLL, muda a forma de apurar o tributo, e não só a alíquota.

Para quem recebe a fatura:

• A taxa de serviço continua sendo cobrada, com a NFS-e que a acompanha;

• A NFS-e traz campos específicos de CBS e IBS, obrigatórios desde 1º de outubro de 2026 (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026), ainda com alíquotas de teste;

• A lei permite o crédito de CBS e IBS sobre a taxa de intermediação da agência. Quanto a sua empresa aproveita depende do regime tributário dela.

Emissão do BP-e: como a VOLL usa IA para apoiar essa tarefa?

A partir de 1º de dezembro de 2026, a passagem aérea passa a ter documento fiscal próprio, o BP-e, emitido pela companhia aérea. Para o bilhete sair correto, a companhia precisa receber, na hora da emissão, os dados fiscais do viajante e da empresa que paga.

Na VOLL, quem faz esse envio é um dos nossos agentes de IA. Ele pega os dados direto do cadastro e repassa à companhia aérea, sem que ninguém precise digitar nada de novo. Com isso, cai o risco de o bilhete sair com erro e precisar ser corrigido depois.

O que o agente faz:

• Reúne as informações exigidas pela companhia aérea para gerar o BP-e;

• Envia esses dados durante a emissão;

• Passa a enviar novos campos, como os de CBS e IBS, conforme a VOLL o atualiza.

O que o agente não faz:

• Emitir o BP-e, que é responsabilidade da companhia aérea;

• Ler ou conciliar documentos fiscais;

• Validar se as informações estão corretas do ponto de vista fiscal.

• Substituir a análise da área fiscal e contábil da sua empresa.

É importante ressaltar que o agente envia o que está no cadastro. Se o cadastro estiver incompleto ou desatualizado, o bilhete sai com o mesmo problema. Por isso o cadastro é o primeiro item da preparação.

Checklist para preparar seu time para a reforma tributária

Sendo ou não cliente da VOLL, se você faz gestão de viagens, alguns passos podem ajudar a adaptar o time para as mudanças que virão com a reforma tributária:

1. Revise os cadastros da empresa pagadora (CNPJ, razão social, endereço e inscrição estadual) e os dos viajantes. São essas informações que seguem para a companhia aérea e os demais fornecedores. Defina quem é responsável por mantê-los atualizados;

2. Combine entre Fiscal, Financeiro, Viagens e TI quem concilia cada tipo de documento;

3. Confirme com a TI se o ERP está pronto para receber documentos com os campos de CBS e IBS;

4. Avalie com a contabilidade se a empresa pode usar crédito de CBS e IBS nas despesas de viagem, e em que medida;

5. Planeje o período em que tributos antigos e novos vão aparecer juntos nos mesmos documentos.

Resumo: o que muda e o que continua igual

Para fornecedores do Simples Nacional, os campos de CBS e IBS passam a ser obrigatórios em 01/01/2027.

Como a VOLL conduz a reforma tributária nas suas viagens

Na VOLL, a fatura chega organizada por viagem, viajante e centro de custo, e a NFS-e da taxa de serviço traz CBS e IBS destacados. O agente de IA leva os dados do seu cadastro à companhia aérea na emissão do BP-e. Cada mudança relevante é avisada com antecedência.

Se quiser conversar sobre como esses pontos se aplicam à sua operação de viagens, fale com a VOLL.

*As informações deste artigo refletem o cenário regulatório até a data de publicação e podem mudar à medida que novas normas e orientações forem divulgadas. Para decisões sobre o tratamento tributário da sua operação, conte com o apoio da sua equipe fiscal, contábil ou jurídica.