Gestão de viagens corporativas

O que são reuniões em movimento e como elas podem ser produtivas

Cada vez mais comuns, as reuniões em movimento trazem agilidade à rotina de executivos, mas é preciso se atentar a alguns pontos para que elas sejam de fato produtivas.



O que são reuniões em movimento e como elas podem ser produtivas
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Conversas de trabalho importantes nem sempre precisam esperar por uma sala silenciosa. Sobretudo pós-pandemia, as equipes deixaram de trabalhar apenas em salas de reunião e agora, reuniões produtivas podem acontecer fora do escritório, até mesmo em trânsito — literalmente.

O Google Meet, por exemplo, já conta com um recurso específico para "reuniões em movimento", que ajusta automaticamente o consumo de dados e reduz distrações visuais para facilitar a participação de usuários em deslocamento. Essa modalidade é só um dos diversos sinais do quanto o modelo de trabalho híbrido e a digitalização da mobilidade corporativa têm moldado novos formatos de reunião, que agora são mais dinâmicos, adaptáveis e, sobretudo, estratégicos.

Neste artigo, você vai entender o conceito de reuniões em movimento, seus benefícios práticos, as tecnologias que viabilizam esse formato, além dos cuidados necessários para manter a segurança das informações. E, claro, como a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, apoia esse tipo de prática unindo tecnologia, mobilidade e eficiência operacional.

O que são reuniões em movimento

Reuniões em movimento são reuniões corporativas realizadas durante deslocamentos profissionais, seja em carros corporativos, trens, aeroportos ou mesmo durante voos. 

Elas podem acontecer de forma totalmente remota (por videochamada), de forma híbrida (com parte dos participantes em trânsito e parte no escritório), ou até presencialmente, entre colaboradores que estão viajando juntos para um mesmo destino.

Mais do que um recurso para otimizar tempo, esse modelo tem se tornado uma extensão natural da rotina de profissionais que atuam em posições estratégicas, como executivos, diretores e gerentes que conciliam agendas intensas com deslocamentos frequentes.

Quais são os benefícios desse tipo de reunião

Estar longe do computador tem diversas vantagens que vão além do aproveitamento de tempo:

  • Maior produtividade durante deslocamentos: Com a agenda apertada dos executivos, a possibilidade de transformar deslocamentos em momentos de tomada de decisão ou alinhamento com a equipe reduz gargalos e acelera entregas.

  • Redução de custos com espaços físicos: Ao utilizar a infraestrutura já disponível (como carros, salas VIP ou o próprio hotel), evita-se a locação de salas de reunião ou escritórios temporários em outras cidades.

  • Mais agilidade em decisões importantes: Em uma viagem a trabalho, decisões não precisam esperar o retorno ao escritório. Com conectividade, é possível reunir os envolvidos e resolver demandas estratégicas em tempo real.

  • Flexibilidade e melhor experiência para o colaborador: Profissionais sentem-se mais autônomos e valorizados ao contar com estruturas e ferramentas que se adaptam às suas rotinas, e não o contrário.

  • Estímulo à criatividade: Estar em um local diferente do habitual pode estimular a criatividade do colaborador e ajudá-lo a ter novas ideias e uma visão nova de lidar com as demandas de trabalho.

Veja também como organizar uma viagem de emergência com eficiência e controle de custos.

Exemplos de tecnologias que viabilizam reuniões em movimento

A digitalização da mobilidade corporativa tem papel central nesse processo. Algumas tecnologias que possibilitam reuniões em movimento com eficiência são:

  • Aplicativos de videoconferência com modo móvel (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams).

  • Conexão via redes 5G e Wi-Fi em carros corporativos, trens e aviões.

  • Softwares de agendamento inteligente e integração com agendas corporativas.

  • Plataformas de gestão de mobilidade que priorizam rotas com maior estabilidade de conexão.

  • Equipamentos de áudio com redução de ruído e microfones adaptáveis para uso em trânsito.

Desafios e cuidados necessários ao adotar esse tipo de prática

Apesar dos avanços, alguns desafios ainda precisam ser considerados quando as reuniões em movimento se tornam uma prática comum entre os colaboradores. São eles:

  • Segurança da informação: Discussões estratégicas em ambientes públicos ou instáveis podem expor dados sigilosos. Por isso, o uso de redes seguras e equipamentos protegidos é indispensável.

  • Estabilidade da conexão: Nem todas as regiões contam com boa cobertura. É importante prever planos alternativos caso a chamada precise ser transferida ou remarcada.

  • Postura e linguagem corporal: Em reuniões importantes, estar em trânsito pode limitar a expressividade e a clareza da comunicação, o que exige preparação adicional e mais cuidado na hora de se posicionar e defender ideias.

  • Privacidade e ambiente: Realizar reuniões em locais com muito barulho ou interrupções pode prejudicar a concentração e o foco dos participantes.

Como VOLL apoia e otimiza os resultados gerados nas reuniões em movimento

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e conta com uma plataforma completa que conecta mobilidade, gestão de despesas, inteligência de dados e suporte consultivo em um único ambiente digital.

Através de diferentes funcionalidades que simplificam a rotina de gestores e viajantes, a VOLL está preparada para dar suporte a esse novo formato de reuniões, oferecendo recursos como:

  • Soluções de mobilidade integradas, com reserva de carros executivos, motoristas e rotas pensadas para manter a conectividade.

  • Agendamento inteligente de deslocamentos, considerando fusos, horários críticos e pontos de parada que favoreçam reuniões remotas.

  • Gestão de despesas integrada, com cartões virtuais (VCNs) e conciliação automática, que libera o viajante para focar na reunião, e não nos reembolsos.

  • Autorização de gastos emergenciais via app, sem precisar acessar sistemas paralelos ou aguardar e-mails.

  • Duty of care com rastreamento em tempo real, para garantir a segurança de quem está em trânsito, inclusive durante reuniões.

  • Time consultivo disponível 24h, para ajustar reservas, sugerir alternativas ou oferecer suporte técnico caso a reunião precise ser remarcada.

  • Integração automática entre dados do deslocamento e relatórios gerenciais, facilitando o fechamento da viagem com informações centralizadas.

Ao final de uma reunião em movimento, o gestor de viagens pode ainda converter esse tempo produtivo em ações concretas, como emitir relatórios, solicitar ajustes de rota, validar despesas ou aprovar a próxima etapa do projeto, tudo pela própria plataforma da VOLL.

Por isso, se você quer otimizar os deslocamentos do seu time, entre em contato com nossos especialistas e saiba mais sobre como a nossa solução integrada ajuda a potencializar os resultados das suas viagens corporativas.

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