Empresas de todos os portes estão expandindo suas operações globalmente, exigindo que colaboradores se desloquem para fora do país para reuniões, eventos, treinamentos e prospecção de negócios.
Para fazer uma viagem ao exterior acontecer, gerenciar agendas, reservar serviços, garantir a segurança dos viajantes e controlar orçamentos são apenas algumas das responsabilidades que recaem sobre os gestores.
No entanto, além dessas tarefas tradicionais, o turismo corporativo internacional exige atenção especial à documentação.
Um dos documentos que podem ser exigidos, dependendo do destino, é o visto de trabalho. Nesse contexto, as soluções digitais para emissão de visto surgem como uma alternativa para trazer mais agilidade ao processo.
Neste artigo, vamos falar sobre como as solicitações eletrônicas de visto aceleram os deslocamentos internacionais. Siga a leitura!
A imprevisibilidade é, sem dúvida, o maior desafio do sistema tradicional de emissão de vistos. A dependência de agendamentos consulares, o tempo de processamento, que varia de um país para outro, e a falta de transparência sobre o status da solicitação são fatores comuns que tornam o processo ineficiente.
Além disso, os consulados costumam ficar sobrecarregados, especialmente em períodos de alta demanda. Greves, feriados locais e até mesmo a simples flutuação no volume de solicitações podem estender os prazos de emissão para semanas ou até meses.
Muitas vezes, a necessidade de viajar surge de forma emergencial, e a morosidade do processo tradicional se torna um grande obstáculo. Para uma empresa que precisa de agilidade e flexibilidade, essas dificuldades trazem muitos impactos negativos:
Uma reunião de negócios adiada por problemas no visto pode significar a perda de um contrato ou de uma oportunidade estratégica.
Remarcação de passagens, hospedagens e outros serviços geram despesas extras e impactam o orçamento.
O colaborador se vê em uma situação de incerteza, o que pode afetar seu foco e produtividade.
Perder prazos importantes por questões burocráticas pode passar uma imagem de desorganização.
Leia mais: Visto de trabalho: saiba tudo sobre a documentação
O eVisa Business, ou visto eletrônico de negócios, é uma alternativa mais ágil e tecnológica ao processo tradicional. Em vez de formulários físicos, visitas a consulados e longos períodos de espera, o processo é totalmente digital.
Isso significa que a solicitação, o envio de documentos e, em muitos casos, a aprovação ocorrem online, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Essa evolução moderniza a solicitação e a administração de vistos, estimulando o desenvolvimento de negócios e o investimento estrangeiro. Para o gestor de viagens, conhecer quais países adotam essa modalidade é fundamental para planejar as rotas de seus colaboradores com maior eficiência.
Vários países já adotaram o sistema de visto eletrônico ou etapas digitais no processo, como é o caso do Reino Unido, reconhecendo os benefícios de simplificar a entrada de viajantes de negócios. Alguns deles são:
Austrália;
Canadá;
Emirados Árabes Unidos;
Índia;
Turquia.
Esses são apenas alguns exemplos, e a lista de países que adotam o formato digital está em constante crescimento, tornando o processo de entrada mais ágil e menos burocrático para os viajantes corporativos.
Leia mais: Tudo sobre a Autorização de Viagem Eletrônica (ETA) para o Reino Unido
Cada país tem seus sistemas e especificidades, mas o processo de solicitação de um eVisa Business costuma seguir uma lógica semelhante. Veja as etapas gerais:
O primeiro passo é acessar o portal oficial de vistos eletrônicos do país de destino ou utilizar uma plataforma de solicitação autorizada. Tome muito cuidado para não utilizar canais não oficiais.
O formulário eletrônico geralmente solicita informações como dados pessoais, detalhes do passaporte, informações de contato, datas de ida e volta, informações sobre a empresa e o motivo específico da viagem.
Tenha sempre em mãos um modelo de carta-convite da empresa anfitriã ou uma carta da empresa empregadora, contendo dados como o nome do contato no exterior, o motivo da visita, a duração da estadia e a confirmação de que a empresa cobrirá os custos.
Em vez de cópias físicas, é preciso enviar versões digitalizadas. Para o envio, certifique-se de que os documentos estejam legíveis e dentro dos formatos e tamanhos especificados. Embora os requisitos variem conforme o país, os documentos mais comuns são:
Passaporte válido;
Foto recente do viajante;
Cópia das passagens aéreas de ida e volta;
Reservas de hotel ou comprovante de acomodação;
Extratos bancários recentes ou carta do empregador confirmando o custeio da viagem;
Carta-convite da empresa anfitriã;
Comprovante de vínculo empregatício.
A maioria das plataformas de eVisa exige o pagamento da taxa de processamento no momento da solicitação, geralmente via cartão de crédito ou outros meios digitais. É importante considerar esse custo no orçamento da viagem.
Após o envio, você receberá um número de referência para acompanhar o status online. Uma vez aprovado, o eVisa será enviado para o seu e-mail, geralmente em formato PDF.
Imprima uma cópia e salve o arquivo digital. Embora alguns países não exijam a apresentação física, é sempre prudente tê-la como backup.
Lembre-se: a aprovação do eVisa não garante a entrada no país: a decisão final é sempre do oficial de imigração no momento da chegada.
Algumas práticas são essenciais para evitar contratempos:
Tenha todos os documentos listados impressos na chegada ao país de destino para apresentar na imigração.
Desenvolva modelos padronizados de cartas-convite e cartas da empresa para agilizar o preenchimento e garantir consistência.
Mantenha-se informado sobre mudanças nas políticas de visto dos países de interesse, pois os requisitos podem se alterar com frequência.
Conte com o apoio de uma agência especializada que integre processos, documentos e solicitações em um só lugar.
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