Transporte fretado: como implementar e ganhar eficiência na mobilidade de funcionários

Custos que variam sem previsibilidade, atrasos frequentes, pouca visibilidade da operação e uma experiência insatisfatória para o colaborador fazem parte da rotina da mobilidade corporativa, especialmente em empresas com unidades espalhadas ou localizadas em regiões com acesso limitado ao transporte público.

Para lidar com esses desafios, o transporte fretado, um serviço privado e coletivo de transporte de passageiros, realizado por ônibus, micro-ônibus ou vans, e contratado para um grupo específico, como funcionários de uma empresa, estudantes ou turistas, ganha espaço.

Entretanto, o transporte casa-trabalho é frequentemente o segundo maior benefício corporativo em custo, o que representa outro desafio para as empresas: como ser estratégico e otimizar o orçamento? 

Por isso, neste conteúdo, iremos abordar como, é possível manter a satisfação e segurança dos colaboradores e preservar as soluções de mobilidade corporativa da sua empresa. Por isso, neste conteúdo, iremos abordar:

• O que é transporte fretado;

• Em quais situações utilizar o transporte fretado;

• Tipos de fretamento mais utilizados nas empresas;

• Benefícios do transporte fretado para as empresas;

• Quando vale a pena investir em transporte fretado;

• Regulamentação do transporte fretado;

• Como estruturar uma operação de transporte fretado na empresa;

• Quais critérios avaliar para escolher um bom fornecedor de fretamento.

O que é transporte fretado?

 Transporte fretado é o serviço de locação de veículos com motorista para uso exclusivo de uma empresa, grupo ou operação, com rotas, horários e condições definidos em contrato. 

Ou seja, a empresa conta com uma frota própria pronta para atender e levar seus colaboradores em trajetos do trabalho-casa, casa-trabalho.

Também é diferente de soluções individuais, como aplicativos de mobilidade, o fretamento permite à empresa ter controle mais direto sobre rotas, horários, custos e a qualidade do serviço prestado.

Com esse modelo, a gestão de frotas é feita de forma integrada, alinhada às demandas do negócio. Esse tipo de abordagem se torna especialmente relevante para empresas que precisam ganhar escala sem abrir mão de eficiência.

Em quais situações utilizar o transporte fretado?

O transporte fretado é utilizado para o deslocamento coletivo privado, comum no transporte de funcionários (residência-trabalho), turismo ou eventos. Ele também é útil para empresas que querem garantir a pontualidade, segurança e conforto.

Legalmente, pode substituir o vale-transporte (Lei 7.418/85) se cobrir todo o trajeto, e deve ser realizado por empresas cadastradas. Além disso, pode ser aplicado em diferentes contextos, como:

• Deslocamento diário entre casa e trabalho, principalmente em operações com grande volume de colaboradores;

• Transporte para turnos específicos, como períodos noturnos;

• Transfer para aeroportos, eventos e reuniões corporativas;

• Apoio logístico em operações industriais, obras ou centros de distribuição;

• Mobilidade em regiões com pouca oferta de transporte público.

Quais são os tipos de fretamento mais utilizados nas empresas?

O transporte fretado não segue um único formato. Existem diferentes modelos de contratação, que variam conforme o perfil da operação, o volume de colaboradores e o nível de previsibilidade da demanda. São eles:

• Fretamento contínuo: destinado ao transporte diário de funcionários da residência para o trabalho (e vice-versa);

• Fretamento eventual: para demandas pontuais, como transporte de colaboradores para eventos, treinamentos, reuniões externas ou viagens corporativas.

• Fretamento por demanda: modelo flexível de transporte coletivo privado que ajusta itinerários e horários de acordo com a necessidade dos usuários;

• Fretamento executivo: transporte privado de alto padrão para empresas e grupos;

• Fretamento para operações críticas: soluções de transporte de alto nível, projetadas para situações que exigem máxima segurança, pontualidade, disponibilidade imediata e conformidade rigorosa.

Confira mais detalhes:

1. Fretamento contínuo

É o modelo mais comum em empresas com operações recorrentes. Nesse caso, o transporte funciona de forma fixa, com rotas e horários definidos previamente, geralmente voltados ao trajeto entre casa e trabalho.

Indicado para empresas com grande volume de colaboradores, ele traz uma alta previsibilidade de uso, melhor aproveitamento da frota e redução do custo por passageiro.

Para contratar um fornecedor de fretamento contínuo, verifique se ele tem registro nos órgãos competentes, como a ANTT (transporte interestadual) ou órgãos estaduais (como a ARTESP em São Paulo), pois são necessários.

2. Fretamento eventual

O fretamento eventual atende demandas pontuais, sem recorrência. É utilizado, por exemplo, em situações como:

• Eventos corporativos;

• Treinamentos externos;

• Convenções;

• Deslocamentos para reuniões ou visitas técnicas.

Resolve necessidades específicas, mas não substitui uma política ou solução estruturada de mobilidade, já que tende a gerar custo mais alto por uso.

Trata-se de um modelo mais flexível, mas que exige atenção na contratação, justamente por não contar com um histórico contínuo que permita otimizações.

3. Fretamento por demanda (flexível)

O fretamento por demanda utiliza tecnologia de geolocalização e algoritmos de ocupação para definir o itinerário conforme o volume de usuários confirmados.

Por isso, nesse modelo de deslocamento. rotas e horários não são totalmente fixos: eles se ajustam de acordo com a demanda real dos colaboradores.

Costuma fazer mais sentido em empresas com operações híbridas ou com equipes distribuídas geograficamente.

Par que funcione, os colaboradores utilizam um sistema digital para confirmar o embarque. O software processa os dados de origem e destino para gerar a rota mais curta e escalonar o tamanho do veículo (ônibus, micro-ônibus ou van) necessário para aquele período.

Como lida com dados sensíveis, como endereços, o armazenamento dos dados de deslocamento e biometria dos colaboradores deve seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados

4. Fretamento executivo

Voltado para lideranças, executivos e equipes estratégicas, esse modelo prioriza conforto, agilidade e uma experiência mais personalizada.

Costuma contar com automóveis ou vans com configurações de conforto elevadas, como conectividade e isolamento acústico.

É bastante utilizado em deslocamentos para aeroportos, reuniões externas ou compromissos mais sensíveis.

O motorista da empresa contratada deve possuir a habilitação profissional (EAR - Exerce Atividade Remunerada) e cursos específicos de condução de passageiros exigidos pelo CONTRAN.

5. Fretamento para operações críticas

Algumas operações exigem soluções mais específicas, adaptadas a contextos particulares.

Esse tipo de fretamento atende, por exemplo:

• Turnos noturnos ou horários alternativos;

• Regiões com pouca ou nenhuma oferta de transporte público;

• Ambientes industriais ou logísticos com acesso restrito.

Nesses casos, o transporte fretado deve seguir as diretrizes de segurança do trabalho específicas do setor. Por exemplo, NR 18 para construção civil ou NR 22 para mineração.

Exige ainda que a transportadora possua certificações de qualidade e segurança viária, como a ISO 39001.

Nesses casos, o transporte fretado deixa de ser apenas um apoio e passa a ser parte essencial da operação.

Como escolher o modelo de fretamento ideal?

A escolha do melhor tipo de transporte fretado depende, principalmente, de três fatores: volume de colaboradores, previsibilidade da demanda e complexidade da operação.

Ao considerar esses pontos, o gestor consegue estruturar uma solução mais equilibrada, alinhando custo, controle e qualidade da experiência.

Na prática, muitas empresas combinam diferentes formatos para atender necessidades distintas. Por exemplo:

• Fretamento contínuo para operações fixas;

• Fretamento eventual para demandas pontuais;

• Fretamento flexível para áreas administrativas.

Quais são os benefícios do transporte fretado para as empresas?

Quando bem estruturado, o fretamento de transporte influencia diretamente custos, produtividade, segurança e a eficiência da operação como um todo.

Veja alguns dos principais ganhos:

1. Mais previsibilidade de custos

Um dos principais desafios da mobilidade corporativa está na variação de gastos. Soluções descentralizadas, como reembolsos e aplicativos, dificultam o controle do orçamento.

Com o transporte fretado, os custos são definidos previamente em contrato. Assim, a variação diminui e fica mais fácil projetar os gastos.

Isso traz mais segurança para o planejamento e evita surpresas ao longo do mês.

2. Aumento da pontualidade

Atrasos no deslocamento impactam diretamente a produtividade e podem afetar toda a operação.

Com rotas planejadas e horários definidos, o controle sobre os trajetos aumenta, o que tende a reduzir atrasos e estabilizar a operação.

Esse ponto ganha ainda mais importância em empresas que trabalham com turnos ou operações sensíveis.

3. Mais produtividade no dia a dia

O transporte fretado ajuda a reduzir o estresse durante o trajeto e melhorar a disposição ao chegar ao trabalho.

Afinal, o deslocamento diário, especialmente em trajetos longos, pode ser desgastante.

Com o tempo, isso se reflete no desempenho das equipes.

4. Mais segurança e fortalecimento do duty of care

Garantir a segurança dos colaboradores faz parte da responsabilidade da empresa, e isso está diretamente ligado ao conceito de duty of care.

Com o fretamento, é possível ter visibilidade sobre quem está sendo transportado, assegurar padrões de segurança nos veículos, diminuir a exposição a riscos no trajeto

Além disso, a empresa consegue agir com mais rapidez em situações imprevistas.

Tudo isso fortalece o duty of care desde o transporte.

5. Melhoria na experiência do colaborador

A forma como o colaborador se desloca impacta sua percepção sobre a empresa.

O transporte confiável e confortável ajuda a aumentar a satisfação no dia a dia e reduzir frustrações com o deslocamento.

Esse aspecto tem ganhado cada vez mais peso nas estratégias de employer branding.

6. Ganho de eficiência operacional

 Centralizar o transporte fretado gera ganho direto de eficiência operacional porque transforma um conjunto fragmentado de deslocamentos em um sistema controlável, mensurável e otimizado 

Conforme analisado pelo Benchmark de Fretado Corporativo, empresas que adotam uma gestão estruturada de fretado, com monitoramento contínuo e revisão de rotas, alcançam níveis de satisfação acima de 85%.

Assim, o time consegue dedicar mais tempo a atividades estratégicas.

7. Redução de custos indiretos

Além dos custos diretos, a mobilidade também gera despesas menos visíveis no dia a dia.

Com o fretamento, é possível reduzir reembolsos individuais, uso excessivo de aplicativos e táxis e custos administrativos ligados à gestão.

No fim, isso contribui para uma operação mais enxuta e com melhor controle financeiro.

Quando vale a pena investir em transporte fretado?

Existem alguns sinais claros de que o transporte fretado pode fazer sentido para a empresa. Em geral, eles aparecem quando a mobilidade começa a gerar custo, complexidade ou impacto na operação.

Veja alguns dos cenários mais comuns:

• Alto volume de colaboradores no mesmo trajeto: quando muitas pessoas percorrem rotas semelhantes, o fretamento ajuda a consolidar esses deslocamentos e ganhar escala.

• Operações em regiões de difícil acesso: empresas localizadas em áreas industriais, afastadas ou com pouca oferta de transporte público costumam enfrentar dificuldades constantes de mobilidade. Nesse caso, o fretamento se torna uma alternativa mais viável.

• Alto gasto com reembolsos e aplicativos: quando há forte dependência de reembolsos, táxis ou apps de mobilidade, os custos tendem a subir e ficar menos previsíveis. O fretamento pode trazer mais controle nesse cenário.

• Problemas recorrentes de pontualidade: atrasos frequentes afetam a produtividade, o atendimento e até os resultados. Com rotas e horários definidos, o fretamento ajuda a reduzir esse tipo de impacto.

• Operações com múltiplos turnos: empresas que operam em horários alternativos, especialmente à noite, enfrentam desafios maiores de deslocamento. O fretamento garante uma solução mais confiável fora dos horários convencionais.

Se a empresa se encaixa em dois ou mais desses pontos, já há um indicativo consistente de que o transporte fretado pode trazer ganhos relevantes.

Transporte fretado é regulamentado? O que a empresa precisa saber

Sim, o transporte fretado é regulamentado no Brasil, e esse é um ponto que merece atenção de qualquer empresa que queira adotar o modelo com segurança.

As regras variam conforme o tipo de operação:

• Âmbito interestadual (entre estados): regulamentado pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT);

• Âmbito estadual e municipal: sob responsabilidade de órgãos locais, como departamentos de transporte e agências reguladoras.

Na prática, isso significa que cada região pode ter exigências próprias. Por isso, é importante redobrar o cuidado ao contratar fornecedores que atuam em diferentes localidades.

As empresas prestadoras de transporte fretado precisam cumprir uma série de requisitos legais e operacionais, como:

• Autorização para operação emitida pelos órgãos competentes;

• Veículos devidamente licenciados e regularizados;

• Manutenção periódica comprovada;

• Motoristas com habilitação adequada e treinamento específico;

• Cumprimento das normas de segurança no transporte de passageiros.

Essas exigências ajudam a garantir que o serviço seja prestado dentro dos padrões definidos por lei.

Além disso, a empresa contratante também tem um papel importante nesse processo. Para reduzir riscos, é fundamental verificar a regularidade do prestador de serviço, garantir que o contrato esteja alinhado às exigências legais e acompanhar o cumprimento das condições acordadas.

Como estruturar uma operação de transporte fretado na empresa?

Para que o transporte fretado funcione bem no dia a dia, não basta apenas contratar o serviço. É preciso organizar a operação com base em dados, planejamento logístico e acompanhamento constante. Veja um passo a passo para estruturar esse processo:

1. Mapeamento da demanda

O ponto de partida é entender quem realmente precisa do transporte e como esse deslocamento acontece.

Nesse levantamento, vale considerar:

• Origem e destino dos colaboradores;

• Horários de entrada e saída, incluindo diferentes turnos;

• Volume de pessoas por região;

• Frequência de uso.

Quanto mais completo for esse mapeamento, mais fácil será tomar decisões nas etapas seguintes.

2. Definição e otimização de rotas

Com essas informações em mãos, é possível desenhar rotas mais eficientes, equilibrando atendimento e custo.

Aqui, o objetivo é reduzir o tempo de deslocamento e evitar trajetos desnecessários. Para isso, faz diferença escolher bem os pontos de embarque e garantir uma boa ocupação dos veículos.

Quando essa etapa não é bem feita, a operação tende a ficar mais cara e menos atrativa para os colaboradores.

3. Escolha do modelo de fretamento

Nem sempre um único formato resolve todas as necessidades. O ideal é avaliar onde faz sentido adotar um modelo contínuo, quando recorrer ao fretamento eventual e se há espaço para soluções mais flexíveis, sob demanda.

Combinar esses formatos de forma equilibrada ajuda a evitar ociosidade e melhora o uso dos recursos.

4. Contratação de fornecedores

A escolha dos fornecedores tem impacto direto na qualidade do serviço.

Alguns pontos que merecem atenção:

• Escopo do serviço;

• Regras de atendimento;

• Critérios para substituição de veículos;

• Responsabilidades em caso de incidentes.

Mais do que buscar o menor custo, vale priorizar parceiros confiáveis, com capacidade de execução consistente.

5. Gestão da operação no dia a dia

Depois da implementação, começa uma etapa menos visível, mas essencial: a gestão contínua da operação, que inclui:

• Monitorar rotas e horários;

• Acompanhar atrasos;

• Gerenciar ocorrências;

• Fazer ajustes conforme mudanças na demanda.

Sem esse acompanhamento, é comum que a operação perca eficiência ao longo do tempo.

6. Controle de indicadores

Para manter a operação saudável, é importante acompanhar dados de forma regular.

Entre os principais indicadores de transporte, estão:

• Custo por colaborador transportado;

• Taxa de ocupação dos veículos;

• Índice de pontualidade;

• Nível de satisfação dos usuários;

• Frequência de uso.

Essas métricas ajudam a identificar ajustes necessários e dão base para decisões mais estratégicas.

7. Comunicação com os colaboradores

Por fim, a adesão ao transporte fretado depende muito da clareza na comunicação.

É fundamental que os colaboradores tenham acesso a informações como horários e pontos de embarque, regras de uso e benefícios do serviço.

Quais critérios avaliar para escolher um bom fornecedor de fretamento?

A escolha do fornecedor é um dos pontos mais sensíveis na implementação do transporte fretado.

Um parceiro mal selecionado pode afetar a pontualidade, comprometer a segurança, prejudicar a experiência dos colaboradores e até gerar riscos legais.

Por isso, vale adotar critérios claros e objetivos na hora da decisão. Alguns dos principais são:

1. Regularização e compliance

O primeiro passo é garantir que o fornecedor esteja em conformidade com as exigências legais.

Verifique se ele possui autorização dos órgãos reguladores, opera dentro das normas vigentes e mantém a documentação em dia.

Pode parecer básico, mas esse cuidado evita problemas jurídicos e operacionais no futuro.

2. Qualidade e estado da frota

Uma frota bem mantida reduz a chance de falhas e torna o trajeto mais confiável para os usuários. Vale observar:

• Idade média da frota;

• Frequência de manutenção;

• Condições gerais dos veículos;

• Itens de segurança disponíveis;

3. Experiência no segmento

Fornecedores com histórico no transporte corporativo costumam lidar melhor com as particularidades desse tipo de operação.

Considere o tempo de atuação, o perfil dos clientes atendidos e se há experiências semelhantes ao seu cenário.

4. Cobertura geográfica

Nem todos os fornecedores conseguem manter o mesmo padrão de qualidade em diferentes regiões.

Por isso, é importante avaliar áreas de atuação, capacidade de expansão e estrutura operacional em diferentes localidades.

Esse ponto ganha ainda mais relevância em empresas com operações distribuídas.

5. Tecnologia e monitoramento

Sem apoio de tecnologia, a gestão tende a ficar mais manual e sujeita a falhas.

Verifique se o fornecedor oferece rastreamento de veículos, monitoramento em tempo real e integração com sistemas.

Esses recursos ajudam a dar mais visibilidade e controle sobre a operação.

6. Atendimento e suporte

Imprevistos acontecem e a forma como o fornecedor responde a eles faz toda a diferença.

Nesse cenário, um suporte eficiente reduz impactos e ajuda a manter a operação estável no dia a dia.

Aqui, avalie pontos como tempo de resposta, canais de atendimento e capacidade de resolução de incidentes.

Como a VOLL apoia a gestão de mobilidade corporativa

O principal ganho da gestão de transporte fretado aparece quando essa operação se conecta com toda a jornada de gestão de mobilidade corporativa, incluindo viagens, deslocamentos e gestão de despesas.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma plataforma que integra todas essas frentes em um só ambiente.

Em vez de lidar com diferentes sistemas, fornecedores e controles paralelos, a empresa passa a operar com mais simplicidade com:

• Gestão centralizada em um único app: em vez de lidar com múltiplos aplicativos, cadastros e recibos fragmentados, as empresas consolidam todos os pagamentos e custos de deslocamento em uma única fatura mensal. Toda a jornada do colaborador fica concentrada em um só lugar, do deslocamento diário às viagens corporativas;

• Controle de políticas automatizado: os gestores podem parametrizar as políticas da empresa no sistema de forma flexível. É possível validar e bloquear solicitações com base em horários, dias da semana, quilometragem máxima por trajeto e limites de valores;
  

• Visibilidade em tempo real dos custos: o gestor acompanha gastos e indicadores de forma consolidada, com dados sempre atualizados. Além disso, o sistema utiliza inteligência artificial para auditar valores, detectar padrões anômalos e mitigar fraudes de forma automatizada;

• Relatórios inteligentes para tomada de decisão: dashboards dinâmicos com dados atualizados diariamente sobre custos, trajetos e mais, que ajudam a identificar oportunidades de economia e ajustes na operação.

• Reembolso de KM simplificado: nos casos de uso do carro próprio, o sistema faz o cálculo automático e exato do valor do reembolso assim que o viajante insere os endereços de partida e chegada
  

Quando o fretamento passa a fazer parte desse ecossistema, fica mais fácil evitar sobreposição de custos entre diferentes modais, identificar oportunidades de substituição e ajustar políticas com base no uso real.

Com isso, a gestão ganha mais consistência e o transporte deixa de ser apenas operacional, passando a ocupar um papel mais estratégico dentro da mobilidade corporativa.

Se a sua empresa busca mais controle, eficiência e visibilidade na gestão de transporte e mobilidade corporativa, solicite uma demonstração da VOLL e veja como podemos apoiar essa jornada.

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