Custos que variam sem previsibilidade, atrasos frequentes, pouca visibilidade da operação e uma experiência insatisfatória para o colaborador fazem parte da rotina da mobilidade corporativa, especialmente em empresas com unidades espalhadas ou localizadas em regiões com acesso limitado ao transporte público.
Para lidar com esses desafios, o transporte fretado, um serviço privado e coletivo de transporte de passageiros, realizado por ônibus, micro-ônibus ou vans, e contratado para um grupo específico, como funcionários de uma empresa, estudantes ou turistas, ganha espaço.
Entretanto, o transporte casa-trabalho é frequentemente o segundo maior benefício corporativo em custo, o que representa outro desafio para as empresas: como ser estratégico e otimizar o orçamento?
Por isso, neste conteúdo, iremos abordar como, é possível manter a satisfação e segurança dos colaboradores e preservar as soluções de mobilidade corporativa da sua empresa. Por isso, neste conteúdo, iremos abordar:
O que é transporte fretado;
Em quais situações utilizar o transporte fretado;
Tipos de fretamento mais utilizados nas empresas;
Benefícios do transporte fretado para as empresas;
Quando vale a pena investir em transporte fretado;
Regulamentação do transporte fretado;
Como estruturar uma operação de transporte fretado na empresa;
Quais critérios avaliar para escolher um bom fornecedor de fretamento.
Transporte fretado é o serviço de locação de veículos com motorista para uso exclusivo de uma empresa, grupo ou operação, com rotas, horários e condições definidos em contrato.
Ou seja, a empresa conta com uma frota própria pronta para atender e levar seus colaboradores em trajetos do trabalho-casa, casa-trabalho.
Também é diferente de soluções individuais, como aplicativos de mobilidade, o fretamento permite à empresa ter controle mais direto sobre rotas, horários, custos e a qualidade do serviço prestado.
Com esse modelo, a gestão de frotas é feita de forma integrada, alinhada às demandas do negócio. Esse tipo de abordagem se torna especialmente relevante para empresas que precisam ganhar escala sem abrir mão de eficiência.
O transporte fretado é utilizado para o deslocamento coletivo privado, comum no transporte de funcionários (residência-trabalho), turismo ou eventos. Ele também é útil para empresas que querem garantir a pontualidade, segurança e conforto.
Legalmente, pode substituir o vale-transporte (Lei 7.418/85) se cobrir todo o trajeto, e deve ser realizado por empresas cadastradas. Além disso, pode ser aplicado em diferentes contextos, como:
Deslocamento diário entre casa e trabalho, principalmente em operações com grande volume de colaboradores;
Transporte para turnos específicos, como períodos noturnos;
Transfer para aeroportos, eventos e reuniões corporativas;
Apoio logístico em operações industriais, obras ou centros de distribuição;
Mobilidade em regiões com pouca oferta de transporte público.
O transporte fretado não segue um único formato. Existem diferentes modelos de contratação, que variam conforme o perfil da operação, o volume de colaboradores e o nível de previsibilidade da demanda. São eles:
Fretamento contínuo: destinado ao transporte diário de funcionários da residência para o trabalho (e vice-versa);
Fretamento eventual: para demandas pontuais, como transporte de colaboradores para eventos, treinamentos, reuniões externas ou viagens corporativas.
Fretamento por demanda: modelo flexível de transporte coletivo privado que ajusta itinerários e horários de acordo com a necessidade dos usuários;
Fretamento executivo: transporte privado de alto padrão para empresas e grupos;
Confira mais detalhes:
É o modelo mais comum em empresas com operações recorrentes. Nesse caso, o transporte funciona de forma fixa, com rotas e horários definidos previamente, geralmente voltados ao trajeto entre casa e trabalho.
Indicado para empresas com grande volume de colaboradores, ele traz uma alta previsibilidade de uso, melhor aproveitamento da frota e redução do custo por passageiro.
Para contratar um fornecedor de fretamento contínuo, verifique se ele tem registro nos órgãos competentes, como a ANTT (transporte interestadual) ou órgãos estaduais (como a ARTESP em São Paulo), pois são necessários.
O fretamento eventual atende demandas pontuais, sem recorrência. É utilizado, por exemplo, em situações como:
Treinamentos externos;
Convenções;
Deslocamentos para reuniões ou visitas técnicas.
Resolve necessidades específicas, mas não substitui uma política ou solução estruturada de mobilidade, já que tende a gerar custo mais alto por uso.
Trata-se de um modelo mais flexível, mas que exige atenção na contratação, justamente por não contar com um histórico contínuo que permita otimizações.
O fretamento por demanda utiliza tecnologia de geolocalização e algoritmos de ocupação para definir o itinerário conforme o volume de usuários confirmados.
Por isso, nesse modelo de deslocamento. rotas e horários não são totalmente fixos: eles se ajustam de acordo com a demanda real dos colaboradores.
Costuma fazer mais sentido em empresas com operações híbridas ou com equipes distribuídas geograficamente.
Par que funcione, os colaboradores utilizam um sistema digital para confirmar o embarque. O software processa os dados de origem e destino para gerar a rota mais curta e escalonar o tamanho do veículo (ônibus, micro-ônibus ou van) necessário para aquele período.
Como lida com dados sensíveis, como endereços, o armazenamento dos dados de deslocamento e biometria dos colaboradores deve seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados
Voltado para lideranças, executivos e equipes estratégicas, esse modelo prioriza conforto, agilidade e uma experiência mais personalizada.
Costuma contar com automóveis ou vans com configurações de conforto elevadas, como conectividade e isolamento acústico.
É bastante utilizado em deslocamentos para aeroportos, reuniões externas ou compromissos mais sensíveis.
O motorista da empresa contratada deve possuir a habilitação profissional (EAR - Exerce Atividade Remunerada) e cursos específicos de condução de passageiros exigidos pelo CONTRAN.
Algumas operações exigem soluções mais específicas, adaptadas a contextos particulares.
Esse tipo de fretamento atende, por exemplo:
Turnos noturnos ou horários alternativos;
Regiões com pouca ou nenhuma oferta de transporte público;
Ambientes industriais ou logísticos com acesso restrito.
Nesses casos, o transporte fretado deve seguir as diretrizes de segurança do trabalho específicas do setor. Por exemplo, NR 18 para construção civil ou NR 22 para mineração.
Exige ainda que a transportadora possua certificações de qualidade e segurança viária, como a ISO 39001.
Nesses casos, o transporte fretado deixa de ser apenas um apoio e passa a ser parte essencial da operação.
A escolha do melhor tipo de transporte fretado depende, principalmente, de três fatores: volume de colaboradores, previsibilidade da demanda e complexidade da operação.
Ao considerar esses pontos, o gestor consegue estruturar uma solução mais equilibrada, alinhando custo, controle e qualidade da experiência.
Na prática, muitas empresas combinam diferentes formatos para atender necessidades distintas. Por exemplo:
Fretamento contínuo para operações fixas;
Fretamento eventual para demandas pontuais;
Fretamento flexível para áreas administrativas.
Quando bem estruturado, o fretamento de transporte influencia diretamente custos, produtividade, segurança e a eficiência da operação como um todo.
Veja alguns dos principais ganhos:
Um dos principais desafios da mobilidade corporativa está na variação de gastos. Soluções descentralizadas, como reembolsos e aplicativos, dificultam o controle do orçamento.
Com o transporte fretado, os custos são definidos previamente em contrato. Assim, a variação diminui e fica mais fácil projetar os gastos.
Isso traz mais segurança para o planejamento e evita surpresas ao longo do mês.
Atrasos no deslocamento impactam diretamente a produtividade e podem afetar toda a operação.
Com rotas planejadas e horários definidos, o controle sobre os trajetos aumenta, o que tende a reduzir atrasos e estabilizar a operação.
Esse ponto ganha ainda mais importância em empresas que trabalham com turnos ou operações sensíveis.
O transporte fretado ajuda a reduzir o estresse durante o trajeto e melhorar a disposição ao chegar ao trabalho.
Afinal, o deslocamento diário, especialmente em trajetos longos, pode ser desgastante.
Com o tempo, isso se reflete no desempenho das equipes.
Garantir a segurança dos colaboradores faz parte da responsabilidade da empresa, e isso está diretamente ligado ao conceito de duty of care.
Com o fretamento, é possível ter visibilidade sobre quem está sendo transportado, assegurar padrões de segurança nos veículos, diminuir a exposição a riscos no trajeto
Além disso, a empresa consegue agir com mais rapidez em situações imprevistas.
Tudo isso fortalece o duty of care desde o transporte.
A forma como o colaborador se desloca impacta sua percepção sobre a empresa.
O transporte confiável e confortável ajuda a aumentar a satisfação no dia a dia e reduzir frustrações com o deslocamento.
Esse aspecto tem ganhado cada vez mais peso nas estratégias de employer branding.
Centralizar o transporte fretado gera ganho direto de eficiência operacional porque transforma um conjunto fragmentado de deslocamentos em um sistema controlável, mensurável e otimizado
Conforme analisado pelo Benchmark de Fretado Corporativo, empresas que adotam uma gestão estruturada de fretado, com monitoramento contínuo e revisão de rotas, alcançam níveis de satisfação acima de 85%.
Assim, o time consegue dedicar mais tempo a atividades estratégicas.
Além dos custos diretos, a mobilidade também gera despesas menos visíveis no dia a dia.
Com o fretamento, é possível reduzir reembolsos individuais, uso excessivo de aplicativos e táxis e custos administrativos ligados à gestão.
No fim, isso contribui para uma operação mais enxuta e com melhor controle financeiro.
Existem alguns sinais claros de que o transporte fretado pode fazer sentido para a empresa. Em geral, eles aparecem quando a mobilidade começa a gerar custo, complexidade ou impacto na operação.
Veja alguns dos cenários mais comuns:
Alto volume de colaboradores no mesmo trajeto: quando muitas pessoas percorrem rotas semelhantes, o fretamento ajuda a consolidar esses deslocamentos e ganhar escala.
Operações em regiões de difícil acesso: empresas localizadas em áreas industriais, afastadas ou com pouca oferta de transporte público costumam enfrentar dificuldades constantes de mobilidade. Nesse caso, o fretamento se torna uma alternativa mais viável.
Alto gasto com reembolsos e aplicativos: quando há forte dependência de reembolsos, táxis ou apps de mobilidade, os custos tendem a subir e ficar menos previsíveis. O fretamento pode trazer mais controle nesse cenário.
Problemas recorrentes de pontualidade: atrasos frequentes afetam a produtividade, o atendimento e até os resultados. Com rotas e horários definidos, o fretamento ajuda a reduzir esse tipo de impacto.
Operações com múltiplos turnos: empresas que operam em horários alternativos, especialmente à noite, enfrentam desafios maiores de deslocamento. O fretamento garante uma solução mais confiável fora dos horários convencionais.
Se a empresa se encaixa em dois ou mais desses pontos, já há um indicativo consistente de que o transporte fretado pode trazer ganhos relevantes.
Sim, o transporte fretado é regulamentado no Brasil, e esse é um ponto que merece atenção de qualquer empresa que queira adotar o modelo com segurança.
As regras variam conforme o tipo de operação:
Âmbito interestadual (entre estados): regulamentado pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT);
Âmbito estadual e municipal: sob responsabilidade de órgãos locais, como departamentos de transporte e agências reguladoras.
Na prática, isso significa que cada região pode ter exigências próprias. Por isso, é importante redobrar o cuidado ao contratar fornecedores que atuam em diferentes localidades.
As empresas prestadoras de transporte fretado precisam cumprir uma série de requisitos legais e operacionais, como:
Autorização para operação emitida pelos órgãos competentes;
Veículos devidamente licenciados e regularizados;
Manutenção periódica comprovada;
Motoristas com habilitação adequada e treinamento específico;
Cumprimento das normas de segurança no transporte de passageiros.
Essas exigências ajudam a garantir que o serviço seja prestado dentro dos padrões definidos por lei.
Além disso, a empresa contratante também tem um papel importante nesse processo. Para reduzir riscos, é fundamental verificar a regularidade do prestador de serviço, garantir que o contrato esteja alinhado às exigências legais e acompanhar o cumprimento das condições acordadas.
Para que o transporte fretado funcione bem no dia a dia, não basta apenas contratar o serviço. É preciso organizar a operação com base em dados, planejamento logístico e acompanhamento constante. Veja um passo a passo para estruturar esse processo:
O ponto de partida é entender quem realmente precisa do transporte e como esse deslocamento acontece.
Nesse levantamento, vale considerar:
Origem e destino dos colaboradores;
Horários de entrada e saída, incluindo diferentes turnos;
Volume de pessoas por região;
Frequência de uso.
Quanto mais completo for esse mapeamento, mais fácil será tomar decisões nas etapas seguintes.
Com essas informações em mãos, é possível desenhar rotas mais eficientes, equilibrando atendimento e custo.
Aqui, o objetivo é reduzir o tempo de deslocamento e evitar trajetos desnecessários. Para isso, faz diferença escolher bem os pontos de embarque e garantir uma boa ocupação dos veículos.
Quando essa etapa não é bem feita, a operação tende a ficar mais cara e menos atrativa para os colaboradores.
Nem sempre um único formato resolve todas as necessidades. O ideal é avaliar onde faz sentido adotar um modelo contínuo, quando recorrer ao fretamento eventual e se há espaço para soluções mais flexíveis, sob demanda.
Combinar esses formatos de forma equilibrada ajuda a evitar ociosidade e melhora o uso dos recursos.
A escolha dos fornecedores tem impacto direto na qualidade do serviço.
Alguns pontos que merecem atenção:
Escopo do serviço;
Regras de atendimento;
Critérios para substituição de veículos;
Responsabilidades em caso de incidentes.
Mais do que buscar o menor custo, vale priorizar parceiros confiáveis, com capacidade de execução consistente.
Depois da implementação, começa uma etapa menos visível, mas essencial: a gestão contínua da operação, que inclui:
Monitorar rotas e horários;
Acompanhar atrasos;
Gerenciar ocorrências;
Fazer ajustes conforme mudanças na demanda.
Sem esse acompanhamento, é comum que a operação perca eficiência ao longo do tempo.
Para manter a operação saudável, é importante acompanhar dados de forma regular.
Entre os principais indicadores de transporte, estão:
Custo por colaborador transportado;
Taxa de ocupação dos veículos;
Índice de pontualidade;
Nível de satisfação dos usuários;
Frequência de uso.
Essas métricas ajudam a identificar ajustes necessários e dão base para decisões mais estratégicas.
Por fim, a adesão ao transporte fretado depende muito da clareza na comunicação.
É fundamental que os colaboradores tenham acesso a informações como horários e pontos de embarque, regras de uso e benefícios do serviço.
A escolha do fornecedor é um dos pontos mais sensíveis na implementação do transporte fretado.
Um parceiro mal selecionado pode afetar a pontualidade, comprometer a segurança, prejudicar a experiência dos colaboradores e até gerar riscos legais.
Por isso, vale adotar critérios claros e objetivos na hora da decisão. Alguns dos principais são:
O primeiro passo é garantir que o fornecedor esteja em conformidade com as exigências legais.
Verifique se ele possui autorização dos órgãos reguladores, opera dentro das normas vigentes e mantém a documentação em dia.
Pode parecer básico, mas esse cuidado evita problemas jurídicos e operacionais no futuro.
Uma frota bem mantida reduz a chance de falhas e torna o trajeto mais confiável para os usuários. Vale observar:
Idade média da frota;
Frequência de manutenção;
Condições gerais dos veículos;
Itens de segurança disponíveis;
Fornecedores com histórico no transporte corporativo costumam lidar melhor com as particularidades desse tipo de operação.
Considere o tempo de atuação, o perfil dos clientes atendidos e se há experiências semelhantes ao seu cenário.
Nem todos os fornecedores conseguem manter o mesmo padrão de qualidade em diferentes regiões.
Por isso, é importante avaliar áreas de atuação, capacidade de expansão e estrutura operacional em diferentes localidades.
Esse ponto ganha ainda mais relevância em empresas com operações distribuídas.
Sem apoio de tecnologia, a gestão tende a ficar mais manual e sujeita a falhas.
Verifique se o fornecedor oferece rastreamento de veículos, monitoramento em tempo real e integração com sistemas.
Esses recursos ajudam a dar mais visibilidade e controle sobre a operação.
Imprevistos acontecem e a forma como o fornecedor responde a eles faz toda a diferença.
Nesse cenário, um suporte eficiente reduz impactos e ajuda a manter a operação estável no dia a dia.
Aqui, avalie pontos como tempo de resposta, canais de atendimento e capacidade de resolução de incidentes.
O principal ganho da gestão de transporte fretado aparece quando essa operação se conecta com toda a jornada de gestão de mobilidade corporativa, incluindo viagens, deslocamentos e gestão de despesas.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma plataforma que integra todas essas frentes em um só ambiente.
Em vez de lidar com diferentes sistemas, fornecedores e controles paralelos, a empresa passa a operar com mais simplicidade com:
Gestão centralizada em um único app: em vez de lidar com múltiplos aplicativos, cadastros e recibos fragmentados, as empresas consolidam todos os pagamentos e custos de deslocamento em uma única fatura mensal. Toda a jornada do colaborador fica concentrada em um só lugar, do deslocamento diário às viagens corporativas;
Controle de políticas automatizado: os gestores podem parametrizar as políticas da empresa no sistema de forma flexível. É possível validar e bloquear solicitações com base em horários, dias da semana, quilometragem máxima por trajeto e limites de valores;
Visibilidade em tempo real dos custos: o gestor acompanha gastos e indicadores de forma consolidada, com dados sempre atualizados. Além disso, o sistema utiliza inteligência artificial para auditar valores, detectar padrões anômalos e mitigar fraudes de forma automatizada;
Relatórios inteligentes para tomada de decisão: dashboards dinâmicos com dados atualizados diariamente sobre custos, trajetos e mais, que ajudam a identificar oportunidades de economia e ajustes na operação.
Quando o fretamento passa a fazer parte desse ecossistema, fica mais fácil evitar sobreposição de custos entre diferentes modais, identificar oportunidades de substituição e ajustar políticas com base no uso real.
Com isso, a gestão ganha mais consistência e o transporte deixa de ser apenas operacional, passando a ocupar um papel mais estratégico dentro da mobilidade corporativa.
Se a sua empresa busca mais controle, eficiência e visibilidade na gestão de transporte e mobilidade corporativa, solicite uma demonstração da VOLL e veja como podemos apoiar essa jornada.
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