Como emitir viagens corporativas apenas com agenda comprovada?

Uma viagem corporativa só faz sentido quando há um propósito definido. Ainda assim, não é raro empresas arcarem com deslocamentos sem reunião marcada, evento confirmado ou projeto ativo. Ou seja, viagens que, na prática, não entregam retorno algum ao negócio e podem comprometer a visão do board em relação ao programa de viagens.

Mais do que um problema de custo, esse tipo de deslocamento representa falta de rastreabilidade e de critério na aprovação. Por isso, a gestão de viagens corporativas vêm adotando a exigência de agenda comprovada antes da emissão, como convites, ordens de serviço ou pautas formais que validem o objetivo da viagem.

Ao transformar a autorização de viagens em um processo baseado em evidências concretas, o gestor deixa de ser apenas um executor e passa a atuar como agente de governança, garantindo que cada bilhete emitido contribua, de fato, para os resultados do negócio.

Exemplos de evidências que podem ser apresentadas antes da emissão da viagem

Estabelecer critérios objetivos para autorizar viagens é o primeiro passo para cortar deslocamentos improdutivos e aumentar a transparência no uso do orçamento corporativo. A emissão só deve ocorrer quando houver prova documental do compromisso que justifica a viagem.

Entre as evidências mínimas aceitas, estão:

• Convite formal de reunião, evento ou treinamento com data, horário e participantes confirmados;

• Ordem de serviço ou solicitação de visita técnica, emitida por cliente, parceiro ou outra área interna;

• Pauta validada ou minuta de reunião, demonstrando a finalidade e os temas a serem tratados;

• Comprovante de inscrição ou credenciamento, no caso de feiras, congressos e convenções;

• Correspondência corporativa que relacione o deslocamento a um projeto em andamento.

Esses documentos podem ser anexados diretamente no fluxo de aprovação, garantindo que o gestor valide o propósito antes de autorizar a emissão no sistema.

Quais exceções podem justificar viagens sem comprovação prévia

Embora a comprovação de agenda deva ser regra, existem situações em que a emissão imediata é necessária, especialmente quando a viagem está relacionada a crises, urgências operacionais ou compromissos sob SLA.

Entre os casos que justificam exceção, estão:

• Atendimento emergencial a clientes ou parceiros estratégicos, quando a presença imediata do colaborador evita perdas contratuais ou interrupção de serviço;

• Crises internas ou externas que demandem deslocamento rápido de equipes técnicas, de comunicação ou de liderança;

• Cumprimento de prazos legais ou contratuais, especialmente em auditorias, vistorias ou reuniões convocadas por órgãos reguladores;

• Situações de substituição de última hora, quando um colaborador precisa representar outro em evento ou reunião já confirmada.

Mesmo nesses casos, é fundamental que a justificativa e a documentação posterior sejam registradas no sistema, assegurando que a exceção seja tratada como fato isolado e não como brecha na política de viagens corporativas.

Leia também: Como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita.

Como validar a agenda no OBT como campo obrigatório

Transformar a comprovação de agenda em um campo obrigatório no OBT (Online Booking Tool) é uma das formas mais eficientes de automatizar o controle e eliminar a subjetividade na aprovação das viagens. 

Para estruturar essa validação:

• Crie um campo específico no fluxo de reserva: “Comprovação de reunião/projeto/evento”, com upload de documento ou link institucional.

• Associe o campo à aprovação do gestor: o sistema só deve liberar a emissão após validação manual ou automática do anexo.

• Padronize o formato da evidência: aceite apenas convites com data, horário e participantes ou documentos com número de projeto.

• Integre com o ERP e relatórios: para vincular viagens a centros de custo e metas de projeto, evitando deslocamentos sem vínculo produtivo.

Com essa simples automação, o gestor garante governança sobre cada passagem emitida e reduz drasticamente viagens sem propósito claro, fortalecendo também a rastreabilidade do processo.

Como acionar o cancelamento automático se a agenda cair

Mesmo que o gestor faça de tudo para manter o controle, imprevistos acontecem. Reuniões são desmarcadas, eventos adiados e projetos pausados são comuns e, para evitar que o colaborador viaje sem necessidade, o ideal é automatizar o cancelamento da viagem quando a agenda associada for cancelada.

Confira algumas boas práticas para implementar essa automação:

• Integração de calendários corporativos: vincule o evento à reserva no OBT, permitindo o cancelamento automático caso o compromisso seja removido do calendário.

• Validação pré-embarque: crie uma etapa de reconfirmação próxima à data da viagem, exigindo que o gestor ou o viajante confirme se o compromisso segue ativo.

• Alertas de agenda: configure notificações automáticas para o RH e o gestor de viagens em caso de alteração, adiamento ou cancelamento do evento vinculado.

• Política de reemissão clara: defina prazos e condições para remarcação, priorizando tarifas reembolsáveis em agendas suscetíveis a mudanças.

Esses controles reduzem desperdícios e fortalecem a governança da gestão de viagens corporativas, garantindo que o orçamento seja usado apenas em deslocamentos efetivamente produtivos.

Quais indicadores ajudam a medir eficiência e economia

Após implementar o controle de comprovação de agenda, o próximo passo é acompanhar indicadores que comprovem o impacto da medida. Esses dados ajudam a demonstrar, com precisão, como a governança reduz custos e melhora o aproveitamento das viagens.

Indicadores que valem ser monitorados:

• Viagens sem reunião registrada: percentual de bilhetes emitidos sem agenda ou justificativa aprovado. Quanto menor, melhor.

• Cancelamentos evitados: volume de emissões canceladas por ausência de comprovação, evidenciando economia direta.

• Reemissões: número de bilhetes remarcados por alteração de data ou pauta, que pode indicar falhas na etapa de validação.

• Economia estimada: cálculo do valor total poupado com deslocamentos evitados, reembolsos não solicitados e tarifas reembolsáveis bem aplicadas.

• Aderência à política: proporção de reservas com evidência anexada, demonstrando o nível de conformidade da equipe.

O monitoramento contínuo desses dados permite ao gestor enxergar, de forma concreta, o retorno da política e identificar pontos de melhoria. Além de traduzirem economia e eficiência, os indicadores reforçam a credibilidade da gestão de viagens corporativas perante o board e as áreas de finanças.

Leia também: Como provar o valor das viagens corporativas e demonstrar resultados à diretoria.

Como a VOLL apoia empresas no controle de viagens

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e está presente em mais de 80 países, unificando viagens e despesas corporativas em uma única plataforma e permitindo que gestores acompanhem todo o ciclo de aprovação com transparência e controle.

Ao integrar tecnologia, dados e consultoria especializada, a VOLL ajuda empresas a emitirem apenas viagens com propósito comprovado, transformando o processo de aprovação em uma etapa estratégica de governança.

Entre os diferenciais estão:

• Campos personalizados no OBT: inclusão obrigatória de convites, pautas e comprovantes antes da emissão;

• Integração com calendários e ERPs: cancelamento automático em caso de alteração de agenda;

• Relatórios e alertas inteligentes: identificação imediata de viagens sem justificativa ou agendas inativas;

• Acompanhamento consultivo: apoio na definição de políticas, indicadores e fluxos de aprovação. 

Além disso, a VOLL acompanha os principais KPIs do programa de viagens, fornecendo relatórios e dados estratégicos que ajudam gestores a comprovar, com base em evidências, o valor de cada deslocamento perante o board e as áreas de finanças.

Parceira de grandes grandes empresas com operação global como Andrade Gutierrez, Afya e Localiza, entre outras diversas, a VOLL já construiu diversos cases de sucesso com resultados que comprovam ganhos expressivos em eficiência e economia, além de uma melhor experiência para o viajante corporativo.

Por isso, se você quer elevar a maturidade da gestão de viagens da sua empresa e garantir deslocamentos estratégicos para o seu negócio, fale com a VOLL. Clique aqui para entrar em contato e solicite uma demonstração gratuita.