Escolher fornecedores é uma das decisões mais relevantes dentro da gestão de compras. Dependendo do tipo de contrato, a escolha impacta a qualidade dos serviços e eficiência das operações da empresa.
Para tornar essa decisão mais estruturada, muitas organizações utilizam o bid, prática comum em áreas de procurement que buscam comparar propostas e selecionar a opção mais adequada para o negócio.
Esse processo ajuda empresas a analisar diferentes ofertas, negociar condições mais favoráveis e aumentar a transparência na tomada de decisão.
Embora seja utilizado em diferentes categorias de compras, o bid também é bastante aplicado em contratações relacionadas a viagens corporativas, como a seleção de agências de viagens, companhias aéreas, hotéis e outros fornecedores da cadeia de mobilidade corporativa.
Para ajudar a elevar a estratégia da sua gestão de compras, neste conteúdo, você vai entender o que é bid em compras, como funciona esse processo e como aplicá-lo na prática, inclusive no contexto da gestão de viagens corporativas.
Bid é um processo estruturado de solicitação e comparação de propostas entre fornecedores, utilizado pelas empresas para selecionar a opção mais adequada para a contratação de um produto ou serviço.
O termo vem do inglês to bid, que significa ofertar ou apresentar uma proposta. Na prática, o bid funciona como um modelo de concorrência organizada, em que diferentes fornecedores recebem um escopo definido e apresentam suas condições comerciais para atender à demanda da empresa.
Esse processo é bastante comum em áreas de compras e procurement (termo usado para descrever a gestão estratégica de compras nas empresas), especialmente quando a contratação envolve valores relevantes, contratos de longo prazo ou serviços estratégicos para a operação.
Durante um bid, a empresa normalmente analisa fatores como:
Custo e modelo de precificação: comparação entre valores, taxas e estrutura de cobrança;
Qualidade do serviço: nível de atendimento, suporte e experiência do fornecedor no mercado;
Tecnologia e processos: ferramentas utilizadas, integração com sistemas internos e capacidade de gestão;
Capacidade operacional: estrutura para atender o volume e as necessidades da empresa;
Conformidade e governança: aderência às políticas internas e requisitos de compliance.
A partir dessa análise, a empresa consegue comparar propostas de forma mais transparente e estruturada, aumentando as chances de escolher um fornecedor alinhado às suas necessidades operacionais e estratégicas.
Esse tipo de processo pode ser aplicado em diferentes categorias de compras, incluindo contratação de serviços de tecnologia, logística, consultorias e também fornecedores ligados às viagens corporativas.
O principal objetivo de um bid em compras é criar um processo estruturado para comparar fornecedores e selecionar a proposta mais adequada para a empresa.
Ao abrir uma concorrência formal, a organização consegue avaliar diferentes ofertas com base em critérios de seleção de fornecedores definidos previamente, como custo, qualidade do serviço, tecnologia disponível e capacidade de atendimento.
Esse modelo também contribui para aumentar a transparência nas decisões da área de compras. Como as propostas são analisadas a partir de critérios claros, o processo reduz decisões baseadas apenas em percepções individuais e fortalece a governança das contratações.
Outro ponto importante é que o bid estimula a competitividade entre fornecedores. Quando diferentes empresas participam do processo, há maior incentivo para apresentar condições comerciais mais atrativas e soluções mais aderentes às necessidades do cliente.
Além disso, um estudo da Hackett Group (Procurement Agenda and Key Issues Study), realizado com executivos de procurement de grandes empresas globais, aponta que mais de 60% das organizações utilizam processos formais de competitive bidding para renegociação de contratos com fornecedores.
Por esse motivo, o bid é frequentemente utilizado em contratações estratégicas, especialmente quando a empresa busca reduzir custos, melhorar o nível de serviço ou implementar novas tecnologias na operação.
Um processo de bid em compras envolve mais do que solicitar propostas de fornecedores. Para que a concorrência gere uma decisão consistente, alguns elementos precisam estar bem definidos desde o início.
Entre os principais aspectos que estruturam um bid estão:
Definição clara do escopo: antes de convidar fornecedores, a empresa precisa especificar exatamente o que pretende contratar, incluindo serviços, volumes, requisitos técnicos e indicadores de desempenho esperados;
Estrutura do processo de concorrência: o bid estabelece um formato organizado para receber e comparar propostas, garantindo que todos os fornecedores tenham acesso às mesmas informações e condições;
Participação de diferentes fornecedores: quanto maior a diversidade de participantes qualificados, maior a capacidade da empresa de comparar modelos de atendimento, tecnologias disponíveis e estruturas de preço;
Critérios objetivos de avaliação: as propostas precisam ser analisadas a partir de critérios previamente definidos, como custo total, qualidade do serviço, capacidade operacional, tecnologia e compliance;
Decisão baseada em dados: ao reunir todas as propostas dentro de um mesmo processo, o bid permite que a escolha do fornecedor seja feita com base em informações comparáveis, e não apenas em negociações individuais.
Antes de iniciar um processo de concorrência entre fornecedores, é importante que a empresa organize algumas bases do bid. Essa preparação ajuda a garantir que as propostas recebidas sejam comparáveis e que o processo resulte em uma decisão consistente para a área de compras.
Um dos primeiros pontos é a definição do escopo da contratação. A empresa precisa descrever de forma clara quais produtos ou serviços pretende contratar, quais requisitos técnicos devem ser atendidos e quais resultados são esperados com a parceria.
Outro aspecto importante é a definição dos critérios de avaliação. Antes mesmo de receber as propostas, a área de compras deve estabelecer quais fatores terão maior peso na decisão, como preço, qualidade do serviço, tecnologia disponível, capacidade de atendimento ou aderência às políticas internas da empresa.
Também é recomendável definir como o processo será conduzido, incluindo prazos, etapas de análise, responsáveis pela avaliação e possíveis rodadas de negociação. Esse tipo de organização evita inconsistências e facilita a comparação entre as propostas.
Além disso, muitas empresas utilizam documentos padronizados para estruturar o processo, como RFQ (Request for Quotation) ou RFP (Request for Proposal), que detalham as informações necessárias para que os fornecedores preparem suas propostas de forma alinhada às expectativas da empresa.
Com essa estrutura inicial bem definida, o processo de bid tende a ser mais eficiente para a tomada de decisão da área de compras.
Um bid em compras costuma seguir algumas etapas estruturadas que ajudam a organizar a concorrência entre fornecedores e garantir uma decisão consistente para a empresa.
Embora o formato possa variar conforme o tipo de contratação, a maioria dos processos de procurement segue etapas semelhantes:
Planejamento e diagnóstico da demanda;
Elaboração do escopo e do documento de solicitação (RFQ ou RFP);
Seleção e convite de fornecedores;
Rodada de propostas;
Análise e negociação;
Formalização da contratação.
O primeiro passo é entender exatamente o que a empresa precisa contratar.
Nesse momento, a área de compras analisa o contexto da demanda, os objetivos da contratação e o impacto do serviço ou produto na operação da empresa.
Algumas práticas ajudam a estruturar esse diagnóstico:
Identificar qual área solicitou a contratação;
Levantar o volume estimado da demanda;
Avaliar o impacto da categoria no negócio;
Mapear requisitos técnicos e operacionais;
Verificar necessidades de integração tecnológica;
Considerar exigências de compliance e políticas internas.
Também é importante definir o objetivo principal do bid, que pode incluir:
Redução de custos;
Melhoria do nível de serviço;
Adoção de novas tecnologias;
Padronização de fornecedores.
Esse diagnóstico evita abrir concorrência sem clareza sobre o que precisa ser contratado.
Depois de entender a demanda, a empresa precisa formalizar as informações que serão enviadas aos fornecedores. Esse processo normalmente utiliza documentos como RFQ (Request for Quotation) ou RFP (Request for Proposal).
A RFQ é utilizada quando o escopo já está bem definido e a comparação será focada principalmente em preço.
Uma RFQ costuma incluir:
Descrição objetiva do produto ou serviço;
Volume estimado da contratação;
Modelo de precificação esperado;
Prazos de entrega;
Condições comerciais.
Já a RFP é utilizada quando a contratação envolve serviços mais complexos ou estratégicos.
Uma RFP deve ser elaborada com os seguintes dados e informações:
Contexto da empresa e objetivo da contratação;
Escopo detalhado do serviço;
Responsabilidades do fornecedor;
Indicadores de desempenho esperados (KPIs);
Critérios de avaliação das propostas;
Cronograma do processo e prazos de envio.
Com o escopo definido, a área de compras seleciona os fornecedores que participarão da concorrência.
A escolha costuma considerar fatores como:
Experiência no mercado;
Capacidade operacional;
Histórico de atendimento;
Aderência às exigências técnicas;
Reputação e conformidade regulatória.
Uma prática comum é criar uma shortlist de fornecedores, geralmente entre 3 e 6 empresas, para garantir diversidade de propostas sem tornar o processo excessivamente complexo.
Todos os participantes devem receber o mesmo documento de RFQ ou RFP e as mesmas orientações sobre prazos e formato de envio das propostas.
Nessa etapa, os fornecedores analisam o escopo e enviam suas propostas comerciais e técnicas.
Para facilitar a análise posterior, muitas empresas solicitam que as propostas sigam uma estrutura padrão, incluindo:
Proposta técnica;
Proposta comercial;
Descrição da metodologia de trabalho;
Informações sobre equipe e atendimento;
Recursos tecnológicos ou plataformas utilizadas.
Também podem ocorrer atividades complementares, como:
Reuniões para esclarecimento de dúvidas;
Apresentações técnicas;
Demonstrações de plataformas ou soluções.
Essas interações ajudam a empresa a entender melhor como cada fornecedor pretende atender à demanda.
Após receber as propostas, a área de compras realiza a comparação entre os fornecedores.
Uma metodologia bastante utilizada é a matriz de avaliação defornecedores. Para realizá-la, basta definir critérios centrais (qualidade, prazo, preço), atribuir pesos de importância a cada um e pontuar os fornecedores (ex: 1 a 5 ou 0 a 10) em um Excel e análisar os resultados.
Entre os critérios mais comuns estão:
Preço e modelo de cobrança;
Qualidade do serviço;
Tecnologia e integração com sistemas internos;
Experiência do fornecedor no mercado;
Capacidade operacional;
Aderência às políticas da empresa.
Com base nessa análise, a empresa pode iniciar a negociação para ajustar aspectos como:
Valores comerciais;
Níveis de serviço (SLA);
Condições contratuais;
Prazos de implementação.
Em muitos casos, também pode ocorrer uma fase de negociação para ajustar preços, níveis de serviço ou condições contratuais.
Depois da escolha do fornecedor, a empresa formaliza a parceria por meio de contrato.
Essa etapa envolve atividades como:
Elaboração do contrato com definição de escopo e responsabilidades;
Definição de indicadores de desempenho (KPIs);
Validação de requisitos de compliance e políticas internas;
Planejamento da implementação do serviço;
Alinhamento entre as equipes responsáveis pela operação.
A partir desse momento, o fornecedor passa a integrar oficialmente a operação da empresa.
Um bid em compras pode gerar economia, melhores contratos e fornecedores mais alinhados à operação da empresa, dependendo de como o processo é estruturado.
Alguns cuidados ajudam a tornar o bid mais eficiente e a evitar problemas comuns durante a concorrência entre fornecedores.
Veja algumas boas práticas:
Definir objetivos claros para o processo: antes de iniciar o bid, estabeleça se o foco principal será redução de custos, melhoria do serviço, implementação de tecnologia ou aumento de eficiência operacional;
Padronizar as informações enviadas aos fornecedores: utilizar documentos estruturados, como RFQ ou RFP, garante que todas as empresas participantes recebam exatamente o mesmo escopo e respondam às mesmas perguntas;
Utilizar tecnologia para organizar o processo: plataformas de gestão de compras ajudam a centralizar propostas, registrar interações com fornecedores e comparar informações de forma estruturada;
Estabelecer critérios objetivos de avaliação: definir previamente os critérios e pesos da análise evita decisões subjetivas e facilita a comparação entre propostas;
Garantir transparência durante a concorrência: todos os fornecedores devem ter acesso às mesmas informações e prazos, reduzindo riscos de desalinhamento no processo;
Envolver as áreas impactadas pela contratação: times como financeiro, operações ou tecnologia podem contribuir com requisitos importantes para a escolha do fornecedor;
Avaliar o custo total da contratação: além do preço inicial, considere fatores como custos operacionais, suporte, integrações tecnológicas e qualidade do serviço;
Analisar a capacidade de crescimento do fornecedor: fornecedores que acompanham a evolução da empresa tendem a gerar parcerias mais sustentáveis no longo prazo;
Considerar aspectos de compliance e governança: verificar requisitos regulatórios, segurança da informação e aderência às políticas internas da empresa evita riscos futuros.
Assim como existem boas práticas para estruturar um bid em compras, também há erros relativamente comuns que podem comprometer o resultado do processo. Muitos desses problemas surgem quando a concorrência entre fornecedores é aberta sem planejamento suficiente ou sem critérios claros de avaliação.
Conhecer esses riscos ajuda a área de compras a conduzir o bid de forma mais eficiente.
Veja alguns erros frequentes:
Abrir o bid sem um escopo bem definido: quando os fornecedores recebem informações incompletas sobre a demanda, as propostas tendem a ser difíceis de comparar;
Avaliar propostas apenas pelo preço: o fornecedor mais barato nem sempre oferece o melhor custo-benefício. Fatores como tecnologia, atendimento e capacidade operacional também precisam ser considerados;
Convidar fornecedores sem qualificação prévia: incluir empresas que não possuem experiência ou estrutura adequada pode gerar retrabalho durante o processo;
Não definir critérios objetivos de avaliação: sem critérios claros, a análise das propostas pode se tornar subjetiva e gerar divergências internas;
Falta de alinhamento com as áreas envolvidas: quando áreas como operações, financeiro ou tecnologia não participam do processo, requisitos importantes podem ser ignorados;
Processo excessivamente longo ou burocrático: prazos muito extensos podem reduzir o interesse dos fornecedores e atrasar a tomada de decisão;
Comunicação inconsistente com fornecedores: mudanças de escopo ou informações enviadas apenas para alguns participantes podem comprometer a transparência do bid;
Ausência de planejamento para a implementação: escolher um fornecedor sem considerar como ocorrerá a integração com processos internos pode gerar dificuldades após a contratação.
O bid também é muito utilizado na contratação de serviços relacionados às viagens corporativas. Principalmente empresas que possuem um volume relevante de deslocamentos realizam esse processo para selecionar parceiros que irão apoiar a gestão de passagens, hospedagens, mobilidade e despesas de viagem.
O objetivo é comparar diferentes agências de viagens corporativas, plataformas de gestão ou fornecedores específicos do setor, permitindo avaliar qual solução oferece o melhor equilíbrio entre custo, tecnologia e qualidade de atendimento.
Na prática, o bid para viagens corporativas costuma seguir a mesma lógica de outros processos de compras, com etapas de diagnóstico, envio de RFP, análise de propostas e negociação. A diferença está principalmente nos critérios avaliados, já que esse tipo de contratação envolve elementos operacionais e tecnológicos específicos do setor de viagens.
Alguns fatores costumam ter peso relevante nesse tipo de concorrência:
Capacidade de gestão das viagens: ferramentas para reservas, controle de despesas e relatórios de viagens;
Tecnologia da plataforma: recursos de automação, integração com sistemas internos e configuração de políticas de viagens;
Experiência do viajante: facilidade de uso da plataforma, suporte ao colaborador e atendimento em situações de imprevisto;
Transparência de preços: acesso a diferentes fornecedores e comparação de tarifas disponíveis no mercado;
Suporte e atendimento: disponibilidade de suporte ao viajante durante toda a jornada de viagem.
As empresas também costumam analisar indicadores de desempenho, como economia gerada nas viagens, tempo de aprovação das solicitações e nível de satisfação dos colaboradores que utilizam a solução.
Além disso, é comum que empresas solicitem demonstrações das plataformas de gestão de viagens, simulações de reservas ou apresentação de indicadores de performance de clientes atuais, pois isso ajuda a entender como a solução funcionará na operação diária da empresa.
Quando uma empresa conduz um bid para viagens corporativas, uma das maiores dificuldades está na comparação entre fornecedores. Isso porque a operação dos deslocamentos envolve diferentes players, tecnologias e modelos de atendimento.
A área de compras precisa avaliar critérios como confiabilidade do fornecedor, qualidade do atendimento, integração tecnológica e aderência às políticas internas da empresa.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, realiza a curadoria e homologação de fornecedores de viagens corporativas para que, em um único sistema, a empresa tenha acesso a fornecedores previamente avaliados para serviços como:
Passagens aéreas;
Hospedagem corporativa;
Mobilidade terrestre;
Seguros de viagem;
Gestão de despesas e reembolsos.
Essa estrutura facilita o trabalho de compras porque reduz a necessidade de avaliar múltiplos fornecedores isoladamente, permitindo centralizar a gestão da operação com a ajuda de quem já é especialista no mercado há anos.
A centralização da gestão de viagens em uma única plataforma contribui ainda para melhorar controle, compliance e visibilidade sobre os gastos corporativos.
Esse foi um dos ganhos observados pela Afya, grupo de educação médica presente em diversas regiões do Brasil. Segundo a empresa, a adoção da VOLL permitiu consolidar processos que antes estavam distribuídos em diferentes ferramentas.
“A centralização em um único sistema trouxe mais praticidade e segurança para a operação, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para política de viagens, prestação de contas, adiantamentos, mobilidade e reservas”, relata Tifanny Buzzo, Gestora de Serviços da Afya.
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Com essa estrutura, empresas conseguem organizar a contratação de serviços de viagens de forma mais simples e ter maior controle sobre a operação.
Se você atua na área de compras, procurement ou gestão de viagens corporativas, vale conhecer como a VOLL pode apoiar a estruturação e a gestão do programa de viagens da sua empresa.
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Entenda mais sobre o bid e quando aplicar um.
O bid é utilizado para garantir melhores condições comerciais, aumentar a transparência nas contratações e reduzir riscos na escolha de fornecedores. Ele permite comparar propostas de forma estruturada e tomar decisões mais estratégicas.
RFI, RFP, RFQ e Bid são etapas do processo de compras com propósitos diferentes:
Os critérios mais comuns incluem preço, qualidade da entrega, SLA, compliance, capacidade operacional, histórico do fornecedor e riscos envolvidos. Empresas mais maduras também consideram dados de performance e aderência à política interna.
Um bid eficiente começa com definição clara de escopo, critérios de avaliação e regras do processo. Em seguida, envolve seleção de fornecedores, envio de RFP/RFQ, análise comparativa das propostas e tomada de decisão baseada em dados.
O bid deve ser realizado em contratações relevantes, recorrentes ou estratégicas, especialmente quando há potencial de redução de custos ou necessidade de maior controle e governança.