Viagens corporativas englobam qualquer deslocamento de um colaborador em nome da empresa, seja para outra cidade, estado ou país.
Além de serem fundamentais para promover o networking e impulsionar oportunidades de negócio, as viagens corporativas constituem um setor significativo para a economia. No terceiro trimestre de 2024, esse segmento atingiu um faturamento de R$ 3,3 bilhões, superando os números do período pré-pandêmico de 2019, segundo a Abracorp.
Sua importância econômica e estratégica exige uma gestão especializada nas empresas, gerando diversos desafios e responsabilidades para os gestores de viagens.
Uma delas é a gestão de custos e despesas, que deve buscar o equilíbrio entre economia e serviços de qualidade.
Para isso, é essencial entender os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa e como calculá-los com precisão, garantindo conformidade com o orçamento e as políticas internas.
Neste artigo, falaremos como é possível fazer o cálculo do custo de uma viagem específica, do planejamento ao fechamento, com os custos que muitos gestores de viagens esquecem de calcular. Acompanhe!
Uma viagem corporativa reúne cinco categorias principais de custo, que variam conforme o tipo de deslocamento e sua duração.
| Categoria | O que inclui |
|---|---|
| Transporte | Passagens aéreas, rodoviárias ou outro meio até o destino, como carros de aplicativo |
| Mobilidade urbana | Táxi, aplicativos de transporte ou aluguel de veículo no destino |
| Hospedagem | Acomodação do colaborador durante a viagem |
| Alimentação | Refeições desde o início do deslocamento |
| Eventos | Inscrições e materiais de feiras, congressos ou treinamentos |
Além dessas despesas previstas, a empresa precisa estar preparada para imprevistos como mudança de itinerário, multas, acidentes ou emergências de saúde.
O custo total de uma viagem corporativa não está só no que aparece nas notas fiscais. Por exemplo, fazem parte desse cálculo:
O financeiro, que perde horas conferindo comprovante por comprovante para fechar um reembolso manual;
Bilhetes não voados nunca usados, porque a reunião mudou de data ou foi cancelada, ficam esquecidas na conta;
Gastos fora da política, que ó aparecem no fechamento do mês, quando não dá mais para corrigir nada.
Uma forma prática de organizar essa conta é separar despesas fixas (passagem, hospedagem, taxas já definidas no momento da reserva) de despesas variáveis (alimentação, mobilidade urbana, imprevistos).
Cada grupo pede um tipo diferente de controle: o fixo se negocia antes da viagem, o variável se acompanha durante ela.
O custo total de uma viagem corporativa segue uma fórmula direta:
Custo total = Transporte + Hospedagem + Alimentação + Mobilidade urbana + Seguro + Margem para imprevistos
Confira abaixo um passo a passo simplificado para facilitar o processo de cálculo:
O primeiro passo é definir o roteiro da viagem. Reúna informações sobre o destino, duração, agenda e compromissos, deslocamentos internos, passagens e acomodações para ter uma visão detalhada do itinerário.
Com base no itinerário, liste todos os custos potenciais, incluindo passagens, hospedagem, transporte local, alimentação, seguro, documentação e taxas. Essa lista deve ser o mais detalhada possível para evitar surpresas no final do processo.
Defina valores estimados para os gastos listados anteriormente, considerando as peculiaridades do roteiro criado no primeiro passo. Afinal, cada destino e tipo de viagem terá preços diferentes. Realize pesquisas online e use o histórico de viagens anteriores como referência.
Existem imprevistos que sua empresa terá a responsabilidade de cobrir. Por exemplo, se um colaborador estiver utilizando um carro corporativo e o pneu furar durante o trajeto para uma reunião de negócios, o custo dessa manutenção deve ser reembolsado pela empresa. Então, adicione uma margem de segurança ao orçamento total.
Em viagens internacionais, as taxas de câmbio podem ter um grande impacto nos custos. Monitore as flutuações cambiais e inclua essa situação na margem de segurança mencionada no tópico anterior.
Com o itinerário e as despesas previstas em mãos, é hora de calcular o custo diário e total da viagem. Para isso, some todos os valores para ter o custo total, e divida pelo número de dias que a viagem durará para chegar ao custo diário. Esse cálculo pode ser feito manualmente, por meio de planilhas ou sistemas especializados.
Organize todas as informações na sua planilha ou software de gestão de despesas corporativas, permitindo uma visualização clara de todos os custos previstos. Analise detalhadamente e, se preciso, faça ajustes. Então, aprove o orçamento com os responsáveis.
Com o cálculo dos custos de viagens corporativas nas mãos, existem algumas boas práticas que ajudarão sua empresa a otimizar custos em viagens a trabalho. Veja nossas dicas para economizar e garantir uma gestão de despesas eficiente:
Planeje com antecedência sempre que possível, garantindo as melhores tarifas em passagens e hospedagem;
Evite agendar viagens em datas de alta temporada, em que os custos costumam ser mais elevados;
Estabeleça uma política de viagens clara e didática, detalhando gastos reembolsáveis e não reembolsáveis;
Defina limites de gastos por categoria dentro da sua política. Exemplo: a empresa reembolsará até R$ 70 por refeição, ou até R$ 150 por dia em gastos com alimentação;
Estabeleça acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis, negociando tarifas diferenciadas;
Invista em ferramentas tecnológicas voltadas às viagens corporativas, otimizando a gestão de custos e despesas.
Para reduzir o custo de uma viagem corporativa, é preciso identificar desperdícios antes que eles aconteçam, recuperar valores que ficariam parados e garantir que cada reserva siga a política da empresa.
É exatamente essa lógica que orienta a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, que combina tecnologia própria, inteligência artificial e governança preventiva para gerar economia média superior a 30% nas viagens corporativas.
Com o VOLL Flights, a inteligência artificial amplia as possibilidades de busca e combina automaticamente trechos de diferentes companhias aéreas para encontrar alternativas mais econômicas, com até 3x mais opções de voos e redução de até 30% no custo das passagens.
Na hospedagem, a tecnologia exclusiva da VOLL compara as tarifas negociadas pela empresa com os preços das plataformas. Quando encontra uma condição mais vantajosa para o mesmo quarto, a reserva é direcionada automaticamente para a menor tarifa disponível.
O Farol de Política atua antes que o gasto aconteça. As regras aparecem diretamente durante a pesquisa, indicando quais opções estão dentro ou fora da política. Assim, o colaborador ganha autonomia para escolher e a empresa pode alcançar até 95% de conformidade, reduzindo compras fora dos canais oficiais e o maverick spend.
A inteligência artificial também ajuda a recuperar dinheiro já investido. O sistema identifica bilhetes não voados, acompanha créditos e oportunidades de reembolso e automatiza o processo de reaproveitamento, evitando que valores expirem sem utilização.
Tudo isso acontece dentro de um único ecossistema, que integra aéreo, hotel, aluguel de carros, mobilidade e despesas, além de consolidar as informações financeiras e facilitar a integração com ERPs como SAP e TOTVS.
E os resultados aparecem na operação dos clientes:
O Banco Itaú economizou R$ 132 milhões em passagens e R$ 25 milhões em hospedagem;
O Banco BMG reduziu em 47% as despesas gerais;
A Mc Donald's Arcos Dourados economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas;
A PepsiCo reduziu em 38% os custos com táxi e mobilidade corporativa.
Se a sua empresa quer economizar assim na gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas, fale com o time da VOLL.
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