O que são compras indiretas? Definição, categorias, diferença para compras diretas e mais

Embora não estejam ligadas diretamente à produção de bens ou à entrega de serviços ao cliente final, as compras indiretas são indispensáveis para manter a operação funcionando e representam uma parcela relevante dos gastos corporativos.

Mesmo assim, muitas organizações ainda concentram seus esforços de controle apenas nas compras diretamente relacionadas ao negócio principal.

Por natureza, as compras indiretas são pulverizadas e acontecem em diferentes áreas, com fornecedores distintos, por meio de canais descentralizados e, muitas vezes, sem um processo formal de aprovação.

As viagens corporativas são um exemplo claro desse cenário: passagens reservadas fora da política da empresa, reembolsos solicitados sem nota fiscal e diárias pagas sem aprovação prévia.

Cada um desses episódios, isoladamente, parece pequeno. Somados ao longo do ano, porém, representam um volume expressivo de gastos fora de controle.

Esse cenário se torna ainda mais desafiador em um contexto de pressão por eficiência operacional, controle financeiro e compliance.

Quanto menor a visibilidade sobre os gastos indiretos, maior a dificuldade para identificar desperdícios, negociar melhores condições com fornecedores e tomar decisões baseadas em dados.

Neste conteúdo, iremos abordar como é possível ter mais controle e visibilidade sobre as compras indiretas para que não afetem o orçamento, principalmente na gestão de viagens corporativas. Acompanhe!

O que são compras indiretas?

Compras indiretas são todos os gastos que não se incorporam diretamente ao produto ou serviço que a empresa entrega ao mercado.

São aquisições de produtos e serviços necessários para o funcionamento da organização, mas que não participam diretamente da produção de um bem ou da entrega do serviço principal comercializado.

Em outras palavras, são os insumos operacionais que mantêm a empresa funcionando no dia a dia, mas que não aparecem na composição do que ela vende.

Segundo a McKinsey, os gastos indiretos representam normalmente de 15% a 30% das despesas totais de uma organização.

Entre os exemplos mais comuns de compras indiretas estão viagens corporativas, hospedagem, transporte, softwares, equipamentos de escritório, telefonia, internet, treinamentos, consultorias, marketing, combustível, locação de veículos, serviços de limpeza e manutenção predial.

O denominador comum é que essas compras acontecem em todas as áreas da empresa, como TI, RH, financeiro, comercial e operações, frequentemente sem um processo centralizado ou um fornecedor homologado.

Essa descentralização abre espaço para o que o mercado de procurement chama de maverick spending, ou gastos fora de política. Isso ocorre quando um colaborador realiza uma compra sem seguir os canais ou fornecedores aprovados pela empresa, seja por desconhecimento da política, seja pela ausência de um sistema que a aplique automaticamente.

O resultado é duplo: gastos mais altos do que o necessário e ausência de rastreabilidade para fins de auditoria.

O Spend Management, ou gestão estratégica de todos os gastos corporativos, começa justamente pelo mapeamento das compras indiretas. Sem visibilidade sobre esse tipo de despesa, qualquer tentativa de redução de custos fica incompleta.

Já o Spend Analysis, ou análise de gastos, permite identificar padrões, detectar anomalias e tomar decisões baseadas em dados. No entanto, ela só funciona quando há informações consolidadas para analisar.

Qual é a diferença entre compras diretas e indiretas?

Compras diretas são os insumos e matérias-primas que compõem o produto ou serviço final da empresa. As compras indiretas, por sua vez, sustentam a operação sem integrar o produto final.

As compras diretas têm relação direta com a cadeia produtiva, são gerenciadas pelas áreas de produção ou supply chain e costumam seguir processos bem estruturados de negociação e gestão de fornecedores.

Uma montadora comprando aço, uma rede de alimentação adquirindo ingredientes ou uma construtora comprando cimento são exemplos clássicos.

Já as compras indiretas são recorrentes, distribuídas entre múltiplas áreas e multifornecedor por natureza. Um time de marketing contrata uma agência, o RH renova o plano de saúde e a área comercial reserva hotéis para a equipe de vendas.

Cada transação parece isolada, mas todas compõem um volume de gastos que exige gestão estruturada.

As principais diferenças entre compras diretas e indiretas são:

• As estratégias de negociação são diferentes: compras diretas costumam envolver poucos fornecedores estratégicos e contratos de longo prazo. Já as compras indiretas normalmente abrangem dezenas ou centenas de fornecedores distribuídos entre diferentes categorias de gastos, exigindo abordagens específicas para negociação e consolidação.

• Os processos de aprovação tendem a ser mais complexos: uma compra de matéria-prima normalmente segue fluxos previsíveis e recorrentes, enquanto despesas indiretas podem envolver solicitações, aprovações, reservas, despesas complementares e prestação de contas posterior.

• O risco de desperdício costuma ser maior: como as despesas indiretas são mais pulverizadas, desperdícios podem passar despercebidos durante meses ou até anos.

• O compliance depende de controles específicos: a conformidade em compras indiretas exige mecanismos diferentes daqueles utilizados na cadeia produtiva.

Por que essa distinção importa para o procurement?

As estratégias de controle são completamente diferentes. Uma área de compras que aplica a mesma lógica de negociação utilizada para aquisição de matéria-prima às despesas de viagem tende a errar na abordagem e, consequentemente, nos resultados.

Nas compras diretas, o foco está na negociação de contratos de longo prazo, volume garantido e qualidade certificada. Nas indiretas, o desafio é consolidar fornecedores, aplicar políticas de uso consistentes e gerar visibilidade sobre um gasto fragmentado.

Isso exige ferramentas específicas, como fluxos digitais de aprovação que registrem cada solicitação, integração com ERPs como SAP, Totvs ou Oracle para que os dados cheguem ao financeiro sem retrabalho e relatórios em tempo real que permitam aos gestores agir antes que o orçamento seja comprometido.

Ignorar essa distinção é um dos principais motivos pelos quais empresas chegam ao final do ano com gastos indiretos muito acima do planejado e sem uma explicação clara sobre para onde o orçamento foi direcionado.

Quais são as principais categorias de compras indiretas nas empresas?

As compras indiretas abrangem praticamente todas as áreas da empresa. Conhecer as categorias mais relevantes é o primeiro passo para entender onde estão os maiores riscos de descontrole e onde existem mais oportunidades de economia.

As seis categorias abaixo concentram a maior parte desse gasto nas organizações:

1. Viagens corporativas

Passagens aéreas e rodoviárias, hospedagem, locação de veículos, diárias de viagem, refeições, transporte por aplicativo e translados compõem uma das categorias de maior gasto indireto nas empresas brasileiras.

Também é uma das mais difíceis de controlar. Os gastos são frequentes, envolvem múltiplos fornecedores e acontecem fora do ambiente corporativo, o que dificulta a aplicação das políticas da empresa em tempo real.

2. Tecnologia e serviços de TI

Licenças de software, sistemas ERP, assinaturas SaaS, plataformas de CRM, ferramentas de videoconferência, contratos de manutenção de infraestrutura e suporte técnico formam uma categoria que cresce rapidamente à medida que as operações se digitalizam.

A dispersão é elevada: diferentes equipes contratam ferramentas de forma independente, muitas vezes sem o conhecimento da área central de TI, gerando duplicidade de gastos e contratos desnecessários.

3. Serviços profissionais e consultoria

Honorários advocatícios, serviços contábeis, auditorias externas e consultorias de gestão são frequentemente contratados sob demanda, sem um processo formal de compras.

A ausência de fornecedores homologados nessa categoria abre espaço para negociações individualizadas, reduz o poder de barganha da empresa e aumenta o risco de contratação por valores acima do mercado.

4. Facilities e manutenção predial

Essa categoria reúne os serviços necessários para manter o ambiente físico da empresa funcionando adequadamente.

Serviços de limpeza, segurança patrimonial, recepção, manutenção de ar-condicionado, elevadores e infraestrutura predial costumam ser recorrentes e, muitas vezes, gerenciados de forma descentralizada por cada unidade.

Também fazem parte dessa categoria despesas com jardinagem, energia elétrica, água, internet e telefonia.

Sem uma estrutura clara de centros de custo e rateio, torna-se mais difícil comparar gastos entre unidades e identificar oportunidades de consolidação de contratos.

5. Marketing e comunicação

Agências criativas, produtoras audiovisuais, plataformas de mídia paga, eventos corporativos e brindes institucionais formam uma categoria caracterizada pelo grande volume de fornecedores e pela alta variação de escopo entre projetos.

A automação das despesas operacionais nessa área exige integração entre a aprovação dos orçamentos de campanha e o registro das respectivas notas fiscais, algo que raramente acontece sem o apoio de uma plataforma especializada.

6. RH, desenvolvimento e benefícios

Planos de saúde, vale-alimentação, vale-transporte, plataformas de e-learning e programas de certificação impactam diretamente o orçamento de pessoas, mas nem sempre são tratados com o mesmo nível de controle aplicado a outras categorias de compras.

Treinamentos e programas de capacitação também fazem parte dessa categoria. Embora não estejam diretamente ligados à produção, exercem impacto relevante sobre a produtividade, a retenção de talentos e o desempenho organizacional.

A renovação anual dos contratos de benefícios, em especial, representa uma oportunidade recorrente de redução de custos que muitas empresas deixam de aproveitar por falta de dados comparativos.

Quais são os desafios do controle de compras indiretas?

O descontrole das compras indiretas não acontece por acaso. Ele é resultado de fatores estruturais que se reforçam mutuamente e dificultam a gestão dos gastos. Veja os principais desafios:

Grande quantidade de fornecedores

Quanto maior a quantidade de fornecedores, mais difícil se torna acompanhar contratos, condições comerciais, reajustes e padrões de consumo.

Além disso, a pulverização reduz o poder de negociação da empresa. Quando diferentes departamentos contratam fornecedores semelhantes de forma independente, oportunidades de consolidação acabam sendo perdidas, limitando ganhos de escala e eficiência.

Compras descentralizadas entre áreas

Cada área possui necessidades específicas e, muitas vezes, conduz suas contratações sem o envolvimento direto do procurement.

Essa descentralização dificulta a padronização dos processos e a consolidação das informações financeiras. Como consequência, a empresa perde visibilidade sobre o gasto total por categoria e reduz sua capacidade de planejamento e controle.

Baixa padronização de processos

Ao contrário das compras diretas, que costumam seguir fluxos bem definidos de cotação, aprovação e emissão de pedidos, as compras indiretas frequentemente dependem de aprovações informais, realizadas por e-mail ou aplicativos de mensagens, sem registro auditável.

O problema se torna evidente quando uma auditoria interna solicita a comprovação de uma despesa aprovada meses antes e não existe histórico confiável para validar a decisão tomada.

Dados fragmentados em múltiplos sistemas

O cartão corporativo e a conciliação ficam em um sistema. Os reembolsos, em uma planilha. As notas fiscais, em um e-mail. As aprovações, em um chat.

Sem integração com ERPs, torna-se praticamente impossível obter uma visão consolidada dos gastos.

Nesse cenário, o time financeiro acaba dedicando horas à conciliação manual e, ainda assim, trabalha com informações incompletas e sujeitas a inconsistências.

Políticas inexistentes ou não executadas automaticamente

Muitas empresas possuem uma política de viagens corporativas formalmente documentada, mas armazenada em um PDF dentro de uma pasta compartilhada que poucos colaboradores acessam.

Sem um sistema capaz de aplicar essas regras automaticamente no momento da compra, o compliance depende exclusivamente do comportamento individual. E processos que dependem apenas da adesão voluntária tendem a ser inconsistentes.

Auditoria manual e reativa

A auditoria manual de recibos e notas fiscais geralmente acontece quando a despesa já foi realizada e paga.

Quando o time financeiro identifica um gasto fora da política, muitas vezes já não há espaço para correção ou contestação.

Por isso, uma gestão eficiente de compras indiretas depende de mecanismos preventivos capazes de impedir desvios antes que eles aconteçam, e não apenas de controles que atuem após o fato consumado.

Uso de múltiplos meios de pagamento

Uma mesma empresa pode operar simultaneamente com cartão corporativo, reembolso de despesas, gestão de adiantamentos, faturamento direto com fornecedores e até pagamentos realizados pelos próprios colaboradores.

Sem uma plataforma centralizada, como a VOLL, acompanhar todas essas movimentações exige um esforço operacional significativo.

O problema se agrava quando as informações ficam distribuídas entre planilhas, e-mails, sistemas financeiros e comprovantes físicos, tornando a rastreabilidade mais difícil e aumentando o risco de erros e inconsistências.

Como gestão de viagens e compras indiretas se relacionam?

As viagens corporativas concentram, em uma única categoria, praticamente todos os desafios das compras indiretas: múltiplos fornecedores, como companhias aéreas, hotéis, locadoras e aplicativos de transporte; múltiplos solicitantes distribuídos por toda a empresa; diferentes meios de pagamento, incluindo cartão corporativo, adiantamentos e reembolsos; além de um volume elevado de transações.

Por isso, é uma das categorias em que o descontrole se torna mais rapidamente visível no orçamento.

Os problemas costumam surgir em três momentos distintos da jornada de viagem:

1. Antes da viagem: a compra acontece fora do canal correto

A solicitação é feita por e-mail ou mensagem direta ao gestor. A aprovação acontece verbalmente ou por mensagens de texto, sem qualquer registro formal.

Em seguida, a compra é realizada no canal mais conveniente para o colaborador, e não necessariamente naquele que oferece as melhores condições comerciais ou respeita os acordos corporativos da empresa.

O resultado é um gasto maior do que o necessário e a ausência de rastreabilidade para auditorias futuras.

2. Durante a viagem: gastos não previstos e sem comprovação

Refeições acima dos limites estabelecidos pela política, corridas de aplicativo sem nota fiscal e bagagens extras não previstas no orçamento são exemplos recorrentes.

Individualmente, esses gastos parecem pouco relevantes. No entanto, quando se repetem ao longo de dezenas ou centenas de viagens, representam um impacto significativo nos custos da organização.

Além disso, comprovantes físicos podem ser perdidos e despesas deixam de ser registradas adequadamente, dificultando a prestação de contas posterior.

3. Após a viagem: prestação de contas manual e reembolsos atrasados

A prestação de contas, geralmente realizada por meio do RDV (Relatório de Despesas de Viagem), costuma ser preenchida manualmente e sem integração com comprovantes digitais.

Os reembolsos demoram semanas para serem processados e a conciliação entre valores aprovados, gastos realizados e despesas reembolsadas frequentemente apresenta divergências.

Nesse cenário, o colaborador fica insatisfeito com a demora no ressarcimento, enquanto o time financeiro assume uma carga operacional elevada para validar informações dispersas.

Onde surgem os maiores desperdícios?

Grande parte dos desperdícios relacionados às viagens corporativas não está necessariamente concentrada nos maiores gastos.

Na maioria dos casos, eles surgem em pequenas decisões tomadas diariamente.

Reservas realizadas sem antecedência adequada, escolha de tarifas fora dos acordos negociados, utilização de fornecedores não homologados e despesas sem documentação apropriada são alguns dos exemplos mais comuns.

Também são frequentes situações envolvendo duplicidade de pagamentos, erros em reembolsos e inconsistências na prestação de contas.

Quando não existe visibilidade em tempo real, essas perdas se acumulam silenciosamente ao longo dos meses e se tornam difíceis de identificar.

“A falta de integração entre sistemas, os processos operacionais manuais e a ausência de relatórios confiáveis ainda comprometem a eficiência da gestão de viagens.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL, para a Panrotas sobre os desafios da gestão de viagens

Como a política de viagens auxilia no controle das compras indiretas?

Uma política de viagens corporativas bem estruturada é um dos principais mecanismos para controlar as compras indiretas relacionadas a deslocamentos corporativos.

Ela estabelece critérios claros para reservas, limites de gastos, categorias de hospedagem, utilização de transporte e fluxos de aprovação. Além disso, desempenha um papel importante no fortalecimento do compliance corporativo.

Quando as regras são aplicadas antes da compra, a empresa reduz significativamente o risco de gastos indevidos, retrabalho operacional e inconsistências nos processos.

O desafio é que políticas armazenadas em PDFs ou em pastas internas raramente garantem adesão consistente.

A política de viagens existe para estruturar esse processo, mas sua efetividade depende da integração com os sistemas utilizados pelos colaboradores. Quando as regras são incorporadas à plataforma de reservas, a conformidade passa a fazer parte do próprio fluxo de compra, em vez de depender exclusivamente da consulta a um documento.

Outro ponto crítico é a gestão de adiantamentos. Sem controle sobre quem recebeu recursos, em que valor e se houve prestação de contas adequada, o financeiro perde visibilidade sobre uma parcela relevante do caixa em circulação.

Por isso, empresas com processos mais maduros passaram a incorporar políticas, aprovações e controles diretamente às plataformas utilizadas pelos colaboradores.

Nesse modelo, a conformidade deixa de depender apenas do comportamento individual e passa a ser garantida pelo próprio processo.

Como reduzir custos com compras indiretas na gestão de viagens?

Ainda de acordo com a McKinsey, a otimização dos gastos indiretos tem potencial para reduzir os custos totais em 10% a 25% e diminuir de 30% a 50% o esforço manual envolvido na governança de fornecedores.

A redução de custos em viagens corporativas, assim como em outras categorias de compras indiretas, depende de três alavancas que precisam funcionar de forma integrada:

Política aplicada automaticamente no momento da compra

A política não deve ser tratada como um PDF armazenado no repositório da empresa, mas como uma regra incorporada ao sistema de reservas, capaz de bloquear ou sinalizar qualquer solicitação fora dos parâmetros definidos.

Dessa forma, o gasto fora de política é evitado antes mesmo de acontecer, reduzindo a necessidade de auditorias corretivas e de esforços manuais posteriores.

Consolidação de fornecedores com acordo corporativo

Quando os colaboradores utilizam fornecedores homologados, como hotéis, companhias aéreas e locadoras com os quais a empresa negociou tarifas corporativas, a redução de custos acontece de forma natural.

Para isso, a plataforma precisa priorizar opções alinhadas à política de viagens e aos acordos comerciais estabelecidos, direcionando as escolhas para alternativas mais econômicas e aderentes às diretrizes da empresa.

Visibilidade em tempo real

Com dashboards de Spend Analysis e relatórios por centro de custo, os gestores conseguem identificar padrões de gasto fora do esperado, detectar categorias acima do orçamento e agir antes que os desvios comprometam os resultados do período.

Afinal, dado sem contexto é apenas informação dispersa. Dado acompanhado de histórico, comparativos e benchmarks relevantes se transforma em base para decisões mais assertivas.

Como estruturar a gestão de compras indiretas?

Estruturar a gestão de compras indiretas não significa apenas criar processos de aprovação ou negociar melhores preços.

O objetivo é construir uma operação capaz de gerar previsibilidade financeira, transparência e controle sobre todos os gastos corporativos.

Para isso, é necessário combinar processos, tecnologia, governança e análise de dados.

Siga esse passo a passo:

1. Mapear todas as categorias de gastos

O ponto de partida é construir um inventário completo dos gastos da empresa: quem compra, o que compra, de quais fornecedores, com qual frequência, por qual canal e utilizando qual meio de pagamento.

Esse diagnóstico raramente existe de forma consolidada. Normalmente, os dados estão distribuídos entre ERPs, planilhas, extratos de cartão corporativo, sistemas financeiros e e-mails.

Por isso, é fundamental mapear todas as categorias de despesas relacionadas a viagens, tecnologia, marketing, recursos humanos, facilities e demais áreas corporativas.

Somente com essa visão consolidada é possível identificar oportunidades de otimização e definir prioridades de atuação.

2. Criar políticas claras de compra e despesas

Uma política corporativa bem estruturada define critérios de contratação, limites de gastos, fluxos de aprovação e responsabilidades dos colaboradores.

No contexto das viagens corporativas, por exemplo, a política deve especificar categorias de hospedagem, antecedência mínima para reservas, utilização de fornecedores homologados e regras para reembolso de despesas.

Não existe uma política única que funcione para todas as categorias de compras indiretas. A política de viagens segue uma lógica diferente da política de TI e, dentro da própria gestão de viagens, as regras podem variar de acordo com cargo, área ou perfil do colaborador.

Essa personalização é o que torna a política executável na prática. Documentos genéricos que ignoram essas diferenças tendem a ter baixa adesão.

Quando as diretrizes são claras, os níveis de compliance aumentam significativamente.

3. Centralizar informações e consolidar fornecedores

Quando cada departamento utiliza sistemas diferentes ou contrata fornecedores de forma independente, a gestão se torna mais complexa e a visibilidade diminui.

Centralizar informações e consolidar fornecedores permite ampliar o controle sobre os gastos, simplificar negociações, reduzir atividades administrativas e aumentar o poder de barganha da empresa.

Além disso, a consolidação facilita a aplicação consistente das políticas corporativas em toda a organização.

4. Centralizar o processo de compras em plataformas especializadas

Depois de definir regras e consolidar informações, é importante centralizar a execução das compras.

No caso das viagens corporativas, isso significa utilizar uma plataforma que reúna passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre e locação de veículos em um único ambiente.

Além de simplificar a experiência do colaborador, a centralização permite incorporar políticas diretamente ao fluxo de reserva, validar automaticamente acordos corporativos e registrar todas as solicitações para fins de auditoria.

O resultado é a redução do maverick spending e o aumento da capacidade de negociação com fornecedores.

5. Implementar fluxos de aprovação digitais com alçadas definidas

Aprovações realizadas por e-mail ou aplicativos de mensagens não geram histórico estruturado nem garantem rastreabilidade.

Um fluxo digital estabelece quem aprova cada solicitação, quais limites financeiros exigem níveis adicionais de validação e quais são os prazos esperados para cada etapa.

Além de acelerar os processos, essa estrutura cria um registro auditável de todas as decisões tomadas, fortalecendo a governança e o compliance.

6. Automatizar aprovações e auditorias

Processos manuais funcionam até certo ponto. À medida que a empresa cresce, torna-se inviável controlar milhares de despesas utilizando planilhas e validações individuais.

A automação permite que aprovações ocorram de acordo com regras previamente configuradas e que auditorias sejam realizadas em tempo real.

Com isso, a empresa reduz erros operacionais, ganha produtividade e fortalece seus mecanismos de controle.

7. Integrar despesas ao ecossistema financeiro

Uma gestão eficiente depende da integração entre as operações de compras e os sistemas financeiros da organização.

A conexão com ERPs, como SAP, Totvs ou Oracle, permite que lançamentos de despesas, conciliações de cartão corporativo e registros de adiantamentos sejam processados automaticamente.

Essa integração elimina retrabalho, reduz erros de lançamento e acelera o fechamento contábil, garantindo maior confiabilidade às informações financeiras.

8. Transformar dados em inteligência para tomada de decisão

Com processos estruturados e dados centralizados, a empresa passa a ter condições de monitorar indicadores relevantes de desempenho.

Adesão à política de viagens, custo médio por viagem, prazo médio de reembolso, percentual de gastos fora de política e taxa de aprovação no primeiro ciclo são alguns exemplos de métricas que ajudam a transformar dados operacionais em informação gerencial.

Dashboards, relatórios analíticos e indicadores revisados regularmente permitem identificar tendências, antecipar desvios e apoiar decisões mais assertivas.

É nesse momento que a gestão deixa de ser reativa e passa a atuar de forma preventiva e estratégica.

9. Adotar uma estratégia de spend management

O estágio mais avançado da gestão de compras indiretas é a adoção de uma estratégia de spend management.

Mais do que aprovar despesas, essa abordagem integra planejamento, monitoramento, análise e otimização contínua dos gastos corporativos.

Com base em dados consolidados, a empresa consegue identificar padrões de consumo, oportunidades de economia, riscos de conformidade e ganhos de eficiência.

Nesse estágio, as compras indiretas deixam de ser vistas apenas como um centro de custos e passam a contribuir diretamente para a eficiência financeira e a competitividade do negócio.

Como a VOLL automatiza o processo de despesas corporativas e garante conformidade?

Controlar compras indiretas exige muito mais do que aprovar solicitações ou acompanhar planilhas.

À medida que a empresa cresce, aumenta também a complexidade de administrar viagens corporativas, reembolsos, adiantamentos, cartões corporativos e processos de prestação de contas.

Como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL oferece uma plataforma end-to-end que ajuda empresas a estruturar a gestão de despesas corporativas em três frentes fundamentais: compra, controle e prestação de contas.

Política aplicada no momento da reserva

A política de viagens da empresa é configurada diretamente na plataforma e aplicada automaticamente a cada solicitação.

Com o Farol de Compliance, qualquer reserva fora dos parâmetros definidos é sinalizada em tempo real, antes da conclusão da compra.

Além disso, acordos corporativos com hotéis, companhias aéreas e locadoras são validados automaticamente, garantindo que os colaboradores tenham acesso às opções alinhadas à política e aos custos negociados pela empresa.

Os agentes de IA da VOLL também apoiam esse processo:

• RatesAudit: o diretório de hotéis é auditado continuamente e, se necessário, o agente interage com os fornecedores para garantir o carregamento das tarifas negociadas.

• AirSave: reservas aéreas são retarifadas automaticamente por opções mais econômicas antes de seguir para aprovação.

Visibilidade em tempo real para os gestores

Todos os gastos relacionados às viagens são consolidados em dashboards dinâmicos, com visualização por área, colaborador, período e centro de custo.

A gestão de adiantamentos e cartões corporativos também acontece dentro da mesma plataforma, com conciliação automática e fluxos de aprovação configuráveis por alçada.

Tudo integrado aos ERPs da empresa, eliminando exportações manuais e reduzindo retrabalho operacional.

Automação do RDV e dos reembolsos

A tecnologia OCR+ da VOLL realiza a auditoria de comprovantes em tempo real, identificando divergências entre os valores declarados e os documentos fiscais correspondentes.

Os reembolsos dentro da política são processados automaticamente e faturados mensalmente para a empresa em um único pagamento, eliminando a necessidade de análises manuais documento por documento.

Além disso, com o agentes de IA ExpenseHelper, sua empresa identifica automaticamente anomalias em comprovantes e pagamentos, conversa com o colaborador e solicita reembolsos de valores não aprovados.

O resultado é uma experiência mais ágil para os colaboradores e mais controle para as equipes financeiras.

Os ganhos aparecem de forma concreta nas empresas que já estruturaram sua gestão de viagens com a VOLL:

• Itaú: 97% das solicitações realizadas por autosserviço, 100% de conformidade em auditorias internas e NPS de 83/100, combinando redução de custos com alta adesão dos colaboradores à plataforma.

• Vitru: 99% das aprovações processadas em menos de 24 horas. O NPS evoluiu de 67 para 80 em um ano, refletindo uma experiência mais eficiente e centrada no colaborador.

• Andrade Gutierrez: em 2025, a adesão à política de viagens passou de 60% para 80%, fortalecendo a governança e contribuindo para uma redução consistente de custos.

Transforme a gestão de despesas corporativas em uma vantagem competitiva

Se a sua empresa busca mais controle sobre compras indiretas relacionadas a viagens corporativas, mobilidade e despesas operacionais, a VOLL pode ajudar.

Com políticas automatizadas, auditoria inteligente, gestão centralizada de pagamentos e integração com o ecossistema financeiro da empresa, é possível reduzir atividades manuais, ampliar a visibilidade sobre os gastos e fortalecer o compliance em toda a jornada do colaborador.

Entre em contato com um especialista da VOLL e descubra como transformar a gestão de despesas corporativas em uma vantagem estratégica para o seu negócio.

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Perguntas frequentes sobre compras indiretas

Saiba também:

1. O que são compras indiretas?

Compras indiretas são todos os gastos empresariais que não integram diretamente o produto ou serviço final da empresa. São custos que sustentam a operação no dia a dia, como viagens, tecnologia, facilities, marketing, benefícios e serviços profissionais.

Diferentemente das compras diretas, que envolvem matérias-primas e insumos produtivos, as compras indiretas são distribuídas entre múltiplas áreas e fornecedores, o que as torna mais complexas de controlar.

2. Qual a diferença entre compras diretas e indiretas?

Compras diretas estão ligadas à cadeia produtiva e compõem o produto ou serviço entregue ao mercado. Já as compras indiretas sustentam a operação sem fazer parte do produto final.

Na prática, a principal diferença está no modelo de gestão. Compras diretas tendem a seguir processos mais padronizados e centralizados, enquanto compras indiretas são mais fragmentadas e exigem estratégias específicas por categoria de gasto.

3. Viagens corporativas são compras indiretas?

Sim. Viagens corporativas são uma das principais categorias de compras indiretas nas empresas.

Passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, diárias de viagem e transporte por aplicativo não integram o produto final da empresa, mas são essenciais para viabilizar atividades comerciais, operacionais e de gestão.

Por envolver múltiplos fornecedores, meios de pagamento e colaboradores, também é uma das categorias com maior risco de descontrole.

4. Como controlar as compras indiretas na empresa?

O controle eficiente começa por três pilares: mapeamento completo dos gastos, definição de políticas por categoria e perfil de colaborador e centralização do processo em plataformas que aplicam essas regras automaticamente no momento da compra.

A integração com ERP, os fluxos de aprovação digitais e os relatórios em tempo real complementam a estrutura de gestão e aumentam a visibilidade sobre os gastos.

5. O que é maverick spending e como evitar?

Maverick spending é o gasto realizado fora dos canais, fornecedores ou políticas aprovadas pela empresa.

Ele pode ocorrer por desconhecimento das regras ou pela ausência de sistemas que garantam sua aplicação automática.

Para evitá-lo, é essencial que a política esteja incorporada ao fluxo de compra, que os colaboradores tenham acesso facilitado aos canais corretos e que o sistema sinalize ou bloqueie desvios antes da conclusão da transação.

6. O que é spend management?

Spend management é a gestão estratégica dos gastos corporativos. O conceito envolve planejamento, controle, análise e otimização das despesas com o objetivo de aumentar eficiência financeira e apoiar a tomada de decisão.

7. Compras indiretas podem ser deduzidas no imposto de renda da empresa?

Sim, desde que devidamente documentadas.

Para serem consideradas dedutíveis, as despesas precisam estar relacionadas à atividade da empresa, conter nota fiscal emitida em nome do CNPJ e estar corretamente classificadas no plano de contas.

Despesas sem comprovação fiscal adequada ou registradas em nome de pessoa física podem não ser aceitas para dedução e ainda representam risco em auditorias fiscais.

8. Qual o papel do ERP na gestão de compras indiretas?

O ERP é o sistema responsável por consolidar as informações financeiras da empresa, incluindo lançamentos de despesas, conciliações de cartão corporativo e registros de adiantamentos.

Quando integrado a plataformas de gestão de compras indiretas, como viagens ou despesas corporativas, o ERP (como SAP, Totvs ou Oracle) permite que os dados fluam automaticamente, sem necessidade de lançamentos manuais.

Isso reduz erros, acelera o fechamento contábil e aumenta a confiabilidade das informações financeiras.

9. Como a política de viagens se relaciona com as compras indiretas?

A política de viagens é um dos principais instrumentos de controle das compras indiretas relacionadas a deslocamentos corporativos.

Ela define limites de gastos, categorias permitidas, fornecedores homologados, regras de antecedência e fluxos de aprovação.

Quando aplicada diretamente em uma plataforma, deixa de ser apenas um documento e passa a atuar como um mecanismo preventivo, sinalizando ou bloqueando gastos fora da política antes que eles ocorram.

10. Por que compras indiretas são mais difíceis de controlar?

Porque envolvem grande volume de transações, múltiplos fornecedores, diferentes áreas da empresa e diversas formas de pagamento.

Além disso, muitas dessas despesas têm baixo valor individual, mas impacto relevante quando analisadas em conjunto, o que dificulta a identificação de padrões e desvios sem uma gestão estruturada.