Despesas de viagens corporativas: o que é considerado e como controlar o orçamento?

As despesas de viagens corporativas representam uma parcela relevante dos custos operacionais de algumas empresas. Além de um volume enorme de transações e aprovações, a rotina de gestão dessas despesas consome tempo das áreas porque boa parte dos processos ainda acontece de forma manual.

A pressão para resolver problemas como dificuldade para acompanhar gastos, inconsistências nos reembolsos, baixa visibilidade sobre centros de custo e muito tempo gasto em auditorias acelerou o uso de automação e inteligência artificial na gestão financeira das empresas.

Com mais visibilidade sobre os gastos e processos automatizados, as empresas conseguem controlar melhor o orçamento, identificando oportunidades de economia e dedicando menos tempo a atividades operacionais.

Confira neste conteúdo:

• O que são despesas de viagens corporativas;

• Quais gastos podem ou não ser reembolsados;

• Como calcular despesas de viagens com mais previsibilidade;

• Como evitar excessos e fraudes na prestação de contas;

• Indicadores que ajudam a controlar gastos corporativos;

• Como funciona auditoria de despesas e recibos;

• Como automatizar aprovação, conciliação e reembolso;

• Como a VOLL centraliza viagens e despesas corporativas.

O que são despesas de viagens corporativas?

As despesas de viagens corporativas são todos os gastos realizados por colaboradores durante deslocamentos a trabalho e que possuem relação direta com as atividades profissionais exercidas fora do local habitual de atuação.

Esses custos podem ser pagos diretamente pela empresa, via cartão corporativo ou adiantamento, ou posteriormente reembolsados ao colaborador mediante prestação de contas.

Para evitar inconsistências na prestação de contas, muitas empresas classificam as despesas corporativas conforme regras de reembolso, aprovação e compliance financeiro.

A classificação correta dessas despesas é importante porque impacta orçamento, fluxo de aprovação, auditoria, dedução de impostos, conciliação financeira e análise de centros de custo.

Confira abaixo os tipos de despesas mais comuns em viagens corporativas e como elas normalmente são tratadas nas políticas internas.

O que pode ser classificado como despesa de viagem

Despesas de viagem são os gastos necessários para que um colaborador execute atividades profissionais fora de sua base habitual, ou custos relacionados a deslocamentos em contextos de negócios. Esses valores incluem transporte, hospedagem, alimentação e taxas de serviço vinculadas ao deslocamento.

Veja mais quais despesas são consideradas de viagem:

O que não são despesas de viagens corporativas?

Nem todo gasto realizado durante uma viagem a trabalho pode ser classificado como despesa corporativa. Para que o custo seja aceito pela empresa, ele precisa ter relação direta com a atividade profissional exercida durante o deslocamento e seguir as regras definidas na política de viagens e compliance financeiro.

De forma geral, gastos pessoais, despesas sem justificativa profissional ou custos fora das regras da empresa não entram como despesas corporativas válidas.

Entre os exemplos mais comuns, estão:

• Passeios e atividades de lazer: ingressos, turismo, eventos pessoais e atividades sem relação com a viagem de trabalho;

• Compras pessoais: roupas, eletrônicos, presentes, itens de uso individual e souvenirs;

• Bebidas alcoólicas: principalmente quando não possuem justificativa vinculada à atividade corporativa ou política específica da empresa;

• Multas e infrações: multas de trânsito, no-show em reservas e outros custos gerados por descumprimento de regras;

• Despesas de acompanhantes: alimentação, hospedagem ou transporte de familiares e terceiros sem vínculo com a viagem corporativa;

• Upgrades não autorizados: mudança para classe executiva, categorias superiores de hospedagem ou serviços premium sem aprovação prévia;

• Gastos sem comprovante válido: despesas sem nota fiscal, recibo ou documentação exigida pela empresa;

• Custos fora da política corporativa: qualquer despesa realizada fora dos limites, fornecedores ou regras definidos pela operação de viagens.

Como calcular despesas de viagens corporativas?

Para que a empresa tenha previsibilidade financeira e consiga controlar excessos, é importante considerar custos diretos, despesas variáveis, políticas internas e possíveis desvios operacionais ao longo da viagem.

Esse cálculo costuma funcionar como uma projeção orçamentária da viagem, comparando o valor previsto antes do deslocamento com o custo final realizado após a prestação de contas.

Confira abaixo os passos para calcular despesas de viagem.

Identifique todos os custos diretos da viagem

O primeiro passo é mapear quais despesas entram no orçamento corporativo da viagem.

Normalmente, o cálculo considera:

• Passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Transporte urbano;

• Locação de veículos;

• Pedágios e combustível;

• Taxas aeroportuárias;

• Seguro viagem corporativo;

• Inscrição em eventos;

• Despesas operacionais previstas na política.

Muitas empresas também costumam incluir custos indiretos relacionados à viagem, como IOF, taxas de câmbio, no-show, remarcações e despesas administrativas da operação.

Defina o modelo de cálculo utilizado pela empresa

Depois de mapear os gastos, a empresa precisa definir como as despesas serão calculadas durante a viagem.

Os modelos mais utilizados são:

• Cálculo por diária: a empresa define um valor fixo para alimentação, transporte local e pequenas despesas do colaborador.

• Prestação de contas por item: cada gasto precisa ser apresentado individualmente com nota fiscal ou recibo.

• Modelo híbrido: combina diária para algumas categorias e prestação de contas individual para despesas de maior valor, como hospedagem e passagens.

O modelo híbrido costuma ser bastante utilizado porque reduz burocracia sem perder controle financeiro sobre os gastos mais relevantes. Despesas como alimentação e transporte local, por exemplo, podem ter valor fixo definido pela empresa, enquanto hospedagem e passagens continuam exigindo nota fiscal e auditoria.

Faça a estimativa prévia da viagem

Antes da aprovação, a empresa normalmente realiza uma projeção de custo da viagem.

Esse cálculo pode considerar fatores como:

• Antecedência da compra;

• Destino da viagem;

• Duração da estadia;

• Tarifas negociadas;

• Média histórica de gastos;

• Agenda do colaborador;

• Variação cambial;

• Períodos de alta demanda.

Essa projeção ajuda a área financeira e os gestores a comparar o orçamento planejado com o valor realizado após a viagem, identificar desvios, revisar políticas e encontrar oportunidades de economia nas próximas viagens.

Utilize uma fórmula básica de custo total da viagem

Muitas empresas utilizam uma fórmula simples para consolidar o orçamento previsto da viagem:

Custo total da viagem = transporte + hospedagem + alimentação + mobilidade + taxas + despesas variáveis

As despesas variáveis podem incluir remarcações, bagagem adicional, variação cambial ou gastos emergenciais previstos na política corporativa.

Em operações mais estruturadas, esse cálculo costuma ser integrado automaticamente ao ERP e às plataformas de gestão de viagens corporativas.

Como gerenciar despesas de viagens corporativas e evitar excessos?

O crescimento das viagens corporativas aumentou a pressão sobre áreas financeiras, gestão de compras e travel management. Ao mesmo tempo, o controle da operação ficou mais rigoroso.

As empresas passaram a buscar mais visibilidade sobre pontos relevantes que antes não eram acompanhados de perto, como centros de custo, compliance financeiro, dedução de impostos e comportamento dos gastos dentro das operações de T&E (travel and expense).

Algumas práticas fazem mais diferença no controle financeiro. Saiba o que fazer para gerenciar despesas de viagens corporativas e evitar excessos.

Crie uma política de despesas realmente aplicável

Uma política extensa e pouco objetiva costuma gerar dúvidas, exceções e baixa adesão dos colaboradores.

O ideal é estruturar regras claras sobre:

• Limites de hospedagem;

• Valores de alimentação;

• Regras de reembolso;

• Uso do cartão corporativo;

• Prazos para envio do RDV (relatório de despesas de viagem);

• Despesas permitidas e não permitidas;

• Critérios de aprovação;

• Documentos obrigatórios.

Também vale adaptar as regras conforme perfil da viagem, cargo do colaborador e destinos nacionais ou internacionais. Por exemplo, a política pode definir um teto de R$ 120 por dia para alimentação em viagens nacionais e permitir hospedagens de até R$ 500 por diária em determinadas capitais.

Defina como será o pagamento das despesas

Outro ponto importante é estruturar como os gastos serão pagos durante a viagem.

A empresa pode trabalhar com diferentes meios de pagamento, como:

• Cartão corporativo;

• VCN;

• Adiantamento;

• Reembolso;

• Modelos combinados.

O gestor deve avaliar as opções com calma, pois essa definição impacta em pontos relevantes, como conciliação financeira, auditoria e controle da operação.

Centralize a operação em uma única plataforma

Boa parte dos excessos acontece porque a operação fica descentralizada entre diferentes sistemas, planilhas e fornecedores.

Quando reservas, reembolsos, mobilidade, cartões e prestação de contas ficam separados, aumenta a dificuldade para acompanhar gastos em tempo real, identificar despesas fora da política, auditar comprovantes e controlar centros de custo.

A centralização pode ser feita com a ajuda de plataformas especializadas, ajudando a criar uma visão única da operação financeira e reduzir retrabalho entre áreas.

Automatize auditorias de despesas e recibos

Auditorias manuais costumam consumir muitas horas e até dias de trabalho das áreas financeiras. Depois que as empresas perceberam que estão perdendo tempo e dinheiro ao não usarem automações, cresceu a necessidade de dashboards e ferramentas de Spend Management na gestão de despesas corporativas.

Cada vez mais empresas utilizam automação para validar:

• Duplicidade de despesas;

• Recibos inconsistentes;

• Valores fora da política;

• Datas incompatíveis com a viagem;

• Despesas sem comprovante válido;

• Gastos incompatíveis com o contexto da viagem.

O agente de IA da VOLL, ExpenseHelper, analisa todos os comprovantes de despesas de viagem das empresas e identifica anomalias e gastos fora da política. A Cogna é um exemplo de empresa que alcançou uma redução de custos de 5% a 7% ao adotar a VOLL para otimizar processos e melhorar a experiência dos colaboradores.

Estruture o fluxo de prestação de contas

Depois da viagem, começa a etapa de fechamento das despesas.

Para evitar retrabalho e inconsistências, a empresa precisa estruturar o fluxo e definir:

• Prazo para envio do RDV;

• Documentos obrigatórios;

• Regras de aprovação;

• Responsáveis pela auditoria;

• Integração com ERP;

• Critérios de reembolso.

Quanto mais padronizado for esse processo, mais fácil tende a ser o controle financeiro da operação.

Em mais um #VOLLTalks, Fernão Loureiro, embaixador da VOLL, recebeu Polliana Lima, service management lead da Afya Educacional e Silvana Pareto, product manager da VOLL, para um bate-papo sobre quais as melhores maneiras de eliminar o tempo gasto com a prestação de contas. Confira os insights dos especialistas:

Trabalhe com categorização e centros de custo bem definidos

Controlar despesas fica muito mais difícil quando os gastos entram de forma genérica no financeiro.

Por isso, vale estruturar categorias e centros de custo capazes de separar despesas por:

• Área da empresa;

• Projeto;

• Unidade de negócio;

• Tipo de viagem;

• Tipo de despesa;

• Colaborador.

Essa organização melhora análise financeira, prestação de contas e integração com ERP como SAP, Totvs e Oracle.

Reduza dependência de planilhas e controles paralelos

Mesmo com o avanço da automação, muitas empresas ainda controlam despesas corporativas em planilhas compartilhadas e aprovações por e-mail.

Além do retrabalho, esse modelo dificulta auditorias e também a conciliação financeira e a visibilidade da operação.

O ideal é contar com a ajuda da tecnologia para facilitar os processos e liberar os gestores para atividades mais estratégicas.

Quais indicadores ajudam a acompanhar os gastos com viagens na empresa?

Acompanhar indicadores de viagens corporativas é fundamental para que a empresa consiga transformar despesas em dados estratégicos para o board. Sem esse acompanhamento, o time perde capacidade de identificar excessos, entender padrões de consumo e medir o impacto financeiro da operação ao longo do tempo.

Os indicadores mais relevantes costumam variar conforme o perfil da empresa, mas alguns KPIs aparecem com frequência em operações mais estruturadas de gestão de viagens e despesas corporativas.

Confira abaixo os principais indicadores.

Custo médio por viagem

Esse indicador mostra quanto a empresa gasta, em média, em cada deslocamento corporativo. O cálculo normalmente considera despesas como passagens, hospedagem, alimentação, mobilidade e taxas operacionais.

O acompanhamento desse dado ajuda a entender quais destinos, áreas ou perfis de viagem concentram os maiores custos da operação.

Percentual de despesas fora da política

Mede quantos gastos foram realizados fora das regras definidas pela empresa, como hospedagens acima do limite permitido, despesas sem aprovação ou compras feitas fora do canal oficial.

Quando o índice começa a crescer, normalmente surgem impactos diretos em compliance, previsibilidade financeira e auditoria da operação, sendo necessário revisar a política ou investir no treinamento dos viajantes.

Saving gerado pela operação

O saving mostra quanto a empresa conseguiu economizar a partir de negociações, automações, consolidação de fornecedores e maior controle das despesas corporativas.

Esse indicador costuma refletir ganhos obtidos com compra antecipada de passagens, redução de gastos fora da política, auditoria de tarifas e uso de canais corporativos homologados.

Segundo a GBTA, empresas que contam com suporte estruturado de gestão de viagens e TMCs podem gerar economias entre 5% e 50% sobre os gastos com viagens, dependendo do nível de maturidade da operação e do volume negociado.

Na VOLL, os agentes de IA já geraram mais de R$ 38 milhões em savings diretos apenas no primeiro semestre de 2026 ao automatizar auditorias, monitorar tarifas e identificar inconsistências em despesas corporativas.

Antecedência média de compra

A antecedência das reservas influencia diretamente o custo das viagens corporativas, principalmente em passagens aéreas.

Esse indicador fica disponível em plataformas de viagens e ajuda a identificar compras emergenciais, gargalos nos fluxos de aprovação e oportunidades para melhorar a previsibilidade orçamentária.

Volume de reembolsos corporativos

O volume de reembolsos mostra quanto da operação ainda depende de pagamentos feitos diretamente pelos colaboradores.

As empresas acompanham esse indicador para entender o impacto operacional dos reembolsos, o nível de descentralização dos gastos e a necessidade de ampliar o uso de cartão corporativo, pix corporativo ou VCN.

Despesas por centro de custo

Esse indicador ajuda a distribuir os gastos entre áreas, projetos, unidades de negócio ou equipes.

Além de facilitar orçamento e rateio financeiro, essa análise melhora integração com ERP e permite identificar quais áreas concentram os maiores custos da operação.

Tempo médio de aprovação e prestação de contas

A velocidade de aprovação e envio do RDV impacta diretamente auditoria, conciliação financeira e fechamento contábil.

Algumas empresas com operações mais automatizadas costumam acompanhar esse indicador para reduzir gargalos e melhorar o fluxo financeiro da empresa.

No case da Vitru com a VOLL, 99% das aprovações passaram a acontecer em menos de 24 horas após a digitalização da operação.

Como identificar fraudes em despesas de viagens?

As fraudes em despesas corporativas nem sempre envolvem grandes desvios financeiros. Em muitos casos, os problemas aparecem em pequenas inconsistências recorrentes que passam despercebidas na rotina operacional, principalmente quando a auditoria ainda depende de processos manuais.

Entre os exemplos mais comuns estão recibos duplicados, despesas fora da política, reembolsos sem comprovação adequada, alteração de valores em notas fiscais e gastos incompatíveis com o contexto da viagem.

Observe padrões repetitivos nas prestações de contas

Um dos primeiros sinais de inconsistência costuma aparecer no comportamento das despesas ao longo do tempo.

Gastos sempre próximos ao limite permitido, repetição frequente de determinados valores, uso recorrente de exceções e despesas registradas fora do horário da viagem merecem atenção durante a auditoria.

Esse tipo de análise fica mais difícil quando a empresa trabalha apenas com conferência manual e baixa consolidação de dados.

Cruze informações entre recibos, agenda e deslocamentos

Outro ponto importante é validar se a despesa realmente faz sentido dentro da jornada da viagem.

Com o apoio de agências de viagens, as empresas já cruzam automaticamente:

• Horários dos recibos;

• Localização dos gastos;

• Período da hospedagem;

• Cartões utilizados;

• Agenda da viagem;

• Dados do aéreo e da mobilidade.

Isso ajuda a identificar inconsistências que normalmente passariam despercebidas em uma análise isolada do comprovante.

Fique atento a despesas duplicadas

A duplicidade de despesas continua entre os problemas mais comuns em operações corporativas.

Ela pode acontecer tanto de forma intencional quanto por erro operacional, principalmente em processos com múltiplos sistemas, reembolsos descentralizados e prestação de contas manual.

Por isso, muitas empresas passaram a utilizar auditoria automatizada para identificar:

• Comprovantes repetidos;

• Valores idênticos;

• Despesas lançadas em mais de um centro de custo;

• Reembolsos já pagos anteriormente.

Monitore despesas fora da política corporativa

Gastos fora da política também costumam funcionar como alerta para possíveis irregularidades.

Hospedagens acima do limite permitido, compras fora do canal oficial, upgrades não autorizados e despesas sem aprovação prévia aumentam o risco financeiro da operação e dificultam compliance.

Quanto mais automatizada for a aplicação da política de viagens, mais rápido a empresa consegue identificar esses desvios.

Utilize automação e inteligência artificial na auditoria

O volume de despesas corporativas tornou praticamente inviável depender apenas de auditorias humanas.

Por isso, empresas passaram a utilizar ferramentas de automação e IA para monitorar inconsistências em tempo real.

Segundo a VOLL, o ExpenseHelper registrou taxa média de interação de 78,9% com os colaboradores acionados para justificar inconsistências identificadas pelo sistema.

Além de acelerar auditorias, esse tipo de tecnologia aumenta a rastreabilidade, melhora o compliance e reduz perdas financeiras invisíveis no dia a dia da operação.

Como a VOLL automatiza o processo de despesas corporativas e garante conformidade?

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e hoje atende empresas como Itaú, Nubank, XP, iFood, Riachuelo, Localiza, Afya e McDonald’s.

A plataforma conecta viagens, mobilidade e despesas corporativas em um único ecossistema digital, centralizando processos que normalmente ficam espalhados entre diferentes sistemas, planilhas e fornecedores.

Na gestão de despesas corporativas, isso significa integrar reservas, cartões, Wallet, reembolsos, prestação de contas, auditoria e dashboards financeiros em um mesmo fluxo operacional, com mais visibilidade sobre gastos, centros de custo e compliance da operação.

Entre os principais recursos da solução de viagens e despesas da VOLL, estão:

• Fluxo de aprovação digital: parametrização de regras por área, orçamento, centro de custo, cargo e política corporativa;

• Automação da prestação de contas: envio digital de comprovantes, categorização automática de despesas e auditoria integrada;

• Integração com ERP: conexão com sistemas como SAP, Totvs e Oracle para conciliação financeira e fechamento contábil;

• Wallet, cartões e meios de pagamento corporativos: centralização dos pagamentos e redução da dependência de reembolsos manuais;

• Dashboards de Spend Analysis: acompanhamento de despesas, savings, comportamento dos gastos e indicadores da operação em tempo real;

• Auditoria automatizada com IA: identificação de inconsistências, despesas fora da política, duplicidade de recibos e gastos incompatíveis com a viagem.

Além disso, a VOLL é dona da própria IA e isso permite evoluir os agentes continuamente conforme os desafios reais relatados pelas áreas de viagens, compras e financeiro.

Em vez de atuar apenas como uma ferramenta de auditoria pontual, a inteligência artificial acompanha a operação de forma contínua, identificando inconsistências, monitorando padrões de gastos e fortalecendo compliance em tempo real.

Segundo Marcus Costa, diretor de engenharia de software e produto da VOLL:

“A gestão com a VOLL passa a ser centralizada, simplificada, dinâmica e contínua. Com agentes de IA, essa camada de proteção passa a existir de forma estruturada, ampliando o valor que cada programa de viagens consegue capturar.”

Afya reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho

A Afya, um dos maiores grupos de educação e tecnologia médica do Brasil, utilizava sistemas separados para política de viagens, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e pagamentos corporativos.

Com a Wallet da VOLL, a empresa centralizou toda a jornada de despesas e viagens corporativas em uma única plataforma. O resultado foi uma redução de mais de 2.500 chamados operacionais e economia de 1.800 horas de trabalho relacionadas à gestão da operação.

A centralização também trouxe mais agilidade para pagamentos, reembolsos e controle financeiro dos mais de 10 mil colaboradores do grupo.

Confira o depoimento completo da Gestora de serviços da Afya, Polliana Rocha, sobre a parceria com a VOLL.

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Perguntas frequentes sobre despesas de viagens corporativas

A empresa é obrigada a reembolsar todas as despesas da viagem?

Não. O reembolso depende da política de viagens corporativas da empresa e das regras previamente definidas para a operação. Gastos pessoais, despesas sem comprovante ou valores fora da política normalmente não são aprovados.

Qual a diferença entre adiantamento e reembolso de despesas corporativas?

No adiantamento, a empresa disponibiliza valores antes da viagem para cobrir gastos previstos do colaborador. Já no reembolso, o profissional utiliza recursos próprios durante a viagem e solicita o ressarcimento posteriormente mediante prestação de contas.

Despesas de viagens corporativas podem ser deduzidas do imposto de renda da empresa?

Em muitos casos, sim. Gastos relacionados à atividade profissional da empresa podem ser considerados despesas dedutíveis, desde que estejam corretamente documentados, registrados e vinculados à operação corporativa.

Qual o prazo ideal para envio do RDV?

O prazo varia conforme a política interna da empresa, mas muitas operações trabalham com envio entre 3 e 10 dias após o encerramento da viagem. Prazos muito longos dificultam auditoria, conciliação financeira e fechamento contábil.

O que acontece quando uma despesa é reprovada na auditoria?

Quando a despesa não atende às regras da política corporativa ou apresenta inconsistências, a empresa pode solicitar justificativas adicionais, reprovar o reembolso ou encaminhar o caso para nova validação interna.

É possível controlar despesas corporativas sem cartão corporativo?

Sim, mas a operação tende a gerar mais reembolsos, maior volume de prestação de contas manual e menos visibilidade financeira em tempo real. Por isso, muitas empresas passaram a combinar cartões corporativos e VCNs para centralizar os pagamentos.

Como funciona a integração das despesas com ERP?

As plataformas de gestão de despesas corporativas conseguem integrar informações financeiras diretamente ao ERP da empresa, automatizando lançamentos, categorização de despesas, centros de custo e conciliação contábil.

Qual a diferença entre gestão de despesas e Spend Management?

A gestão de despesas normalmente está relacionada ao controle operacional dos gastos. Já o Spend Management envolve uma visão mais estratégica, utilizando dados, automação e análise financeira para otimizar orçamento, fornecedores e tomada de decisão.

Pequenas empresas também precisam de controle de despesas corporativas?

Sim. Mesmo em operações menores, a falta de controle sobre reembolsos, prestação de contas e despesas de viagem pode gerar desperdícios, inconsistências financeiras e dificuldade de crescimento da operação.