Expense management é a gestão das despesas que os colaboradores geram, em geral, envolvendo gastos variáveis, como viagens corporativas. Por isso, esse trabalho envolve o ciclo de compras e gestão de gastos de ponto a ponta, desde a política de despesas, reserva, aprovação e prestação de contas.
Apesar de ser essencial para manter a rentabilidade e garantir o sucesso de uma empresa a longo prazo, o expense management é frequentemente descuidado e pode levar a ineficiências, gastos excessivos e queda da produtividade.
A gestão de despesas contribui para o crescimento e a sustentabilidade de uma empresa e ainda permite que os gestores tenham uma visão clara dos gastos e possam tomar decisões embasadas em dados concretos. Além disso, ajuda no aumento da lucratividade e na melhoria da saúde financeira da empresa.
Neste guia, listamos alguns dos principais tipos de despesas corporativas e seus meios de pagamento, ao mesmo tempo que exploramos a importância do expense management e como implementá-lo na sua empresa de forma eficiente. Confira!
Expense management (gestão de despesas corporativas, em português) refere-se à prática de controlar, registrar e analisar as despesas de uma empresa.
Ou seja, é o processo pelo qual a empresa planeja, aprova, registra, reembolsa e audita o que os colaboradores gastam;
O termo em inglês se popularizou porque os sistemas e as referências do setor financeiro adotam a nomenclatura de fora.
Portanto, o objetivo principal da gestão de despesas corporativas é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficiente. Isso significa evitar desperdícios, identificar oportunidades de redução de custos e direcionar os investimentos para as áreas que trazem maior retorno para a empresa.
Despesas corporativas são gastos necessários para manter uma empresa funcionando e alcançar seus objetivos. Em geral, elas se dividem entre despesas fixas e variáveis:
Despesas fixas: gastos recorrentes e previsíveis que não dependem do seu nível de produção, vendas ou consumo (como aluguel e mensalidades)
Despesas variáveis: oscilam de acordo com o nível de atividade ou produção do negócio (viagens corporativas, comissões, matérias primas, etc).
Por exemplo, se um vendedor viaja para visitar clientes e a empresa paga a passagem aérea, hotel e alimentação, esses gastos são considerados despesas corporativas.
Além disso, existem diversos tipos de despesas com as quais as empresas devem arcar, como:
Passagens aéreas e transporte: Inclui custos de passagens aéreas para viagens nacionais e internacionais, além de transporte terrestre como aluguel de carros, táxis, serviços de transporte por aplicativo e transporte público.
Hospedagem: Diárias em hotéis ou acomodações de aluguéis de curto prazo e outras taxas relacionadas, como uso de Wi-Fi, estacionamento e serviços de quarto.
Alimentação: Refere-se aos custos de refeições durante a viagem, bem como despesas relacionadas a jantares de negócios ou eventos sociais.
Inscrições e taxas de eventos: Taxas de inscrição para participar de conferências, seminários, workshops, treinamentos, entre outros.
Comunicações: Custos de roaming internacional, chamadas telefônicas e acesso à internet.
Seguros de viagem: Para a cobertura de cancelamentos, emergências médicas e outros imprevistos durante a viagem.
Alguns dos meios de pagamento mais utilizados pelas empresas são:
Cartão de crédito corporativo: permite que empresas paguem despesas dos funcionários com uma linha de crédito. Oferece taxas de juros mais baixas e programas de milhagem, mas pode ser difícil de controlar.
Faturamento: usado para despesas com fornecedores e viagens, onde uma fatura é enviada à empresa. Permite pagamento posterior, mas pode incluir taxas de administração de agências, sendo menos vantajoso para quem deseja evitar esses custos.
Reembolso: método manual para cobrir despesas de trabalho. Geralmente, requer que o departamento financeiro verifique os comprovantes e notas fiscais e depende da organização dos funcionários para coletar e apresentar a documentação necessária para o reembolso corporativo.
Adiantamento: envolve a aprovação prévia de valores para uso pelos funcionários, sem necessidade de desembolso pessoal. A desvantagem desse meio de pagamento é que a auditoria é difícil, pois há pouco controle sobre os gastos, e riscos como atrasos na prestação de contas e uso indevido.
Sistema de gestão de despesas corporativas: também é possível utilizar sistemas específicos para a gestão de despesas, o que ajuda a garantir maior conformidade com as políticas da empresa. É a forma mais simples de unificar os gastos e ainda produzir relatórios mais detalhados.
Expense management cobre a despesa individual do colaborador. Spend management cobre todo o gasto da empresa, incluindo compras e contratos. T&E é o recorte de viagem dentro do expense management: aéreo, hotel, transporte e alimentação.
Entenda mais detalhes:
| Termo | O que cobre | Responsável |
|---|---|---|
| Expense management | Despesa individual do colaborador: reembolso, aprovação, conformidade | CFO, controladoria, financeiro |
| Spend management | Todo o gasto da empresa: compras, contratos, fornecedores | Compras, CFO |
| T&E | O recorte de viagem: aéreo, hotel, transporte, alimentação | Travel manager, CFO, RH |
O ciclo tem seis etapas: política, aprovação pré-viagem, reserva no canal, captura do gasto, aprovação da despesa e reembolso com reconciliação. Elas só funcionam como controle quando estão conectadas no mesmo fluxo, porque etapa solta gera dado que não conversa com o resto.
Política de despesas corporativas: define o que a empresa paga, até quanto e com quais fornecedores. Uma política que vive num PDF da intranet, e não no momento da reserva, não controla nada.
Aprovação antes da viagem: o gestor libera dentro da política. No processo manual, essa aprovação acontece por mensagem ou e-mail, sem registro que resista a uma auditoria.
Reserva no canal da empresa: aéreo, hotel e transporte reservados por um canal único concentram dado, tarifa negociada e rastreio. Reserva feita no site da companhia, no Booking pessoal ou com milha do funcionário sai do radar corporativo.
Captura do gasto: o colaborador registra cada despesa na hora: foto do recibo, leitura automática, vínculo ao centro de custo. É a etapa com maior diferença entre manual e automático, porque no manual o registro chega dias depois e reconstruído de memória.
Aprovação da despesa: o gestor confere item a item com o limite da política à vista. Aprovação por print de e-mail ou foto de planilha não gera trilha auditável confiável.
Reembolso e reconciliação: o financeiro processa, lança no ERP e fecha o período. Quando as etapas anteriores falharam, esta absorve o custo acumulado: recibo faltando, classificação errada, duplicata, despesa fora de política que passou sem sistema.
O custo do modelo manual se acumula de forma invisível ao longo dessas etapas e aparece de uma vez na sexta.
O processo manual de expense management costuma falhar por questões que envolvem processos, falhas humanas e comprometimento do tempo gasto com essa tarefa.
Modelos com mais etapas, que exigem aprovação humana, costumam funcionar para fluxos pequenos e com poucos colaboradores. Conforme a empresa cresce, a realidade muda, e o mesmo processo que dava conta passa a acumular erro, retrabalho e atraso.
O custo mais direto é tempo. Horas do time financeiro preenchendo relatório, reconstituindo recibo e devolvendo relatório errado para correção, multiplicadas pelo volume mensal de viajantes. Essa linha de custo raramente aparece no orçamento porque fica diluída na folha.
Existe também o custo do risco. A ACFE estima que uma organização perde, em média, 5% do faturamento anual para fraude ocupacional (ACFE, Report to the Nations, 2026).
A fraude acontece em especial em momentos que a auditoria manual não cobre de forma consistente. O ponto não é suspeitar do time, e sim reconhecer que o processo manual não tem como verificar.
Assim, vejo principalmente três falhas estruturais se repetem, em empresa de qualquer tamanho:
Visibilidade tardia;
Política sem aplicação;
Dado fragmentado.
O gerenciamento de despesas é fundamental para garantir a saúde financeira de uma empresa. Além disso, o expense management proporciona benefícios como:
Melhoria da rentabilidade: Ao monitorar e analisar as despesas, as empresas podem identificar áreas de gastos excessivos e encontrar maneiras de reduzir custos desnecessários.
Cumprimento de políticas e regulamentações: Um sistema de expense management bem implementado ajuda as empresas a garantir que estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas, como regras fiscais e de auditoria.
Mais informações para a tomada de decisões: Com relatórios detalhados e análises de dados, você pode identificar tendências de gastos, avaliar o ROI de várias iniciativas e tomar decisões mais informadas sobre onde alocar recursos.
Redução de riscos: Ao gerir analisar as despesas geradas, a empresa pode identificar possíveis fraudes, inconformidades financeiras, ineficiências operacionais e desperdícios. Dessa forma, reduz o risco de sofrer com prejuízos e problemas futuros.
Para implementar um sistema de expense management eficiente, as empresas devem considerar os seguintes passos:
As empresas devem criar políticas claras sobre despesas, incluindo regras para viagens corporativas, reembolsos, entretenimento e outros gastos.
Além disso, é importante manter uma constante revisão e atualização dessas políticas para acompanhar as mudanças no mercado e garantir que a empresa esteja sempre alinhada com as melhores práticas de gestão financeira.
As empresas devem analisar regularmente as despesas para identificar tendências, gastos excessivos e áreas de melhoria.
Além disso, um monitoramento contínuo das despesas permite que as empresas identifiquem rapidamente problemas e tomem medidas corretivas.
Defina limites de gastos para cada departamento e categoria de despesas, alinhados com as metas e a estratégia da empresa.
Depois de estabelecido, esse orçamento deve ser compartilhado com os colaboradores, que precisam estar cientes sobre os limites de gasto e em quais categorias se enquadram.
Para garantir o sucesso da implementação de um sistema de expense management, é essencial treinar os colaboradores sobre as políticas, procedimentos e ferramentas utilizadas.
Ao mesmo tempo, é importante que eles tenham um certo nível de autonomia para que se sintam valorizados e motivados.
A automatização dos processos de expense management pode reduzir os erros manuais, acelerar a aprovação e o reembolso de despesas, e facilitar a análise de dados.
Os sistemas de gestão de despesas corporativas podem ajudar as empresas a controlar e analisar as despesas de forma eficiente, pois, permitem um controle total de despesas em uma única plataforma, aplicando automaticamente seus controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos.
Uma Travel Management Company (TMC) desempenha um papel estratégico no expense management ao ajudar as empresas a controlar os custos relacionados a viagens de negócios, garantir o cumprimento das políticas internas e aumentar a visibilidade sobre os gastos.
Além de intermediar reservas de passagens e hospedagens, uma TMC atua como parceira na gestão financeira e operacional das viagens corporativas.
A solução ideal deve simplificar a gestão de despesas corporativas, automatizar tarefas repetitivas, prezar pela experiência do colaborador, garantir conformidade com as políticas internas e fornecer dados estratégicos para a tomada de decisão.
Os pontos que mais fazem a diferença são:
Um dos principais critérios é o nível de automação oferecido pela plataforma.
Ela deve permitir a capturar recibos e comprovantes pelo celular, preencher informações automaticamente, categorizar despesas e encaminhá-las para aprovação sem a necessidade de processos manuais.
Essa automação reduz erros, diminui o tempo gasto pelas equipes e torna todo o fluxo de gestão de despesas mais eficiente.
A experiência do usuário também faz toda a diferença. Uma plataforma intuitiva facilita o envio de despesas pelos colaboradores, agiliza aprovações pelos gestores e reduz a necessidade de treinamentos.
Recursos como aplicativo mobile, interface simples e acompanhamento em tempo real do status dos reembolsos aumentam a adesão à ferramenta e tornam o processo mais ágil para todos os envolvidos.
Outro ponto importante é a capacidade de integração com os sistemas já utilizados pela empresa, como ERP, softwares financeiros, ferramentas de contabilidade, folha de pagamento e cartões corporativos.
Quando essas integrações funcionam de forma automática, as informações circulam entre os sistemas sem retrabalho, reduzindo inconsistências e aumentando a confiabilidade dos dados.
Uma boa plataforma de expense management também deve ajudar a empresa a aplicar suas políticas de despesas de forma automática.
Isso significa configurar limites de gastos, criar regras por cargo, departamento ou centro de custo e emitir alertas quando uma despesa estiver fora das diretrizes estabelecidas.
Dessa forma, o compliance é fortalecido e os riscos de gastos indevidos são reduzidos.
Além de registrar despesas corporaitvas, uma plataforma eficiente transforma dados em informações estratégicas.
Dashboards atualizados em tempo real e relatórios personalizáveis permitem acompanhar indicadores de gastos, identificar tendências, analisar despesas por equipe ou projeto e encontrar oportunidades de redução de custos.
Essa visibilidade contribui para um planejamento financeiro mais preciso e para decisões mais bem fundamentadas.
Como a plataforma lida com informações financeiras e dados pessoais, é fundamental que ofereça altos padrões de segurança.
Recursos como criptografia, controle de acesso por perfis, registros de auditoria e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ajudam a proteger informações sensíveis e garantem maior segurança para a empresa.
Cada vez mais empresas buscam plataformas de T&E que utilizem inteligência artificial para tornar a gestão de despesas ainda mais eficiente.
Tecnologias como leitura automática de comprovantes (OCR), categorização inteligente, identificação de despesas duplicadas, detecção de possíveis fraudes e sugestões automáticas de classificação aumentam a produtividade das equipes financeiras e melhoram a qualidade das informações registradas.
A gestão de despesas corporativas geralmente envolve diversos sistemas, relatórios e pedidos a serem processados, além de vários departamentos de uma empresa.
Para garantir a eficiência da gestão de todos os gastos gerados, os gestores podem contar com um sistema de expense management, que, como já mencionamos neste artigo, ajuda a garantir maior conformidade com as políticas da empresa.
A VOLL transforma o expense management (gestão de despesas corporativas) por meio da sua carteira digital, a VOLL Wallet, que centraliza pagamentos, adiantamentos, cartões e reembolsos em um único aplicativo inteligente, eliminando processos burocráticos manuais e planilhas.
A plataforma otimiza o controle financeiro atuando nas seguintes frentes:
Cartões corporativos e travas de uso: o sistema permite a emissão ilimitada de cartões corporativos físicos e virtuais. Os gestores mantêm o controle total aplicando regras personalizadas;
Pagamentos pré-conciliados e fim da prestação de contas: o colaborador insere os dados da despesa, como a justificativa e o centro de custo, no exato momento da transação (via cartão ou Pix corporativo);
Leitura óptica de recibos (OCR): a tecnologia OCR integrada ao aplicativo lê e processa instantaneamente as informações a partir de fotos tiradas dos comprovantes e notas fiscais;
Auditoria 100% automatizada com IA: agente de Inteligência Artificial ExpenseHelper, que funciona como um auditor financeiro 24 horas por dia, checando todos os comprovantes e cruzando automaticamente a despesa com as políticas da empresa;
Reembolso automático: nos casos onde o colaborador precisa utilizar recursos próprios, após a validação sistêmica da política, a transferência do reembolso ocorre de maneira integrada e automatizada para a conta bancária ou chave Pix do usuário cadastrada no aplicativo;
Integração Nativa com ERPs: todas as despesas e informações financeiras da VOLL são sincronizadas automaticamente, sem necessidade de interferência humana, com os principais sistemas contábeis do mercado (como SAP, TOTVS, Oracle, Senior e Omie);
Visibilidade e controle em tempo real: todo esse ecossistema consolida os dados em painéis (dashboards) estratégicos gerados em tempo real, fornecendo aos gestores total governança, prevenção ativa contra fraudes e maior previsibilidade sobre o orçamento.
Fale com um especialista da VOLL e descubra como automatizar cada etapa do ciclo de despesas corporativas, da captura dos comprovantes ao reembolso, com mais controle, eficiência e conformidade ao longo de todo o processo.
Veja mais sobre esse assunto.
Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, eles têm escopos diferentes. O expense management está focado no controle, aprovação e reembolso das despesas realizadas pelos colaboradores, enquanto o spend management engloba toda a gestão dos gastos da empresa, incluindo compras, contratos, fornecedores, pagamentos e despesas corporativas.
As planilhas costumam funcionar em operações bem simples, com poucos lançamentos mensais. No entanto, quando começam a surgir atrasos em reembolsos, dificuldade para localizar comprovantes, falta de visibilidade sobre os gastos ou aumento das despesas fora da política, é um sinal de que um sistema de expense management pode trazer mais controle, automação e segurança.
O percentual varia conforme o nível de maturidade da empresa, mas a economia normalmente vem da redução de retrabalho, eliminação de fraudes, maior controle sobre gastos fora da política, diminuição de erros e melhor negociação com fornecedores. Além da redução de custos diretos, a automação libera tempo das equipes financeiras para atividades mais estratégicas.
Sim. Plataformas modernas utilizam regras automáticas para identificar despesas duplicadas, inconsistências em recibos, gastos acima dos limites estabelecidos e despesas realizadas fora das políticas da empresa. Algumas soluções também utilizam inteligência artificial para detectar comportamentos atípicos e apoiar auditorias.
Além do valor total gasto, é importante acompanhar indicadores como:
Esses KPIs mostram se a empresa está realmente ganhando eficiência.
O cartão corporativo é apenas uma forma de pagamento. Já o expense management é um processo que envolve políticas, aprovação, prestação de contas, conciliação financeira, auditoria e análise dos gastos. Quando o cartão corporativo é integrado à plataforma de gestão de despesas, todo o processo se torna mais automatizado e transparente.
Não. Pequenas e médias empresas também podem se beneficiar da gestão de despesas. À medida que o volume de viagens, reembolsos e compras aumenta, controlar esses gastos manualmente se torna mais difícil. A automação ajuda empresas de qualquer porte a ganhar eficiência operacional e reduzir desperdícios.
Uma boa política deve definir quais despesas são reembolsáveis, limites de gastos, documentos obrigatórios, prazos para prestação de contas, fluxo de aprovação e responsabilidades de colaboradores e gestores. O ideal é que essas regras sejam automatizadas dentro da plataforma de expense management.
Embora a área financeira seja a principal usuária, departamentos como Comercial, RH, Compras, Operações, Marketing e Diretoria também utilizam essas plataformas para controlar viagens corporativas, reembolsos, eventos, visitas a clientes e despesas operacionais.
A IA vem automatizando atividades como leitura de recibos por OCR, classificação de despesas, sugestão de categorias, identificação de gastos duplicados, detecção de possíveis fraudes e previsão de padrões de consumo. Isso reduz o trabalho manual e melhora a qualidade das informações financeiras.