Gestão de compras: processo, pilares e passos para otimizar

Nas empresas, quase todos os processos esbarram na gestão de compras. Afinal, diversas áreas precisam de insumos e fornecedores para que suas rotinas aconteçam: viagens, RH, procurement, T.I, marketing, entre outros.

Por isso, hoje, é um dos principais pilares de eficiência financeira, governança e previsibilidade dentro das empresas, especialmente quando falamos de categorias estratégicas como viagens e despesas corporativas.

O ponto crítico é que grande parte das ineficiências não está no preço negociado, mas na falta de processo: compras fora de contrato, ausência de padronização, baixa integração com o financeiro e dificuldade de rastrear despesas por centro de custo.

Esses fatores, quando somados, comprometem margem, governança e capacidade de crescimento.

Por isso, preparamos este guia estratégico para gestores de compras, viagens, supply chain e outros envolvidos neste processo tão estratégico. Com ele, você vai entender:

• O que é gestão de compras e quais são os objetivos;

• Quais são os 5 pilares de uma gestão de compras eficiente;

• Principais benefícios de um processo estruturado;

• Responsabilidades do gestor de compras;

• Erros mais comuns na gestão de compras (e como evitá-los);

• Como funciona o processo de compras na prática;

• Boas práticas para elevar o nível da gestão de compras;

• Como a tecnologia transforma a gestão de compras em vantagem competitiva.

O que é gestão de compras?

Gestão de compras é o conjunto de estratégias, processos e práticas adotados pelas empresas para planejar, negociar, adquirir e controlar a aquisição de bens e serviços, assegurando o melhor custo-benefício.

Trata-se de um sistema estruturado que envolve políticas, decisões e mecanismos de controle voltados a garantir o equilíbrio entre custo, qualidade, prazo, risco e governança nas contratações.

A área de compras representa o componente mais transacional do procurement, tendo como principais objetivos a redução de custos, a otimização da base de fornecedores, a mitigação de riscos na cadeia de suprimentos e o aumento da eficiência operacional.

Entre as principais atividades da área estão a análise de demanda, a realização de cotações, a negociação, a homologação e avaliação de fornecedores, a gestão de contratos e o monitoramento de indicadores de compras.

Mas, na prática, gestão de compras não é apenas “comprar”. É decidir:

• Quando comprar;

• De quem comprar;

• Em quais condições;

• Com qual modelo contratual;

• Com qual impacto financeiro;

• Com quais riscos envolvidos;

• E com qual nível de controle e rastreabilidade.

Quais são os objetivos da gestão de compras?

Se a gestão de compras é estratégica, seus objetivos vão muito além de “economizar dinheiro”. Redução de custos é importante, mas, de forma isolada, não sustenta eficiência nem governança no longo prazo.

Os principais objetivos de uma gestão de compras madura e estruturada são:

• Redução estruturada de custos;

• Garantia de qualidade e continuidade operacional;

• Governança e compliance;

• Previsibilidade financeira;

• Mitigação de riscos;

• Geração de dados para decisões estratégicas.

1. Redução estruturada de custos

Reduzir custos não significa simplesmente escolher o menor valor na cotação.

Uma gestão estratégica trabalha com o conceito de TCO (Total Cost of Ownership), que é o custo total de aquisição ao longo do tempo.

Isso inclui:

• Preço negociado;

• Condições de pagamento;

• Multas e reajustes contratuais;

• Custos indiretos;

• Tempo de processamento;

• Retrabalho;

• Riscos de não conformidade;

No contexto de viagens corporativas, por exemplo, o menor preço pode não representar a melhor decisão se a tarifa não permitir remarcação ou não estiver dentro do acordo corporativo, por exemplo.

A redução estruturada de custos envolve previsibilidade, contratos inteligentes e controle de exceções, e não apenas um “desconto pontual”.

2. Garantia de qualidade e continuidade operacional

Outro objetivo da gestão de compras é garantir que a empresa não sofra interrupções por falhas de fornecimento.

Isso envolve uma seleção criteriosa de fornecedores com avaliação técnica e financeira, definição de SLAs claros e monitoramento contínuo de performance.

No caso das viagens corporativas, continuidade operacional significa garantir disponibilidade de inventário, ter acordos ativos e bem negociados e contar com suporte estruturado, além de evitar compras emergenciais que elevam custo.

Afinal, uma falha na cadeia de fornecimento pode impactar produtividade, reputação e até resultados comerciais.

3. Governança e compliance

Gestão de compras é também uma ferramenta de controle interno. Os principais objetivos nessa frente incluem:

• Garantir aderência às políticas internas;

• Evitar compras fora de alçada;

• Reduzir risco de fraude;

• Criar rastreabilidade de decisões;

• Facilitar auditorias internas e externas.

Empresas com operações complexas precisam de processos claros que garantam registro de solicitações, histórico de aprovações e documentação contratual organizada para possíveis auditorias.

No caso de viagens e despesas, essa falta de controle pode resultar em problemas como reembolsos indevidos, compras fora da política ou perda de acordos negociados.

4. Previsibilidade financeira

Sem previsibilidade, não há planejamento. Um dos objetivos centrais da área de compras é permitir que a empresa antecipe gastos e trabalhe com orçamento realista, evitando estouros inesperados por meio de um controle eficiente de consumo por centro de custo.

Em viagens corporativas, por exemplo, a previsibilidade depende de pontos como análise histórica de demanda, antecedência média de compra e controle de exceções.

Quando a área de compras opera com dados consolidados e visibilidade em tempo real, o financeiro consegue trabalhar com maior segurança e a diretoria passa a confiar mais nas projeções.

5. Mitigação de riscos

Todo processo de compra envolve risco, mas a maturidade da área está diretamente ligada à sua capacidade de antecipar esses riscos e não apenas reagir a eles.

Dependência excessiva de um único fornecedor, instabilidade financeira do parceiro, descumprimento contratual, problemas documentais e reputacionais são alguns dos riscos enfrentados.

Para evitá-los, uma gestão estratégica de compras pode, por exemplo, diversificar fornecedores, estruturar contratos com cláusulas claras e formalizar acordos.

6. Geração de dados para decisões estratégicas

Por fim, um objetivo cada vez mais relevante na gestão de compras é transformar a área em uma verdadeira fonte de inteligência para decisões estratégicas.

Isso envolve consolidar dados históricos, identificar padrões de consumo, mapear oportunidades de negociação, avaliar a performance de fornecedores e construir indicadores confiáveis que sustentem análises consistentes.

Sem dados estruturados, o gestor negocia no escuro, baseando-se apenas em percepções ou informações fragmentadas. Mas com dados organizados e confiáveis, a negociação é orientada por evidências concretas, como volume real de compras, frequência de uso, desvios de política, antecedência média nas aquisições e impacto da sazonalidade.

Na área de viagens corporativas, essa inteligência torna-se ainda mais determinante, pois permite renegociar acordos com maior embasamento, ajustar políticas internas, identificar oportunidades reais de economia e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência do colaborador.

Quais são os 5 pilares de uma gestão de compras eficiente?

Objetivos claros são importantes, mas sem pilares estruturais, a gestão de compras tende a ser vulnerável a riscos.

Uma operação madura se sustenta sobre fundamentos bem definidos. Veja a seguir os cinco pilares que garantem eficiência, previsibilidade e governança na prática:

1. Planejamento;

2. Seleção estratégica de fornecedores;

3. Contratos estruturados;

4. Controle de demanda;

5. Tecnologia integrada.

1. Planejamento de demandas

Sem planejamento, compras se tornam emergenciais, e compras emergenciais custam mais caro. Isso se traduz diretamente pelo conceito de maverick spend: compras fora de processo (maverick spend), comuns em situações urgentes, resultam em preços mais altos devido à ausência de negociação e contratos pré-estabelecidos.

Segundo a APQC, empresas com baixa maturidade podem ter mais de 2,5% das compras fora de processo, enquanto organizações de alta performance mantêm esse índice próximo de 1%.

Portanto, planejar a demanda significa realizar uma análise histórica de consumo, identificar padrões de sazonalidade, projetar crescimento, integrar informações com as áreas requisitantes e antecipar necessidades recorrentes.

Quando esse processo é estruturado, a empresa ganha previsibilidade e passa a atuar de forma estratégica, conseguindo consolidar volume para negociar contratos mais vantajosos, reduzir compras de última hora, estabelecer acordos de médio e longo prazo e diminuir a volatilidade orçamentária.

No contexto de viagens corporativas, o planejamento é ainda mais determinante, pois a antecedência média de compra impacta diretamente o valor das tarifas aéreas e a disponibilidade de hospedagem.

2. Seleção e homologação de fornecedores

A seleção e homologação de fornecedores é uma etapa crítica da gestão de compras, e escolher parceiros apenas com base no menor preço é um erro comum e frequentemente caro.

Uma seleção realmente estratégica deve considerar diversos fatores, que devem ser ajustados de acordo com a necessidade da empresa, como:

• Capacidade técnica;

• Saúde financeira;

• Histórico de mercado;

• Conformidade regulatória;

• Critérios ESG;

• SLA e capacidade de atendimento.

Na prática, empresas mais maduras estruturam processos formais de homologação que incluem avaliação documental, definição de critérios objetivos de qualificação, utilização de scorecards de desempenho e revisões periódicas para garantir aderência contínua aos padrões estabelecidos.

Na gestão de viagens corporativas, por exemplo, isso significa trabalhar com parceiros que ofereçam inventário robusto, acordos corporativos validados, suporte estruturado, capacidade tecnológica e atendimento consultivo.

Um processo de homologação bem conduzido reduz riscos operacionais, fortalece a governança e sustenta decisões mais seguras e estratégicas ao longo do tempo.

Leia mais: Sourcing: técnicas para tomar decisões na contratação de fornecedores

3. Negociação e gestão de contratos

Negociação, além de preço, é sobre estruturar relações sustentáveis. Um contrato bem estruturado deve definir:

• Escopo claro;

• SLAs mensuráveis;

• Condições de reajuste;

• Multas e penalidades;

• Prazos e vigência;

• Indicadores de desempenho.

No entanto, tão importante quanto negociar bem é gerir o contrato de forma contínua.

A gestão contratual envolve monitoramento sistemático, revisões periódicas, avaliação consistente de performance e, quando necessário, renegociações estratégicas baseadas em fatos e resultados.

No contexto de viagens corporativas, contratos mal administrados podem gerar perda de acordos negociados, substituição de tarifas corporativas por tarifas públicas, falta de controle sobre exceções e impactos negativos diretos no orçamento.

Por outro lado, quando o gestor trabalha com dados consolidados e confiáveis, passa a negociar com base em volume real e comportamento de consumo, ampliando seu poder de barganha e fortalecendo a previsibilidade financeira.

4. Gestão de estoque e controle de demanda

Embora mais evidente em indústrias, o conceito de controle de estoque também se aplica na gestão de compras e serviços pensando em demanda.

O foco aqui é evitar capital imobilizado desnecessariamente, ruptura de fornecimento, compras excessivas e, consequentemente, desperdício.

Como? Existem algumas técnicas e ferramentas, como a Curva ABC, que ajudam a classificar itens por relevância financeira e frequência de uso, direcionando atenção para categorias estratégicas.

No caso dessa metodologia, ela classifica os itens adquiridos pela empresa em três categorias, com base no impacto financeiro:

• Classe A: poucos itens que representam a maior parte do gasto;

• Classe B: itens intermediários em valor e relevância;

• Classe C: muitos itens com baixo impacto financeiro individual.

Dessa forma, ajuda a empresa a identificar o que é mais estratégico e priorizar seus esforços.

No caso das viagens corporativas, não há estoque físico, mas há controle de consumo por centro de custo, por área e por colaborador.

Nesse contexto, é importante monitorar indicadores como frequência de viagens, perfil de consumo, desvios de política e tendência de crescimento. É o equivalente ao controle de estoque em categorias físicas.

5. Tecnologia como base da eficiência

A tecnologia é a base da eficiência na gestão de compras, pois, sem ela, os processos tendem a se tornar manuais, lentos e mais vulneráveis a falhas e retrabalho.

Ao incorporar soluções tecnológicas adequadas, a empresa passa a contar com:

• Automação de fluxos de aprovação;

• Aplicação automática de políticas;

• Integração com ERP e financeiro;

• Consolidação de dados em tempo real;

• Auditoria automatizada;

• Dashboards estratégicos.

De acordo com o Mordor Intelligence, o mercado global de software de compras corporativas foi estimado em cerca de US$ 9,8 bilhões em 2024, com projeção de chegar a aproximadamente US$ 15,7 bilhões em 2029.

Além disso, de acordo com a PwC, em um estudo que analisou mil empresas em quase 60 países, as plataformas source-to-pay (S2P) já fazem parte da realidade de 94% dos departamentos de procurement pesquisados, evidenciando um elevado nível de maturidade digital no cenário global.

A ambição também é clara: os departamentos entrevistados pela PwC estabelecem como meta alcançar, em média, 70% de digitalização até 2027.

Entre pequenas e médias empresas, a tendência é igualmente consistente, com a projeção de aumento de 6% nos investimentos em digitalização de procurement entre 2024 e 2027.

Para gestores de viagens corporativas, esse pilar é ainda mais crítico, já que a tecnologia permite embutir a política de viagens no momento da reserva, priorizar acordos corporativos, sinalizar exceções automaticamente, monitorar consumo por centro de custo, automatizar reembolsos e reduzir o retrabalho operacional.

Quando viagens e despesas estão integradas em uma única plataforma, o gestor deixa de depender de planilhas e relatórios manuais e passa a atuar com dados estruturados, confiáveis e atualizados.

Esse é o verdadeiro ponto de virada que transforma uma área operacional em uma área estratégica, orientada por eficiência, controle e inteligência.

Quais são os principais benefícios de uma gestão de compras estruturada?

Quando a gestão de compras é bem estruturada, seus efeitos vão muito além da economia pontual, trazendo benefícios como:

• Redução consistente e sustentável de custos. A economia deixa de depender de negociações pontuais e passa a ser resultado de método;

• Maior previsibilidade orçamentária, pois permite que o financeiro trabalhe com menos incertezas e que a diretoria tome decisões com mais segurança;

• Aumento da aderência às políticas internas, já que reduz exceções e justificativas manuais. Quando integrada à tecnologia, as regras passam a ser aplicadas automaticamente no momento da solicitação ou da reserva;

• Maior segurança em auditorias e redução de riscos de fraude, pagamentos indevidos e compras fora de alçada;

• Ganho de produtividade e redução de retrabalho, com a eliminação de planilhas paralelas, e-mails de aprovação, controle manual de contratos e conciliações;

• Melhoria na experiência do colaborador, reduzindo a resistência às políticas e aumentando a adesão;

• Dados estratégicos para decisões futuras. O gestor consegue identificar padrões, avaliar fornecedores e mapear oportunidades de renegociação;

• Integração entre áreas e maior alinhamento interno, trazendo mais transparência e menos conflitos.

Quais são as responsabilidades do gestor de compras?

O perfil do “comprador” mudou: o gestor atual deve ser um analista de dados com alta capacidade de negociação interpessoal.

Na prática, o gestor precisa combinar visão financeira, capacidade analítica, habilidade de negociação, conhecimento tecnológico, entendimento de governança e gestão de stakeholders.

Especialmente em categorias como viagens e despesas corporativas, o nível de complexidade exige maturidade de processos e visão integrada.

Suas principais responsabilidades incluem:

• Definir e atualizar políticas claras, aplicáveis e alinhadas à realidade da empresa;

• Estruturar e monitorar KPIs, como saving, antecedência média de compra, tempo médio de aprovação e performance de fornecedores;

• Negociar contratos com base em dados históricos e boas práticas de mercado;

• Gerenciar riscos e compliance, garantindo a homologação adequada de fornecedores e monitorando documentação e cumprimento contratual;

• Integrar compras ao financeiro e à estratégia da empresa, assegurando alinhamento orçamentário e priorização de investimentos;

• Implementar e otimizar tecnologias, reduzindo a dependência de controles manuais e ganhando tempo para uma atuação mais estratégica;

• Traduzir economias operacionais em valor estratégico para o negócio perante a diretoria.

Quais são os erros mais comuns na gestão de compras e como evitá-los?

Os erros mais comuns na gestão de compras costumam ser:

1. Comprar apenas pelo menor preço;

2. Permitir compras descentralizadas sem controle;

3. Não utilizar dados para negociar;

4. Não revisar contratos e políticas regularmente.

Entenda como eles se apresentam no dia a dia.

Comprar apenas pelo menor preço

Quando a decisão se baseia exclusivamente no menor valor inicial, fatores essenciais acabam sendo ignorados, como flexibilidade contratual, existência de multas e taxas futuras, qualidade do atendimento e estabilidade financeira do fornecedor.

Para evitar esse erro, é fundamental adotar uma visão de TCO (Total Cost of Ownership), analisando o custo total da contratação ao longo do tempo, e não apenas o preço inicial, garantindo decisões mais sustentáveis e estratégicas.

Permitir compras descentralizadas sem controle

Quando diferentes áreas negociam diretamente com fornecedores, fora de um fluxo estruturado, a empresa perde poder de negociação, cria duplicidade de contratos, deixa de padronizar processos, se desalinha das políticas internas e passa a enfrentar maior dificuldade em auditorias.

Para evitar esse cenário, é fundamental centralizar as compras estratégicas, definir fluxos claros de aprovação e utilizar tecnologia que concentre todas as solicitações em um único ambiente, garantindo controle, transparência e geração de inteligência a partir dos dados.

Não utilizar dados para negociar

Sem um histórico consolidado e indicadores claros, o gestor perde argumentos concretos para solicitar descontos, renegociar reajustes, ajustar contratos ou redefinir condições comerciais de forma estratégica.

Para evitar esse erro, é essencial investir em sistemas que consolidem dados, integrem informações de diferentes fontes e disponibilizem relatórios estratégicos em tempo real, transformando a negociação em um processo orientado por evidências e não por suposições.

No contexto de viagens corporativas, por exemplo, dados como volume por rota, antecedência média de compra e padrão de consumo são fundamentais para sustentar negociações mais vantajosas e fortalecer acordos comerciais.  

Para seus clientes, a VOLL fornece um dashboard com mais de 150 dados estratégicos de gestão de viagens, que fornece para os gestores todas as informações atualizadas diariamente, que ajudam a identificar oportunidades de savings, compras fora da política e informações importantes para diversos stakeholders:

Não revisar contratos e políticas regularmente

O mercado está em constante mudança, e manter cláusulas desatualizadas, não revisar limites de política, ignorar alterações regulatórias ou deixar reajustes automáticos passarem despercebidos pode gerar perdas financeiras e fragilizar a governança.

É fundamental estabelecer revisões periódicas formais de contratos e políticas, garantindo que estejam sempre alinhados às necessidades do negócio, às mudanças do mercado e às melhores práticas de gestão.

Como funciona o processo de compras na prática? Passo a passo completo

Entender os pilares é essencial. Mas, na rotina corporativa, o que realmente determina eficiência é a execução do processo. Veja um passo a passo de como funciona, na prática, um processo de compras estruturado:

1. Identificação da necessidade

Tudo começa com a formalização da demanda. Nesta etapa, a área requisitante deve informar:

• Descrição detalhada do item ou serviço;

• Justificativa da necessidade;

• Centro de custo;

• Prazo desejado;

• Orçamento estimado.

Em empresas com processos bem desenvolvidos, essa solicitação ocorre dentro de um sistema estruturado e não por e-mail ou mensagem informal.

2. Validação orçamentária

Essa etapa conecta compras ao financeiro. Antes de qualquer cotação, é necessário verificar se há orçamento disponível, se a despesa está prevista no planejamento anual e se a alçada de aprovação está correta.

Sem essa validação prévia, os riscos incluem estouro de orçamento, aprovações realizadas sob pressão e desalinhamento entre áreas, comprometendo a governança e a previsibilidade financeira.

No contexto de viagens corporativas, por exemplo, acompanhar o orçamento por centro de custo permite identificar rapidamente desvios de consumo, agir de forma preventiva e manter o controle dos gastos ao longo do período.

3. Cotação e comparação de fornecedores

Com a necessidade validada, inicia-se a etapa de cotação. Dependendo da complexidade, isso pode envolver:

• Solicitação de proposta (RFP);

• Benchmark de mercado;

• Comparação técnica e comercial;

• Avaliação de SLA.

O objetivo aqui não é apenas encontrar o menor preço, mas comparar pontos como escopo entregue, condições de pagamento e flexibilidade contratual.

4. Negociação

A negociação é o momento mais estratégico do processo de compras, pois é nela que se definem não apenas valores, mas as bases da relação entre empresa e fornecedor. Esse processo envolve discutir:

• Valores e condições de pagamento;

• Prazo de contrato;

• Critérios de reajustes;

• SLA;

• Multas por descumprimento.

Dessa forma, gestores que utilizam dados históricos entram na mesa de negociação com muito mais força, já que conseguem demonstrar, com clareza, o volume real consumido, a frequência de contratação, o potencial de crescimento da demanda e o nível de aderência aos acordos anteriores.

Em viagens corporativas, contar com dados consolidados é ainda mais relevante, pois permite renegociar acordos com base no comportamento real de compra, aumentando a capacidade de gerar economia sustentável ao longo do tempo.

5. Aprovação interna

A aprovação interna é a etapa que consolida o processo após a negociação, garantindo que a proposta esteja alinhada às diretrizes e às alçadas definidas pela organização. Um fluxo estruturado inclui:

• Aprovação automática quando dentro da política;

• Encaminhamento para gestor responsável quando fora de padrão;

• Registro de justificativa;

• Histórico documentado.

Quando essa etapa é conduzida de forma manual, é comum surgirem atrasos, perda de prazos, gargalos operacionais e insatisfação interna, comprometendo a eficiência do processo como um todo.

Por outro lado, a automação reduz o tempo de aprovação, aumenta a conformidade com as políticas internas e fortalece a governança, tornando o fluxo mais ágil, transparente e confiável.

6. Formalização contratual

Com a aprovação concluída, a compra precisa ser formalizada de maneira adequada para garantir segurança jurídica e rastreabilidade.

Essa etapa envolve a assinatura do contrato, o registro no sistema interno, o arquivamento digital dos documentos e a definição clara de prazos e vigência.

A ausência dessa formalização expõe a empresa a riscos jurídicos, fragiliza a governança e dificulta comprovações futuras em auditorias ou revisões internas.

Contratos bem estruturados são ainda mais relevantes na gestão de viagens corporativas, pois asseguram a aplicação correta de tarifas negociadas e oferecem maior segurança em processos de auditoria, garantindo conformidade e previsibilidade nas relações com fornecedores.

7. Pedido, execução e acompanhamento

A compra é realizada, passa a fase de acompanhamento e chegamos na execução. Aqui é fundamental monitorar:

• Cumprimento de prazo;

• Qualidade do serviço;

• SLA acordado;

• Ocorrência de exceções.

8. Pagamento e auditoria

A etapa final do processo é o pagamento acompanhado da conferência e auditoria, garantindo que tudo o que foi contratado e executado esteja em conformidade antes da quitação. Esse momento envolve:

• Validação da entrega;

• Conferência da nota fiscal;

• Conciliação financeira;

• Registro contábil;

• Auditoria de conformidade.

Em despesas corporativas, essa fase é especialmente crítica, pois qualquer falha pode gerar impactos financeiros e riscos de governança.

O uso de soluções tecnológicas nesse momento, com OCR, conciliação automática e integração com meios de pagamento reduz riscos como notas em desacordo com o contratado e reembolsos indevidos, fortalece o controle financeiro e, assim, encerra o ciclo de compras com segurança e eficiência.

O que diferencia um processo comum de gestão de compras de um processo maduro?

A diferença está em três fatores: padronização, rastreabilidade e uso inteligente de dados.

Quando cada etapa é estruturada e integrada a sistemas, o processo deixa de depender de pessoas específicas e passa a ser um modelo replicável e auditável.

Para gestores de viagens corporativas, isso significa:

• Menos exceções;

• Mais aderência à política;

• Mais previsibilidade orçamentária;

• Melhor experiência do colaborador;

• Mais segurança em auditorias.

10 boas práticas para elevar o nível da gestão de compras

Depois de entender pilares, processos e responsabilidades, a pergunta prática é: como evoluir a maturidade da área?

Abaixo estão 10 boas práticas aplicáveis à rotina de gestores que buscam mais controle, previsibilidade e eficiência:

1. Centralize as compras sempre que possível. Compras descentralizadas reduzem o poder de negociação e dificultam o controle.

2. Trabalhe com dados históricos para prever demandas e reduzir urgências.

3. Estruture políticas claras e aplicáveis. Quando as regras estão embarcadas na plataforma de compra ou reserva, a aderência aumenta.

4. Automatize fluxos de aprovação. Aprovações manuais via e-mail ou mensagem geram gargalos.

5. Avalie fornecedores continuamente. Homologar uma vez não é suficiente; crie processos de avaliação periódica.

6. Negocie contratos de médio e longo prazo. Com dados consolidados de viagens corporativas, é possível renegociar tarifas com base no volume real, fortalecendo a posição da empresa.

7. Reduza compras emergenciais investindo em planejamento e visibilidade em tempo real. No caso de viagens, trabalhar a antecedência média é uma das estratégias mais eficazes para reduzir o custo global.

8. Integre compras, viagens e despesas para garantir alinhamento e governança.

9. Trabalhe com indicadores estratégicos (e não apenas economia). Lembre-se: economia pontual não resume desempenho.

10. Revise contratos e políticas periodicamente. A gestão de compras é um processo dinâmico, não um documento estático.

Quer saber mais sobre o futuro da gestão de compras estratégica? Confira o vídeo da VOLL com insights de líderes como Aline Maia Santos (Itaú Unibanco), Jamil Syrio (XP Inc.) e Bernardo Bellavinha Araujo (Localiza&Co) sobre o futuro das viagens e compras.

Como a tecnologia transforma a gestão de compras em vantagem competitiva?

Processos manuais até funcionam, mas não escalam, não oferecem visibilidade em tempo real e não garantem controle consistente. Em setores dinâmicos, como viagens e despesas corporativas, a ausência de tecnologia aumenta riscos e reduz a capacidade de reação.

Nesse contexto, a inteligência artificial já é uma ferramenta estratégica. Segundo o The Hackett Group, 64% dos executivos de procurement acreditam que a IA generativa mudará fundamentalmente a área de compras em até cinco anos, e quase metade das equipes já realizou projetos-piloto em 2024.

Ao aplicar IA sobre os dados estruturados pela tecnologia, as empresas conseguem gerar previsões mais precisas, identificar riscos com antecedência, automatizar análises complexas e apoiar decisões estratégicas com muito mais velocidade e profundidade.

Lembre-se: a tecnologia não substitui o gestor. Ela potencializa sua capacidade analítica, reduz fricções operacionais e transforma dados em inteligência acionável por meio de:

• Automação de fluxos e redução de gargalos: é possível configurar alçadas automáticas, aprovar solicitações dentro da política sem intervenção humana, encaminhar exceções para responsáveis específicos e registrar todo o histórico de decisões;

• Políticas embarcadas no momento da compra: soluções tecnológicas permitem aplicar regras diretamente na solicitação, bloquear opções fora da política e sinalizar exceções automaticamente;

• Consolidação de dados em tempo real: plataformas de gestão oferecem visibilidade completa dos gastos, permitem acompanhar o consumo por centro de custo, identificar desvios rapidamente e analisar tendências de crescimento;

• Integração entre compras, viagens e despesas: plataformas integradas possibilitam controle centralizado de meios de pagamento, automação de reembolsos e conciliação automática;

• Transformação da área em centro de inteligência: quando os dados estão organizados, consolidados e acessíveis, a área de compras deixa de ser apenas operacional e passa a atuar como fonte de inteligência estratégica.

Como a VOLL apoia a gestão estratégica de compras em viagens e despesas corporativas

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina é uma parceira estratégica na gestão de viagens, mobilidade e despesas, conectando controle, tecnologia e experiência do colaborador em uma única plataforma.

Nossa ampla rede de fornecedores, aliada à nossa capacidade de negociação, garante acesso a tarifas e condições especiais com companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros serviços de viagem.

Cada parceiro é selecionado com base em critérios definidos junto à sua empresa, respeitando políticas internas, necessidades operacionais e objetivos estratégicos. O foco não é o fornecedor mais barato, mas aquele que assegura consistência e sustentabilidade do programa ao longo do tempo.

Tudo isso é oferecido de forma prática e ágil. Com uma plataforma digital completa e um aplicativo mobile intuitivo, os viajantes podem pesquisar opções e solicitar reservas dentro das regras internas, enquanto o sistema sinaliza se os serviços estão em conformidade ou não, detalhando os critérios atendidos.

Ao proporcionar maior transparência sobre as políticas de viagem, a VOLL fortalece a adesão às regras internas, contribuindo naturalmente para a otimização de custos e para uma gestão mais eficiente e estratégica.

Outro diferencial da VOLL é a unificação das áreas de viagens e despesas, que proporciona maior controle, eficiência e governança.

Com nossa plataforma, é possível gerenciar meios de pagamento, automatizar reembolsos, integrar cartões corporativos, controlar adiantamentos e consolidar a prestação de contas em tempo real.

Esse modelo traz benefícios adicionais: despesas dentro da política podem ser reembolsadas automaticamente, o faturamento é consolidado em um único pagamento mensal e a conciliação torna-se simples, transparente e rastreável.

O gestor ainda conta com:

• Monitoramento de SLAs e atendimento: visibilidade sobre tempos de resposta e qualidade do suporte;

• Relatórios operacionais e financeiros consolidados: mais de 150 dados confiáveis para avaliar desempenho e identificar gargalos diariamente;

• Acompanhamento consultivo: apoio contínuo na interpretação dos indicadores, na evolução do programa e suporte 24 horas aos viajantes.

Quer ter esses e muitos outros benefícios? Fale com um especialista e conheça a plataforma da VOLL na prática.

Perguntas frequentes sobre gestão de compras

Confira, a seguir, mais sobre o tema.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o conjunto de processos que organiza como a empresa adquire bens e serviços, garantindo controle de custos, qualidade dos fornecedores e previsibilidade financeira. Por isso, envolve planejamento, negociação, contratos, aprovação e análise de gastos.

Qual é a diferença entre compras e procurement?

“Compras” geralmente se refere à execução da aquisição. Já o procurement é mais amplo e estratégico, e envolve:

• Definição de políticas;
• Seleção e homologação de fornecedores;
• Strategic sourcing;
• Gestão de contratos;
• Análise de desempenho e custos.

Ou seja, procurement estrutura o processo; compras executa.

Quais indicadores (KPIs) usar na gestão de compras?

Os principais KPIs são:

• Savings (economia gerada);
• Custo por categoria;
• Lead time de compras;
• Compliance de contratos;
• Performance de fornecedores;
• Volume de compras fora de política.

Esses indicadores ajudam a transformar compras em uma área orientada por dados. A VOLL, como a maior agência de viagens corporativas do Brasil, disponibiliza um dashboard com mais de 150 indicadores de gestão de viagens para as empresas, o que ajuda a reduzir custos e identificar oportunidades claras de savings.

Quais são os principais processos dentro da gestão de compras?

Uma gestão de compras bem estruturada segue um fluxo claro: identificação da demanda, análise e cotação, negociação, formalização do contrato, execução da compra e acompanhamento.