Gestão de fornecedores: 8 práticas para aplicar em viagens corporativas

A gestão de fornecedores é um dos pilares menos visíveis e mais importantes da performance de um programa de viagens corporativas.

Enquanto grande parte das empresas concentra esforços na negociação de tarifas ou no controle de despesas, a maturidade real está na capacidade de estruturar um ecossistema sólido de parceiros, com governança, métricas claras e gestão contínua de riscos.

Neste guia, você vai conferir:

• O que é gestão de fornecedores, especialmente no setor de viagens corporativas;

• Benefícios dessa prática;

• Fases críticas do processo de gestão;

• Indicadores para mensurar eficiência;

• Como classificar fornecedores;

• Etapas essenciais para estruturar sua gestão de fornecedores.

Ao final deste conteúdo, você saberá como elevar o nível de governança do seu programa de viagens, com previsibilidade financeira, mitigação de riscos e melhoria mensurável da experiência do viajante. Confira!

O que é gestão de fornecedores?

Gestão de fornecedores (ou supplier management) é o conjunto estruturado de políticas, processos, critérios de avaliação, indicadores de desempenho e mecanismos de governança utilizados para selecionar, contratar, monitorar, desenvolver e, quando necessário, substituir fornecedores estratégicos.

Enquanto “comprar” está associado à negociação de preço e à transação imediata, “gerir” envolve administrar todo o ciclo de vida da parceria, com foco em mitigação de riscos e geração de valor contínuo.

E, para isso, outro critério ajuda as empresas a serem mais estratégicas na gestão e na escolha de fornecedores, como é o caso do o procurement, uma prática que busca alinhar parceiros aos objetivos do negócio.

Isso significa garantir que hotéis e companhias aéreas ofereçam tarifas aéreas, cumpram normas de compliance, assegurem proteção de dados e apresentem solidez financeira para garantir a continuidade dos serviços. 

Até porque, no contexto de viagens corporativas, essa abordagem precisa ser ainda mais abrangente. Segundo dados da Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), esse é um ecossistema que movimentou R$ 13,7 bilhões no Brasil em 2025. Desse total:

• 57,51% correspondem a serviços aéreos (R$ 7,87 bilhões);
• 31% à hotelaria (R$ 4,2 bilhões);
• 6,53% a serviços complementares, como locação de veículos e seguros (R$ 893,35 milhões).

Esses números reforçam que a gestão de fornecedores não é apenas administrativa: é financeira, estratégica e diretamente vinculada à governança corporativa.

Assim, no universo das viagens corporativas, a gestão de fornecedores é uma disciplina estratégica que integra finanças, tecnologia, compliance e experiência do colaborador. Ela transforma contratos em parcerias, dados em decisões e fornecedores em ativos de governança.

Dessa forma, uma gestão madura envolve:

• Avaliação criteriosa antes da contratação;

• Formalização contratual estruturada;

• Integração sistêmica e operacional;

• Monitoramento contínuo de desempenho;

• Avaliação e mitigação de riscos;

• Revisões estratégicas periódicas;

• Desenvolvimento de relacionamentos de longo prazo.

Por que a gestão de fornecedores é importante no setor de viagens corporativas? Principais benefícios

Empresas com programas de viagens ativos operam em um ambiente de alta complexidade.

Dessa forma, a gestão de fornecedores oferece benefícios como a redução de custos através de negociações estratégicas, aumento da qualidade dos insumos, maior agilidade operacional, mitigação de riscos (financeiros e reputacionais) e garantia de conformidade (compliance) significativa.

Confira mais sobre esses benefícios:

• Redução de custos estruturais: a negociação estratégica, aliada ao monitoramento contínuo de desempenho, permite identificar desvios, corrigir ineficiências e capturar oportunidades de economia;

• Mitigação de riscos operacionais: greves, cancelamentos, instabilidades políticas e falhas sistêmicas podem comprometer operações críticas. Uma gestão ativa possibilita planos de contingência e respostas mais ágeis;

• Garantia de compliance e governança: é essencial assegurar que fornecedores estejam aderentes às exigências regulatórias e às políticas internas, reduzindo riscos legais e reputacionais;

• Proteção de dados e segurança da informação: plataformas de viagens lidam com dados sensíveis de colaboradores. A conformidade com a LGPD e a adoção de práticas robustas de segurança da informação são obrigatórias;

• Responsabilidade sobre o duty of care: a empresa é responsável pela segurança e pelo bem-estar do colaborador em viagem, estendendo essa responsabilidade aos prestadores de serviço envolvidos na jornada;

• Melhoria da experiência do colaborador: atendimento eficiente, processos simplificados e tecnologia integrada impactam diretamente a satisfação e indicadores como o NPS interno.

Quais são as principais fases da gestão de fornecedores?

Uma gestão de fornecedores estratégica segue um ciclo estruturado, com etapas claras:

• Seleção e homologação;

• Negociação e formalização contratual;

• Integração e onboarding;

• Gestão de desempenho;

• Gestão de riscos.

No contexto de viagens corporativas, essas fases ganham ainda mais relevância, pois envolvem serviços críticos, impactam diretamente a experiência do colaborador e exigem integração com múltiplos sistemas.

Confira mais detalhes:

1. Seleção e homologação

A homologação é o momento mais estratégico do processo. É nessa etapa que a empresa define os critérios que determinam quais parceiros poderão integrar seu ecossistema de viagens.

Essa fase deve resultar em um score estruturado e comparável. Sem critérios formais para a definição de fornecedores, a decisão torna-se subjetiva, o que enfraquece a governança e aumenta a exposição a riscos.

Um erro comum é tratar a homologação apenas como uma análise apenas de documentos. Na prática, ela deve envolver uma avaliação multidimensional, considerando:

• Capacidade operacional: estrutura de atendimento, tempo médio de resposta, atuação em situações de crise e escalabilidade;

• Capacidade tecnológica: integração com ERPs e demais sistemas, parametrização de políticas de viagem, dashboards, relatórios e segurança da informação;

• Saúde financeira: estabilidade, histórico de mercado e regularidade fiscal;

• Governança: certificações, políticas de proteção de dados, estrutura antifraude e conformidade regulatória;

• Critérios ESG: políticas ambientais, diversidade na cadeia de fornecedores, transparência e responsabilidade social;

• Avaliação reputacional: histórico de mercado, imagem institucional, referências de clientes e eventuais ocorrências públicas relevantes.

Leia mais: Sourcing de fornecedores: o que é e como aplicar na gestão de viagens corporativas

2. Negociação e formalização contratual

Após a seleção, inicia-se a fase de negociação. Nesse momento, o objetivo, além de obter melhores condições comerciais, é estruturar um contrato capaz de sustentar desempenho, previsibilidade e segurança jurídica ao longo da parceria.

O contrato deve estabelecer, de forma clara e objetiva:

• SLAs (Service Level Agreements) mensuráveis e auditáveis;

• KPIs previamente definidos e alinhados às metas do programa de viagens;

• Cláusulas de proteção de dados, em conformidade com a LGPD;

• Política de revisão contratual, com critérios e periodicidade definidos;

• Mecanismos de penalidade, correção e plano de ação para desvios de desempenho.

No contexto de viagens corporativas, contratos mal estruturados costumam revelar fragilidades apenas em momentos de crise, quando cancelamentos em massa, falhas sistêmicas ou situações emergenciais já estão em curso. Nesse estágio, a margem de correção é limitada.

Por isso, é importante garantir a integração entre as áreas jurídica, de procurement e de gestão de viagens, assegurando um contrato equilibrado, tecnicamente consistente e sustentável para ambas as partes.

Leia mais: Gestão de contratos com fornecedores de viagem: dicas e boas práticas

3. Integração e onboarding

Após a assinatura do contrato, muitas empresas acreditam que o processo está concluído. Na prática, ele está apenas começando.

A fase de integração é determinante para o nível de eficiência operacional do programa de viagens e deve ser conduzida de forma estruturada. Entre os principais elementos dessa etapa, destacam-se:

• Integração sistêmica: conexão com ERPs, ferramentas de despesas, plataformas de RH e demais sistemas envolvidos na jornada do colaborador;

• Definição de fluxos operacionais: responsabilidades, prazos, níveis de aprovação e canais de atendimento;

• Treinamento de usuários e gestores: orientação sobre políticas, ferramentas e boas práticas de utilização;

• Definição e parametrização de indicadores: métricas que permitam acompanhar desempenho, adesão à política e eficiência operacional.

Sem uma integração bem planejada, surgem ineficiências como processos manuais, retrabalho financeiro, falta de visibilidade sobre dados e baixa adesão à política de viagens, comprometendo os resultados esperados.

4. Gestão de desempenho

A gestão de desempenho (ou Supplier Performance Management) é a etapa que diferencia organizações maduras de organizações reativas. Trata-se de um processo contínuo, baseado em dados, que exige monitoramento estruturado e revisões periódicas de indicadores-chave.

No contexto de viagens corporativas, essa análise deve contemplar diferentes dimensões:

• Indicadores operacionais: percentual de SLAs cumpridos, tempo médio de atendimento, taxa de erros e resolutividade em primeiro contato;

• Indicadores financeiros: economia gerada em comparação ao benchmark, aderência aos acordos negociados, variação de tarifa média e controle de despesas fora de política;

• Indicadores de compliance: índice de adesão à política de viagens, taxa de exceções, conformidade documental e aderência a requisitos regulatórios;

• Indicadores de experiência: NPS do viajante, nível de satisfação geral e recorrência de reclamações.

Assim, a gestão de desempenho exige análise crítica e planos de ação estruturados. Indicadores sem acompanhamento executivo tornam-se apenas relatórios; quando integrados à governança, tornam-se instrumentos de melhoria contínua e geração de valor.

5. Gestão de riscos

A última fase do ciclo que, na prática, é contínua e ocorre em paralelo à gestão de desempenho, é a gestão de riscos.

No contexto de viagens corporativas, os riscos são múltiplos, interdependentes e dinâmicos, exigindo monitoramento constante e abordagem preventiva. Entre os principais, destacam-se:

• Risco operacional: falhas em reservas, instabilidades sistêmicas, indisponibilidade de canais de atendimento e incapacidade de resposta em situações de crise;

• Risco financeiro: insolvência do fornecedor, variações abruptas de preço, descumprimento de acordos comerciais e dependência excessiva de um único parceiro;

• Risco regulatório: não conformidade com a LGPD, falhas em auditorias, descumprimento de exigências contratuais ou normativas;

• Risco reputacional: atendimento inadequado ao colaborador, falhas recorrentes de serviço e exposição negativa da marca.

Muitas dessas informações são checadas na homologação, mas isso deve ocorrer de forma contínua. Afinal, empresas mudam ao longo do tempo, e os riscos podem mudar também.

Organizações maduras estruturam a gestão de riscos de forma sistemática, por meio de:

• Classificação de fornecedores por nível de criticidade;

• Monitoramento periódico da saúde financeira dos parceiros;

• Planos de contingência formalizados;

• Simulações e testes de resposta a crises;

• Revisões estratégicas semestrais ou anuais.

A gestão de riscos fecha o ciclo, retroalimenta a avaliação de desempenho e pode levar à reclassificação, renegociação ou até substituição do fornecedor, reiniciando o processo de forma estruturada e orientada por dados.

Como classificar fornecedores na gestão de viagens corporativas?

A classificação de fornecedores em viagens corporativas deve ser estruturada com base em critérios como nível de impacto no negócio, qualidade dos serviços, custo-benefício, reputação, conformidade legal e suporte ao cliente

Até porque, um dos erros mais comuns na gestão é tratar todos os parceiros com o mesmo nível de criticidade. Nem todos os fornecedores exercem o mesmo impacto sobre o programa de viagens.

Assim, essa segmentação permite priorizar esforços de monitoramento, definir níveis diferenciados de governança e alocar tempo e recursos de forma inteligente.

Para você entender mais sobre os assuntos, a seguir, explicamos os principais tipos de fornecedores no ecossistema de viagens corporativas:

1. Fornecedores estratégicos (alto impacto e alta criticidade)

São aqueles que concentram grande parte do orçamento e exercem influência direta sobre a continuidade das operações.

Caracterizam-se por alto volume financeiro, dependência operacional significativa e impacto direto na experiência do colaborador, além de influência na governança e compliance.

No contexto de viagens corporativas, alguns exemplos são:

• Companhias aéreas com acordos corporativos relevantes;

• Redes hoteleiras estratégicas;

• Plataforma principal de gestão de viagens;

• Operador consolidado do programa.

2. Fornecedores críticos operacionais (impacto médio-alto)

São parceiros que não concentram necessariamente o maior volume financeiro, mas são essenciais para o funcionamento do programa.

Caracterizam-se pelo impacto direto em situações específicas, relevância elevada em momentos de crise e papel importante na experiência do viajante.

Por exemplo:

• Empresas de mobilidade terrestre;
• Seguradoras de viagem;
• Serviços de atendimento emergencial;
• Tecnologia complementar integrada ao sistema principal.

3. Fornecedores táticos (impacto moderado)

Contribuem para a eficiência e complementação do programa, mas sua substituição é relativamente viável.

São fornecedores que oferecem menor dependência sistêmica, volume financeiro moderado e você encontra outras alternativas disponíveis no mercado.

Em viagens corporativas, alguns dos principais são hotéis sem acordo estratégico, locadoras com uso pontual e serviços regionais.

4. Fornecedores transacionais (baixo impacto individual)

São parceiros utilizados de forma esporádica ou com impacto financeiro reduzido. Aqui, há uma baixa dependência do programa em função do uso eventual.

Entre os tipos, serviços locais pontuais e fornecedores específicos de destinos pouco recorrentes.

Como fazer a gestão de fornecedores na sua empresa? 8 passos práticos

Por fim, como estruturar, na prática, uma gestão eficiente de fornecedores? A seguir, separamos oito etapas práticas com foco em governança, eficiência e mitigação de riscos:

1. Mapear todos os fornecedores ativos: construa um inventário completo dos fornecedores para ter visibilidade de quem atende sua empresa atualmente e das informações essenciais sobre cada parceiro;

2. Classificar por criticidade: identifique quais parceiros são estratégicos utilizando uma matriz baseada em dois eixos: impacto financeiro e impacto operacional;

3. Definir critérios claros de avaliação: determine o que caracteriza um bom serviço para sua empresa. Critérios objetivos podem incluir capacidade operacional, atendimento e integração tecnológica. Para novos fornecedores, a homologação deve ocorrer antes da contratação. Para fornecedores ativos, recomenda-se a revalidação periódica;

4. Padronizar contratos e SLAs: em viagens corporativas, contratos devem prever cenários de crise, cancelamentos em massa e necessidade de remarcações. A negociação não deve focar apenas em tarifas, mas também em previsibilidade e performance. Evite aditivos improvisados que dificultem auditorias e a governança;

5. Centralizar dados e indicadores: utilize tecnologia para consolidar informações em um dashboard único, permitindo acompanhamento integrado de performance e tomada de decisão baseada em dados;

6. Monitorar continuamente: não espere a renovação do contrato para identificar falhas. Defina um painel de indicadores que inclua os KPIs previamente definidos e revise-os periodicamente: mensalmente para fornecedores estratégicos e trimestralmente para os demais;

7. Revisar acordos periodicamente: o mercado de viagens é dinâmico, e suas tarifas e condições também. Revisões estratégicas podem gerar maior poder de negociação e simplificação operacional;

8. Consolidar fornecedores quando possível: reduzir o número de interlocutores aumenta o poder de negociação, simplifica a governança e fortalece relacionamentos estratégicos.

VOLL como parceira estratégica na gestão de fornecedores de viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, projetada para simplificar toda a complexidade da gestão de viagens corporativas.

Nossa plataforma end-to-end permite consolidar a gestão de fornecedores em um único ecossistema, oferecendo uma ampla rede global de hotéis, companhias aéreas, locadoras e outros serviços, todos com acordos comerciais vantajosos e tarifas exclusivas.

Com a VOLL, gestores e viajantes têm acesso a ferramentas que transformam a experiência e aumentam a eficiência operacional, como:

• Parametrização automática da política de viagens;

• Visualização de dados consolidados por fornecedor;

• Integração via API com outros sistemas;

• Monitoramento de conformidade;

• Acompanhamento de performance de fornecedores estratégicos;

• Integração entre viagens e despesas;

• Farol de compliance;

• Atendimento 24/7 em múltiplos canais.

Ao integrar fornecedores e parametrizar políticas de forma inteligente, a VOLL contribui para processos mais simples, menos retrabalho, redução de fricção operacional, resolução ágil de emergências e total previsibilidade orçamentária.

Para gestores de viagens corporativas que buscam controle, previsibilidade e maturidade na governança do programa, o próximo passo é tratar a gestão de fornecedores como um ativo estratégico, contando com a tecnologia certa para sustentá-la.

Entre em contato com a VOLL e dê o próximo passo rumo a uma gestão mais eficiente e estratégica.

Perguntas frequentes sobre gestão de fornecedores em viagens corporativas

Confira as principais respostas sobre o tema.

O que é gestão de fornecedores em viagens corporativas?

Gestão de fornecedores em viagens corporativas é o conjunto de processos estruturados para selecionar, contratar, integrar, monitorar e avaliar parceiros que compõem o programa de viagens da empresa, como companhias aéreas, hotéis, locadoras, seguradoras e plataformas tecnológicas.

Quais são as principais fases da gestão de fornecedores?

As fases mais importantes do ciclo de gestão de fornecedores são:

1. Seleção e homologação;

2. Negociação e formalização contratual;

3. Integração operacional e tecnológica;

4. Gestão contínua de desempenho;

5. Gestão ativa de riscos.

Como avaliar o desempenho de fornecedores de viagens corporativas?

A avaliação deve ser baseada em indicadores claros, como:

• Cumprimento de SLA;

• Tempo médio de atendimento;

• Índice de resolução no primeiro contato;

• Aderência às tarifas negociadas;

• Índice de exceções à política;

• NPS do viajante.

Qual é a diferença entre gestão de fornecedores e compras?

Embora relacionadas, são áreas diferentes:

• Compras: foca na negociação e aquisição;
• Gestão de fornecedores: foca no desempenho contínuo.