Guia da gestão de terceiros: o que é, como fazer e principais etapas

A terceirização faz parte da operação de muitas empresas, especialmente em áreas como segurança, limpeza, manutenção e serviços especializados. Ainda que esse modelo permita ampliar a capacidade operacional sem aumentar o quadro interno, é preciso lembrar que ele também exige maior controle sobre quem executa essas atividades.

Em geral, a responsabilidade pela gestão de terceiros fica distribuída entre áreas como facilities, jurídico, compliance e segurança do trabalho, dependendo da estrutura da empresa. Ainda assim, é comum que esse processo seja conduzido de forma descentralizada, o que aumenta o risco de falhas.

Quando não há uma gestão estruturada, a empresa pode enfrentar problemas como documentação irregular, descumprimento de obrigações legais, riscos trabalhistas e falta de controle sobre a atuação dos prestadores.

Ao longo deste conteúdo, você verá:

• O que é gestão de terceiros e quando ela é indicada;

• Por que esse processo é importante para a empresa e para o gestor;

• Quais são os principais componentes de um sistema de gestão de terceiros;

• Quais benefícios podem ser obtidos com uma gestão estruturada;

• Como implementar esse processo de forma prática.

O que é gestão de terceiros?

A gestão de terceiros é o conjunto de práticas utilizadas para selecionar, homologar, monitorar e garantir a conformidade de prestadores de serviço que atuam em nome da empresa. Esse processo envolve desde a validação inicial dos fornecedores até o acompanhamento da execução dos serviços e dos riscos associados.

Seu principal objetivo é garantir qualidade operacional e conformidade legal, incluindo aspectos trabalhistas, previdenciários e tributários, além de reduzir riscos como passivos trabalhistas, falhas na prestação de serviço e impactos na reputação da empresa.

Na prática, a gestão de terceiros permite que a empresa mantenha visibilidade sobre quem está operando, em quais condições e com quais responsabilidades, incluindo controle documental, auditorias e acompanhamento de desempenho.

Esse modelo é indicado sempre que há contratação de serviços externos, especialmente em contextos com:

• Alto volume de prestadores: empresas com múltiplos fornecedores simultâneos;

• Atividades operacionais recorrentes: limpeza, manutenção, segurança, recepção, entre outros;

• Riscos trabalhistas, fiscais e regulatórios: necessidade de controle documental e compliance;

• Acesso a ambientes sensíveis: terceiros que atuam dentro da empresa ou lidam com dados e informações;

• Exigências de segurança da informação (LGPD): controle sobre acesso e uso de dados corporativos;

• Descentralização da operação: diferentes áreas contratando serviços de forma independente.

Além disso, a gestão de terceiros se torna ainda mais relevante quando a empresa precisa garantir padronização, rastreabilidade das informações e auditoria contínua dos fornecedores.

Por que a gestão de terceiros é importante para a empresa?

A gestão de terceiros é importante porque permite controlar riscos operacionais, trabalhistas e regulatórios associados à contratação de prestadores de serviço. Sem esse controle, a empresa pode ser responsabilizada por falhas que não estão diretamente sob sua execução.

De acordo com o Tribunal Superior do Trabalho, grande parte das ações trabalhistas envolve algum tipo de terceirização, o que reforça a necessidade de controle sobre contratos e documentação.

Além disso, a gestão de terceiros impacta diretamente a continuidade da operação, já que falhas de fornecedores podem interromper atividades essenciais, especialmente em áreas como facilities.

Outro ponto crítico é a responsabilidade solidária ou subsidiária, prevista na legislação trabalhista, que pode fazer com que a empresa contratante responda por irregularidades cometidas pelo prestador.

Para o gestor, isso significa que a gestão de terceiros é uma atividade que influencia diretamente segurança jurídica, qualidade da operação e previsibilidade dos resultados.

Quando a gestão de terceiros é estruturada, a empresa consegue:

• Reduzir riscos trabalhistas e jurídico: garante conformidade com obrigações legais e contratuais;

• Evitar falhas operacionais: ao monitorar a execução dos serviços prestados;

• Aumentar o controle sobre fornecedores: com visibilidade sobre documentos, contratos e desempenho;

• Proteger a reputação da empresa: e evitar problemas relacionados à conduta de terceiros;

• Melhorar a tomada de decisão: com base em dados e histórico de desempenho dos prestadores.

Além disso, uma gestão bem estruturada também contribui para o próprio ecossistema de fornecedores, ao estabelecer critérios claros de atuação, padrões de qualidade e exigências de conformidade.

Erros comuns na gestão de terceiros

Falhas na execução da gestão de terceiros ainda são comuns e podem gerar riscos operacionais, jurídicos e financeiros. Em geral, esses erros estão relacionados à falta de padronização, ausência de controle e dependência de processos manuais.

Entre os erros mais recorrentes e que devem ser vistos como ponto de atenção para as empresas estão:

• Falta de validação na contratação: selecionar fornecedores sem análise documental ou histórico, aumentando risco de irregularidades;

• Controle documental inconsistente: não acompanhar vencimento de certidões e documentos obrigatórios;

• Ausência de monitoramento contínuo: acompanhar apenas a contratação, sem avaliar desempenho ao longo do contrato;

• Descentralização da gestão: diferentes áreas contratando sem padrão ou controle unificado;

• Falta de critérios de avaliação: ausência de indicadores para medir qualidade do serviço prestado;

• Uso excessivo de controles manuais: dependência de planilhas e processos não integrados.

O que um sistema de gestão de terceiros precisa contemplar

Para que a gestão de terceiros seja eficaz, o ideal é diminuir a dependência de controles manuais e utilizar um sistema que permita controlar fornecedores ao longo de todo o ciclo de contratação, desde a seleção até o monitoramento.

Os sistemas de gestão podem ser operacionalizados por processos internos ou por plataformas digitais, mas devem garantir padronização, rastreabilidade e visibilidade das informações.

Por isso, um sistema de gestão de terceiros precisa contemplar:

• Homologação de fornecedores: validação inicial da empresa terceirizada, incluindo análise de documentação, regularidade fiscal e capacidade operacional;

• Gestão de documentos: acompanhamento contínuo de documentos trabalhistas, fiscais e de segurança do trabalho, garantindo que estejam sempre atualizados;

• Gestão de riscos: identificação e monitoramento de riscos associados ao fornecedor, como passivos trabalhistas, falhas operacionais e riscos financeiros;

• Compliance e conformidade legal: verificação do cumprimento de obrigações legais, contratuais e regulatórias, incluindo aspectos trabalhistas e tributários;

• KYP (Know Your Provider): processo de conhecimento aprofundado do fornecedor, avaliando histórico, reputação, estrutura e práticas adotadas;

• Monitoramento de desempenho: avaliação da qualidade do serviço prestado, com base em indicadores e critérios definidos pela empresa;

• Auditoria contínua: revisão periódica de documentos, contratos e práticas do fornecedor, garantindo conformidade ao longo do tempo;

• Uso de tecnologia e automação: utilização de sistemas para centralizar dados, automatizar processos e facilitar o acompanhamento em tempo real.

Principais benefícios da gestão de terceiros

Os ganhos obtidos a partir da gestão de terceiros são percebidos em aspectos como eficiência, segurança e organização da empresa.

Quando esse processo é implementado de forma consistente, os principais benefícios incluem:

• Redução de custos: evita gastos com retrabalho, multas, passivos trabalhistas e falhas na contratação;

• Segurança jurídica: garante conformidade com obrigações legais e reduz o risco de responsabilização da empresa;

• Maior controle da operação: centraliza informações e aumenta a visibilidade sobre fornecedores, contratos e serviços;

• Agilidade nos processos: reduz tempo gasto com validações manuais e facilita a tomada de decisão;

• Padronização de processos: estabelece critérios claros para contratação, acompanhamento e avaliação de terceiros;

• Foco no core business: permite que a empresa concentre esforços nas atividades estratégicas, delegando a execução operacional;

• Melhoria na qualidade dos serviços: possibilita o monitoramento contínuo e ajustes na atuação dos fornecedores;

• Aumento da segurança operacional: reduz falhas relacionadas à execução de serviços e à atuação de terceiros.

O que diz a legislação sobre a gestão de terceiros?

A gestão de terceiros está diretamente relacionada ao cumprimento de normas trabalhistas, fiscais e de segurança, que definem as responsabilidades da empresa contratante em relação aos prestadores de serviço.

No Brasil, a terceirização é regulamentada principalmente pela Lei nº 13.429/2017, conhecida como Lei da Terceirização, que permite a contratação de serviços terceirizados inclusive para atividades-fim.

Essa lei estabelece regras sobre contratação, responsabilidades e condições de trabalho, exigindo que a empresa contratante mantenha controle sobre a regularidade dos fornecedores.

O texto da lei estabelece que:

“Não se configura vínculo empregatício entre os trabalhadores, ou sócios das empresas prestadoras de serviços, e a empresa contratante.”

Isso significa que a empresa pode terceirizar atividades, mas ainda precisa garantir que o fornecedor atue de forma regular e conforme a legislação.

Outro ponto importante é a responsabilidade subsidiária, prevista na legislação trabalhista e consolidada pela jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST), especialmente na Súmula 331.

Esse entendimento define que:

“O inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do empregador, implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos serviços.”

Ou seja, se a empresa terceirizada não cumprir suas obrigações trabalhistas, a contratante pode ser responsabilizada judicialmente.

Além disso, a gestão de terceiros também envolve o cumprimento de normas relacionadas à segurança do trabalho, especialmente quando os prestadores atuam dentro das dependências da empresa.

Nesses casos, a empresa contratante deve garantir que os terceiros estejam em conformidade com exigências como uso de EPIs, treinamentos e condições seguras de trabalho.

Outro aspecto cada vez mais relevante é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018), que exige controle sobre o acesso e uso de dados por terceiros. Empresas que não controlam o acesso de prestadores a dados pessoais ou corporativos podem ser responsabilizadas por incidentes de segurança.

Por isso, além de garantir o cumprimento de contratos, a gestão de terceiros também deve ser responsável por assegurar a conformidade com normas legais e regulatórias, reduzindo riscos jurídicos e operacionais.

Como fazer a gestão de terceiros?

Em muitas empresas, a gestão de prestadores de serviço ocorre de forma distribuída entre diferentes áreas, o que exige processos estruturados para garantir rastreabilidade e conformidade.

O processo acompanha o fornecedor desde a contratação até a execução dos serviços e, por isso, é preciso manter um controle contínuo sobre documentos, execução e riscos associados.

A seguir, veja um passo a passo para implementar esse processo de forma consistente.

1. Mapear os serviços terceirizados e os riscos envolvidos

O primeiro passo é identificar quais serviços são terceirizados e qual o nível de risco associado a cada um.

Esse mapeamento deve considerar fatores como:

• Criticidade da atividade para a operação;

• Exposição a riscos trabalhistas e regulatórios;

• Acesso a ambientes ou informações sensíveis.

Essa etapa permite definir níveis de controle diferentes para cada tipo de fornecedor.

2. Definir critérios de homologação e contratação

Antes de contratar, é essencial estabelecer critérios claros para seleção dos fornecedores, garantindo que apenas empresas qualificadas participem do processo.

Alguns dos principais critérios para considerar podem incluir:

• Regularidade fiscal e trabalhista;

• Capacidade técnica e operacional;

• Histórico de atuação;

• Conformidade com normas de segurança e compliance.

Essa etapa reduz o risco de contratação de fornecedores inadequados, que podem causar problemas no futuro.

3. Estruturar o processo de gestão documental

Após a contratação, é necessário garantir o controle contínuo da documentação dos fornecedores e de seus colaboradores.

Isso inclui:

• Contratos e aditivos;

• Certidões fiscais e trabalhistas;

• Documentos de segurança do trabalho;

• Comprovação de vínculo e regularidade dos funcionários.

A atualização constante desses documentos é fundamental para evitar riscos legais.

4. Estabelecer regras de compliance e operação

A empresa deve definir normas claras para atuação dos terceiros, alinhadas às políticas internas e exigências legais.

Essas regras podem envolver:

• Acesso a áreas internas;

• Uso de equipamentos e recursos;

• Conduta esperada no ambiente de trabalho;

• Cumprimento de políticas de segurança e LGPD.

Manter uma padronização de regras e compliance reduz falhas e melhora a previsibilidade da operação.

5. Monitorar desempenho e qualidade dos serviços

A gestão de terceiros também envolve acompanhar como os serviços estão sendo executados, com base em critérios definidos.

Esse monitoramento pode incluir:

• Indicadores de desempenho (SLAs);

• Avaliações periódicas;

• Registro de ocorrências e não conformidades.

O acompanhamento é importante porque permite que a empresa solicite, se necessário, ajustes ao longo do contrato, avaliando também quais fornecedores entregam o esperado e quais não devem ser renovados.

6. Acompanhar riscos e realizar auditorias

Além do desempenho, é importante monitorar continuamente os riscos associados aos fornecedores, incluindo aspectos trabalhistas, financeiros e operacionais.

Auditorias periódicas ajudam a verificar:

• Regularidade documental;

• Cumprimento de obrigações legais;

• Aderência às políticas da empresa.

É responsabilidade da gestão de terceiros garantir maior segurança jurídica tanto para a empresa, quanto para os terceiros.

7. Utilizar tecnologia para centralizar e automatizar processos

A utilização de sistemas permite organizar a gestão de terceiros de forma mais eficiente, com centralização de informações e automação de tarefas.

Plataformas digitais ajudam a:

• Controlar documentos em tempo real;

• Acompanhar indicadores;

• Padronizar processos;

• Reduzir falhas operacionais.

Esse tipo de ferramenta é essencial para empresas com grande volume de fornecedores.

Como a VOLL apoia a gestão de terceiros em viagens corporativas

A gestão de terceiros também está presente em operações de viagem, que envolvem a contratação de companhias aéreas, hotéis, locadoras e serviços de mobilidade. Em muitos casos, esses fornecedores são gerenciados por diferentes áreas, o que dificulta o controle sobre custos, conformidade e execução.

Para áreas de facilities, isso representa um desafio adicional, já que as viagens fazem parte da operação e precisam seguir políticas internas, padrões de contratação e critérios de segurança.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, desenvolveu um sistema de gestão que centraliza a contratação e o acompanhamento desses serviços em um único ambiente, tornando a gestão de fornecedores de viagens corporativas muito mais prática e eficiente.

O sistema da VOLL conta com diversas funcionalidades e permite:

• Curadoria e homologação de fornecedores: acesso a parceiros já validados para passagens, hospedagens e mobilidade;

• Controle de políticas de viagem: aplicação automática de regras e limites definidos pela empresa;

• Gestão de despesas e reembolsos: acompanhamento centralizado de custos relacionados às viagens;

• Rastreabilidade das operações: visibilidade sobre reservas, aprovações e utilização dos serviços;

• Padronização da contratação: redução de processos descentralizados e inconsistências.

São diversas as funcionalidades e recursos que facilitam a rotina de controle de terceiros e ajudam a trazer mais previsibilidade para a operação, além de reduzirem riscos associados à contratação de serviços externos.

Por isso, se você atua em facilities e busca mais controle sobre fornecedores e despesas relacionadas a viagens corporativas, entre em contato com a VOLL e entenda como podemos ajudar.

Confira aqui alguns cases de sucesso e depoimentos de parceiros que já usam o sistema de gestão de viagens da VOLL.