Entenda os impactos da NFS-e padrão nacional nas despesas de viagens corporativas

O controle fiscal das despesas é uma parte essencial do programa de viagens corporativas, especialmente quando envolve a contratação de serviços locais, como traslados, consultorias ou aluguel de salas. Por isso, toda nota fiscal precisa refletir corretamente o serviço prestado e estar em conformidade com as exigências legais da empresa e da Receita Federal.

A partir de janeiro de 2026, a emissão da NFS-e padrão nacional passará a ser obrigatória, substituindo os modelos municipais que hoje variam de cidade para cidade. A medida faz parte da Reforma Tributária sobre o consumo e tem como objetivo simplificar o cumprimento das obrigações fiscais, reduzir custos operacionais e dar mais transparência às administrações municipais.

Para o gestor de viagens corporativas, essa mudança exige uma aproximação maior com as áreas de financeiro e compras para que seja possível garantir que todos os fornecedores vinculados às viagens estejam adequados ao novo formato de emissão e que as despesas sejam registradas corretamente no ERP da empresa.

O que muda com a adoção da NFS-e padrão nacional

A criação da NFS-e padrão nacional representa uma das principais mudanças trazidas pela Reforma Tributária sobre o consumo, e começa a valer em janeiro de 2026 para todas as empresas prestadoras de serviços.

Hoje (2025), cada município tem autonomia para definir o formato e os campos obrigatórios da nota fiscal, o que gera complexidade e custos adicionais para empresas que contratam fornecedores em diferentes cidades. Com o novo padrão, todas as notas seguirão um mesmo modelo nacional, integrado ao ambiente digital da Receita Federal, simplificando a emissão e o armazenamento dos documentos.

Entre os principais avanços previstos estão:

• Unificação dos layouts: Um modelo único de NFS-e para todo o país, eliminando a necessidade de adaptação a diferentes sistemas municipais.

• Redução de custos de conformidade: Menos horas dedicadas à revisão de notas e ajustes contábeis.

• Integração com a Receita Federal: Emissão e compartilhamento automáticos entre municípios e o fisco nacional.

• Transparência e rastreabilidade: Melhor acompanhamento das receitas e despesas por parte de empresas e governos locais.

Essa padronização tende a simplificar de forma significativa o processo de auditoria de despesas de viagens corporativas, já que todos os serviços prestados, independentemente da cidade, seguirão a mesma lógica fiscal e documental.

Impactos nas notas de despesas de viagens corporativas

A padronização da NFS-e nacional afeta diretamente a forma como as empresas registram e conciliam as despesas de viagens corporativas, principalmente aquelas relacionadas a serviços prestados fora do domicílio fiscal da companhia.

Em um programa de viagens, é comum que o colaborador contrate serviços de transporte local, consultoria, locação de salas ou intérpretes em diferentes municípios. Com o modelo atual, cada cidade exige um formato distinto de nota fiscal, o que dificulta a conferência de dados, a categorização no ERP e a auditoria dos reembolsos.

Com o novo padrão, essas despesas passam a seguir regras unificadas, tornando mais simples:

• O recebimento e a conferência das notas emitidas por fornecedores locais.

• A categorização das despesas de acordo com o código de serviço (CNAE).

• O cruzamento de informações fiscais entre as áreas de viagens, financeiro e contabilidade.

• O armazenamento digital das NFS-e, já integrado à base da Receita Federal.

Além de reduzir erros e retrabalhos, a uniformização facilita o controle de compliance fiscal e aumenta a previsibilidade dos processos de reembolso e pagamento a fornecedores.

Quem já emite no padrão nacional e o cronograma de adesão

A adoção da NFS-e padrão nacional está sendo feita em etapas, com adesão progressiva dos municípios até o prazo de obrigatoriedade em janeiro de 2026.

Segundo a Receita Federal, até o início de agosto de 2025:

• 1.463 municípios, como São Paulo, Curitiba e Belo Horizonte, por exemplo, já haviam assinado o convênio de adesão ao modelo nacional;

• 291 municípios estavam em operação efetiva, com emissão ativa de NFS-e nos três meses anteriores;

• 931 encontravam-se inativos, ainda configurando a plataforma;

• E mais de 4.100 municípios ainda não haviam firmado o convênio.

A expectativa é que, ao longo de 2025, o número de municípios ativos aumente gradualmente conforme o suporte técnico da Receita Federal e o avanço da Reforma Tributária sobre o consumo. O restante deve migrar gradualmente até o prazo final, sob risco de suspensão das transferências voluntárias da União para quem não aderir, conforme previsto na Lei Complementar nº 214/2024.

Para as empresas, acompanhar esse cronograma é fundamental. Em viagens corporativas, é comum lidar com prestadores de serviço de diferentes cidades e saber se o município do fornecedor já está apto a emitir a NFS-e nacional é importante para evitar inconsistências e atrasos no processo de pagamento.

A Receita Federal mantém um painel atualizado com a situação de cada município no Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, permitindo que os times financeiro e de viagens verifiquem a adesão antes de formalizar contratos ou reembolsos.

Campos que não podem faltar na emissão da NFS-e

Com a adoção do padrão nacional, as empresas precisam revisar como conferem as notas fiscais recebidas de prestadores de serviço. O novo layout da NFS-e traz campos obrigatórios padronizados, que devem estar corretamente preenchidos para que o documento seja aceito pelos sistemas fiscais e pelos ERPs corporativos.

Os principais campos que merecem atenção são:

• CNPJ do tomador: Identifica a empresa contratante do serviço e é essencial para a conciliação contábil.

• Código do serviço: Corresponde ao item da lista nacional de serviços e define a natureza da despesa (ex: transporte, consultoria, locação).

• Município da prestação: Determina o local de incidência do ISS e precisa refletir onde o serviço foi executado, não apenas o endereço do fornecedor.

• Discriminação detalhada do serviço: Deve descrever com clareza o tipo de serviço prestado, facilitando a categorização das despesas no ERP.

• Valor do ISS e alíquota: Fundamentais para conferência fiscal e cumprimento das obrigações tributárias.

Além desses campos, é importante que o gestor oriente os fornecedores locais a emitirem notas no ambiente nacional da Receita Federal, evitando documentos em modelos municipais antigos, que deixarão de ser aceitos a partir de 2026.

Como testar novos fornecedores no modelo nacional

Antes que a obrigatoriedade da NFS-e padrão nacional entre em vigor, é importante que as empresas iniciem uma fase de testes com seus fornecedores de serviços ligados às viagens corporativas para identificar possíveis falhas de preenchimento e a ajustar processos de conferência no ERP e na política de reembolso.

Algumas boas práticas para essa adaptação incluem:

• Solicitar notas no modelo nacional sempre que possível: Muitos municípios já estão operando no padrão e permitem testes reais de emissão.

• Conferir a compatibilidade com o ERP: Verificar se o sistema da empresa já está preparado para importar e validar o layout XML da NFS-e nacional.

• Padronizar o checklist de conferência: Incluir campos obrigatórios, como CNPJ do tomador, código do serviço e município da prestação.

• Treinar fornecedores estratégicos: Orientar prestadores de serviços recorrentes, como transportadoras, motoristas executivos e consultorias, sobre o novo formato e os prazos de adoção.

• Acompanhar a adesão dos municípios: Usar o painel da Receita Federal para confirmar se o local de prestação do serviço já emite pelo modelo nacional.

Ao realizar esses testes antecipadamente, o gestor de viagens garante transição sem interrupções nos pagamentos, além de maior segurança na validação fiscal de cada despesa lançada no programa corporativo.

Como estruturar a rotina de conferência das NFS-e

Com a chegada do modelo nacional, a conferência das notas fiscais de serviço passa a exigir uma rotina ainda mais integrada entre os times de viagens, financeiro e compras. Essa etapa é fundamental para evitar pagamentos indevidos, garantir o registro correto no ERP e manter a empresa em conformidade com as exigências da Receita Federal.

Veja como estruturar um processo de conferência eficiente:

• Centralizar o recebimento das notas: Concentrar todas as NFS-e de viagens em um mesmo canal (por exemplo, o sistema de gestão de viagens ou o módulo de despesas).

• Validar o modelo do documento: Confirmar se a nota foi emitida pelo padrão nacional, especialmente durante o período de transição até 2026.

• Verificar dados fiscais obrigatórios: Conferir CNPJ do tomador, código do serviço, município da prestação, valores e alíquota do ISS.

• Automatizar etapas: Integrar o ERP ao ambiente da NFS-e nacional para facilitar a conciliação e o arquivamento das notas.

• Gerar relatórios de inconsistências: Manter um controle contínuo das notas rejeitadas ou com dados divergentes, permitindo ajustes rápidos junto aos fornecedores.

Ao aplicar esses procedimentos, a empresa reduz o retrabalho e assegura que todas as despesas de viagens corporativas estejam documentadas e compatíveis com as normas da Receita Federal.

Como a VOLL garante conformidade fiscal na gestão de viagens corporativas

A adequação à NFS-e padrão nacional será um marco importante para a área de viagens corporativas, e a VOLL já está preparada para apoiar as empresas nessa transição.

Como maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL oferece uma plataforma que integra reservas, gestão de despesas, conciliação fiscal e políticas internas em um único ecossistema. Essa estrutura permite que gestores acompanhem em tempo real todas as etapas do processo, da reserva à conferência da nota fiscal, com total rastreabilidade e segurança.

Entre os principais diferenciais estão:

• Integração com ERPs corporativos: A VOLL permite importar e validar automaticamente as informações das NFS-e emitidas por fornecedores.

• Gestão centralizada de despesas: Consolida notas e comprovantes em um único ambiente, simplificando auditorias.

• Suporte especializado: Equipe técnica e fiscal que auxilia na parametrização de campos e códigos de serviço conforme o novo padrão nacional.

• Painéis inteligentes: Relatórios que cruzam dados financeiros, fiscais e operacionais para garantir visibilidade e compliance em todas as viagens.

Empresas como Arcos Dorados, Andrade Gutierrez, Afya e Porto já utilizam a VOLL para manter seus programas de viagens em total conformidade com normas fiscais e auditorias internas, conquistando resultados positivos tanto para os negócios quanto para a experiência do ponto de vista do viajante.

Por isso, se sua empresa também busca simplificar a gestão de viagens e despesas corporativas, faça com os nossos parceiros e tenha a VOLL na sua rotina. Clique aqui e fale conosco agora mesmo.