OBT: como usar na empresa e como ele dá controle ao gestor de viagens

OBT, ou Online Booking Tool, é a plataforma em que o próprio colaborador reserva passagem, hotel e carro da viagem corporativa, dentro das regras que a empresa já configurou. Sem abrir e-mail para o gestor, sem ligar para agência, sem esperar resposta.

Se você gere viagens, já conhece o outro lado disso: a política de viagens é um documento que quase ninguém abre. O limite de diária, a regra de classe econômica, a antecedência mínima de compra, está tudo lá, e mesmo assim a reserva vem fora do padrão, o que culmina em gastos fora do orçamento e diversos desafios operacionais.

O OBT muda onde essa regra age. Em vez de se resumir a um PDF, o OBT passa a aplicar a política de viagens no momento da reserva: se a escolha fura a política, o sistema bloqueia ou pede aprovação ali mesmo.

Isso tem peso financeiro. Numa viagem corporativa, a passagem aérea chega a 75% do orçamento, segundo levantamento da VOLL publicado na EXAME. É na compra do aéreo que o dinheiro se concentra, e é ali que faz diferença ter controle, não na prestação de contas, quando o gasto já aconteceu.

Por isso, neste conteúdo, reunimos todos os dados e insights de especialista para você entender:

• O que é uma OBT e como ela funciona;

• Como a tecnologia mudou a gestão de viagens corporativas;

• O papel do self-booking corporativo nas empresas;

• Como OBTs ajudam no controle de despesas e compliance;

• Como funcionam aprovações, reservas e integrações;

• O que avaliar antes de escolher uma ferramenta;

• Principais desafios na implantação de uma OBT;

• Como funciona o ecossistema de viagens corporativas da VOLL.

O que é uma OBT?

A OBT (do termo em inglês Online Booking Tool) é uma plataforma utilizada por empresas para centralizar e gerenciar reservas de viagens corporativas em um único ambiente digital.

A ferramenta permite que colaboradores pesquisem e solicitem passagens, hospedagens, locação de veículos e outros serviços de viagem dentro de uma estrutura previamente definida pela empresa. Como o sistema funciona online, o acesso pode ser feito por computadores, tablets e dispositivos móveis.

Além de concentrar as reservas, a OBT também funciona como um ponto de conexão entre viajantes, gestores, fornecedores e a Travel Management Company (TMC) responsável pela operação.

Dependendo da ferramenta, também é possível integrar pagamentos, ERPs e relatórios gerenciais para acompanhar os gastos relacionados às viagens corporativas.

Como funciona a Online Booking Tool?

Uma OBT funciona como um ambiente centralizado para gerenciamento de viagens corporativas. A plataforma conecta reservas, aprovações, políticas corporativas, despesas e dados da operação em um único fluxo digital.

Embora cada ferramenta tenha características próprias, algumas funcionalidades já fazem parte da rotina da maior parte das OBTs utilizadas no mercado. Confira abaixo quais são.

Automação das reservas corporativas

Uma das principais funções da OBT é automatizar o processo de reserva de viagens.

Em vez de depender de solicitações manuais, o colaborador acessa a plataforma e pesquisa opções de voos, hotéis, locação de veículos e outros serviços diretamente no sistema. A reserva acontece dentro de um fluxo estruturado, com menos intervenção operacional e mais rastreabilidade.

Comparação de tarifas e fornecedores

As OBTs também funcionam como um ambiente de comparação de tarifas. O sistema reúne opções de diferentes fornecedores para que o viajante ou gestor consiga visualizar preços, horários, categorias e condições de reserva em um único lugar.

Dependendo da plataforma, a empresa também consegue destacar tarifas negociadas e fornecedores preferenciais.

Aplicação da política de viagens

Outro ponto importante é a aplicação automática das regras definidas pela empresa.

A plataforma consegue configurar limites de tarifa, categorias de hospedagem, antecedência mínima de compra, fornecedores homologados e outros critérios operacionais. Quando uma solicitação foge da política, o sistema pode bloquear a reserva, sinalizar o desvio ou direcionar automaticamente para aprovação adicional.

Fluxo de aprovação automática

As aprovações também passam a acontecer dentro da própria plataforma.

Os gestores conseguem aprovar, reprovar ou revisar solicitações conforme regras previamente configuradas pela empresa. Em operações mais estruturadas, o fluxo pode considerar ainda fatores como centro de custo, cargo do viajante, orçamento disponível e tipo de deslocamento.

Integração com despesas e ERP

Boa parte das OBTs permite a integração com ERPs, sistemas financeiros e plataformas de despesas corporativas.

Isso facilita a conciliação financeira, melhora a prestação de contas e reduz o retrabalho no fechamento do mês. Como as informações da viagem já ficam registradas no sistema, o financeiro ganha mais visibilidade sobre os gastos da operação.

Esse tipo de integração também ajuda empresas que trabalham com fluxos de aprovação automática e controle orçamentário mais estruturado.

Gestão de dados e relatórios

As OBTs também funcionam como uma fonte estratégica de dados sobre a operação de viagens corporativas.

A plataforma consegue consolidar informações relacionadas a gastos, comportamento dos viajantes, antecedência de compra, economia gerada por política, fornecedores mais utilizados e desvios operacionais.

Por que o OBT ajuda na gestão de viagens corporativas?

O uso de OBTs já faz parte da estratégia de grande parte das empresas globais. Um levantamento da GBTA mostra que mais de 80% dos viajantes já utilizam ferramentas de reservas online para viagens corporativas.

Entre os benefícios mais citados, do ponto de vista das empresas, estão a redução de custos, o aumento da eficiência operacional e maior visibilidade sobre os gastos da operação.

Esse movimento acompanha uma mudança maior no setor: viagens corporativas passaram a exigir mais integração entre tecnologia, dados, experiência do viajante e controle financeiro.

Entenda abaixo como a OBT atua em todos esses pontos e suas vantagens na gestão de viagens corporativas.

Mais controle sobre gastos e orçamento

Um dos principais desafios das viagens corporativas está na falta de visibilidade sobre os custos da operação.

Sem uma plataforma centralizada, passagens, hospedagens, mobilidade corporativa e despesas do viajante acabam distribuídas entre diferentes fornecedores, cartões e processos manuais e isso dificulta o acompanhamento do orçamento, além de aumentar o risco de desperdícios.

Com uma OBT, a empresa consegue consolidar reservas, tarifas e despesas em um único ambiente, facilitando o acompanhamento dos gastos em tempo real.

Redução de reservas fora da política

Outro impacto importante está no compliance da política de viagens.

Quando o colaborador faz reservas fora dos canais oficiais, a empresa perde controle sobre tarifas negociadas, aprovações e rastreabilidade da operação. Em muitos casos, isso também aumenta as despesas com reembolsos e dificulta as auditorias futuras.

As OBTs ajudam a reduzir esse problema porque conseguem aplicar regras automaticamente durante a reserva. Limites de tarifa, fornecedores homologados, antecedência mínima de compra e categorias permitidas já aparecem configurados dentro da plataforma.

No case entre Itaú e VOLL, por exemplo, a adoção da plataforma resultou em 98% de adesão orgânica às políticas e processos de viagens, reduzindo significativamente reservas fora dos canais oficiais e fortalecendo o compliance da operação.

Mais eficiência operacional para gestores e viajantes

A automação reduz boa parte do trabalho operacional ligado às viagens corporativas.

Solicitações, aprovações, alterações e acompanhamento das reservas passam a acontecer dentro da própria plataforma, diminuindo a dependência de trocas de e-mails e conferências manuais.

Dados mais estratégicos para tomada de decisão

Uma OBT também transforma viagens corporativas em uma fonte mais estruturada de dados.

Com apoio de relatórios de Business Intelligence, gestores conseguem acompanhar indicadores relacionados a:

• Comportamento dos viajantes;

• Antecedência média de compra;

• Economia gerada por política;

• Fornecedores mais utilizados;

• Centros de custo;

• Volume de viagens por área.

É, inclusive, o que um levantamento da ALAGEV com a VOLL mostrou: controle de dados e visibilidade da operação estão entre as maiores prioridades dos gestores de viagens corporativas no Brasil.

Mais segurança e suporte ao duty of care

A centralização das reservas também fortalece estratégias de duty of care.

Como a empresa consegue acompanhar deslocamentos em tempo real, fica mais fácil localizar viajantes, responder rapidamente a mudanças operacionais e atuar em situações emergenciais, sem criar uma experiência de comunicação desgastante para o colaborador.

Esse acompanhamento ganhou ainda mais relevância após os últimos anos de instabilidade global no setor de viagens. Segundo a GBTA, segurança e suporte ao viajante continuam entre os principais fatores considerados pelas empresas na estruturação dos programas corporativos.

Melhor experiência para o viajante corporativo

Além do controle financeiro e operacional, as OBTs também melhoram a experiência do viajante. As plataformas mais modernas já oferecem vantagens como interface responsiva, acesso mobile, integração com notificações automáticas e jornadas mais simples para reserva e aprovação de viagens.

Tudo isso reduz atritos operacionais e ajuda o gestor de viagens a equilibrar dois pontos que normalmente entram em conflito: controle e autonomia do viajante.

Afinal, os viajantes corporativos valorizam cada vez mais experiências digitais simples, rápidas e integradas, especialmente em operações com self-booking corporativo e aprovações automatizadas.

Qual a relação entre Online Booking Tool e self-booking?

O conceito de self-booking corporativo surgiu da necessidade de dar mais autonomia aos colaboradores durante o processo de reserva de viagens.

Em vez de depender exclusivamente de solicitações manuais feitas para agências, e-mails ou equipes internas, o próprio viajante passou a pesquisar e selecionar opções de voo, hospedagem e deslocamento dentro de plataformas digitais.

A OBT é uma evolução desse modelo.

Enquanto o self-booking está relacionado à autonomia do viajante para realizar reservas, a Online Booking Tool amplia esse processo ao incorporar regras de compliance, fluxos de aprovação, integração financeira, controle operacional e acompanhamento em tempo real da viagem corporativa.

Isso porque, a OBT conecta diferentes etapas da gestão de viagens corporativas em um único fluxo digital.

A plataforma consegue aplicar políticas automaticamente, integrar dados financeiros, controlar aprovações, consolidar relatórios e apoiar estratégias de duty of care ao longo da jornada do viajante.

Esse equilíbrio entre autonomia do usuário e controle corporativo explica por que o modelo ganhou tanta força nos últimos anos.

Como escolher uma ferramenta de OBT?

Escolher uma OBT envolve muito mais do que comparar interface ou quantidade de funcionalidades. Como a plataforma vai fazer parte da rotina da empresa, a decisão precisa considerar fatores como integração, aderência à política de viagens, experiência do usuário, capacidade de expansão e suporte da operação.

Uma ferramenta pode funcionar muito bem para uma empresa com baixo volume de viagens e gerar gargalos em operações mais complexas.

Por isso, antes de contratar uma OBT, vale analisar alguns pontos de forma mais estratégica.

Mapeie como a operação funciona hoje

O primeiro passo é entender como as viagens corporativas acontecem atualmente dentro da empresa.

Antes de avaliar fornecedores, vale mapear:

• Como as reservas são feitas;

• Quem aprova as viagens;

• Quais áreas mais viajam;

• Quais sistemas financeiros já existem;

• Onde estão os maiores gargalos da operação;

• Quais processos ainda dependem de planilhas ou controles manuais.

Esse diagnóstico ajuda a evitar um erro comum: contratar uma ferramenta sem clareza sobre os problemas que realmente precisam ser resolvidos.

Avalie a capacidade de integração da plataforma

Uma OBT dificilmente funciona isolada dentro da empresa.

Por isso, é importante verificar se a plataforma consegue integrar informações com ERP, sistemas financeiros, soluções de despesas corporativas, meios de pagamento e ferramentas internas já utilizadas pela operação.

Quanto menor a necessidade de lançamentos manuais e retrabalho entre sistemas, maior tende a ser o ganho operacional da empresa.

Analise como a política de viagens é aplicada

Nem toda OBT oferece o mesmo nível de flexibilidade para a configuração das políticas corporativas.

Durante a avaliação, vale entender como a plataforma trabalha regras de aprovação, limites de tarifa, fornecedores homologados, categorias permitidas e exceções operacionais.

O ideal é que essas regras consigam ser aplicadas automaticamente durante a reserva, sem depender de auditorias manuais posteriores.

Teste a experiência do usuário na prática

Um dos fatores que mais impactam a adesão à ferramenta é a experiência do viajante.

Se a plataforma for complexa, lenta ou pouco intuitiva, a tendência é que colaboradores busquem caminhos paralelos para fazer reservas fora do processo oficial da empresa.

Por isso, vale solicitar demonstrações, testar fluxos reais de reserva e analisar como a experiência funciona tanto no computador quanto em dispositivos móveis.

Verifique a qualidade dos relatórios e dados disponíveis

Boa parte do valor estratégico de uma OBT está na capacidade de transformar viagens corporativas em dados gerenciais.

Antes da contratação, o gestor deve avaliar:

• Quais relatórios a plataforma oferece;

• Quais indicadores podem ser acompanhados;

• Se existem dashboards personalizados;

• Qual o nível de detalhamento das informações;

• Como os dados podem ser exportados ou integrados com BI corporativo.

Isso faz diferença principalmente para áreas financeiras, compras e gestão de viagens.

Entenda como funciona o suporte da operação

Mesmo com automação, viagens corporativas continuam sujeitas a alterações, cancelamentos e situações emergenciais.

Por isso, vale entender como funciona o suporte oferecido pela empresa responsável pela OBT, fazendo questionamentos como:

• Existe atendimento 24h?

• O suporte é humano ou apenas automatizado?

• Há apoio consultivo?

• Como funciona o atendimento em casos urgentes?

• A operação conta com suporte da TMC integrada à plataforma?

Principalmente em operações com alto volume de viagens ou deslocamentos internacionais, o suporte faz toda a diferença na rotina do gestor e do viajante.

É fácil implantar uma OBT na empresa?

A implantação de uma Online Booking Tool (OBT) costuma ser um processo de complexidade média a alta, principalmente em empresas com operações descentralizadas, múltiplos centros de custo, políticas de viagens pouco estruturadas ou grande volume de viajantes.

Isso acontece porque a ferramenta não funciona apenas como um canal de reservas. Ela passa a fazer parte da operação financeira, administrativa e operacional da empresa, exigindo integração entre diferentes áreas, sistemas e fluxos internos.

Um dos principais desafios está justamente na padronização dos processos. Muitas empresas ainda trabalham com aprovações informais, políticas pouco claras, fornecedores descentralizados e controles paralelos em planilhas. Quando a OBT é implantada, essas inconsistências acabam aparecendo com mais facilidade.

A integração com ERP, sistemas financeiros, meios de pagamento e plataformas de despesas corporativas também costuma exigir atenção técnica maior, principalmente em operações que precisam consolidar dados financeiros em tempo real.

Outro ponto importante é a adesão dos usuários. Mesmo que a ferramenta seja robusta, a implantação tende a enfrentar resistência quando a experiência do viajante é complexa ou quando as áreas não entendem claramente os novos fluxos da operação.

Por isso, empresas que conseguem implementar OBTs com mais eficiência normalmente trabalham em algumas frentes ao mesmo tempo:

• Revisão da política de viagens;

• Mapeamento dos fluxos de aprovação;

• Alinhamento entre financeiro, compras, RH e operações;

• Treinamento dos usuários;

• Integração gradual da tecnologia à rotina da empresa.

O suporte da TMC e da empresa responsável pela plataforma também faz diferença nesse processo. Quando existe acompanhamento consultivo durante a implantação, a tendência é que a adaptação aconteça de forma mais rápida e com menos impacto operacional.

Como funciona a OBT da VOLL?

Ao contrário das agências de viagens corporativas tradicionais (TMCs) que dependem da contratação de sistemas externos de terceiros, o grande diferencial da VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, foi construir a sua própria tecnologia do zero.

A OBT da VOLL funciona centalizando toda a jornada do viajante corporativo em um único fluxo processual simples, acessível via aplicativo mobile ou interface web.

A plataforma conecta passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, transporte rodoviário, mobilidade urbana, reembolsos, cartões corporativos e dashboards financeiros dentro de um único fluxo operacional, acessível via aplicativo mobile e interface web.

Entre os principais diferenciais da plataforma, estão:

• Jornada integrada do viajante corporativo: o colaborador consegue pesquisar, reservar, solicitar aprovações, registrar despesas e acompanhar a viagem dentro do mesmo ambiente, sem alternar entre diferentes sistemas e fornecedores;

• Redução expressiva de custos: a empresa elimina a necessidade e os custos indiretos de integrar três ou mais fornecedores diferentes (uma agência, um app de mobilidade e um software de reembolso, por exemplo) para visualizar a jornada de T&E (Viagens e Despesas);

• Política de viagens aplicada automaticamente: a plataforma já funciona parametrizada conforme as regras da empresa, orientando reservas e despesas de forma mais fluida e fortalecendo o compliance operacional;

• Dados consolidados em tempo real: enquanto muitos OBTs externos costumam gerar atrasos de até 30 dias para consolidar relatórios, o sistema da VOLL fornece painéis de controle (dashboards) e visibilidade completa das despesas em tempo real, na palma da mão;

• Integração entre viagens e despesas corporativas: reembolsos, cartões corporativos e prestação de contas ficam conectados à jornada da viagem, reduzindo retrabalho e melhorando rastreabilidade financeira;

• Mais agilidade para evoluir a operação: como a VOLL é dona da própria tecnologia, a plataforma consegue evoluir continuamente conforme as necessidades reais de gestores, viajantes e áreas financeiras;

• Experiência mais intuitiva para o usuário: o fluxo centralizado reduz atritos operacionais e facilita a adesão dos colaboradores às políticas e processos da empresa.

O aplicativo da VOLL é, inclusive, o mais baixado e bem avaliado da América Latina e hoje já conta com mais de 700 mil usuários ativos utilizando o aplicativo da VOLL para gerenciar viagens e despesas corporativas no dia a dia.

Só a Afya, uma das maiores companhias de educação médica do país, por exemplo, centraliza na VOLL a jornada de mais de 10 mil colaboradores. Ao substituir 4 sistemas separados pela VOLL, a empresa teve ainda uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho.

Conte com a VOLL para automatizar a sua gestão de viagens corporativas!

A VOLL é mais do que uma OBT. A agência de viagens construiu um ecossistema completo para conectar viagens, mobilidade e despesas corporativas em uma única operação digital, combinando tecnologia própria, automação, inteligência artificial e atendimento consultivo especializado.

A plataforma atende empresas como Itaú, Nubank, XP, Riachuelo, iFood, Localiza e Afya, consolidando-se como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Além do OBT próprio, a VOLL também oferece outras soluções estratégicas para empresas que precisam ganhar eficiência operacional e controle financeiro em T&E (Travel and Expense).

Entre os principais recursos da plataforma, estão:

• Gestão integrada de despesas corporativas: controle centralizado de reembolsos, cartões, prestação de contas e conciliação financeira;

• Mobilidade urbana corporativa: integração de aplicativos de transporte e modais urbanos dentro da política da empresa;

• VCN e meios de pagamento corporativos: mais rastreabilidade, compliance e redução de fraudes nas despesas de viagem;

• Dashboards e relatórios em tempo real: acompanhamento de gastos, centros de custo, economia gerada e comportamento dos viajantes, além da análise preditiva para melhores resultados;

• Duty of care e rastreamento: mais visibilidade sobre deslocamentos e suporte ao viajante durante toda a jornada;

• IA aplicada à gestão de viagens: agentes inteligentes como ExpenseHelper, RatesAudit e AirSave ajudam a automatizar auditorias, identificar oportunidades de saving e aumentar controle operacional.

Outro diferencial está no modelo de atendimento da VOLL. As empresas parceiras contam com canais personalizados para secretárias, diretoria, presidência e conselho, além de suporte consultivo contínuo para identificar oportunidades de redução de custos, melhoria operacional e evolução da experiência do viajante corporativo.

O Itaú economizou mais de R$ 157 milhões com apoio da tecnologia e gestão da VOLL, que evolui continuamente com base nas necessidades reais dos clientes. Ao lado dessa e outras centenas de empresas na América Latina, a plataforma vem incorporando automação, inteligência artificial e integração financeira para tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica, previsível e orientada por dados.

A VOLL e a IGA - Itaú Gestão de Ativos também venceram o Prêmio Inbrasc 2025. Isso porque a estratégia elevou o padrão de eficiência e governança: 98% de adesão orgânica à plataforma, 100% de conformidade em auditorias internas, 97% das solicitações via autosserviço e NPS 83.

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Perguntas frequentes sobre OBT

Saiba mais detalhes sobre a online booking tool.

OBT e agência de viagens corporativas são a mesma coisa?

Não. A OBT é a plataforma utilizada para gerenciar reservas e fluxos operacionais das viagens corporativas. Já a Travel Management Company (TMC) é a empresa responsável pela gestão estratégica, atendimento e operação das viagens. Em muitos casos, a OBT funciona integrada à TMC.

Uma OBT funciona apenas para reservas aéreas?

Não. Além de passagens aéreas, as plataformas normalmente também permitem reservas de hotéis, locação de veículos, mobilidade corporativa e outros serviços relacionados à viagem.

Pequenas empresas podem usar uma OBT?

Sim. Embora muitas OBTs tenham começado em grandes operações corporativas, as pequenas empresas também colhem muitos benefícios com essa tecnologia, em especial em economia.

A OBT substitui completamente o atendimento humano?

Não necessariamente. Mesmo com automação, muitas empresas continuam utilizando suporte consultivo da TMC para alterações complexas, emergências, negociações e atendimento ao viajante.

OBT ajuda a reduzir reembolsos corporativos?

Sim. Quando a empresa centraliza reservas e pagamentos dentro da plataforma, parte das despesas deixa de passar diretamente pelo colaborador, reduzindo volume de reembolsos e prestação de contas manual.

É possível usar tarifas corporativas dentro da OBT?

Sim. Muitas plataformas permitem integrar tarifas negociadas pela empresa, destacando fornecedores preferenciais e condições acordadas durante o processo de reserva.

A OBT consegue funcionar em viagens internacionais?

Sim. Boa parte das plataformas corporativas já trabalha com operações nacionais e internacionais, incluindo múltiplas moedas, fornecedores globais e regras específicas para diferentes países.

OBT ajuda na auditoria das viagens corporativas?

Ajuda bastante. Como as informações ficam centralizadas na plataforma, a empresa ganha mais rastreabilidade sobre reservas, aprovações, alterações, pagamentos e comportamento dos viajantes.

Qual a diferença entre OBT e OTA?

As OTAs (Online Travel Agencies) são plataformas voltadas ao consumidor final, como sites públicos de reserva de viagens. Já as OBTs são estruturadas para atender regras corporativas, fluxos de aprovação, integração financeira e gestão operacional das empresas.