Planejamento orçamentário: o que é, tipos e como fazer em 10 passos

Planejar financeiramente é decidir como a empresa vai crescer e como vai se proteger.

Sem planejamento orçamentário, o controle de custos se torna reativo, a gestão de despesas perde eficiência e as decisões passam a ser baseadas em percepção, não em dados.

O cenário do mercado reforça esse alerta. Segundo o estudo EY Budget Check Point 2025, que avalia o nível de maturidade dos processos financeiros em diversas empresas de diferentes setores e portes na América Latina, apenas 33% das organizações possuem um modelo de orçamento em nível estabelecido ou avançado.

A maioria ainda opera com baixa maturidade, o que impacta diretamente a previsibilidade, o controle e a disciplina financeira.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é planejamento orçamentário;

• A importância do planejamento orçamentário para as empresas;

• Os principais tipos de planejamento orçamentário;

• Quando é o momento ideal para elaborar o planejamento;

• Erros mais comuns no planejamento orçamentário;

• Como fazer um planejamento orçamentário eficiente em 10 passos práticos;

• O papel da tecnologia no planejamento orçamentário.

O que é planejamento orçamentário?

Planejamento orçamentário é o processo estruturado de definir, organizar e acompanhar como os recursos financeiros de uma empresa serão alocados ao longo de um determinado período.

Na prática, ajuda a entender:

1. Quanto a empresa pretende faturar?

2. Quanto pode ou precisa gastar?

3. Como esses recursos serão distribuídos entre áreas, projetos e prioridades estratégicas?

Ainda, dferente de uma simples projeção financeira, o planejamento orçamentário conecta números à estratégia. Ele traduz metas de crescimento, expansão, eficiência ou rentabilidade em decisões concretas de investimento e controle de custos.

Para isso, ele envolve:

• Definição de metas estratégicas;

• Análise de dados históricos;

• Projeção de cenários;

• Discussão entre áreas;

• Estabelecimento de limites e prioridades;

• Definição de indicadores de acompanhamento;

• Estruturação de governança para execução.

Para gestores de viagens e despesas corporativas, isso significa transformar gastos operacionais em categorias estruturadas, com limites claros, indicadores definidos e acompanhamento contínuo.

Planejamento orçamentário é a mesma coisa que orçamento?

Não. Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, eles representam coisas diferentes.

Orçamento é o documento final. É a consolidação numérica que estabelece previsões de receita, custos e despesas para um período específico. Já o planejamento orçamentário é o processo que constrói esse documento.

Ou seja: o orçamento é o resultado, e o planejamento é o caminho.

Planejamento orçamentário é responsabilidade apenas do financeiro?

Não, e essa é uma das maiores mudanças na maturidade orçamentária das empresas.

O mesmo estudo da EY mostra que 56% das empresas afirmam ter um nível avançado de maturidade quanto ao papel da área financeira no processo orçamentário.

À medida que o faturamento aumenta, cresce o envolvimento dos responsáveis de cada área, e o Financeiro passa a atuar mais como orquestrador e desafiador do orçamento, e não como único “dono” dos números.

Isso significa que:

• Áreas operacionais precisam assumir responsabilidade sobre seus próprios centros de custo;

• Gestores de viagens devem participar ativamente da previsão de despesas;

• Times de compras precisam contribuir com projeções realistas;

• Líderes devem justificar investimentos com base em estratégia.

O orçamento deixa de ser um exercício isolado do Financeiro e passa a ser um processo colaborativo. Essa colaboração é decisiva para que o planejamento seja executável, não apenas aprovado.

Aprofunde o tema: Como resolver o conflito entre a área de viagens e o financeiro?

O que diferencia empresas maduras em planejamento orçamentário?

Empresas maduras não apenas elaboram orçamento. Elas:

• Monitoram em tempo real;

• Trabalham com forecast estruturado;

• Possuem processos claros para gastos não previstos;

• Revisam projeções ao longo do ano.

Segundo a EY, 49% das empresas utilizam modelos avançados de forecast e 42% possuem processos maduros para aprovação de gastos não orçados.

Esses números mostram que a maturidade orçamentária não está apenas na fase de planejamento, mas principalmente na fase de acompanhamento. E é justamente essa disciplina que transforma o orçamento em vantagem competitiva.

Qual é a importância do planejamento orçamentário para as empresas?

Planejamento orçamentário é importante porque transforma intenção estratégica em execução financeira controlada. Sem ele, metas ficam no discurso. Com ele, as metas ganham limites, prazos, indicadores e responsáveis.

O planejamento orçamentário é um dos pilares da governança corporativa porque:

1. Garante controle e estabilidade financeira

O primeiro impacto do planejamento orçamentário é o controle. Ele estabelece quanto pode ser gasto por área, por projeto e por centro de custo. Isso reduz decisões impulsivas e evita extrapolações não planejadas.

2. Reduz riscos e surpresas no fluxo de caixa

Empresas que não projetam adequadamente suas despesas enfrentam oscilações no caixa que comprometem investimentos e até a operação. O planejamento permite antecipar sazonalidades, picos de demanda, reajustes e aumento de custos, por exemplo.

Além disso, ele permite criar cenários alternativos, reduzindo a dependência de previsões únicas. Esse nível de organização impacta diretamente a acurácia do orçamento.

Segundo o estudo da EY, apenas 27% das empresas conseguem ter menos de 3% de desvio em relação ao orçamento planejado. Essas organizações, em média, são significativamente mais maduras em seus processos orçamentários.

O que isso mostra? Que disciplina e governança se traduzem em previsibilidade.

3. Melhora a tomada de decisão estratégica

Sem planejamento orçamentário, decisões são tomadas com base em disponibilidade momentânea de caixa. Com planejamento estruturado, decisões são tomadas com base em prioridade estratégica.

Se a empresa decide expandir para novos mercados, por exemplo, o orçamento precisa antecipar as mudanças operacionais decorrentes desse movimento, como:

• Aumento de viagens;
• Investimento em tecnologia;
• Reforço em marketing;
• Ampliação da equipe.

Sem planejamento, essas despesas surgem de forma reativa e desorganizada. Com planejamento, elas são previstas, estruturadas e alinhadas aos objetivos do negócio.

4. Proporciona visão ampla do negócio

O orçamento não é apenas um instrumento financeiro. Ele é um mapa da empresa. Ao consolidar receitas e despesas de todas as áreas, o planejamento permite:

• Identificar centros de custo mais relevantes;

• Detectar categorias com maior crescimento de despesas;

• Comparar performance entre áreas;

• Avaliar eficiência operacional.

5. Fortalece a governança e a disciplina organizacional

Planejamento orçamentário cria regras claras, definindo quem aprova, quem executa, quem monitora e quais são os limites.

Empresas com governança estruturada apresentam processos mais maduros de acompanhamento.

Ainda segundo a EY, apenas 39% das empresas possuem estruturas maduras para acompanhamento orçamentário, e só 38% trabalham de forma estruturada a melhoria contínua de custos e despesas.

Isso indica que muitas empresas até elaboram orçamento, mas não estruturam a disciplina necessária para executá-lo corretamente. Na prática, planejamento não é apenas definir números. É acompanhar.

6. Promove responsabilidade compartilhada

O orçamento moderno é colaborativo. Quando as áreas participam da construção do planejamento, as metas se tornam mais realistas, o comprometimento aumenta e a execução melhora como um todo.

Leia mais: Viagens corporativas e accountability

7. Sustenta crescimento com segurança

Empresas crescem investindo, mas investimento sem planejamento aumenta risco. O planejamento orçamentário permite:

• Crescer com controle;
• Expandir sem comprometer caixa;
• Assumir riscos calculados;
• Ajustar a rota rapidamente.

Ele também evita dois extremos perigosos: crescimento desordenado, que compromete a margem, e conservadorismo excessivo, que trava expansão.

Pensando em viagens corporativas, isso significa permitir deslocamentos estratégicos, reuniões presenciais relevantes e expansão comercial, mas dentro de limites claros e monitorados.

Quais são os principais tipos de planejamento orçamentário?

Conhecer os principais tipos de planejamento orçamentário permite escolher (ou combinar) o modelo mais adequado à realidade da empresa. São eles:

Orçamento estático

O orçamento estático é o modelo mais tradicional. Nele, as projeções são feitas para um período fixo (geralmente anual) e não sofrem alterações ao longo do exercício, independentemente de variações no volume de vendas ou mudanças de cenário. Na prática:

1. Define-se uma previsão anual de receitas e despesas.

2. Os valores permanecem como referência até o final do período.

3. A análise de desempenho ocorre comparando “orçado vs. realizado”.

Entre as principais vantagens estão a simplicidade na elaboração, a facilidade de controle e a clareza de metas fixas, o que torna o acompanhamento mais direto e previsível.

Por outro lado, há limitações relevantes, como a pouca flexibilidade e a dificuldade de adaptação a cenários voláteis. Além disso, pode gerar distorções em casos de crescimento inesperado ou retração econômica.

Para gestores de viagens corporativas, o orçamento estático pode ser especialmente arriscado diante de variações tarifárias, aumento de demanda ou mudanças estratégicas ao longo do ano.

Orçamento flexível

O orçamento flexível ajusta despesas de acordo com o volume de atividade da empresa. Ele considera que certos custos variam proporcionalmente à operação. Funciona assim:

1. Define-se uma estrutura base.

2. Custos variáveis são ajustados conforme o volume real de atividade.

3. O acompanhamento considera diferentes níveis de operação.

Esse modelo se destaca por acompanhar melhor as variações do negócio, proporcionando uma leitura mais precisa dos resultados e critérios de avaliação mais equilibrados entre as áreas operacionais.

Em contrapartida, demanda um nível mais elevado de controle, requer indicadores consistentes e confiáveis e tende a envolver uma estruturação mais elaborada.

Para despesas com viagens, é interessante quando há correlação direta com metas comerciais, expansão territorial ou aumento da força de vendas.

Orçamento base zero (OBZ)

O orçamento base zero parte do princípio de que nenhuma despesa é automaticamente mantida com base no histórico. A cada novo ciclo, todas as despesas precisam ser justificadas do zero.

1. Não há “orçamento do ano passado + reajuste”.

2. Cada área precisa justificar a necessidade de cada gasto.

3. As decisões são tomadas com base em prioridade estratégica.

Apesar de eliminar ineficiências acumuladas e reduzir desperdícios, é um processo mais trabalhoso que exige alto nível de maturidade.

Projetos da EY indicam que, quando bem implantado, o orçamento base zero pode gerar economias recorrentes de 15% a 25% em SG&A (Selling, General and Administrative expenses - Despesas com Vendas, Gerais e Administrativas), com ganhos expressivos em categorias como viagens, consultoria e tecnologia.

Orçamento matricial

O orçamento matricial combina dois eixos de responsabilidade: gestores funcionais (por área) e gestores de contas ou categorias de despesas. Ele cria uma dupla governança sobre os custos através do seguinte processo:

1. Um gestor é responsável pela área.
2. Outro é responsável pela natureza da despesa (ex: viagens, tecnologia, marketing).
3. Ambos acompanham e validam os gastos.

Para empresas com alto volume de viagens, esse modelo é eficiente quando há um gestor específico responsável por consolidar dados de mobilidade e negociar contratos estratégicos.

Entre os principais benefícios estão o maior controle cruzado entre áreas, a redução de decisões isoladas e o aumento da transparência na alocação de recursos, favorecendo uma gestão mais integrada.

Porém, o modelo pode gerar conflitos de autoridade quando não há alinhamento adequado e exige definição clara de papéis e responsabilidades para funcionar de forma eficiente.

Orçamento contínuo (Rolling Forecast)

O orçamento contínuo substitui a lógica anual fixa por uma atualização constante das projeções. A cada mês ou trimestre, adiciona-se um novo período ao horizonte de planejamento.

Como funciona:

1. O planejamento nunca termina em dezembro;

2. A empresa mantém sempre 12 meses (ou outro período definido) projetados à frente;

3. Projeções são ajustadas conforme mudanças de cenário.

A alta adaptabilidade, a capacidade de responder melhor a crises e a tomada de decisões mais atualizadas são as principais vantagens, já que as projeções são revisadas de forma contínua.

Porém, exige disciplina de acompanhamento, depende de dados atualizados e pode aumentar a carga operacional se não houver tecnologia.

Comparativo entre os principais tipos de planejamento orçamentário

Qual modelo escolher?

A resposta mais comum nas empresas maduras é: uma combinação. É possível, por exemplo:

• Utilizar orçamento base zero para categorias estratégicas;

• Aplicar modelo flexível para despesas variáveis;

• Trabalhar com rolling forecast para revisões trimestrais;

• Manter estrutura matricial para governança.

Existem diversos tipos de planejamento orçamentário, mas não existe um único modelo de planejamento orçamentário que funcione para todas as empresas. O formato ideal depende de fatores como:

• Tamanho da organização;

• Complexidade operacional;

• Nível de maturidade financeira;

• Volatilidade do mercado;

• Grau de previsibilidade das receitas.

O mais importante não é o modelo isolado, mas a capacidade de acompanhar, revisar e alinhar o orçamento à estratégia.

Quando é o momento ideal para elaborar o planejamento orçamentário?

Tradicionalmente, empresas estruturam o orçamento para o próximo exercício entre o segundo semestre e o fim do ano. Mas a maturidade do processo vai além da data de início: envolve preparação prévia, participação das áreas e ciclos de revisão bem definidos.

Segundo o EY Budget Check Point 2025, a data média de início do planejamento orçamentário entre as empresas entrevistadas é agosto, com encerramento por volta de 12 de dezembro.

Ou seja, trata-se de um processo que pode levar vários meses entre análise, construção, negociação e aprovação.

Curiosamente, empresas maiores tendem a ter ciclos mais curtos, mesmo com maior complexidade operacional, o que indica maior organização e uso de processos estruturados.

Nesse contexto, um comum é concentrar energia apenas na fase de construção e negligenciar acompanhamento e ajustes.

O planejamento como processo contínuo que possui fase de construção formal, de execução, de monitoramento e de revisão.

O planejamento deve começar apenas no segundo semestre?

O ciclo formal pode começar no segundo semestre, mas a preparação começa muito antes. Empresas maduras usam o primeiro semestre para:

• Monitorar execução do orçamento vigente;

• Avaliar desvios;

• Identificar oportunidades de melhoria;

• Mapear novas prioridades estratégicas;

• Analisar dados históricos consolidados.

É possível revisar o planejamento orçamentário ao longo do ano?

Sim, e é recomendável. Empresas que tratam o orçamento como documento imutável tendem a sofrer quando o mercado muda. Revisões são necessárias quando há:

• Mudanças macroeconômicas;

• Variação cambial relevante;

• Aquisições ou fusões;

• Expansão territorial;

• Alteração significativa no volume de vendas;

• Crises inesperadas.

Nesse contexto, modelos como o rolling forecast são interessantes. O planejamento anual continua existindo, mas passa a conviver com revisões periódicas estruturadas.

Quais são os erros mais comuns no planejamento orçamentário?

Mesmo empresas que elaboram orçamentos anualmente podem comprometer seus resultados por falhas estruturais no processo. O problema não está apenas em "errar a previsão", mas em construir um planejamento desconectado da realidade operacional e da estratégia da companhia.

Os erros mais recorrentes no planejamento orçamentário são:

• Basear-se apenas em expectativas: ignorar dados históricos é um risco.
• Como evitar: utilize dados consolidados, preferencialmente com dashboards que permitam comparações entre períodos.
• Ignorar variações de mercado: não prever inflação, câmbio, aumento de tarifas ou mudanças regulatórias pode ser fatal.
• Como evitar: trabalhe com cenários alternativos (conservador, realista e agressivo) e revise as projeções periodicamente.
• Superestimar receitas: inflar o faturamento para acomodar despesas maiores gera um desequilíbrio perigoso.
• Como evitar: use premissas realistas e valide as projeções com múltiplas áreas.
• Subestimar despesas indiretas: pequenos custos, quando somados, tornam-se relevantes.
• Como evitar: mapeie detalhadamente cada categoria e analise o histórico de exceções.
• Centralizar o processo: não envolver outras áreas gera falta de compromisso com as metas.
• Como evitar: estruture um processo participativo, com responsabilidades claras por centro de custo.
• Negligenciar o acompanhamento: não adianta planejar e não monitorar.
• Como evitar: implemente uma rotina mensal de análise "orçado vs. realizado" com indicadores claros.
• Ausência de fluxo para gastos imprevistos: crises ou oportunidades exigem agilidade.
• Como evitar: defina um fluxo formal para análise e aprovação de despesas extraordinárias.
• Desconectar o orçamento da estratégia: o financeiro não deve andar isolado.
• Como evitar: inicie o planejamento a partir das diretrizes estratégicas da empresa, e não apenas do histórico numérico.

Como fazer um planejamento orçamentário eficiente? Veja 10 passos práticos

Entender conceitos e evitar erros é importante. Mas o que realmente transforma o planejamento orçamentário em vantagem competitiva é a execução estruturada. A seguir, está um passo a passo prático, aplicável à realidade das empresas.

1. Definir objetivos estratégicos

O orçamento deve nascer da estratégia. Antes de falar em números, a empresa precisa ter clareza sobre:

• Metas de crescimento;

• Expansão geográfica;

• Lançamento de produtos;

• Redução de custos;

• Melhoria de margem;

• Transformação digital.

Sem esse alinhamento, o orçamento vira apenas uma repetição ajustada do ano anterior.

Segundo a EY, 58% das empresas conseguem definir metas de receita, custos e despesas, mas apenas 27% conseguem alinhar o orçamento aos objetivos estratégicos. Isso evidencia que muitas organizações projetam números, mas não conectam esses números às prioridades do negócio.

O planejamento eficiente começa exatamente por essa conexão.

2. Analisar dados históricos consolidados

O histórico é a base da previsibilidade. É importante analisar:

• Receita e despesas dos últimos períodos;

• Percentual médio de desvio;

• Sazonalidade;

• Crescimento por centro de custo;

• Variação de fornecedores.

Sem dados históricos confiáveis, o orçamento vira suposição.

3. Mapear receitas previstas com prudência

Superestimar receita para acomodar despesas maiores compromete todo o planejamento. Por isso, a projeção de receita deve ser realista. Boas práticas incluem:

• Trabalhar com cenários alternativos;

• Validar projeções com área comercial;

• Considerar tendências de mercado;

• Aplicar premissas conservadoras quando necessário.

O orçamento eficiente protege a empresa do excesso de otimismo.

4. Levantar custos fixos e variáveis

Separar custos fixos e variáveis é essencial para entender a flexibilidade financeira. Essa distinção permite avaliar quanto da estrutura pode ser ajustada em caso de necessidade.

Veja alguns exemplos:

5. Projetar despesas por centro de custo

Orçamento eficiente não é genérico. Ele precisa estar organizado por área, projeto, unidade de negócio e categoria de despesa. Essa granularidade permite maior controle e responsabilização.

6. Criar cenários

Trabalhar com um único cenário é arriscado. A construção de um cenário conservador, um realista e um agressivo ajuda a preparar a empresa para crescimento acima do esperado, manutenção estável e redução de demanda.

Isso é especialmente relevante em categorias voláteis como viagens corporativas, onde fatores externos podem impactar rapidamente os custos.

Ter essa visão por cenários ajuda a evitar decisões emergenciais.

7. Definir limites e políticas claras

O orçamento precisa se traduzir em regras práticas. Isso inclui:

• Limite de gastos por área;

• Políticas de aprovação;

• Critérios para despesas extraordinárias;

• Diretrizes para uso de meios de pagamento.

Segundo a EY, apenas 26% das empresas utilizam drivers padronizados para todas as áreas ao orçar categorias de despesas. Isso mostra que muitas organizações ainda carecem de critérios uniformes na construção do orçamento.

Sem regras claras, o planejamento perde força na execução. Padronização é sinônimo de governança.

8. Estabelecer indicadores de acompanhamento

O orçamento precisa ser acompanhado por indicadores objetivos, como:

• Percentual de execução por área;

• Desvio mensal entre orçado e realizado;

• Custo médio por viagem;

• Percentual de despesas fora da política;

• Comprometimento do orçamento ao longo do ano.

9. Validar o planejamento com lideranças

Esse é o momento de questionar premissas e testar cenários. Afinal, o orçamento precisa ser aprovado, mas também compreendido.

A validação com lideranças garante alinhamento estratégico, ajustes realistas e clareza de prioridades. Tudo isso garante mais comprometimento na execução.

10. Monitorar, revisar e ajustar periodicamente

Planejamento eficiente não termina na aprovação. Ele exige:

• Acompanhamento mensal;

• Revisão trimestral;

• Atualização de forecast quando necessário;

• Ajustes diante de mudanças relevantes.

Com isso, o orçamento deixa de ser um evento anual e passa a ser um processo vivo. Empresas que monitoram continuamente tendem a ter maior previsibilidade e menor desvio.

Qual é o papel da tecnologia no planejamento orçamentário?

Planilhas têm uma função importante na organização inicial de dados. Mas, quando a empresa cresce, elas passam a gerar gargalos.

Os principais riscos de depender exclusivamente de planilhas são:

• Versões diferentes circulando simultaneamente;

• Falta de rastreabilidade de alterações;

• Consolidação manual demorada;

• Dificuldade de cruzar dados por centro de custo;

• Ausência de atualização em tempo real.

Além disso, planilhas não oferecem visão integrada entre orçamento, execução e forecast.

A tecnologia atua em três frentes principais:

• Consolidação e centralização de dados: sistemas integrados permitem que todas as despesas sejam registradas automaticamente em uma única base.

• Monitoramento em tempo real: plataformas com relatórios e dashboards dinâmicos fortalecem a disciplina orçamentária.

• Automação de processos e governança: a tecnologia automatiza fluxos de aprovação, validação de políticas e auditoria de comprovantes, reduzindo processos informais e erros humanos.

Empresas com processos digitais estruturados tendem a trabalhar com forecast contínuo, reduzir desvios, aumentar a acurácia e a eficiência operacional. Além disso, conseguem transformar dados em insights estratégicos.

Como a VOLL apoia o planejamento e controle orçamentário de viagens e despesas corporativas?

Mais do que uma plataforma de viagens, a VOLL integra gestão de viagens e despesas em um único ecossistema digital, permitindo que o planejamento deixe de ser teórico e se torne executável, monitorado e auditável em tempo real.

A VOLL Wallet é a única solução que permite o controle e a gestão completa de:

• Meios de pagamento;

• Cartões corporativos;

• Reembolsos;

• Adiantamentos;

• Pix corporativo;

• Carteiras digitais.

Tudo integrado a um sistema de prestação de contas em tempo real. Isso significa que o orçamento não é apenas definido, ele é aplicado automaticamente no momento do gasto.

A empresa pode definir orçamentos por carteira, alocar valores por colaborador, equipe ou grupo, além de determinar quais meios de pagamento podem ser utilizados para cada tipo de despesa.

A plataforma da VOLL também permite criar fluxos de aprovação personalizados e realizar auditoria de comprovantes em tempo real com tecnologia OCR+.

Outro diferencial está nos relatórios completos que permitem:

• Acompanhamento de orçado vs. realizado;

• Monitoramento por centro de custo;

• Identificação de desvios;

• Análise histórica;

• Visualização de tendências.

A conciliação, conferência e pagamentos são automatizados, reduzindo o tempo dedicado a tarefas operacionais.

Por fim, a VOLL conta com agentes de inteligência artificial exclusivos, voltados para eficiência e redução de custos.

Com o ExpenseHelper, sua empresa identifica automaticamente anomalias em comprovantes e pagamentos, conversa com o colaborador e solicita reembolsos de valores não aprovados.

O AirSave retarifa automaticamente reservas aéreas por opções mais econômicas antes de seguir para aprovação.

Já com o RatesAudit, o diretório de hotéis é auditado continuamente e, se necessário, o agente interage com os fornecedores para garantir o carregamento das tarifas negociadas.

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