Política de cartão corporativo é um tema cada vez mais relevante para empresas que buscam controle financeiro sem comprometer a agilidade operacional. Até porque, em muitas organizações, as despesas do dia a dia ainda são geridas por adiantamentos, reembolsos manuais ou uso improvisado de cartões pessoais, modelos que costumam gerar retrabalho, baixa visibilidade e maior risco de inconsistências.
O cartão corporativo surgiu para equilibrar autonomia e governança. Isso porque esse modelo pode simplificar pagamentos recorrentes, reduzir a dependência de reembolsos, melhorar a prestação de contas, além de fortalecer a conciliação e a previsibilidade do fluxo de caixa.
Mas oferecer cartões sem regras costuma criar o efeito contrário: despesas fora da política, limites mal definidos, dificuldade de auditoria e conflitos internos. Por isso, é necessário construir uma política alinhada à realidade da empresa.
Neste guia, você verá como fazer isso de forma estratégica. Confira:
O que é uma política de cartão corporativo e por que ela importa;
Quais leis e normas influenciam o uso no setor público e privado;
Como funciona o cartão corporativo na prática;
Passo a passo para criar regras eficientes e aplicáveis;
O que muda no uso do cartão em viagens corporativas;
Modelo completo de política para adaptar à sua empresa;
Como automatizar controles e ganhar eficiência com a VOLL.
Uma política de cartão corporativo é o conjunto de regras que define como os cartões da empresa podem ser solicitados, utilizados, aprovados, monitorados e prestados contas.
Esse documento organiza responsabilidades, limites de uso e critérios de controle para que o cartão funcione como ferramenta de gestão. Para isso, estabelece pontos como: quem pode receber o cartão, quais tipos de despesas são permitidos, teto de gastos por colaborador ou área, necessidade de comprovantes, prazos de prestação de contas, consequências para uso indevido e fluxos de auditoria de transações.
Portanto, o cartão corporativo é mais utilizado em situações que exigem agilidade de pagamento ou despesas recorrentes do negócio. Entre os exemplos mais comuns estão viagens corporativas, hospedagem, passagens, transporte urbano, alimentação em deslocamentos, compras operacionais emergenciais, assinaturas de softwares, marketing digital, eventos e pequenos gastos administrativos.
Normalmente, os cartões ficam concentrados em áreas com maior volume transacional ou necessidade de autonomia financeira, como financeiro, compras, facilities, comercial, operações, tecnologia, marketing e recursos humanos.
Em empresas maiores, também é comum disponibilizar cartões nominais para executivos, gestores regionais e colaboradores que viajam com frequência.
No Brasil, não existe uma “lei do cartão corporativo” válida para todas as empresas. O termo costuma ser usado de forma genérica para se referir às normas que regulam o uso de cartões institucionais, especialmente no setor público, e às regras trabalhistas, fiscais e de compliance que impactam o uso desses meios de pagamento no setor privado.
Quando se fala em “cartão corporativo” no noticiário, normalmente a referência é ao Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF). Ele foi disciplinado pelo Decreto nº 5.355/2005, que autoriza o uso do instrumento para pagamento de despesas realizadas pela administração pública federal.
O CPGF é utilizado para despesas eventuais, de pequeno vulto ou que exijam pronto pagamento, sempre dentro de regras específicas de transparência, prestação de contas e interesse público.
Outro marco relevante é a Lei nº 14.133/2021, conhecida como Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, que modernizou regras de contratação pública e manteve a exigência de controles, justificativas formais e responsabilização dos agentes públicos em qualquer gasto realizado com recursos governamentais.
Ou seja, no setor público o cartão corporativo está vinculado a princípios como legalidade, publicidade, eficiência e controle externo.
Para empresas privadas, não existe hoje uma lei específica que obrigue ou regulamente de forma isolada o uso do cartão corporativo. O tema costuma ser tratado por meio de políticas internas da empresa, contratos com emissores financeiros e normas gerais já existentes no ordenamento jurídico.
Entre elas, destacam-se:
CLT: o empregador pode estabelecer regras internas de uso de ferramentas corporativas, desde que respeite direitos trabalhistas e informe claramente responsabilidades do colaborador.
Legislação tributária e contábil: despesas precisam ter documentação idônea, classificação correta e rastreabilidade para fins fiscais e contábeis.
LGPD (Lei nº 13.709/2018): dados pessoais vinculados a cartões, transações e usuários devem ser tratados com segurança e finalidade legítima.
Normas anticorrupção e compliance: políticas internas ajudam a prevenir fraudes, conflito de interesses e uso indevido de recursos da empresa.
Além de orientar o uso cotidiano, essas regras também servem de base para lidar com desvios e irregularidades no uso do cartão corporativo.
O Art. 482 da CLT em um contexto geral prevê hipóteses de dispensa por justa causa relacionadas a condutas graves, como ato de improbidade, mau procedimento ou violação de normas internas, desde que o caso concreto seja devidamente apurado e respeite os princípios legais aplicáveis.
Na prática, dependendo da gravidade da ocorrência e das regras internas da empresa, podem ser adotadas medidas como advertência, suspensão do cartão, suspensão disciplinar, ressarcimento de valores utilizados indevidamente e, em situações mais graves, desligamento por justa causa ou responsabilização legal quando cabível.
Em 2026, o principal movimento no setor privado veio da evolução das práticas de mercado e das exigências de governança. O cartão corporativo deixou de ser apenas um meio de pagamento e passou a integrar ecossistemas mais completos de gestão de despesas corporativas, com regras automatizadas, monitoramento em tempo real e maior rastreabilidade das transações.
Uma das mudanças mais relevantes foi o avanço da inteligência artificial aplicada ao controle financeiro.
Segundo o PwC Pulse Survey de maio de 2025, 58% dos CFOs globais estão investindo em IA e análise avançada de dados, um reflexo direto da pressão para transformar o departamento financeiro de operacional em estratégico.
Também ganhou força a digitalização dos meios de pagamento. Cartões virtuais de uso único, carteiras digitais (wallets), tokenização e pagamentos por aproximação se tornaram mais comuns em operações corporativas, especialmente em viagens, compras online e despesas descentralizadas.
Esse modelo melhora a segurança e, inclusive, simplifica a distribuição de cartões para colaboradores temporários, terceiros ou equipes em campo.
Durante o Travel Connect, evento promovido pela VOLL, executivos da Mastercard destacaram que 91% dos gestores de viagens planejam implementar limites de gastos personalizados nos cartões dos colaboradores, um dado que mostra uma migração clara para políticas mais dinâmicas e inteligentes.
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O cartão corporativo funciona como um meio de pagamento disponibilizado pela empresa para despesas ligadas à operação, evitando que colaboradores precisem antecipar valores do próprio bolso ou recorrer a reembolsos frequentes. Dependendo da estrutura adotada, ele pode ser emitido para uso individual, por centro de custo, por equipe ou para demandas específicas, como viagens corporativas.
Na prática, o funcionamento envolve quatro pilares: emissão, modalidade financeira, gestão das regras e prestação de contas. Entender cada um deles ajuda a escolher o modelo mais adequado para a empresa.
A empresa pode disponibilizar cartões físicos tradicionais para colaboradores com uso recorrente, como executivos, gestores comerciais ou equipes externas. Esse formato costuma ser comum em despesas presenciais, viagens e pagamentos no dia a dia.
Também é possível emitir cartões virtuais para compras online, assinaturas e pagamentos pontuais. Em operações mais maduras, cresce o uso de VCN (Virtual Card Number), número de cartão virtual gerado para uma única transação, fornecedor específico ou período determinado. Esse modelo amplia segurança, controle e rastreabilidade.
No modelo pré-pago, a empresa carrega previamente um saldo definido. Ele costuma ser utilizado quando há necessidade de limitar gastos com precisão ou distribuir valores controlados para viagens, equipes temporárias e despesas emergenciais.
Já no modelo pós-pago, os gastos são lançados ao longo do período e pagos posteriormente, conforme faturamento da instituição financeira. É comum em empresas que buscam centralização financeira, maior flexibilidade de caixa e consolidação mensal de despesas.
Após a emissão, a empresa define como o cartão poderá ser utilizado. Entram aqui regras como limite de crédito empresarial, categorias de despesas permitidas, valor máximo por transação, uso nacional ou internacional, bloqueio de saques e necessidade de aprovação prévia.
Soluções mais modernas permitem acompanhar tudo em tempo real, com alertas automáticos, bloqueio imediato em caso de uso indevido e visibilidade detalhada por colaborador, área ou projeto.
Depois da compra, começa uma etapa decisiva e que deve estar especificada na política de cartão corporativo: comprovar e classificar corretamente cada gasto. Normalmente, o colaborador envia recibos ou notas fiscais, informa finalidade da despesa e associa o valor ao centro de custo correspondente.
Quando esse processo é manual, o fechamento costuma consumir tempo e gerar inconsistências. Por isso, muitas empresas migraram para modelos com conciliação automatizada, captura digital de comprovantes e integração com ERP, reduzindo retrabalho e melhorando a auditoria de transações.
A política de cartão corporativo é um documento que precisa orientar decisões reais, reduzir dúvidas no dia a dia e funcionar como base para controle financeiro, compliance e auditoria.
A seguir, veja um passo a passo para estruturar uma política eficiente.
Antes de definir regras, identifique quais despesas corporativas costumam ser pagas com cartão. Separe gastos recorrentes, emergenciais, operacionais, administrativos e ligados a viagens corporativas.
Esse diagnóstico ajuda a entender onde o cartão realmente faz sentido e quais despesas devem continuar em outros fluxos, como compras formais, reembolso ou faturamento direto.
A política deve explicar quais cargos, áreas ou situações justificam o uso do cartão. Nem todo colaborador precisa ter acesso permanente.
Em geral, o cartão pode ser destinado a gestores, equipes comerciais, profissionais que viajam com frequência, times de operações, marketing, facilities, tecnologia e colaboradores que realizam pagamentos recorrentes ou urgentes.
Também vale definir se haverá cartões nominais, por centro de custo, por projeto ou cartões compartilhados, e, nesse caso, quem será o responsável formal por cada utilização.
A empresa pode combinar diferentes formatos. Cartões físicos funcionam melhor para uso recorrente e presencial. Cartões virtuais ou VCNs são indicados para compras online, fornecedores específicos, despesas de viagem e pagamentos pontuais.
Já o cartão pré-pago costuma ser útil quando a empresa quer limitar o valor disponível antes do gasto. O pós-pago pode funcionar melhor para operações com maior volume, necessidade de flexibilidade e fechamento centralizado.
Evite criar um único limite para todos. Uma política eficiente define limites conforme cargo, centro de custo, frequência de uso e tipo de despesa. Por exemplo, um colaborador em viagem pode ter limite diferente de um analista que usa cartão apenas para assinatura de software.
Também vale prever limites por transação, por dia, por mês e por categoria e como funcionam pedidos de aumento temporário de limite para viagens, eventos, projetos especiais ou emergências.
Essa é uma das partes mais importantes do documento. As despesas permitidas devem ser descritas com clareza, como hospedagem, transporte, alimentação em viagem, inscrições em eventos, compras emergenciais ou softwares autorizados.
As proibidas também precisam aparecer sem ambiguidade. Exemplos comuns incluem gastos pessoais, bebidas alcoólicas, multas, presentes sem aprovação, compras parceladas não autorizadas, saques em dinheiro e despesas sem relação com a atividade profissional.
O uso em viagens exige atenção própria, porque envolve gastos em tempo real e situações imprevisíveis. A política deve informar como usar o cartão em hospedagem, alimentação, transporte, pedágios, estacionamento, bagagem, emergências e despesas internacionais.
Também é importante definir se o cartão substitui reembolso, se há diária de alimentação, quais comprovantes são exigidos e como funciona a conversão de moeda em viagens ao exterior.
Nem toda despesa precisa de aprovação prévia, mas algumas categorias devem passar por validação antes do pagamento. A política deve mostrar quando a aprovação é automática, quando exige gestor direto e quando precisa de financeiro, compras ou compliance.
Esse fluxo evita atrasos e reduz decisões subjetivas.
A política de cartão corporativo deve informar prazo, formato e documentos obrigatórios para prestação de contas. O ideal é exigir comprovante fiscal, motivo da despesa, centro de custo, projeto ou cliente relacionado e justificativa quando houver exceção.
Também vale definir o que acontece quando o colaborador perde o comprovante ou envia a prestação fora do prazo.
Sempre que possível, conecte o cartão a uma plataforma de gestão de despesas. Isso permite conciliação automatizada, classificação por centro de custo, alertas de transações fora da política e auditoria de transações em tempo real.
Esse ponto reduz trabalho manual e melhora a rastreabilidade financeira.
Todo colaborador que receber o cartão deve assinar um termo confirmando ciência das regras. Esse documento deve reforçar que o cartão é de uso corporativo, que despesas pessoais não são permitidas e que o uso indevido pode gerar medidas internas.
O termo também ajuda a reduzir conflitos em casos de cobrança indevida, ausência de comprovante ou descumprimento da política.
O uso indevido, a ausência recorrente de comprovantes ou o descumprimento intencional da política podem gerar advertência, suspensão do cartão ou ressarcimento de valores, conforme regras internas.
Um documento bom, mas difícil de entender, tende a ser pouco seguido. Além da versão formal, crie um resumo com exemplos práticos, perguntas frequentes e orientações rápidas para os principais casos de uso.
Treinamentos curtos também ajudam especialmente áreas que usam cartão com frequência. Se possível, mantenha ainda um canal direto para dúvidas.
A política não deve ser estática. Novos meios de pagamento, viagens internacionais, wallets, VCNs, mudanças no modelo de trabalho e crescimento da empresa podem exigir ajustes.
A revisão semestral ou anual ajuda a manter regras atualizadas e alinhadas ao comportamento real dos gastos.
Leia também: Gestão inteligente de cartão corporativo: como definir limites e permissões nos pagamentos?
Quando o cartão corporativo é utilizado em viagens a trabalho, a política interna costuma exigir regras mais específicas do que no uso administrativo comum.
Isso acontece porque despesas de viagem envolvem compras em tempo real, deslocamentos fora do escritório, fornecedores variados e situações que mudam rapidamente, como alteração de voos, hospedagens emergenciais ou gastos inesperados durante a jornada.
Entre os principais ajustes para viagens, estão:
Categorias de gastos autorizadas: definir claramente se o cartão cobre passagens, hospedagem, transporte urbano, alimentação, bagagem, pedágios, estacionamento e emergências;
Limites temporários por viagem: ajustar o valor disponível conforme destino, duração da viagem, cargo do colaborador e custo médio local;
Uso nacional e internacional: prever regras para compras no exterior, variação cambial, IOF, saques e moedas aceitas;
Prestação de contas acelerada: exigir envio digital de comprovantes durante a viagem ou logo após cada despesa para evitar perdas e atrasos;
Separação entre gasto pessoal e corporativo: deixar explícito o que não pode ser lançado no cartão, mesmo durante deslocamentos;
Cartões virtuais ou VCNs específicos: usar números virtuais para reservas de hotel, passagens ou fornecedores determinados aumenta segurança e rastreabilidade;
Integração com o fluxo da viagem: vincular o cartão à reserva aprovada permite centro de custo automático, limites temporários e classificação prévia das despesas.
Ao conectar as regras do uso de cartão e gestão de viagens corporativas, a empresa reduz reembolsos, melhora a compliance e ganha visibilidade sobre o custo total de cada deslocamento.
A seguir, apresentamos um modelo de política de cartão corporativo que deve ser adaptado conforme porte da empresa, estrutura financeira e perfil operacional. O ideal é sempre construir e validar a versão final com as áreas de financeiro, RH, jurídico e compliance antes da implementação.
POLÍTICA DE USO DO CARTÃO CORPORATIVO
[NOME DA EMPRESA]
I. Visão geral
Esta Política de Uso do Cartão Corporativo estabelece as diretrizes aplicáveis aos colaboradores autorizados a utilizar cartões corporativos emitidos ou disponibilizados pela [Nome da Empresa].
O documento define regras para solicitação, emissão, utilização, controle, prestação de contas, auditoria, suspensão e cancelamento do cartão corporativo.
O objetivo desta política é oferecer um meio de pagamento seguro, ágil e alinhado às necessidades operacionais da empresa, mantendo controle financeiro, compliance e rastreabilidade das despesas.
Esta política entra em vigor em [data] e permanece válida até revisão formal.
II. Elegibilidade e concessão
1. Colaboradores elegíveis
Poderão receber cartão corporativo colaboradores cuja função justifique necessidade recorrente de pagamentos profissionais, incluindo, sem limitação:
A concessão dependerá de aprovação interna.
2. Solicitação
As solicitações deverão ser encaminhadas ao departamento [Financeiro / Controladoria / RH], contendo:
3. Aprovação
A aprovação será realizada por [cargo responsável], conforme orçamento, necessidade operacional e aderência às políticas internas.
III. Tipos de cartão disponíveis
A empresa poderá disponibilizar, conforme necessidade:
A empresa poderá alterar o formato concedido a qualquer momento.
IV. Uso permitido
O cartão corporativo deverá ser utilizado exclusivamente para despesas relacionadas às atividades profissionais e previamente autorizadas.
Exemplos de uso permitido:
V. Uso proibido
É expressamente vedado utilizar o cartão corporativo para:
VI. Limites de gastos
Os limites serão definidos conforme:
Poderão existir:
Pedidos extraordinários deverão ser formalmente aprovados.
VII. Uso em viagens corporativas
Quando utilizado em viagens, o cartão deverá observar também a política de viagens da empresa.
Poderão ser autorizadas despesas como:
Viagens internacionais poderão seguir regras específicas de câmbio, IOF, limites diferenciados e prestação de contas acelerada.
VIII. Prestação de contas
Toda despesa realizada deverá ser registrada em até [X dias úteis] após sua ocorrência ou retorno da viagem.
O colaborador deverá apresentar:
Despesas sem comprovação poderão ser recusadas.
IX. Auditoria e monitoramento
A empresa poderá realizar auditoria periódica ou contínua das transações para verificar aderência às políticas internas.
O monitoramento poderá incluir:
Ferramentas automatizadas e inteligência artificial poderão ser utilizadas nesse processo.
X. Segurança e guarda do cartão
Essa política de cartão corporativo reforça que o titular é responsável pela guarda do cartão físico ou virtual e por sua utilização correta.
Em caso de perda, roubo, extravio ou suspeita de fraude, deverá comunicar imediatamente:
É proibido compartilhar senha ou dados do cartão.
XI. Contestação de transações
Cobranças indevidas ou divergentes deverão ser comunicadas em até [X dias úteis] após identificação.
A contestação será conduzida junto ao emissor, fornecedor e áreas internas competentes.
O colaborador deverá colaborar com documentos e informações necessários.
XII. Penalidades e medidas disciplinares
O descumprimento desta política de cartão corporativo poderá resultar, conforme gravidade e apuração interna, em:
Cada caso será analisado individualmente.
XIII. Cancelamento e devolução
A empresa poderá suspender ou cancelar cartões a qualquer momento por motivos operacionais, financeiros, disciplinares ou estratégicos.
No desligamento do colaborador, o cartão deverá ser devolvido imediatamente, com pendências conciliadas.
XIV. Canal de dúvidas
Dúvidas sobre esta política deverão ser direcionadas para:
Responsável: [nome]
Área: [financeiro / controladoria / RH]
E-mail: [contato]
Telefone: [número]
XV. Termo de ciência
Declaro que li, compreendi e concordo com os termos desta Política de Uso do Cartão Corporativo da [Nome da Empresa], comprometendo-me a seguir integralmente suas diretrizes.
Nome: ____________________
Cargo: ____________________
Data: __/__/__
Assinatura: ____________________
Controlar gastos de viagens corporativas, mesmo com uma política de cartão corporativo, costuma ser um desafio quando reservas, meios de pagamento, reembolsos e prestação de contas funcionam em sistemas separados.
Até porque, nesse modelo, a empresa perde tempo com processos manuais, reduz a visibilidade financeira e dificulta o cumprimento da política interna.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e resolve esse problema ao reunir viagens, mobilidade e despesas corporativas em um único ecossistema.
Em vez de operar com ferramentas desconectadas, com a VOLL, a empresa centraliza toda a jornada do colaborador em uma plataforma integrada. Na prática, isso permite aplicar automaticamente as regras definidas pela companhia antes mesmo do gasto acontecer.
Limites por colaborador, centros de custo, fluxos de aprovação, categorias permitidas, teto por despesa e políticas específicas de viagem podem ser parametrizados no sistema, reduzindo desvios e aumentando compliance.
Para o gestor, o ganho aparece em controle e eficiência. Para o colaborador, a experiência fica mais simples. Reservas, pagamentos, mobilidade urbana e prestação de contas passam a conversar entre si, sem necessidade de controles paralelos em planilhas ou trocas intermináveis de e-mails.
Entre os recursos que fortalecem essa gestão, estão:
Políticas automatizadas: regras aplicadas no momento da reserva ou do gasto;
Wallet corporativa integrada: pagamentos via Pix, cartão e reembolso em um só ambiente;
Conciliação em tempo real: despesas classificadas com mais agilidade;
Relatórios executivos: visão clara por área, centro de custo, projeto ou viajante;
Fluxos de aprovação inteligentes: menos burocracia e mais velocidade operacional;
Suporte especializado: atendimento para viajantes e gestores durante toda a jornada.
Os resultados já viraram cases em grandes empresas. A Afya, grupo com mais de 10 mil colaboradores, reduziu mais de 2.500 chamados e gerou economia de 1.800 horas de trabalho, facilitando o uso do cartão corporativo e outras modalidades de pagamento ao implementar a VOLL na gestão de viagens.
Mais do que controlar despesas após o gasto, a proposta da VOLL é atuar antes, durante e depois da viagem, criando uma operação mais previsível, eficiente e inteligente.
Se a sua empresa busca reduzir custos, simplificar processos e evoluir a gestão de despesas corporativas em viagens, entre em contato com a VOLL.
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Conheça mais sobre as obrigações da empresa quanto ao tema.
Não. No setor privado, a concessão de cartão corporativo não é obrigatória por lei. Trata-se de uma decisão interna, normalmente adotada para dar mais eficiência ao pagamento de despesas profissionais e reduzir processos de reembolso.
Pode, desde que a política interna permita. Muitas empresas restringem parcelamentos para evitar impacto no fluxo de caixa futuro e dificuldade de controle orçamentário.
Sim. A maioria das instituições financeiras e plataformas especializadas permite bloqueio temporário ou cancelamento imediato em casos de perda do cartão corporativo, roubo, desligamento do colaborador ou suspeita de uso indevido.
Sim, desde que a empresa considere necessário e estabeleça regras específicas. Nesses casos, cartões virtuais, pré-pagos ou com prazo determinado costumam oferecer mais segurança e controle.
Normalmente ele pode ser habilitado para uso no exterior conforme política da empresa. É importante prever regras sobre moeda estrangeira, IOF, limites diferenciados e tipos de despesas autorizadas.
Em geral, não. Como o cartão fica vinculado ao CNPJ da empresa e contratado como solução corporativa, a responsabilidade principal costuma ser da organização, conforme contrato firmado com o emissor.
No adiantamento, a empresa transfere recursos antes da despesa e depois precisa conferir saldos e comprovantes. No cartão corporativo, o pagamento ocorre diretamente pelo meio autorizado, o que tende a aumentar a rastreabilidade, o controle e a agilidade operacional.