Quando a tradução juramentada e a Apostila de Haia são necessárias em viagens corporativas?

As viagens corporativas internacionais exigem atenção redobrada à documentação. Isso porque, além de passaporte, visto e comprovantes de hospedagem, existem situações em que o viajante precisa apresentar documentos traduzidos oficialmente ou reconhecidos por autoridades estrangeiras.

É o caso de procurações, contratos, certidões e atestados que, dependendo do país de destino, só têm validade se estiverem acompanhados de tradução juramentada e da Apostila de Haia, um selo que certifica a autenticidade de documentos emitidos no Brasil para uso no exterior.

Compreender quando esses processos são necessários ajuda o gestor de viagens a evitar atrasos em vistos, reuniões e contratos internacionais, garantindo que todos os documentos corporativos estejam prontos antes do embarque.

Quando é necessária a tradução juramentada e a Apostila de Haia em viagens corporativas

A tradução juramentada e o apostilamento são exigidos quando o documento brasileiro precisa ter validade legal em outro país e, no contexto corporativo, isso pode ocorrer em diferentes situações.

Essas exigências geralmente aparecem em viagens que envolvem reuniões contratuais, representação jurídica, processos de visto ou abertura de filial no exterior. Em todos esses casos, os documentos emitidos no Brasil devem estar traduzidos por tradutor público juramentado e, se o destino for um país signatário da Convenção de Haia, apostilados em cartório.

Alguns exemplos de situações comuns em viagens corporativas:

• Assinatura de contratos internacionais: Quando o representante da empresa precisa apresentar procurações, contratos sociais ou certificados de regularidade.

• Obtenção de vistos de trabalho ou longa permanência: Quando o consulado solicita certidões e documentos traduzidos oficialmente.

• Participação em licitações ou projetos internacionais: Quando é necessário comprovar habilitação técnica ou jurídica com documentos autenticados.

• Deslocamento de executivos expatriados: Em casos que envolvem autorização de residência ou reconhecimento de vínculo empregatício no exterior.

Em resumo, o gestor deve verificar junto ao departamento jurídico ou de relações internacionais da empresa quais documentos precisam ser traduzidos e apostilados antes da viagem, principalmente quando houver assinatura de contratos, reuniões com autoridades ou necessidade de visto corporativo.

Quais documentos pedem tradução ou Apostila de Haia

Nem todo documento utilizado em uma viagem corporativa internacional precisa passar por tradução juramentada ou apostilamento, mas alguns são obrigatórios em processos formais ou consulares. 

Confira os tipos de documentos que geralmente exigem esses processos:

• Procurações e contratos comerciais: Necessários quando o colaborador vai representar a empresa em reuniões, assinaturas de documentos ou licitações no exterior.

• Certidões e comprovantes oficiais: Certidão de nascimento, casamento, antecedentes criminais e atestados médicos, quando exigidos para vistos de longa duração.

• Comprovantes de vínculo empregatício ou societário: Carta da empresa, contrato social ou declaração de função, usados em solicitações de visto de trabalho.

• Documentos acadêmicos: Diplomas, históricos escolares ou certificados de cursos que comprovem qualificações profissionais em missões técnicas.

Vale reforçar que a necessidade pode variar conforme o país de destino. Os países signatários da Convenção de Haia aceitam o documento com Apostila; já os que não participam do tratado exigem o reconhecimento consular feito diretamente na embaixada ou consulado. Veja aqui a lista com os países signatários da Convenção de Haia.

Tradução e apostilamento: qual deve ser feito primeiro?

O processo de validação de documentos para uso no exterior deve seguir uma sequência específica para ter validade jurídica. A ordem correta é sempre: primeiro realizar a tradução juramentada e, em seguida, o apostilamento.

Isso acontece porque o apostilamento serve para reconhecer oficialmente a assinatura do tradutor público, e não apenas o conteúdo do documento original. Se o apostilamento for feito antes da tradução, o selo reconheceria apenas o texto em português, e não a versão traduzida, tornando o processo inválido para uso no exterior.

Veja como esse fluxo costuma funcionar na prática:

1. Tradução juramentada: O documento é traduzido por um tradutor público habilitado na Junta Comercial do estado.

2. Apostilamento em cartório: A tradução juramentada é levada ao cartório para receber a Apostila de Haia, que certifica sua autenticidade.

3. Revisão de validade: O gestor deve conferir se o país de destino é signatário da Convenção de Haia e se aceita o formato eletrônico da apostila (em PDF).

O prazo para conclusão varia conforme a complexidade do documento e a disponibilidade do tradutor, mas geralmente leva de dois a cinco dias úteis. Para evitar atrasos, o ideal é iniciar esse processo com antecedência mínima de uma semana antes do envio da documentação ao consulado ou da data da viagem.

Onde fazer e quanto custa o apostilamento de documentos

O apostilamento é feito exclusivamente em cartórios habilitados pela Corregedoria Nacional de Justiça, que seguem o modelo definido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). O serviço pode ser solicitado presencialmente ou, em muitos estados, de forma eletrônica por meio do e-Apostila, disponível em plataformas de cartórios integrados.

Os valores variam conforme a tabela de custas de cada estado, mas, em média, o apostilamento custa entre R$ 80 e R$ 150 por documento, valor que  inclui a conferência, o selo de autenticação e o registro eletrônico.

Já a tradução juramentada é cobrada por lauda (geralmente 1.000 caracteres sem espaço) e os preços são definidos por cada Junta Comercial estadual.

Dicas importantes para o gestor:

• Verifique a lista de cartórios autorizados no site do CNJ.

• Evite apostilar cópias não autenticadas, pois elas não terão validade internacional.

• Guarde o comprovante digital (e-Apostila), que substitui o selo físico em muitos países signatários da Convenção de Haia.

• Inclua o prazo e custo no planejamento da viagem, especialmente em casos de vistos de trabalho, licitações ou reuniões contratuais.

Como armazenar documentos originais e cópias digitais

Após concluir a tradução e o apostilamento, é fundamental definir como os documentos serão armazenados e compartilhados. Em viagens corporativas, essa etapa é importante para garantir acesso rápido às versões válidas caso sejam solicitadas por autoridades ou órgãos de imigração.

Veja as principais recomendações:

• Mantenha os originais físicos em local seguro: Eles continuam sendo o documento com maior valor jurídico, especialmente em casos que envolvem assinaturas presenciais ou registros em cartórios estrangeiros.

• Crie cópias digitais autenticadas: A maioria dos cartórios que emitem a e-Apostila também disponibiliza a versão eletrônica, com QR Code e código de verificação válidos internacionalmente.

• Evite circular originais durante a viagem: Prefira usar cópias impressas ou digitais, enviadas previamente para o destino, reduzindo o risco de extravio.

• Centralize os arquivos no ERP ou sistema de gestão de viagens: Dessa forma, áreas como Jurídico e Financeiro também podem acessar os documentos quando necessário.

Ao seguir esse procedimento, o gestor assegura que os documentos corporativos estejam acessíveis e protegidos, sem comprometer a validade legal das versões oficiais.

Por que a VOLL é a parceira ideal para a gestão de viagens corporativas 

Cuidar da documentação é apenas uma das etapas burocráticas do planejamento de uma viagem corporativa internacional e, por isso, o ideal é contar com suporte especializado para garantir que todos os processos ocorram de forma assertiva.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua como parceira estratégica de diversas empresas com operação global, conectando reservas, políticas internas e documentos em um único ambiente digital.

Além de uma equipe especializada que orienta gestores sobre políticas internas, reembolsos e processos documentais, inclusive exigências internacionais, a VOLL também conta com uma plataforma integrada que garante rastreabilidade, conformidade fiscal e automação de relatórios e suporte multilíngue disponível 24h para viajantes em qualquer país.

Com a VOLL, as empresas têm mais agilidade para organizar viagens corporativas nacionais e internacionais, garantindo que toda a documentação, de passagens a traduções juramentadas, esteja em conformidade com as exigências legais e os padrões de governança da companhia.

Faça como as maiores empresas da América Latina e tenha a VOLL como parceira para  simplificar sua gestão de viagens e despesas. Entre em contato conosco agora mesmo.