Co-travel com clientes e fornecedores: etiqueta, custo e responsabilidade

Nem sempre as viagens corporativas envolvem apenas colaboradores da empresa. Em muitas agendas, é comum que representantes comerciais, executivos de contas ou profissionais técnicos viajem ao lado de clientes ou fornecedores, seja para visitar operações conjuntas, participar de eventos ou conduzir reuniões estratégicas.

Esse formato de viagem compartilhada, também chamado de co-travel, impõe responsabilidades específicas ao gestor de viagens, que precisa garantir transparência nas despesas, aderência à política da empresa, proteção à imagem institucional e clareza nos papéis de cada parte envolvida.

Neste artigo, explicamos os cuidados essenciais para organizar viagens com parceiros externos, desde a divisão de custos até as regras de etiqueta e confidencialidade. Também mostramos como a VOLL pode ajudar a padronizar esses processos com mais segurança e controle. Confira!

Modelos mais comuns de custeio em co-travel

A responsabilidade sobre passagens, hospedagem, transporte terrestre, alimentação e extras deve seguir critérios claros, com base no objetivo da viagem e na relação entre as partes (cliente, fornecedor, parceiro estratégico, etc.).

Os modelos mais comuns de custeio são:

• Divisão proporcional de custos: Cada parte paga suas passagens, e custos compartilhados (como hotel ou traslados) são divididos. Costuma ser o modelo mais transparente e com menor risco de percepção de benefício. 

• Custeio reembolsável: Um dos parceiros antecipa os gastos, e depois há reembolso formal com nota fiscal. Essa opção requer controle rigoroso de prazos e evidências para evitar problemas de auditoria.

• Patrocínio parcial: Em eventos ou feiras, um parceiro arca com ingressos ou hospedagem, enquanto o outro cobre deslocamentos. Esse formato deve ser documentado em contrato ou addendum para proteger ambas as partes.

• Custeio integral pelo anfitrião: A empresa que convida assume todos os custos (passagens, hospedagem, traslados e refeições). Mais comum quando o parceiro é cliente estratégico em fase de negociação ou treinamento, mas pode configurar vantagem indevida, especialmente em órgãos públicos. 

Como planejar a divisão de custos e entrega de evidências

Ainda que seja considerada a melhor opção para viagens compartilhadas, a divisão de custos pode gerar dúvidas e, por isso, é preciso que tudo seja definido com antecedência e formalizado para evitar desconfortos e riscos de compliance. 

Veja alguns pontos que ajudam a estruturar esse planejamento:

• Adote critérios proporcionais e justificáveis: Em visitas técnicas, por exemplo, a empresa anfitriã pode assumir parte da logística local, enquanto os custos de transporte aéreo ficam sob responsabilidade do visitante.

• Centralize a emissão e o reembolso: Sempre que uma das partes concentrar a emissão de bilhetes ou hospedagens, é fundamental que os valores reembolsáveis sejam combinados previamente, com notas fiscais em nome da empresa que ficará responsável por esses custos.

• Tenha evidências do rateio: Guarde comprovantes, faturas e e-mails com os acordos definidos, pois, em casos de auditoria interna ou de questionamentos jurídicos, a rastreabilidade é essencial.

• Formalize o acordo por escrito: Sempre que possível, registre a divisão de responsabilidades em um e-mail ou documento com ciência dos envolvidos, mesmo quando a relação for informal ou recorrente.

Como organizar uma agenda conjunta e otimizar o last-mile

Quando colaboradores viajam acompanhados de clientes ou fornecedores, a previsibilidade da agenda é ainda mais importante. Isso porque a falta de alinhamento pode gerar atrasos, gastos desnecessários e até constrangimentos que afetam a imagem da empresa.

Para evitar esses problemas e demonstrar profissionalismo e cuidado com os parceiros externos, o gestor deve se atentar aos seguintes pontos:

• Definição prévia da programação: Alinhe horários de voos, reuniões, visitas técnicas e eventos em um calendário único, compartilhado entre todos os participantes.

• Margem de segurança: Reserve intervalos entre compromissos para acomodar deslocamentos e imprevistos, sem prejudicar a produtividade da viagem.

• Transporte coordenado: Organizar transfers ou motoristas executivos para grupos reduz o custo do último trecho, conhecido como last-mile, e garante mais conforto e segurança para todos.

• Padronização de rotas e fornecedores: Sempre que possível, utilize parceiros homologados de transporte e hospedagem, evitando improvisos que possam gerar riscos de compliance ou exposição da marca.

• Comunicação em tempo real: Aplicativos corporativos integrados permitem atualizar agendas, compartilhar localização e informar atrasos, mantendo todos alinhados.

O que considerar ao definir padrões de assento, hotel e brand safety

A percepção de justiça e profissionalismo em uma viagem compartilhada não depende apenas da agenda ou do custo, mas também dos padrões de conforto oferecidos. Diferenças marcantes entre a classe do assento, a categoria do hotel ou a qualidade do transporte podem gerar constrangimentos e até comprometer a reputação da empresa diante de clientes e fornecedores.

Alguns pontos fundamentais que o gestor deve considerar são:

• Critérios claros para assentos aéreos: Estabeleça se todos viajarão em classe econômica, premium economy ou executiva, evitando discrepâncias que possam gerar desconforto. Caso haja upgrades, registre a justificativa (como voos noturnos ou trechos acima de determinada duração).

• Categoria de hospedagem pré-definidas: Padronize hotéis em faixas de estrelas ou valores diários, sempre em regiões seguras e compatíveis com a política de viagens. 

• Ambiente de marca controlado: A hospedagem e o transporte devem estar alinhados à reputação que a empresa deseja transmitir. 

• Documentação em política interna: Especifique esses parâmetros de forma objetiva em sua política de viagens, reduzindo margem para decisões subjetivas ou questionamentos posteriores.

Como lidar com NDA, confidencialidade e redes sociais

A convivência entre os viajantes pode aumentar a chance de exposição de informações estratégicas. Conversas em aeroportos, reuniões durante o voo e até publicações aparentemente inofensivas nas redes sociais podem revelar dados sensíveis e comprometer negociações. Por isso, é essencial criar barreiras de proteção antes do embarque.

Entre as medidas que o gestor pode adotar estão:

• Uso de acordos de confidencialidade (NDA): Formalize esse tipo de documento sempre que houver troca de informações técnicas, comerciais ou financeiras durante a viagem. Isso assegura que todas as partes estejam juridicamente comprometidas a manter sigilo.

• Orientações de comunicação: Alinhe quais temas podem ou não ser discutidos em espaços públicos, como lounges e restaurantes. A recomendação é tratar assuntos estratégicos apenas em ambientes reservados.

• Política de redes sociais: Defina regras claras sobre fotos, marcações e menções às empresas envolvidas. Uma postagem mal interpretada pode gerar ruídos de imagem ou até problemas de compliance.

• Capacitação prévia: Inclua orientações sobre confidencialidade nos treinamentos de viajantes, reforçando a responsabilidade individual de cada participante.

Como estruturar o pós-viagem com debrief e follow-up

Encerrar a viagem não significa encerrar o trabalho. Depois de um deslocamento conjunto com clientes ou fornecedores, é no pós-viagem que os resultados realmente se consolidam. Avaliar o que funcionou, identificar pontos de melhoria e registrar aprendizados garante que os próximos co-travels sejam ainda mais eficientes.

Algumas boas práticas incluem:

• Debrief estruturado: Reúna os colaboradores internos para revisar os objetivos da viagem, validar se foram atingidos e registrar pendências. Esse relatório pode incluir métricas de custo, adesão à política e percepções de compliance.

• Feedback dos parceiros externos: Aproveite a proximidade gerada pela viagem para colher impressões sobre a experiência. Além de fortalecer o relacionamento, esse retorno ajuda a ajustar padrões de conforto e de logística.

• Documentação de despesas: Verifique se todas as notas fiscais e comprovantes foram anexados, respeitando prazos definidos pela área financeira. 

• Follow-up comercial: Encaminhe relatórios, propostas ou atas de reunião logo após a viagem, mantendo a cadência das negociações e demonstrando profissionalismo.

Por que a VOLL é a melhor parceira estratégica para as viagens da sua empresa

Gerenciar viagens que envolvem clientes e fornecedores exige mais do que logística. O gestor precisa estar atento às regras de compliance, divisão de custos, padronização de conforto e, ao mesmo tempo, garantir a proteção da imagem corporativa. 

Para dar conta de tantas variáveis sem aumentar a burocracia, contar com uma plataforma especializada faz toda a diferença.

A VOLL é a maior agência de viagens e despesas corporativas digital da América Latina e oferece recursos que tornam o co-travel mais seguro, transparente e eficiente, como:

• Configuração de políticas específicas: Parametrização de padrões de assento, hospedagem e transporte, evitando discrepâncias e assegurando brand safety.

• Centralização de custos e evidências: Divisão de despesas por centro de custo ou perfil de viajante, com notas fiscais anexadas automaticamente.

• Sincronização de agendas e itinerários: Consolidação de passagens, hospedagens e transfers em um único roteiro, facilitando o planejamento compartilhado.

• Suporte omnichannel 24/7: Atendimento em tempo real para solucionar imprevistos durante toda a jornada.

• Relatórios e dashboards inteligentes: Monitoramento de indicadores de compliance, eficiência e satisfação, permitindo ajustes rápidos e decisões baseadas em dados.

Parceira de grandes empresas como Itaú, Claro, Ifood e outras de diversos segmentos, a VOLL já ajudou centenas de gestores a organizarem melhor suas viagens, fortalecendo a confiança de clientes e fornecedores e transformando cada deslocamento conjunto em uma oportunidade estratégica de relacionamento.

Por isso, se a sua empresa também realiza viagens compartilhadas com clientes e fornecedores, fale com a VOLL e descubra como transformar esses deslocamentos em experiências satisfatórias para todos.