Video tours pré-reserva: ajuda para reduzir erros de hospedagem

Escolher a hospedagem certa é uma etapa decisiva na experiência de quem viaja a trabalho. No entanto, quando essa decisão é feita com base apenas em fotos genéricas ou descrições comerciais, o risco de insatisfação é alto — e os impactos disso vão muito além do desconforto. 

Cancelamentos, trocas de hotel, atrasos e custos extras com realocação são problemas frequentes quando a escolha do hotel não corresponde às expectativas ou necessidades reais do viajante.

Para empresas que buscam mais controle sobre sua gestão de despesas corporativas, a falta de previsibilidade na qualidade da hospedagem representa um desafio constante. E é nesse cenário que os video tours imersivos (ou tours 360º) ganham espaço como um recurso simples e eficiente para tornar as reservas mais seguras e assertivas.

Os custos invisíveis de uma hospedagem mal escolhida

Erros na escolha de hospedagem corporativa não afetam apenas o conforto do viajante. Eles têm impacto direto na produtividade, nos prazos e no orçamento da empresa. 

Quando o hotel não oferece estrutura adequada — seja pela localização, conectividade, limpeza ou ruído excessivo, por exemplo — o colaborador perde tempo, se estressa e, muitas vezes, precisa ser realocado às pressas, o que gera novos custos e mobiliza múltiplos times.

Alguns exemplos de consequências frequentes de uma hospedagem mal escolhida são:

• Reagendamento de compromissos: Quando a localização não permite deslocamentos rápidos ou há problemas na recepção.

• Despesas extras não previstas: Como corridas adicionais, refeições fora do plano ou novas diárias por falta de cancelamento gratuito.

• Baixo aproveitamento da viagem: Viagens que tinham objetivo comercial ou técnico podem não atingir os resultados esperados devido ao desgaste do colaborador.

• Retrabalho para o gestor: Com necessidade de renegociação, novas aprovações e ajustes operacionais durante a viagem.

Esses problemas, muitas vezes evitáveis, reforçam a importância de ferramentas que ajudem o gestor de viagens a verificar com mais precisão o que está sendo contratado.

Conheça também o novo perfil do viajante corporativo.

O que são os virtual tours e como funcionam

Os ou video tours, também chamados de tours 360º ou tours virtuais, são experiências imersivas em 360° que permitem visualizar com precisão os ambientes do hotel antes da reserva. Diferentemente das fotos estáticas, esse recurso simula um passeio pelo espaço, oferecendo uma percepção mais realista sobre estrutura, limpeza, tamanho dos quartos, áreas comuns e até acessibilidade.

A tecnologia é simples de utilizar: ao acessar o perfil do hotel em plataformas que disponibilizam essa funcionalidade, o usuário pode explorar os cômodos movimentando a imagem com o mouse ou com os dedos, no caso de dispositivos móveis. 

É possível navegar por diferentes ambientes — como recepção, quarto, restaurante e sala de reuniões — e, assim, ter uma noção clara do que será entregue ao viajante.

Vantagens dos virtual tours na gestão de viagens corporativas

Incluir video tours no processo de reserva de hotéis corporativos traz benefícios diretos para empresas que buscam mais eficiência e previsibilidade nas viagens corporativas, como:

• Mais assertividade nas reservas: Com uma visualização realista dos ambientes, o gestor e o viajante conseguem verificar se o hotel está de acordo com os padrões exigidos, evitando surpresas com tamanho do quarto, estrutura defasada ou ausência de itens essenciais.

• Redução de custos com trocas e cancelamentos: Quando o hotel escolhido não atende às expectativas, a empresa muitas vezes precisa arcar com novas reservas, taxas de cancelamento ou realocação de última hora. Os virtual tours ajudam a evitar esse tipo de retrabalho.

• Melhoria na experiência do colaborador: Acomodar o viajante em um ambiente confortável e adequado ao objetivo da viagem melhora o bem-estar, a produtividade e a percepção sobre a política de viagens da empresa.

• Otimização do tempo do gestor: Menos queixas, menos ajustes de última hora e menos necessidade de intervenção da área de T&E para resolver problemas de hospedagem.

• Aumento da transparência nas escolhas: Quando o viajante pode participar da decisão, explorando as opções disponíveis por meio dos tours, a aceitação tende a ser maior e o nível de satisfação também.

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Plataformas que já oferecem tours virtuais

Com o avanço da tecnologia e a demanda crescente por experiências digitais mais completas, diversos fornecedores do setor hoteleiro passaram a adotar os video tours como parte do processo de reserva, especialmente em viagens corporativas.

Hoje, é possível encontrar tours 360º em:

• Sites oficiais de redes hoteleiras: Grandes marcas como Hilton, Accor e IHG já oferecem tours interativos em muitos de seus hotéis, permitindo que o viajante visualize quartos, áreas comuns e espaços para eventos antes de reservar.

• Plataformas de reserva corporativa: Algumas soluções voltadas para o mercado B2B — como a VOLL — já integram tours virtuais diretamente no fluxo de busca e reserva, facilitando a tomada de decisão sem sair da plataforma.

• Google Maps e Google Street View: Muitos hotéis contam com fotos 360º certificadas pela própria ferramenta do Google, que permitem uma exploração imersiva dos ambientes.

• Sites de avaliação e comparação: Portais como TripAdvisor e Booking.com oferecem, em alguns casos, vídeos e fotos em 360º compartilhados por hóspedes ou pela própria administração do hotel.

Guia rápido para adotar o recurso de video tour no processo de reserva

Incorporar video tours no fluxo de reservas corporativas é mais simples do que parece. Com algumas etapas bem definidas, é possível padronizar esse recurso como parte do processo decisório — sem comprometer o tempo ou a eficiência das reservas.

Veja como fazer isso de forma prática:

1. Centralize as reservas em uma plataforma com tours integrados: Escolha uma solução de gestão de viagens corporativas que ofereça recursos visuais e tours 360º diretamente no ambiente de busca e reserva. Isso elimina a necessidade de buscar informações em sites externos e garante mais autonomia ao gestor e ao viajante.

2. Defina critérios para a escolha de hospedagens: Estabeleça diretrizes claras no programa de viagens, indicando que hotéis com video tours disponíveis devem ser priorizados, especialmente em destinos estratégicos ou onde a experiência do viajante é crítica (ex: viagens longas, executivos, eventos).

3. Incorpore o tour virtual à política de aprovação: Para reservas que exigem validação, incentive o uso do tour como parte do processo decisório. 

4. Registre feedbacks para futuras escolhas: Após a viagem, colete impressões sobre a correspondência entre a experiência real e o que foi visualizado no video tour. Esses dados são úteis para alimentar futuras reservas e atualizar a lista de hotéis preferenciais.

5. Capacite os envolvidos: Garanta que tanto os viajantes quanto os gestores saibam utilizar a funcionalidade, com treinamentos rápidos, materiais explicativos ou até mesmo vídeos demonstrativos sobre como navegar pelos tours e o que observar.

Por que a VOLL é a melhor solução para reservas mais assertivas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e foi a primeira do setor a integrar video tours diretamente no fluxo de reserva da sua plataforma. Esse recurso está disponível de forma nativa na plataforma da VOLL, com navegação simples e responsiva, acessível tanto pelo desktop quanto pelo aplicativo mobile. 

Na prática, isso significa que, antes mesmo de concluir uma reserva, o colaborador pode “visitar” o hotel virtualmente e confirmar se o espaço é adequado ao perfil da viagem.

Além disso, a VOLL tem diversas funcionalidades para melhorar a experiência com reservas e outras etapas de uma viagem corporativa, como:

• Sistema inteligente de sugestões de hospedagem com base no histórico de preferências e políticas da empresa.

• Alertas de compliance e limites de diária, que evitam reservas fora dos parâmetros definidos.

• Integração nativa com mobilidade e aéreo, permitindo montar todo o itinerário em um só ambiente.

• Conciliação automática de despesas de hospedagem, com fatura única e dashboards atualizados em tempo real.

• Suporte consultivo 24h, com atendimento em português, inglês e espanhol, preparado para ajustar reservas quando necessário.

E os resultados são perceptíveis. Empresas como a Afya e o Grupo Águia Branca, por exemplo, relataram melhorias significativas na experiência de viagem e redução de retrabalho em reservas após a adoção da plataforma da VOLL, que concentra todos os serviços de viagem — passagens, hospedagem, mobilidade e despesas — em um só ambiente inteligente.

Se a sua empresa busca assertividade, controle e experiência em cada etapa da viagem, fale com o nosso time e descubra como a VOLL pode transformar sua gestão de hospedagens com mais tecnologia e eficiência.