Definindo regras para alimentação em viagens corporativas com ticket médio elevado

Gerenciar viagens corporativas tornou-se uma atividade cada vez mais complexa, especialmente quando envolve destinos com um ticket médio elevado, como capitais turísticas, centros financeiros e polos industriais. 

Nesses locais, é comum que gestores percebam variações expressivas de valores de alimentação entre bairros, regiões comerciais e áreas próximas a aeroportos e centros de eventos. 

Sem regras bem estruturadas, os custos com refeições rapidamente fogem do controle, tornando-se uma fonte comum de estouro de orçamento e atritos nas prestações de contas.

Neste artigo, você verá algumas dicas práticas para estabelecer regras claras de alimentação, adequadas ao perfil do viajante e ao destino, garantindo economia sem comprometer a qualidade da experiência. Confira!

O impacto dos gastos com alimentação no orçamento corporativo

Apesar de parecer um custo menor em comparação com passagens e hospedagem, a alimentação tem um peso cumulativo que pode desequilibrar o orçamento total da viagem.

Em destinos onde o custo de vida é naturalmente mais alto, o preço médio de um almoço de qualidade pode facilmente dobrar ou triplicar o que seria gasto em outras cidades.

Além dos valores praticados pelos restaurantes, fatores como localização, horário e rotina da viagem também influenciam diretamente o gasto médio por refeição.

Em metrópoles como São Paulo ou Brasília, a variedade e o padrão de preços dos restaurantes (especialmente aqueles próximos a centros de negócios e hotéis) costumam aumentar o valor de uma refeição. 

Já cidades que exigem maior logística para alguns insumos, como Manaus, podem apresentar preços mais altos para certos tipos de restaurantes.

Esses fatores fazem com que o gestor precise considerar o destino como um ponto determinante no cálculo da política de alimentação. Nesse contexto, não não há um limite claro e um planejamento, o colaborador, buscando conveniência, pode optar por locais caros de forma desnecessária, transformando a despesa em um custo operacional não estratégico.

Como definir valores realistas de alimentação por perfil de viajante

Um dos primeiros passos para criar uma política de alimentação eficaz é reconhecer que cada perfil de viajante possui necessidades e rotinas diferentes. Tentar padronizar todos os colaboradores em um único valor de reembolso tende a gerar injustiças e, principalmente, desvios do orçamento.

Por isso, o ideal é desenvolver faixas de alimentação personalizadas, levando em conta não apenas o destino, mas também a natureza da viagem. Para tornar esse processo mais preciso, gestores devem analisar o ticket médio dos principais restaurantes da região e cruzá-lo com o perfil da atividade profissional. Veja alguns exemplos:

• Executivos/C-Level: geralmente envolvem refeições de representação ou negócios. O limite diário deve ser maior para cobrir restaurantes de padrão elevado.

• Gerentes/coordenadores: necessitam de flexibilidade para reuniões internas e externas. O valor diário deve ser confortável para restaurantes de ticket médio.

• Equipes Técnicas/Vendas: focam em funcionalidade e rapidez. O valor diário pode ser ajustado para opções mais acessíveis, como restaurantes a quilo ou self-service de boa qualidade.

Leia mais: Diária de viagem: o que é, como calcular e como funciona na CLT

Homologação de restaurantes: estratégia para reduzir custos sem comprometer a qualidade

Uma das táticas mais eficazes para garantir economia previsível e qualidade consistente é a homologação de restaurantes. A empresa pode firmar acordos ou parcerias com redes locais, restaurantes próximos a hotéis e centros de convenções, ou até mesmo restaurantes a quilo de alto padrão.

Além da economia, essa prática traz previsibilidade, padronização e segurança alimentar, fatores que contribuem diretamente para uma experiência mais confortável para o viajante.

Esses parceiros podem oferecer descontos exclusivos para grupos corporativos, cardápios fixos com preços especiais (limitando o custo por prato), ou faturamento direto para a empresa (eliminando reembolsos).

Riscos da escolha sem critérios

Quando o colaborador não tem uma diretriz clara ou um parceiro homologado para escolher, a decisão se torna um improviso de alto risco.

• Risco de preço alto: restaurantes turísticos, ou aqueles com conveniência máxima (como em lounges de aeroporto), costumam ter margens de lucro elevadas, estourando o per diem.

• Risco de qualidade baixa: a pressa pode levar a opções de má qualidade, prejudicando a saúde e o bem-estar do viajante.

Por isso, orientar os viajantes sobre onde comer e fornecer opções pré-aprovadas ajuda a prevenir gastos excessivos.

Como usar o delivery a seu favor

Plataformas de delivery ou restaurantes que oferecem entrega de refeições rápidas e saudáveis (como poke, saladas ou marmitas gourmet) são excelentes aliados para reduzir o ticket médio, especialmente para refeições individuais.

As plataformas permitem comparar preços, escolher refeições com bom custo-benefício, reduzir deslocamentos e até planejar refeições rápidas entre compromissos.

Para jornadas intensas ou eventos longos, o delivery pode ser uma solução prática, segura e mais econômica, permitindo que o viajante almoce ou jante no próprio hotel ou local do evento.

Além disso, o comprovante de compra gerado pelas plataformas facilita a prestação de contas. Uma boa estratégia é incluir as opções de delivery na lista de opções homologadas, ganhando em custo e também em comodidade.

Como implementar e comunicar as regras de alimentação na empresa

De nada adianta ter a melhor política se ela não for clara e bem comunicada. Siga as dicas a seguir:

• Limites claros: com base na análise do perfil e destino, estabeleça limites de gasto diário e por refeição.

• Treinamento e onboarding: comunique as regras de alimentação a todos os colaboradores em treinamento. Reforce que o objetivo é a transparência financeira e o bem-estar, e não a restrição arbitrária.

• Reforço prático: deixe a política acessível (em um aplicativo ou intranet) com uma lista atualizada de restaurantes parceiros.

• Reembolsos: sempre exija notas fiscais ou recibos detalhados. Extratos de cartão ou comprovantes não fiscais não são aceitáveis para fins de controle e compliance. Se possível, implemente o cartão corporativo como meio de pagamento para eliminar o risco de ausência de comprovantes e agilizando a prestação de contas.

Leia mais: Alimentação em viagens corporativas: reembolso, diária de viagem ou vale-refeição?

Como monitorar, medir e refinar as regras de alimentação

Nenhuma política de viagem torna-se eficiente sem monitoramento contínuo: o gestor deve acompanhar periodicamente os gastos médios por refeição, por destino, por tipo de viagem e por perfil de colaborador.

Alguns KPIs essenciais para acompanhar são:

• Gasto médio por diária (por cidade/perfil)

• Frequência de uso de restaurantes homologados x improvisados

• Percentual de Reembolsos acima do limite diário

Se a análise mostrar que o custo médio está consistentemente baixo em uma cidade, o limite diário pode ser ajustado para baixo na próxima revisão. Se estiver alto, o gestor precisa intervir, reforçando as regras ou aumentando o limite de forma estratégica.

O feedback dos colaboradores é outro ponto de observação essencial, pois são eles quem vivenciam os desafios da alimentação durante as viagens e podem apontar restaurantes inadequados, faixas de preço desatualizadas ou necessidades específicas relacionadas à rotina da viagem. Incluir essa opinião no processo decisório torna a política mais assertiva e melhora a experiência geral.

Gerencie e reduza custos com a VOLL

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a parceira estratégica ideal para empresas que desejam controlar gastos com alimentação de forma estruturada e automatizada.

Integrando todas as etapas da viagem, a plataforma permite que o gestor personalize políticas por grupo ou perfil de colaborador, acompanhe gastos em tempo real e gere relatórios completos para tomada de decisão.

Além disso, ao conectar viagens e despesas em um só lugar, a VOLL permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.

Além de definir orçamentos para cada carteira e alocar valores para colaboradores, equipes ou grupos específicos, você também pode selecionar quais meios de pagamento podem ser utilizados para pagar cada tipo de despesa.

Também é possível automatizar o processo de reembolso e eliminar rotinas manuais: estando tudo dentro da política, as despesas reembolsadas são pagas pela VOLL e faturadas mensalmente para a empresa em um único pagamento.

Outros diferenciais são a criação de fluxos de aprovação personalizados e a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real.

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