Como a digitalização de processos pode mudar a gestão de despesas corporativas

É unânime, nas empresas, que o processo de reembolso por comprovação de notas fiscais, notinhas de cartão e recibos são burocráticos, despendem muito tempo e acabam se tornando difíceis de lidar. Tanto os colaboradores que precisam comprovar suas despesas, quanto os que devem revisá-las vivem momentos de tensão ao lidar com essas rotinas.

Mesmo que seja um processo bem organizado dentro da sua empresa, existem maneiras muito mais simples de lidar com esses comprovantes de despesas. Há, no mercado, diversas ferramentas que permitem digitalizar recibos e notinhas, como as e-wallets e as soluções digitais das travel techs, especializadas em gestão de viagens corporativas. 

Essas ferramentas trazem mais praticidade e eficiência para a gestão de despesas das empresas, diminuindo gargalos e desperdícios, além de conferir maior visibilidade aos gestores das áreas. 

Neste artigo do blog, vamos falar sobre como usar a VOLL para digitalizar pode revolucionar a gestão da sua empresa. Continue lendo!

Viagens corporativas: gestão de despesas e reembolsos

Um dos processos mais desgastantes na gestão de viagens corporativas é a de reembolsos. Isso acontece porque envolve muitos processos manuais e muitas pessoas, o que pode levar ao erro humano, tornar as atividades cansativas e burocráticas. Esses processos vão desde: juntar notinhas fiscais, preencher planilhas, imprimir comprovantes, assinar, conferir, retificar despesas e aguardar a aprovação dos gastos para só então receber o reembolso. 

Para a equipe que fiscaliza e aprova os reembolsos, nem sempre esses documentos chegam organizados e da maneira correta. Essas tarefas precisam ser desempenhadas com extremo cuidado e atenção, tornando alvo de estresse e nervosismo, o que pode gerar uma clima de tensão no departamento e pode ocorrer atritos entre os envolvidos.

Desta forma, quanto menos manual e dependente das pessoas for a gestão de despesas e reembolsos de um setor de viagens corporativas, menor será a insatisfação de seus colaboradores com este processo. 

Um estudo realizado pela Universidade da Califórnia em 2019 constatou que “um colaborador feliz é, em média, 31% mais produtivo, três vezes mais criativo e vende 37% a mais em comparação com outros”. 

Em contrapartida, uma das pesquisas do Global Business Travel Association (GBTA) mostrou que 71% dos viajantes corporativos consideram a sua experiência com viagens de negócios na hora de validar a sua satisfação com o emprego. Sendo assim, fica claro que ter uma gestão de despesas e reembolsos eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa. 

No mercado, há inúmeras soluções que surgiram nos últimos anos que facilitam essas rotinas. A seguir, vamos eleger alguns pontos a serem observados na hora de escolher qual a melhor solução para a sua empresa.

Como escolher uma ferramenta de gestão de despesas e reembolsos?

A gestão de despesas e reembolsos de viagens corporativas deve englobar o processo do começo ao fim, desde o planejamento da viagem até a prestação de contas pós viagem do colaborador viajante. 

Desta forma, é essencial que a empresa opte por uma ferramenta capaz de integrar os processos em todos estes momentos e que seja compatível com softwares e sistemas já utilizados pelas equipes. Isso evita desgastes de implantação, assegura que seus funcionários irão realmente utilizar a ferramenta e permite maior controle sobre os resultados e relatórios. 

Algumas ferramentas disponíveis no mercado abrangem apenas parte do processo, por isso, é importante que antes de contratar um serviço seja feita uma demonstração e que a equipe envolvida seja capaz de testá-la por um curto período de tempo. 

Além disso, avalie se a ferramenta em questão está realmente eliminando processos manuais, agilizando certas rotinas burocráticas e otimizando o tempo gasto nas atividades. 

Como a VOLL pode simplificar a gestão de despesas e reembolsos de sua empresa?

A VOLL é uma solução que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia. A startup, membro do Cubo Itaú e da Wayra/Vivo, traz todos esses pontos para o mundo de viagens corporativas.

Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem. Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas. A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado. Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades. Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas.
• Maior produtividade para a equipe. Menos tempo despedido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes/contratos.

Talvez agora você queira ver esses benefícios na prática, não é? Te convidamos a conferir como o maior grupo de educação médica do país revolucionou sua mobilidade e também a agendar uma demonstração.

Até a próxima!