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Gestão de viagens corporativas

# Catálogo padrão de viagens: como criar pacotes pré-aprovados para agilizar fluxos internos

Conheça a estratégia de catálogo padrão e saiba como implementar para agilizar aprovações e reduzir o fluxo de solicitações.

[Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura)

 ago. 29, 2025

Catálogo padrão de viagens corporativas: pacotes pré-aprovados

13:27

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Se você é um [gestor de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br), sabe bem que a rotina é uma grande busca por equilíbrio. De um lado, a pressão por **redução de custos e conformidade com a política da empresa.** Do outro, a necessidade de garantir a autonomia e a **melhor experiência possível** para cada viajante. É um ciclo contínuo de aprovações, exceções, dúvidas e, muitas vezes, retrabalho.

Imagine a situação: um colaborador solicita uma passagem de última hora para uma reunião importante. Você precisa analisar a rota, a data, a classe, as opções de hotel e as despesas relacionadas — tudo isso enquanto lida com dezenas de outros pedidos, além de solicitações de reembolso.

Cada decisão exige tempo e análise para garantir que esteja alinhada à política. Isso resulta em lentidão e, frequentemente, frustração.

Mas e se a maior parte dessas decisões já estivesse **pré-aprovada**? E se existisse um “cardápio” de viagens, com pacotes definidos para as rotas mais frequentes, que o colaborador pudesse escolher e agendar sem a necessidade de uma longa cadeia de aprovação?

É exatamente essa a proposta de um **catálogo padrão de viagens corporativas**. Mais do que uma lista de destinos, esse conceito transforma o que antes era um processo manual e burocrático em algo ágil, previsível e eficiente.

Neste conteúdo, vamos mostrar como implementar um catálogo padrão e usar a tecnologia a seu favor nesse processo. Confira!

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## O que é um catálogo padrão de viagens corporativas?

O catálogo padrão de [viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tudo-sobre-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) é uma estratégia proativa que simplifica a aprovação de viagens ao criar **“pacotes” pré-definidos.**

Esses pacotes reúnem todas as informações necessárias para uma viagem, desde a rota e a passagem aérea até a hospedagem e o transporte terrestre.

O diferencial é que cada pacote já está previamente aprovado, desde que o viajante se enquadre nos critérios estabelecidos.

Essa abordagem economiza tempo: em vez de aprovar viagem por viagem, você passa a gerenciar os pacotes, ajustando os parâmetros para otimizar custos e garantir a satisfação dos colaboradores.

### Vantagens do catálogo padrão

- **Redução de exceções:** ao oferecer opções claras e [alinhadas à política](https://www.govoll.com/blog/como-aferir-sua-politica-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), o número de solicitações de exceção diminui significativamente.
- **Decisões mais rápidas:** o viajante tem autonomia para escolher dentro de um menu pré-aprovado, acelerando todo o processo de reserva.
- **Previsibilidade de custos:** com pacotes definidos, a empresa sabe de antemão o [custo médio](https://www.govoll.com/blog/custo-medio-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) de cada rota, facilitando o planejamento orçamentário.
- **Experiência do viajante:** menos burocracia significa mais agilidade e satisfação para quem viaja a trabalho, que passa a ter mais controle sobre suas escolhas dentro dos limites estabelecidos.
- **Foco estratégico:** o gestor de viagens deixa de ser apenas um [aprovador](https://www.govoll.com/blog/kit-do-aprovador-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e pode dedicar seu tempo a otimizar o programa de viagens e identificar oportunidades de melhoria.

## Como definir as rotas e perfis prioritários para o catálogo?

A chave para um catálogo padrão bem-sucedido é começar pelo que realmente importa. Não tente criar pacotes para todas as rotas do mundo de uma só vez: a melhor estratégia é focar nas rotas de maior volume e nos perfis de viajantes mais frequentes.

- **Rotas mais recorrentes:** quais são as cidades mais visitadas pela sua equipe? [São Paulo–Rio](https://www.govoll.com/blog/ponte-aerea?hsLang=pt-br), Belo Horizonte–Brasília, Porto Alegre–Curitiba? A recorrência dessas rotas é o ponto de partida ideal para criar pacotes.
- **Centros de custo com mais volume de viagens:** quais áreas da empresa mais viajam? Equipe de vendas, de projetos, diretoria? Compreender isso permite criar pacotes específicos para as necessidades de cada time.
- **Tipos de viagens mais comuns:** as viagens são curtas e de bate e volta? São de longa duração, com pernoite? A maioria é para eventos específicos ou para visitar clientes? Analisar o objetivo das viagens ajuda a estruturar os pacotes com as opções certas.

Essa análise dos dados históricos da empresa garante que você está criando um catálogo que atende à maior parte da demanda de forma eficiente, enquanto as rotas menos frequentes podem continuar no fluxo tradicional de aprovação.

Mas, além das rotas, é importante definir personas de viajantes. Uma persona é um perfil de viajante com características e necessidades específicas. Por exemplo:

- **Vendedor:** viaja frequentemente para reuniões com clientes, precisa de flexibilidade de horários e opções de transporte rápido.
- **Diretor:** viaja com menos frequência, mas para destinos importantes. Necessita de conforto, opções de acomodação de alto padrão e horários convenientes.
- **Técnico de campo:** viaja para locais remotos e precisa de aluguel de carro ou transporte terrestre específico.

Ao definir essas personas, você pode criar pacotes que atendam a cada perfil, garantindo que as opções de voo, hotel e transporte sejam as mais adequadas para a sua função e nível hierárquico.

## Como estruturar o seu catálogo padrão? Veja os parâmetros essenciais para incluir

Com as rotas e personas em mente, é hora de montar os pacotes. A estrutura de um pacote de viagem pré-aprovado deve ser detalhada e abrangente, incluindo todos os elementos da jornada do viajante. Confira o passo a passo:

### 1. Janela de compra

Defina a [**antecedência**](https://www.govoll.com/blog/com-qual-antecedencia-devo-comprar-uma-passagem-aerea?hsLang=pt-br) **mínima e máxima para a reserva**. Exemplo: “Passagem aérea para a rota São Paulo–Rio deve ser comprada com no mínimo 14 dias de antecedência para garantir a tarifa corporativa.” Essa regra incentiva o planejamento e evita custos de última hora.

### 2. Opções de aéreo

Especifique as regras para a escolha da passagem, incluindo:

- **Companhias aéreas:** liste as companhias parceiras ou aquelas com as quais a empresa tem acordos de tarifas.
- **Classe de serviço:** determine qual classe (econômica, [executiva](https://www.govoll.com/blog/classe-executiva-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)) é permitida para cada persona ou tipo de viagem.
- **Horários de voo:** defina faixas de horários permitidas, como "voos devem ser realizados em horários comerciais (das 8h às 20h), a menos que haja aprovação de exceção".

Essas definições ajudam a controlar custos e garantir o [bem-estar dos colaboradores.](https://www.govoll.com/blog/a-importancia-do-bem-estar-nas-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)

### 3. Acomodação

Crie uma lista de hotéis parceiros ou pré-aprovados para cada destino. A seleção deve considerar critérios como:

- Custo-benefício
- Localização estratégica
- Histórico de feedbacks
- [Programas de fidelidade](https://www.govoll.com/blog/programas-de-fidelidade-e-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)

Você pode especificar opções dentro de cada pacote como “Hotel A, Hotel B ou um hotel com tarifa similar a R$ 350.” Isso dá autonomia ao viajante, sem comprometer a política.

### 4. Transporte terrestre

Defina as opções de transporte, como táxi corporativo, aluguel de carro ou aplicativos de transporte para os trechos do aeroporto ao hotel e do hotel ao local de compromisso. Lembre-se de estabelecer limites de uso e [regras para reembolso](https://www.govoll.com/blog/reembolso-despesas-corporativas?hsLang=pt-br), que podem variar de acordo com a distância, por exemplo. 

**Leia mais:** [**Táxi ou carro de aplicativo: qual é a melhor opção de transporte corporativo?**](https://www.govoll.com/blog/transporte-pela-empresa-taxi-ou-app?hsLang=pt-br)

## Modelo de pacote padrão de viagem corporativa

Para tornar as informações mais claras, veja um modelo fictício de pacote padrão que pode fazer parte do seu catálogo:

| **Item** | **Regras e Limites** |
| --- | --- |
| Rota | São Paulo (GRU) para Belo Horizonte (CNF) |
| Persona(s) aplicável(is) | Vendedor Sênior, Gerente de Vendas |
| Objetivo | Viagem de negócios para reuniões com clientes ou visitas a filiais |
| Janela de compra | Reserva obrigatória com antecedência mínima de 14 dias |
| Passagem aérea | Classe Econômica Flexível. Bagagem despachada inclusa. Companhias Aéreas: X e Y. Horários de voo: entre 08h e 19h |
| Hospedagem | Hotéis Pré-Aprovados: Hotel A, Hotel B, Hotel C. Acomodações Standard ou Standard Plus |
| Transporte terrestre | Opção para uso de táxi ou aplicativo de transporte X. Limite para reembolso de transporte entre aeroporto e hotel: R$ 80 por trecho |
| Despesas adicionais | Limite de despesas diárias (café da manhã, almoço, jantar): R$ 150 por dia |

## Como definir limites por centro de custo e regras de exceção?

Um catálogo padrão não é um sistema rígido, mas sim um conjunto de diretrizes flexíveis. É fundamental que ele seja adaptado às **necessidades de cada departamento e aos limites orçamentários de cada centro de custo.**

As regras de um pacote para a equipe de vendas, por exemplo, podem ser diferentes das regras para a equipe de TI. A equipe de vendas pode ter uma política de hospedagem mais flexível, enquanto a equipe de TI pode ter limites de despesas diárias diferentes.

Se possível, configure esses parâmetros diretamente na sua [plataforma de gestão de viagens](https://www.govoll.com/blog/travel-management-company?hsLang=pt-br), garantindo que o catálogo disponível para cada colaborador esteja alinhado com o orçamento e as necessidades do seu centro de custo.

E lembre-se: mesmo com um catálogo pré-aprovado, as [exceções](https://www.govoll.com/blog/excecoes-bilhetes-complexos-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) sempre vão existir. Um voo de última hora, um evento em um local sem hotéis parceiros, uma necessidade específica do cliente... o catálogo ajuda a reduzir essas ocorrências, mas não as elimina.

O segredo está em ter um **fluxo de exceção claro e automatizado**. Quando o colaborador solicita algo fora do pacote, a própria plataforma de gestão pode notificar o gestor ou o aprovador da área, que analisará a solicitação e poderá aprová-la ou negá-la de forma ágil, com justificativas claras.

## Atualização constante: mantendo a relevância do catálogo

O mundo das viagens corporativas muda rápido: tarifas de voos, novos hotéis, sazonalidade, eventos inesperados. Por isso, um catálogo padrão precisa ser um sistema vivo, com uma rotina de atualização contínua.

Defina claramente quem será o responsável pela atualização do catálogo e com qual frequência as revisões devem ocorrer. O ideal é que elas sejam realizadas **mensalmente ou trimestralmente, com base nos dados mais recentes.**

As atualizações podem incluir:

- Inclusão de novos hotéis parceiros em rotas de alto volume.
- Ajuste de limites de despesa, considerando inflação ou flutuações do mercado.
- Inclusão de novas rotas que passaram a ter alta frequência.
- Exclusão de opções que não oferecem mais tarifas competitivas ou que apresentaram queda na qualidade.

A colaboração entre o gestor de viagens, o financeiro e os líderes de área é fundamental para garantir que o catálogo continue relevante e alinhado aos objetivos da empresa.

## Como medir a eficácia do catálogo padrão? Veja os principais KPIs

O gestor de viagens precisa acompanhar alguns [indicadores-chave](https://www.govoll.com/blog/indicadores-na-gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) para demonstrar o valor da iniciativa e justificar ajustes quando necessário. Os principais são:

- **Índice de adoção:** qual a porcentagem de viagens que foram reservadas usando o catálogo padrão? Uma alta taxa de adoção indica que a ferramenta é útil e está simplificando o processo.
- **Redução de exceções:** compare o número de solicitações de exceção antes e depois da implementação. Uma queda nesse número mostra que o catálogo está alinhando as expectativas dos viajantes com a política da empresa.
- **Tempo de aprovação:** monitore o tempo médio de aprovação de uma viagem. Com o catálogo, esse tempo deve ser praticamente instantâneo, já que a aprovação é prévia.
- **Economia:** compare os custos médios das viagens incluídas no catálogo com as rotas que ainda seguem o fluxo tradicional. Por usar tarifas negociadas e condições padronizadas, o catálogo deve gerar [economia real](https://www.govoll.com/blog/economia-total-viagens-corporativas?hsLang=pt-br).
- **Satisfação do viajante:** colete feedback dos colaboradores sobre a experiência de usar o catálogo. Uma ferramenta fácil de usar, que oferece autonomia e reduz burocracias, tende a melhorar o clima interno e o engajamento.

## Como otimizar solicitações e aprovações de viagem?

A implementação de um catálogo padrão de viagens pode parecer complexa, mas a tecnologia certa simplifica todo o processo. Uma solução de gestão de viagens moderna e robusta, como a [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br), é a melhor escolha para transformar essa estratégia em realidade.

A VOLL **integra** [**gestão de viagens**](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)**, mobilidade e despesas corporativas em um ecossistema completo**, que utiliza tecnologia própria, automação e [inteligência artificial](https://conheca.govoll.com/voll-smart-hub?hsLang=pt-br) para agilizar processos e garantir a melhor experiência.

Com a VOLL, você pode:

- Configurar políticas de viagem personalizadas e aplicá-las de maneira automática em solicitações.
- Personalizar fluxos de aprovação e regras por centro de custo, cargo, rota ou outros parâmetros.
- Indicar em tempo real se uma [solicitação está dentro ou fora da política](https://www.govoll.com/blog/farol-de-compliance-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), evitando desvios.
- Ativar notificações para agilizar aprovações manuais ou automatizar aceites que estejam dentro do pacote pré-aprovado.
- Realizar reembolsos automáticos e eliminar rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.
- Integrar meios de pagamento, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos em um [sistema de prestação de contas em tempo real](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br).
- Ter acesso a painéis de indicadores, relatórios e dashboards para acompanhar KPIs e otimizar o programa de viagens de forma contínua.

**Faça como McDonald's, Localiza, Itaú e milhares de outras grandes empresas: transforme a burocracia em inteligência e agilidade com a VOLL.** [**Solicite agora uma demonstração!**](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato)

[Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas)

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