Escolher uma agência de viagens corporativas é uma decisão bastante estratégica para as empresas, até porque envolve diversas questões que vão além da gestão de viagens. Elas impactam no financeiro, compliance, gestão de pessoas e em diversos outros pontos.
Assim, um bom parceiro deve ser capaz de ajudar a reduzir custos com viagens corporativas, zelar por uma boa experiência dos viajantes, fornecer dados que ajudem o gestor de viagens a tomar as melhores decisões e garantir que o processo de viagem a trabalho seja bem administrado.
Porém, nem todas as TMCs entregam esses pontos com qualidade, portanto, como escolher a melhor agência de viagens corporativas para atender às necessidades da sua empresa?
O problema é que boa parte das empresas ainda avalia agências com critérios superficiais: preço de passagem, atendimento ou volume de fornecedores. Esses fatores importam, mas não resolvem o principal, que é falta de integração entre reservas, mobilidade, despesas e políticas corporativas.
Por isso, para que você entenda o que importa ao avaliar um parceiro para a gestão de viagens da sua empresa, ao longo desse conteúdo, iremos explicar:
O que é uma agência de viagens corporativas e qual é seu papel na gestão de viagens empresarial;
Quais serviços uma agência corporativa costuma oferecer aos gestores e viajantes;
Quando faz sentido contratar uma agência para apoiar o programa de viagens corporativas;
Quais critérios considerar na hora de escolher uma agência de viagens corporativas;
Como a VOLL apoia empresas na gestão de viagens corporativas com tecnologia e suporte especializado.
Uma agência de viagens corporativas é uma empresa especializada em planejar, organizar e administrar deslocamentos profissionais realizados por funcionários de outras empresas.
Assim, esse modelo de serviço estruturado especificamente para empresas. Sua função é cuidar de toda a jornada de viagens dentro de regras corporativas, com o objetivo de garantir que cada deslocamento esteja alinhado às políticas da empresa.
Ao contratar uma agência de viagens corporativas, a empresa pode obter diversas vantagens, como:
Mais controle sobre os custos das viagens e melhor visibilidade do orçamento;
Centralização das reservas de passagens, hotéis e transportes em um único fluxo de gestão;
Aplicação mais eficiente da política de viagens da empresa;
Relatórios e dados consolidados para apoiar decisões estratégicas;
Suporte especializado para gestores e viajantes durante toda a jornada;
Mais previsibilidade e organização na gestão do programa de viagens corporativas.
Portanto, a agência atua como uma parceira da empresa na organização das viagens, ajudando a estruturar processos, reduzir complexidades operacionais e melhorar o controle financeiro relacionado aos deslocamentos profissionais.
Leia também: Agência de viagens corporativas tradicional x digital: entenda as diferenças.
Uma agência de viagens corporativas deve atuar no planejamento, na organização e no acompanhamento das viagens realizadas por funcionários de uma empresa. O objetivo é facilitar a logística dos deslocamentos, garantir suporte aos viajantes e ajudar a organização a manter controle sobre custos e processos.
Entre os principais serviços oferecidos por uma agência de viagens corporativas estão:
Reserva de passagens aéreas: busca e emissão de voos de acordo com a política de viagens da empresa e as necessidades do viajante.
Reserva de hospedagem: seleção de hotéis que atendam aos critérios de localização, preço e conforto definidos pela organização.
Aluguel de veículos e transporte local: organização de deslocamentos no destino, incluindo locação de carros e outros serviços de mobilidade.
Gestão de despesas de viagem: acompanhamento dos gastos relacionados às viagens corporativas, reembolsos e apoio na organização de relatórios financeiros.
Aplicação da política de viagens: garantia de que as reservas e despesas estejam alinhadas às regras definidas pela empresa.
Suporte e atendimento ao viajante: atendimento para resolver imprevistos, alterações de itinerário ou emergências durante a viagem.
Relatórios e análise de dados: consolidação de informações sobre viagens realizadas, gastos e padrões de deslocamento.
Além de executar tarefas operacionais, muitas agências também oferecem consultoria para estruturar ou aprimorar a gestão de viagens corporativas, auxiliando na definição de políticas de viagem, na negociação com fornecedores e na análise de indicadores de desempenho do programa.
É ideal contratar uma agência de viagens corporativas quando o volume de viagens aumentar, o que pode gerar altos custos, desorganização interna ou perda de tempo.
O momento ideal é quando a empresa precisa de redução de despesas, relatórios detalhados, suporte 24h e conformidade com políticas internas.
Alguns sinais indicam que pode ser o momento de considerar esse tipo de parceria:
Aumento no volume de viagens: empresas com equipes que viajam com frequência passam a lidar com maior complexidade na gestão de reservas e despesas;
Dificuldade em controlar custos de viagem: sem relatórios de despesas consolidados, pode ser difícil acompanhar gastos e identificar oportunidades de economia;
Necessidade de aplicar uma política de viagens: organizações que desejam padronizar regras para reservas e despesas precisam de ferramentas que facilitem o controle;
Expansão da empresa para novas regiões: operações em diferentes cidades ou países exigem mais organização logística;
Demanda por suporte ao viajante: colaboradores em deslocamento podem precisar de assistência para lidar com mudanças de itinerário ou imprevistos.
De modo geral, quanto maior o porte da empresa e o volume de deslocamentos realizados, maior tende a ser a necessidade de uma estrutura especializada para gerenciar as viagens corporativas de forma eficiente.
A decisão de escolher uma agência de viagens corporativas envolve avaliar a capacidade da agência de apoiar a gestão de viagens da empresa, oferecer tecnologia adequada, atendimento premium e contribuir para o controle de custos e processos.
Confira mais detalhes sobre o que avaliar.
A tecnologia utilizada pela agência influencia diretamente a eficiência da gestão de viagens. Plataformas modernas permitem realizar reservas, aplicar políticas de viagem, acompanhar itinerários e acessar dados de forma centralizada.
Quanto mais serviços e funcionalidades a sua fornecedora de viagens corporativas conseguir centralizar, melhor.
Neste processo, você pode, inclusive, buscar feedbacks de clientes das agências que você está avaliando e entender se existe:
Centralização da operação;
Visibilidade de dados em tempo real;
Jornada integrada da gestão de viagens;
Aplicativos próprios.
Ter uma plataforma de viagens integrada ao ERP elimina problemas como:
Lançamentos duplicados;
Erros de conciliação;
Atraso em fechamento financeiro;
Portanto, esse é um critério importante de se avaliar no momento de escolher uma agência de viagens corporativas, já facilita o controle dos gastos e melhora a visibilidade sobre o orçamento de viagens.
Inclusive, segundo a plataforma Wifitalents, empresas com ERP integrado conseguem reduzir custos administrativos em até 22%.
Dashboards e relatórios analíticos ajudam gestores a acompanhar indicadores importantes, como custo médio por viagem, economia gerada, adesão à política de viagens e padrões de deslocamento.
Para viagens corporativas, isso se traduz em algo muito direto: quem tem dados, controla; quem não tem, reage. Sem inteligência, a empresa só identifica o problema depois que o custo já aconteceu, como estouro de budget, uso fora de política ou gastos concentrados em fornecedores menos eficientes.
Confira como a VOLL se diferencia de outras TMCs e agências de viagens corporativas ao oferecer um dashboard completo com mais de 150 indicadores.
Ao escolher uma agência de viagens para a sua empresa, analise se ela oferece mecanismos que ajudem a garantir o cumprimento das políticas internas da empresa e das normas regulatórias, que reduzem riscos operacionais e financeiros.
A VOLL, por exemplo, foi a primeira TMC certificada com o ISO 27001 no Brasil, e seguimos esse padrão para estruturar um sistema que protege dados dos nossos clientes contra qualquer tipo de ameaça.
Isso porque, governança significa garantir que cada viagem siga regras claras antes do gasto acontecer, com políticas aplicadas automaticamente, fluxos de aprovação estruturados e rastreabilidade completa das despesas.
Já o compliance assegura que esses processos estejam alinhados a normas internas e exigências regulatórias, o que evita problemas em auditorias e garante integridade financeira.
Sem esses dois critérios, o controle depende de conferências manuais e auditorias posteriores, que são mais caras, lentas e menos eficazes.
Analisar gestão de riscos e duty of care ao escolher uma agência de viagens corporativas é importante porque viagens expõem colaboradores, e a própria empresa, a riscos operacionais, de segurança e até jurídicos.
Por isso, uma uma agência estruturada precisa oferecer rastreamento em tempo real, comunicação ativa e suporte imediato em situações críticas (cancelamentos, crises locais, problemas de segurança)
Segundo um estudo Maximising Duty of Care: Choosing the Safest ‘Last Mile’ Option for Business Travel da Global Business Travel Association, a maioria dos travel managers vê a segurança do colaborador como uma das principais responsabilidades do programa de viagens, especialmente após o aumento de eventos disruptivos globais.
Agências com forte relacionamento com companhias aéreas, redes hoteleiras e outros fornecedores costumam ter acesso a condições comerciais mais vantajosas.
Em viagens corporativas, grande parte das despesas está concentrada em poucos itens, como passagens aéreas e hospedagem. Isso significa que pequenas variações negociadas em escala podem gerar economias relevantes no orçamento total.
Uma boa agência de viagens corporativas também se preocupa com a experiência do colaborador em viagem, oferecendo plataformas intuitivas, suporte rápido e soluções que facilitem a jornada do viajante.
Avaliar a experiência do viajante exige observar como a operação funciona no dia a dia.
Um dos sinais mais importante está na fluidez da jornada. Se para reservar, alterar ou prestar contas o colaborador precisa alternar entre sistemas, enviar e-mails ou recorrer a processos manuais, a tendência é de baixa adesão. Quanto mais etapas invisíveis ou complexas, maior o risco de a operação “escapar” do controle corporativo.
Afinal, quando a jornada do viajante é fluida, todos saem ganhando: a marca empregadora ganha um diferencial, existem menos despesas fora da política e o viajante pode ter um deslocamento simplicado e com apoio quando necessário.
À medida que a empresa cresce, o volume de deslocamentos também tende a aumentar. Por isso, é importante que a agência tenha estrutura e tecnologia para acompanhar a expansão do programa de viagens.
O ponto central aqui é: a agência e a tecnologia conseguem suportar aumento de volume, complexidade e novas demandas sem gerar mais custo operacional ou perda de controle?
Um bom indicativo de escalabilidade é o nível de automação e padronização. Processos como solicitação, aprovação, reserva e prestação de contas precisam acontecer dentro de fluxos definidos, automatizados e baseados em tecnologia.
Uma boa agência de viagens corporativas também oferece acompanhamento consultivo para ajudar empresas a otimizar custos, revisar políticas de viagem e melhorar continuamente a gestão do programa.
A análise deve ser: a agência apenas executa ou melhora sua operação ao longo do tempo? Ela oferece suporte em momentos delicados? Como ela ajuda a sua gestão de viagens a melhorar indicadores específicos?
Cases de sucesso, depoimentos de clientes e histórico de atuação no mercado ajudam a avaliar a credibilidade e a experiência da agência.
Confira abaixo como a VOLL centraliza todos esses critérios para que você tenha a melhor plataforma de gestão de viagens corporativas, com atendimento premium e redução de custos:
Se os critérios apresentados anteriormente são fundamentais para escolher uma agência de viagens corporativas, a VOLL se destaca por atender a todos eles e ir além.
Reconhecida como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL combina tecnologia avançada, integração com sistemas corporativos, capacidade analítica e suporte especializado para ajudar organizações a evoluir a gestão de viagens corporativas de forma consistente.
Hoje, a VOLL apoia empresas de diferentes setores e portes, incluindo organizações como Itaú, iFood, OLX, Vitru, entre outras diversas, e conta com uma operação preparada para atender demandas nacionais e internacionais, permitindo que gestores tenham visibilidade completa sobre reservas, despesas e desempenho do programa de viagens.
Entre os principais diferenciais da VOLL estão:
Plataforma completa de gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas: pesquisa, reserva e gestão de passagens aéreas, hotéis, mobilidade e outros serviços em um único ambiente digital;
Integração com ERPs e sistemas corporativos: conexão direta com sistemas financeiros e ferramentas de gestão de despesas corporativas;
Relatórios e dashboards em tempo real: visualização clara de indicadores como custos de viagem, economia gerada e adesão à política de viagens;
Suporte especializado: atendimento dedicado para gestores e viajantes em todas as etapas da jornada;
Duty of care e segurança do viajante: monitoramento de deslocamentos e suporte para lidar com imprevistos, garantindo mais segurança para colaboradores em viagem;
Automação e inteligência de dados: ferramentas que ajudam empresas a identificar oportunidades de economia e otimizar continuamente o programa de viagens corporativas;
Evolução contínua da plataforma: novas funcionalidades são desenvolvidas constantemente com base no feedback de clientes e usuários.
A VOLL conta ainda com um time de especialistas em gestão de viagens corporativas, responsável por acompanhar de perto os programas de viagem dos clientes e prestar um suporte consultivo que permite analisar indicadores, identificar oportunidades de economia, revisar políticas de viagem e apoiar decisões estratégicas relacionadas aos deslocamentos corporativos.
Com esse conjunto de tecnologia, experiência e acompanhamento especializado, a VOLL mostra que é a melhor opção para empresas que buscam reduzir custos, melhorar processos e tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica.
Para saber mais, conheça alguns dos nossos cases de sucesso e entre em contato com a VOLL. Nossos especialistas estão prontos para agendar uma demonstração gratuita da nossa plataforma para a sua empresa.
A seguir, tiramos mais dúvidas sobre o tema.
A melhor agência de viagens corporativas é aquela que consegue centralizar a gestão, aplicar políticas automaticamente e gerar visibilidade real sobre os custos.
A escolha deve considerar tecnologia, capacidade de controle e suporte estratégico. É necessário analisar se a TMC consegue reduzir complexidade operacional e transformar viagens em um processo previsível e auditável.
Uma agência eficiente precisa ir além da emissão de passagens, ela deve facilitar o dia a dia da sua gestão e otimizar custos. Os principais pontos incluem: plataforma integrada, aplicação de políticas de viagem, relatórios com inteligência de dados, suporte 24/7 e capacidade de negociação com fornecedores.
O diferencial está em oferecer gestão completa da jornada, e não apenas intermediação de reservas.
Sim, especialmente para empresas com volume recorrente de viagens. Sem uma agência estruturada, a operação tende a ficar descentralizada, com múltiplos fornecedores e baixa visibilidade de custos.
Com uma gestão adequada, é possível reduzir desperdícios, melhorar a previsibilidade financeira e aumentar a eficiência operacional.
A redução de custos em viagens corporativas deve ser avaliada pelo impacto total da operação.
Isso quer dizer se a otimização do orçamento vem de fatores que vão além de preços baixos, como evitar gastos fora de política, automatizar processos e negociar melhores condições com fornecedores.
Indicadores como economia por viagem, redução de retrabalho e controle de budget são mais relevantes do que o preço isolado.
Agências tradicionais focam na operação e atendimento, muitas vezes com processos manuais. Já plataformas de gestão combinam tecnologia, automação e dados para centralizar toda a jornada de viagens.
A diferença está no nível de controle: enquanto o modelo tradicional executa, o modelo mais moderno gerencia e otimiza.
Uma agência de viagens corporativas tradicional atua principalmente como intermediária: realiza reservas, negocia com fornecedores e oferece suporte ao viajante. Por outro lado, uma travel tech é uma empresa de tecnologia que automatiza e centraliza toda a gestão de viagens em uma plataforma digital.