Guia antifraude para evitar golpes comuns em viagens corporativas

Golpes aplicados em viajantes não são novidade, mas no ambiente corporativo as consequências vão além do prejuízo financeiro individual: afetam o orçamento da empresa, a segurança do colaborador e a credibilidade do programa de viagens. 

Segundo a International Air Transport Association (IATA), fraudes ligadas a meios de pagamento em viagens movimentam bilhões de dólares por ano, e parte significativa ocorre em interações cotidianas, como corridas de transporte, check-ins e operações de câmbio.

Para o gestor, adotar práticas preventivas e orientar os colaboradores é essencial. Esse guia reúne os sinais de alerta mais comuns, procedimentos seguros e as ferramentas que ajudam a blindar sua operação contra perdas. Confira!

Onde estão os maiores riscos de fraudes em viagens corporativas

As fraudes em viagens corporativas costumam explorar momentos de vulnerabilidade dos viajantes: pressa, desconhecimento do local ou confiança excessiva em terceiros são alguns exemplos. 

Por este motivo, identificar esses padrões é o primeiro passo para estruturar treinamentos e comunicados aos colaboradores. Quanto mais específicos forem os exemplos compartilhados, maior a chance de que o viajante reconheça a fraude e evite o prejuízo.

Os principais golpes que podem acontecer com os viajantes costumam ocorrer nos seguintes ambientes:

• Aeroportos e estações de transporte: Pessoas se passando por motoristas de aplicativos ou transfers oficiais, abordando viajantes logo na saída. Normalmente oferecem corridas com valores atrativos, mas sem registro formal, o que aumenta riscos de segurança e cobrança abusiva. Orientação: sempre confirmar nome e placa do motorista antes de embarcar e evitar aceitar corridas fora do canal oficial.

• Hotéis e recepções: Cobrança de taxas não previstas (como uso de cofres, “taxa de resort” ou serviços nunca solicitados). Em alguns casos, a cobrança aparece apenas no checkout, dificultando a contestação. Orientação: exigir nota fiscal detalhada e questionar qualquer item adicional não previsto na reserva.

• Transporte urbano: QR codes falsos colados em pontos de táxi ou transporte público, que direcionam o pagamento para contas fraudulentas. Outro caso frequente são motoristas de aplicativo que aparecem com veículos de placa diferente da registrada. Orientação: usar exclusivamente o aplicativo oficial para pagamento e sempre validar placa e foto do motorista.

• Estacionamentos: Recibos manuais sem identificação, com valores acima da média local ou sem vinculação ao CNPJ da empresa responsável. Orientação: aceitar apenas notas fiscais ou recibos timbrados, com dados claros da empresa que administra o estacionamento.

• Casas de câmbio: Oferecer taxas aparentemente vantajosas em quiosques não oficiais ou em operações informais, entregando notas falsas ou cobrando tarifas escondidas. Orientação: usar apenas casas de câmbio credenciadas e exigir comprovante oficial da transação.

Procedimentos seguros para reduzir riscos de fraude em viagens corporativas

Como mencionamos anteriormente, em geral, as fraudes em viagens corporativas exploram falhas operacionais simples, como embarques sem checagem, pagamentos em dinheiro vivo ou reservas feitas fora dos canais oficiais. Assim, a criação de procedimentos padronizados é indispensável. 

Para dar clareza ao viajante sobre como agir, o gestor deve:

• Definir pontos de encontro oficiais: Combine locais específicos para embarque em transfers e traslados. A recomendação é que sejam pontos de fácil identificação, como balcões de empresas credenciadas dentro de aeroportos ou áreas delimitadas de embarque.

• Confirmar dados antes do embarque: O viajante deve validar a placa, o nome do motorista e da empresa prestadora antes de iniciar a corrida para evitar embarques em veículos não homologados.

• Padronizar os meios de pagamento: Priorize cartões corporativos, carteiras digitais oficiais ou pagamentos diretamente integrados à plataforma de gestão de viagens. Reduzir o uso de dinheiro vivo é uma das formas mais eficazes de evitar fraudes.

• Centralizar as reservas em canais oficiais: Hotéis, passagens e transportes devem ser contratados apenas por canais autorizados. Reservas feitas de forma paralela são difíceis de rastrear e ampliam os riscos de perda financeira.

• Crie um protocolo para imprevistos: Oriente os colaboradores sobre o que fazer em caso de suspeita de golpe ou inconsistência: quem contatar, como registrar a ocorrência e quais canais usar para acionar o suporte imediato.

Como validar recibos e notas fiscais em viagens corporativas

Entre os pontos mais sensíveis da gestão de viagens corporativas está a comprovação de despesas. Golpes ligados a recibos falsos, notas incompletas ou documentos adulterados podem parecer de baixo impacto, mas somados em escala comprometem o orçamento anual e fragilizam a governança. Além disso, a falta de critérios claros abre espaço para questionamentos de auditorias internas e externas, colocando em risco a credibilidade do programa de viagens.

Definir regras objetivas sobre o que constitui um recibo ou nota fiscal válida é essencial para reduzir fraudes e padronizar a prestação de contas. Por isso:

• Exija identificação fiscal completa: Notas sem CNPJ, razão social ou endereço não devem ser aceitas. Esses dados são a garantia mínima de rastreabilidade da despesa.

• Solicite detalhamento do serviço: Em hotéis, por exemplo, a nota deve discriminar diárias, taxas e serviços adicionais, evitando cobranças genéricas que dificultam auditoria.

• Padronize formatos aceitos: Defina quais comprovantes serão considerados válidos (nota fiscal eletrônica, recibo timbrado, cupom fiscal) e comunique isso de forma clara aos viajantes.

• Digitalize imediatamente os comprovantes: Oriente os colaboradores a fotografar ou inserir a nota fiscal no aplicativo corporativo no momento do pagamento. Isso evita extravios e facilita a checagem em tempo real.

• Estabeleça prazos de submissão: Reforce a importância de apresentar os comprovantes dentro de um prazo curto após a viagem (ex.: até cinco dias úteis), reduzindo espaço para inconsistências.

Como manter comunicação constante com os viajantes corporativos

Muitos golpes só são evitados se o colaborador tiver acesso rápido à informação durante a viagem. Isso porque a ausência de orientação em tempo real deixa o viajante vulnerável a abordagens, tarifas abusivas e procedimentos incorretos que podem comprometer a segurança e gerar custos adicionais.

A comunicação precisa ser tratada como um componente central da gestão de viagens corporativas e ser mais do que um canal de suporte. Para garantir que viajantes e gestores estejam alinhados em cada etapa da jornada:

• Envie alertas pré-viagem: Compartilhe checklists com os golpes mais comuns em cada destino, incluindo exemplos de abordagens recorrentes em aeroportos, hotéis e transportes locais.

• Garanta canais 24/7 de atendimento: O viajante precisa ter acesso imediato a suporte em situações de dúvida ou suspeita. Atendimentos omnichannel, que funcionam em qualquer lugar do mundo, reduzem o tempo de resposta e a insegurança.

• Colete feedbacks: Inclua no relatório pós-viagem um espaço para que colaboradores relatem experiências suspeitas. Esse retorno alimenta a melhoria contínua da política de segurança.

• Promova treinamentos recorrentes: Orientações sobre prevenção de golpes devem estar presentes em programas de onboarding e reciclagens periódicas. Reforçar a cultura de segurança garante maior adesão às práticas estabelecidas.

Como a VOLL fortalece a gestão antifraude em viagens corporativas

Quando falamos sobre prevenir e eliminar fraudes, depender apenas da atenção do viajante pode ser um erro e estar amparado por especialistas da área faz toda a diferença na rotina de um gestor de viagens corporativas. 

A VOLL é a maior agência de viagens e despesas corporativas digital da América Latina e oferece diversos recursos que tornam a gestão antifraude mais eficiente e transparente, como:

• Centralização de reservas em canais oficiais, reduzindo riscos de pagamentos paralelos ou reservas não rastreáveis.

• Confirmação de motoristas e monitoramento em tempo real para garantir a segurança no transporte terrestre.

• Upload digital de recibos e notas vinculando cada gasto à reserva correspondente, com rastreabilidade total.

• Relatórios e auditorias automáticas que identificam inconsistências e previnem não conformidades.

• Suporte omnichannel 24/7, que assegura que o viajante tenha orientação imediata em qualquer parte do mundo.

Ao contar com uma plataforma integrada, o gestor encontra o equilíbrio perfeito entre protocolos claros, comunicação eficiente e tecnologia de suporte, reduzindo, assim, vulnerabilidades e garantindo que colaboradores viajem com mais segurança e confiança.

Se a sua empresa quer blindar seus programas de viagens contra fraudes e golpes comuns, fale com um especialista da VOLL e conheça nossas soluções.