Diária de viagem: o que é, como calcular e como funciona na CLT

Parece óbvio dizer, mas é sempre importante lembrar que, quando um colaborador viaja a trabalho, os custos envolvidos não devem sair do bolso dele. Como a viagem acontece por interesse da empresa, é ela quem deve cobrir despesas como transporte, hospedagem e alimentação.

A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) trata desse assunto e define quando os valores pagos pela empresa são apenas um reembolso de despesas e quando podem ser considerados parte da remuneração. 

Isso é importante porque influencia diretamente nos encargos trabalhistas e na forma como esses pagamentos são organizados. Continue a leitura e saiba mais sobre o que diz a lei sobre as diárias de viagem à trabalho.

O que é diária de viagem?

A diária de viagem é um valor pago ao colaborador para cobrir os custos necessários para a execução de suas atividades profissionais fora de seu local habitual de trabalho. Diferente do salário, essa quantia não é uma remuneração pelo serviço prestado, mas um reembolso de despesas relacionadas à viagem.

Algumas das principais despesas que compõem uma diária de viagem são:

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Transporte local (como táxi, Uber corporativo ou aluguel de carro);

• Tarifas de telefone e internet;

• Taxas de inscrição em eventos profissionais;

• Seguro viagem.

O que diz a CLT sobre as diárias de viagem?

O artigo 457, § 2º, da CLT, estabelece que valores pagos como ajuda de custo, auxílio-alimentação (proibido em dinheiro), diárias de viagem, prêmios e abonos não integram o salário. Mesmo se pagos com habitualidade, eles não geram reflexos em férias, 13º salário ou encargos trabalhistas e previdenciários.

Ele diz:

 "§ 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário."

Antes da Reforma Trabalhista de 2017, as diárias de viagem que ultrapassassem 50% do salário do empregado podiam adquirir natureza salarial. Com a Lei nº 13.467/2017, essa regra foi alterada: as diárias para viagem não integram a remuneração nem constituem base de incidência de encargos trabalhistas e previdenciários, ainda que sejam pagas habitualmente.

Hoje, isso não acontece mais: as diárias continuam sendo consideradas um reembolso de despesas, sem impacto na folha de pagamento.

Ou seja, atualmente, a CLT estabelece que as diárias de viagem não devem ser consideradas parte do salário, ou seja, não geram encargos como INSS, FGTS ou 13º salário. 

Além disso, a reforma determinou que a ajuda de custo também não conta como salário e deve ser pago de forma pontual, em casos como quando o colaborador se muda de cidade ou vai a um evento fora da empresa. 

Ainda, a CLT não define um tempo exato para a duração de uma diária de viagem, mas há um entendimento comum no meio corporativo e jurídico sobre os seguintes aspectos:

• Jornada de trabalho e deslocamento: O tempo de viagem pode ou não ser considerado como parte da jornada de trabalho, dependendo das regras da empresa e da convenção coletiva da categoria.

• Hospedagem e pernoite: Considera-se que uma diária cobre um período de 24 horas, mesmo que a carga horária comum do trabalhador seja menor que isso, especialmente para hospedagem e alimentação.

Adicional de viagem na CLT

O adicional de viagem está previsto pela CLT em alguns casos:

• Adicional de transferência (Art. 469 da CLT): Se o colaborador for transferido para outra cidade de forma definitiva, ele tem direito a um adicional de, no mínimo, 25% do salário enquanto durar a transferência. Esse adicional compensa os custos e impactos da mudança.

• Adicional noturno e horas extras em viagem: Se, durante a viagem, o colaborador trabalhar em horário noturno (entre 22h e 5h), ele tem direito ao adicional noturno de 20% sobre a hora trabalhada. Da mesma forma, horas extras realizadas durante a viagem devem ser pagas com o adicional correspondente.

• Periculosidade ou insalubridade: Se a viagem for para um local com condições perigosas ou insalubres, e o colaborador desempenhar suas funções nessas condições, ele pode receber o adicional de periculosidade (30%) ou insalubridade (10%, 20% ou 40%), conforme a atividade exercida.

Qual a diferença entre diária de viagem e ajuda de custo?

Enquanto a diária de viagem é um valor destinado para cobrir todas as despesas relacionadas à uma viagem corporativa, sendo paga de forma recorrente e enquanto o colaborador estiver em deslocamento pela empresa, a ajuda de custo funciona como uma “verba indenizatória”, pois corresponde a um valor pago para cobrir despesas relacionadas a um deslocamento que não faz parte de suas atividades contratuais habituais.

Ou seja, funciona de forma similar a quando um colaborador precisa ir a um evento fora da empresa, por exemplo. É geralmente uma compensação pontual e não mensal. 

Em viagens a trabalho, o colaborador pode precisar tanto da ajuda de custo, quanto de outras formas de pagamento para arcar com os custos das diárias de viagem. Nestes casos, a empresa determinará como os valores pagos serão classificados.

Como calcular diárias de viagem?

Como não há um valor fixo determinado por lei, o cálculo das diárias deve ser baseado nos custos médios do destino e na política da empresa. 

De forma resumida, para calcular as diárias de viagens, você pode seguir estes passos:

1. Defina as despesas cobertas (hospedagem, alimentação, transporte, etc.).

2. Pesquise os preços médios desses itens no local da viagem.

3. Multiplique pelos dias que o colaborador ficará fora.

4. Inclua uma margem para imprevistos, caso a política da empresa permita.

Exemplo:

• Hospedagem: R$ 300 por dia

• Alimentação: R$ 100 por dia

• Transporte local: R$ 50 por dia

• Total da diária de viagem: R$ 450

Se a viagem durar 5 dias, o valor total a ser pago pela empresa será de R$ 2.250.

Vale lembrar que a forma como os gastos são classificados - como diárias ou ajuda de custo - pode impactar no planejamento financeiro da empresa. 

Para evitar que as diárias de viagem sejam consideradas parte do salário, é importante que a política de viagens exija que os colaboradores prestem contas sobre os valores recebidos. 

As empresas podem adotar um valor fixo para cada destino ou exigir a prestação de contas com notas fiscais para validar os gastos e tudo isso deve constar no relatório de despesas da viagem, também conhecido como RDV.

Como funciona o pagamento das diárias de viagem?

Também cabe à empresa definir os critérios para o pagamento e documentá-los em sua política de viagens corporativas. Geralmente, o pagamento das diárias pode ser feito das seguintes formas:

• Adiantamento: a empresa deposita um valor estimado antes da viagem, e o colaborador presta contas depois;

• Reembolso: o colaborador paga os custos e solicita o reembolso com notas fiscais;

• Cartão corporativo: a empresa fornece um cartão corporativo para cobrir os gastos, evitando que o colaborador precise arcar com as despesas antes da viagem.

Como a VOLL ajuda na gestão das diárias de viagem?

A VOLL transforma a gestão de diárias de viagem ao substituir o controle posterior de gastos por governança preventiva, automação e inteligência na reserva. Na plataforma, a empresa define limites de hospedagem e despesas de acordo com cargo, perfil do viajante ou destino.

Durante a busca, o Farol de Política identifica visualmente as opções dentro ou fora das regras e, quando necessário, bloqueia a reserva ou encaminha a exceção para aprovação em tempo real.

A tecnologia também compara as tarifas negociadas pela empresa com as ofertas públicas disponíveis para o mesmo quarto, ajudando a identificar a melhor condição de compra antes da emissão. Assim, o gestor ganha mais controle sobre o orçamento sem transformar a política de viagens em um processo manual.

Para alimentação, transporte e outras despesas durante a viagem, a solução de despesas corporativas da VOLL centraliza os pagamentos e permite configurar limites de uso. O colaborador deixa de depender de adiantamentos e processos manuais de prestação de contas, enquanto a empresa acompanha os gastos com mais visibilidade.

Com a VOLL, fica muito mais fácil fazer a conciliação de despesas, o que melhora a produtividade dos colaboradores, já que os processos de reembolso se tornam muito mais práticos e eficientes.

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Perguntas frequentes sobre diárias de viagem

Entenda mais sobre o que a lei diz sobre o tema.

O que é diária de viagem?

Ajuda de custo é o valor pago pela empresa ao colaborador para cobrir os custos necessários à execução do trabalho fora do local habitual, como hospedagem, alimentação e transporte local. Diferente do salário, não é uma contraprestação pelo serviço, mas um reembolso de despesas da viagem.

Qual a diferença entre diária de viagem e ajuda de custo?

A diária de viagem cobre despesas recorrentes enquanto o colaborador está em deslocamento a trabalho. A ajuda de custo é uma verba indenizatória pontual, paga em situações específicas como mudança de cidade ou participação em um evento fora da empresa. A diária acompanha a viagem; a ajuda de custo é um pagamento único e ocasional.

Diária de viagem entra no salário e gera encargos trabalhistas?

Não, as diárias de viagem não integram o salário e não geram encargos trabalhistas ou previdenciários (como INSS e FGTS), desde que mantenham o seu caráter indenizatório para cobrir gastos reais com o deslocamento.

A diária de viagem pode ultrapassar 50% do salário?

Antes da Reforma Trabalhista de 2017, as diárias de viagem que ultrapassassem 50% do salário do empregado podiam adquirir natureza salarial. Com a Lei nº 13.467/2017, essa regra foi alterada: as diárias para viagem não integram a remuneração nem constituem base de incidência de encargos trabalhistas e previdenciários, ainda que sejam pagas habitualmente.

Como calcular a diária de viagem?

Como não há valor fixo em lei, o cálculo deve considerar os custos médios do destino e a política da empresa.

O passo a passo:

• Defina as despesas cobertas (hospedagem, alimentação, transporte);

• Pesquise os preços médios no local;

• Multiplique pelos dias de viagem;

• Se a política permitir, inclua uma margem para imprevistos.

Qual o valor de uma diária de viagem?

Não existe um valor definido por lei. Cada empresa estabelece o seu na política de viagens. Como referência, uma diária pode somar hospedagem, alimentação e transporte local; os valores variam conforme o destino, sendo mais altos em capitais do que no interior. 

A diária de viagem precisa de comprovação com nota fiscal?

Depende da política da empresa. Ela pode adotar um valor fixo por destino ou exigir a prestação de contas com notas fiscais. Exigir comprovação ajuda a garantir que a diária seja tratada como reembolso e registrada corretamente no relatório de despesas da viagem (RDV).

Como funciona o pagamento das diárias de viagem?

Geralmente de três formas: adiantamento (a empresa deposita um valor estimado antes da viagem e o colaborador presta contas depois), reembolso (o colaborador paga e depois solicita o ressarcimento com notas fiscais) ou cartão corporativo (a empresa cobre os gastos diretamente, sem o colaborador precisar desembolsar).