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IA no pós-viagem: como identificar fraudes e otimizar custos

Escrito por Luiz Moura | 03/07/25 20:41

À medida que as viagens corporativas se tornam mais dinâmicas, personalizadas e frequentes, a tecnologia passa a ser decisiva não apenas no planejamento e na execução dos deslocamentos, mas também na fase menos visível — e igualmente crítica — a do pós-viagem.

Processos como auditoria de gastos, reembolsos, compliance com a política interna e prevenção de fraudes demandam tempo, precisão e capacidade analítica. Por isso, empresas que desejam evoluir na gestão de viagens corporativas têm voltado sua atenção à inteligência artificial (IA) como um diferencial para trazer mais controle e eficiência a essa etapa.

Segundo as tendências de viagens corporativas para 2025, a automatização de processos e o uso de algoritmos de aprendizado de máquina estarão no centro das decisões estratégicas de mobilidade, especialmente em tempos de budget controlado e necessidade de rastreabilidade total. A aplicação da IA no pós-viagem é uma dessas frentes em expansão.

Os desafios das auditorias manuais no pós-viagem

Mesmo com políticas bem definidas, a etapa de auditoria pós-viagem ainda é um ponto de vulnerabilidade em muitas empresas. Quando feita de forma manual, a verificação de despesas pode consumir horas da equipe financeira, além de estar sujeita a falhas humanas e análises pouco padronizadas.

Entre os principais gargalos, estão:

  • Baixa escalabilidade: Quanto maior o volume de viagens, mais difícil manter o controle de todos os recibos, justificativas e regras.

  • Tempo elevado de processamento: A análise manual de notas e comprovantes retarda reembolsos e gera insatisfação nos colaboradores.

  • Inconsistência nas análises: Diferentes analistas podem aplicar interpretações distintas das políticas internas.

  • Dificuldade para detectar fraudes sutis: Pequenas discrepâncias ou desvios recorrentes costumam passar despercebidos, gerando perdas cumulativas.

Esses problemas são potencializados quando a empresa atua em diversos países ou lida com regras complexas de tributação e compliance.

Como a IA ajuda a identificar fraudes e otimizar custos

A aplicação da inteligência artificial na fase pós-viagem vai muito além da automação de tarefas. Ela permite detectar padrões de comportamento, identificar anomalias e cruzar dados de diferentes fontes com precisão e em tempo real. 

Entre as principais aplicações da IA no pós-viagem estão

  • Identificação automatizada de anomalias financeiras: Os algoritmos reconhecem comportamentos fora do padrão, como gastos fora do horário comercial, valores acima da média histórica ou reembolsos duplicados.

  • Checagem automática de compliance com políticas internas: A IA compara os lançamentos com as regras estabelecidas pela empresa e sinaliza, automaticamente, qualquer divergência.

  • Análise preditiva de riscos e desperdícios: Com base nos dados históricos, o sistema antecipa padrões de gastos excessivos ou recorrentes, orientando correções antes que eles se tornem prejuízos.

  • Classificação inteligente de despesas: Atribui categorias de forma automática com base em machine learning, reduzindo erros manuais e a necessidade de retrabalho.

  • Relatórios dinâmicos e personalizados: Permitem extrair insights por centro de custo, tipo de viagem ou colaborador, apoiando decisões mais estratégicas.

  • Correlação entre perfil de gastos e propensão a desvios: A IA detecta padrões de comportamento com maior risco de inconsistência, o que permite à empresa adotar medidas educativas e preventivas mais precisas.

Assim, utilizando algoritmos de machine learning e análise preditiva, a auditoria passa a ser contínua, preventiva e baseada em dados.

Como implementar IA na gestão de viagens corporativas

Para adotar a IA na gestão de viagens não é necessário uma transformação radical. Ela pode começar de forma progressiva, com etapas simples que já geram ganhos perceptíveis. 

Veja um exemplo de passos para seguir:

  1. Centralização de dados: O primeiro requisito é ter todas as informações de viagens, reservas e despesas consolidadas em uma única plataforma.

  2. Digitalização de processos: Quanto mais digitais forem os registros (comprovantes, relatórios, aprovações), maior a capacidade da IA de atuar.

  3. Configuração personalizada das regras da política de viagens: As regras internas devem estar parametrizadas de forma clara e objetiva na plataforma para que o sistema possa aplicá-las de maneira automatizada.

  4. Integração com sistemas de gestão: Conectar a plataforma de viagens aos ERPs e CRMs da empresa amplia a visão sobre os gastos e permite análises mais sofisticadas.

  5. Treinamento dos algoritmos: Sistemas mais avançados utilizam aprendizado contínuo a partir dos próprios dados da empresa, melhorando os resultados com o tempo.

  6. Criação de fluxos de ação baseados nos alertas gerados: É importante definir responsáveis, prazos e ações corretivas para quando a IA identificar inconformidades.

Empresas que estruturam esse processo conseguem prevenir fraudes, reduzir custos de forma sustentável e melhorar a experiência dos colaboradores ao evitar retrabalhos e atrasos nos reembolsos.

Porque a IA da VOLL é a melhor opção para todas as etapas das viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e conta com uma plataforma proprietária que já nasce integrada a algoritmos de inteligência artificial desenvolvidos para o contexto brasileiro e latino-americano.

Além de automatizar o rastreamento e a análise dos gastos pós-viagem, a IA da VOLL aprende com os dados da própria operação para detectar desvios e propor ajustes com base nas particularidades de cada cliente. 

Diferente de soluções que atuam apenas em fases pontuais, a IA da VOLL atua de forma integrada em toda a jornada da viagem corporativa e permite uma visão consolidada e em tempo real das viagens, dos gastos e do comportamento dos usuários.

Confira algumas funcionalidades que ajudam gestores de viagens na identificação de fraudes e otimização de custos em viagens corporativas:

  • Sugestões inteligentes de reservas: A IA indica as melhores opções de voos, hotéis e transportes com base no histórico de escolhas, preferências e política da empresa, evitando excessos e otimizando o custo-benefício.

  • Prevenção de fraudes com análise comportamental: Ao detectar padrões fora do usual (como reservas duplicadas, gastos fora do horário comercial ou distorções de valores), a IA aciona alertas automáticos e permite ações imediatas.

  • Classificação automática de despesas: Com base em aprendizado contínuo, a IA categoriza os gastos corretamente, reduzindo erros manuais e otimizando o tempo de conferência.

  • Verificação contínua de compliance: Todas as reservas, alterações e reembolsos são cruzados com as regras da política corporativa e auditados em tempo real, evitando aprovações indevidas ou gastos fora do escopo autorizado.

  • Alertas proativos ao gestor: A IA antecipa possíveis desvios de conduta ou riscos financeiros, como uso de canais fora da plataforma, excesso de diárias ou reembolsos atípicos, permitindo decisões mais rápidas.

  • Relatórios personalizados com insights acionáveis: Os dados são estruturados de forma visual e clara, facilitando análises por centro de custo, tipo de despesa ou colaborador, essenciais para corrigir rotas e justificar ajustes na política de viagens.

  • Otimização do tempo de deslocamento: Durante a própria viagem, a IA auxilia no aproveitamento das janelas de tempo com sugestões inteligentes e acesso a funcionalidades como chat com suporte, autorização de gastos emergenciais via app e integração com a Wallet VOLL.

  • Auditoria pós-viagem automatizada: Com machine learning, a VOLL analisa todo o ciclo da viagem e identifica inconsistências, padrões de desperdício e oportunidades de economia para viagens futuras.

E os resultados são notáveis. A Afya, grupo de educação médica, por exemplo, é parceira da VOLL e reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho com a centralização das despesas e pagamentos em um único sistema inteligente, eliminando a necessidade de múltiplas plataformas e processos manuais.

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