Quando exigir e como conciliar ordem de compras em viagens corporativas

Gerir viagens corporativas significa gerir também diversos processos financeiros que precisam estar alinhados à política interna e às exigências fiscais da empresa. Entre eles, a emissão da ordem de compra (OC) é um dos pontos que mais gera dúvidas, especialmente quando se trata de deslocamentos urgentes, reservas last minute ou serviços com pagamento antecipado.

Definir quando exigir a OC e como integrá-la ao fluxo de faturas e notas fiscais é essencial para garantir rastreabilidade, compliance e controle de custos no programa de viagens corporativas. 

Além de facilitar auditorias, o processo correto evita inconsistências entre reservas, pagamentos e lançamentos no ERP, mantendo a governança sobre todo o orçamento de T&E (Travel & Expense).

Quando emitir ordem de compra em cada categoria de viagem

Exigir uma ordem de compra para todas as transações pode tornar o processo burocrático, mas a ausência de registro pode comprometer a conciliação financeira e o compliance fiscal. Por isso, a definição desses limites deve equilibrar controle e agilidade.

Confira como esse controle costuma funcionar em cada categoria:

• Aéreo: Normalmente, a OC é exigida apenas para passagens de valor elevado, bilhetes internacionais ou compras fora do self-booking. Em viagens domésticas, a emissão pode ser dispensada quando o sistema já registra o custo e o número do bilhete automaticamente.

• Hotel: Como envolve a cobrança posterior e notas fiscais distintas por diária, é recomendável vincular uma OC por reserva, com teto definido por categoria de hospedagem e número de noites.

• Salas e eventos: Nesses casos, a OC deve ser obrigatória, pois há múltiplos serviços (coffee break, aluguel de sala, equipamentos) que exigem rastreabilidade individual.

• Transporte dedicado: Vans e motoristas executivos também devem gerar OC, principalmente quando o contrato é por quilômetro rodado ou hora de serviço, evitando inconsistências no faturamento.

Definir limites por categoria é essencial para evitar divergências entre reservas, orçamentos e lançamentos contábeis. Esses parâmetros devem estar previstos tanto na política de viagens corporativas quanto no fluxo de aprovação do ERP, garantindo padronização e transparência entre áreas. 

Como registrar exceções e emergências após a viagem

Situações imprevistas podem exigir a compra de passagens, hospedagens ou serviços sem a emissão prévia de uma OC. Isso é comum em viagens emergenciais, cancelamentos de última hora ou trocas de rota determinadas pela liderança e, nesses casos, o mais importante é garantir rastreabilidade posterior, e não simplesmente ignorar o processo. 

Para isso, o gestor pode adotar práticas como:

• Gerar a OC retroativa: Assim que o colaborador retornar, deve-se formalizar a solicitação no ERP, vinculando as notas fiscais correspondentes.

• Incluir justificativa no sistema: O motivo da exceção (ex: reunião emergencial, substituição de colaborador) deve constar no campo de observações da OC ou no fluxo de aprovação.

• Registrar evidências: Anexar comprovantes de e-mail, mensagens ou aprovações verbais digitalizadas é importante para garantir transparência em auditorias.

• Definir prazos para regularização: O ideal é que toda exceção seja formalizada em até cinco dias úteis após o encerramento da viagem, visando evitar atrasos no fechamento contábil.

Como integrar OC, fatura e pagamento no ERP

A conciliação entre a ordem de compra, a fatura e o pagamento é o que garante o fechamento correto das despesas de viagem no ERP. Esse fluxo precisa ser padronizado para evitar duplicidades, lançamentos incorretos ou pagamentos sem vínculo formal com a política de viagens. Além de evitar erros e facilitar a integração com relatórios de auditoria e dashboards de gestão, automatizar esse fluxo acelera o fechamento mensal de T&E.

Veja um resumo prático de como esse processo costuma ser estruturado:

• Emissão da OC: Ocorre antes da contratação do serviço, com detalhamento do centro de custo, natureza da despesa e aprovação pelo gestor responsável.

• Recebimento da fatura: O fornecedor envia a nota fiscal com o número da OC, permitindo a validação automática pelo sistema.

• Conferência e aprovação: O time financeiro ou de T&E verifica se o valor e o serviço correspondem à reserva registrada na plataforma de viagens.

• Pagamento e baixa no ERP: Após a conferência, o pagamento é liberado e o sistema registra a baixa contábil vinculada à OC, garantindo rastreabilidade.

Como a VOLL simplifica a conciliação entre OC, faturas e pagamentos

Integrar dados financeiros e operacionais de viagens é um desafio para muitas empresas, mas com a VOLL esse processo fica muito mais simples. Isso porque, além de ser a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL conta com uma plataforma que integra reservas, políticas e centros de custo em um mesmo ecossistema digital. 

Ao conectar áreas como Compras, Financeiro e Recursos Humanos, a plataforma garante que as reservas e os pagamentos sigam os fluxos internos de aprovação, sem abrir mão da agilidade.

Entre as principais vantagens destacadas pelos gestores parceiros da VOLL estão:

• Integração direta com o ERP: Cada reserva gera automaticamente informações compatíveis com os sistemas financeiros da empresa, facilitando o vínculo com a OC.

• Controle em tempo real: Os gestores acompanham aprovações, valores e status de pagamento em um único painel, sem necessidade de planilhas paralelas.

• Compliance garantido: O histórico completo de solicitações, aprovações e faturas fica registrado na plataforma, reduzindo riscos de auditoria.

• Suporte especializado: O time da VOLL atua em parceria com as áreas financeira e de T&E para parametrizar regras, centros de custo e fluxos de aprovação conforme as necessidades da empresa.

Unindo tecnologia e atendimento consultivo, a VOLL é a melhor escolha do mercado porque ajuda gestores a manter o programa de viagens corporativas em total conformidade, com visibilidade completa das despesas e previsibilidade no fluxo de pagamentos.

Empresas como Arcos Dorados, BASF, Embraer e Porto, por exemplo, já utilizam a VOLL para consolidar dados de viagens e despesas, automatizando processos que antes dependiam de múltiplos fornecedores e planilhas manuais.

Afinal, mais do que uma agência digital, a VOLL atua como parceira estratégica no desenho de políticas, integração com ERPs e construção de indicadores que fortalecem o controle de T&E. 

Aproveite que já está por aqui e entre em contato com a nossa equipe para conhecer as condições especiais para sua empresa.