5 problemas que dificultam a visão do custo total das viagens no fechamento do mês

As viagens corporativas representam uma parcela relevante do orçamento das empresas e, em muitos casos, se tornam fonte recorrente de surpresas no fechamento do mês. Isso porque o valor aprovado inicialmente nem sempre corresponde ao custo que aparece no consolidado financeiro, gerando questionamentos da liderança.

Esse descompasso raramente está ligado a um único gasto fora do padrão. Ele surge da falta de visão end-to-end sobre o custo total das viagens, que envolve múltiplos fornecedores, formas de pagamento, momentos de lançamento e despesas que nem sempre passam pelo mesmo fluxo. Sem essa consolidação, o gestor perde previsibilidade e passa a atuar de forma reativa, ajustando números depois que o impacto já ocorreu.

Para ter controle do custo real das viagens corporativas, é preciso entender onde os gastos se originam, como se acumulam ao longo da jornada e por que não aparecem de forma clara no fechamento mensal. É a partir dessa leitura que se torna possível evitar surpresas, qualificar decisões e sustentar o orçamento com mais segurança.

Os 5 problemas que dificultam a visão do custo total das viagens no fechamento do mês

A dificuldade de consolidar o custo total das viagens corporativas não está em um único ponto da operação. Ela surge da combinação de falhas recorrentes ao longo da jornada da viagem, que fragmentam a informação e empurram o impacto financeiro para depois do fechamento.

Os principais problemas são:

1. Custos que não passam pelo fluxo de reserva

Parte relevante do gasto acontece fora do momento da emissão, como bagagens, remarcações, assentos, transporte terrestre e alimentação. Esses valores não ficam associados automaticamente à viagem original, o que dificulta a leitura do custo completo.

2. Pagamentos pulverizados entre diferentes meios

Quando uma mesma viagem envolve pagamento centralizado, cartão corporativo e reembolso, os gastos se espalham por fontes distintas. Sem integração, o fechamento passa a depender de conciliações manuais e tardias.

3. Desconexão entre viagem e despesa

Gastos lançados no sistema de despesas nem sempre estão vinculados à viagem que os originou. Isso impede análises por deslocamento, centro de custo ou objetivo, além de dificultar a identificação de excessos ou desvios.

4. Falta de critério único de competência

Passagens podem ser pagas antes da viagem, despesas surgem durante o deslocamento e reembolsos entram semanas depois. Sem um critério claro de competência, o custo “escorre” entre meses e distorce o resultado do fechamento.

5. Dados espalhados em múltiplos sistemas e relatórios

Informações ficam distribuídas entre plataforma de viagens, sistema de despesas, faturas de fornecedores e planilhas paralelas. O gestor até tem os números, mas não em um formato que permita enxergar o custo total de forma confiável e no tempo certo.

Quais despesas compõem o custo real das viagens corporativas

O custo real das viagens corporativas não se limita ao valor aprovado na reserva. Ele se forma a partir de diferentes componentes que se acumulam ao longo da jornada e impactam diretamente o fechamento do mês.

As principais despesas que compõem o custo real e total de uma viagem são:

• Custos de reserva: passagens aéreas, hospedagem e locação de veículos, geralmente os únicos valores visíveis no início do processo.

• Despesas acessórias: taxas de bagagem, remarcações, assentos, serviços adicionais e outros custos que surgem após a emissão.

• Despesas durante a viagem: transporte terrestre, alimentação, hospedagens extras, diárias adicionais e gastos pagos fora do fluxo principal.

• Despesas pagas fora do fluxo principal: gastos lançados via cartão corporativo ou reembolso, que não passam pelo sistema de reservas.

• Diferenças de temporalidade dos lançamentos: custos registrados em datas distintas da viagem (pagamento antecipado, fatura posterior ou reembolso), afetando o fechamento por competência.

• Custos indiretos: retrabalho administrativo, ajustes manuais e correções posteriores, que não aparecem como despesa direta, mas consomem tempo e recursos.

Esses elementos explicam por que o valor final das viagens raramente aparece de forma clara no fechamento mensal. Quando cada componente é analisado de forma isolada, o gestor perde a visão do custo completo da viagem e passa a lidar com valores fragmentados ao longo do mês.

Como consolidar a visão end-to-end dos custos das viagens corporativas

Consolidar a visão de custos end-to-end exige organizar a jornada da viagem como um único evento financeiro, do planejamento ao fechamento do mês. O ponto central é garantir que todos os gastos, independentemente de onde ocorram ou de como sejam pagos, possam ser lidos em conjunto.

Alguns princípios ajudam a estruturar essa consolidação:

• Unificar a leitura por viagem: cada deslocamento deve funcionar como a unidade básica de análise, reunindo custos de reserva, despesas durante a viagem e ajustes posteriores.

• Integrar viagens e despesas: informações de booking e gastos fora do fluxo precisam conversar entre si para evitar lacunas no fechamento.

• Definir critério claro de competência: estabelecer regras para reconhecer o custo no período correto reduz distorções entre meses e melhora a previsibilidade orçamentária.

• Centralizar meios de pagamento sempre que possível: quanto menos fontes dispersas, menor o esforço de conciliação e menor o risco de atrasos ou inconsistências.

• Padronizar centros de custo e classificações: usar critérios únicos facilita a consolidação, as comparações e as análises históricas.

• Automatizar a consolidação: reduzir planilhas e ajustes manuais é essencial para fechar o mês com agilidade e confiança.

Quando esses pontos estão alinhados, o fechamento deixa de ser um processo de “caça aos números” e passa a ser uma leitura estruturada do custo real das viagens. O gestor ganha previsibilidade, reduz retrabalho e consegue explicar variações de forma objetiva.

Indicadores que ajudam a manter o controle dos custos no fechamento do mês

Depois de estruturar a visão end-to-end, o controle do fechamento passa a depender de indicadores que mostrem se a consolidação está funcionando na prática, ajudando a antecipar desvios e reduzir surpresas no fim do mês.

Alguns dos principais são:

• Custo total por viagem: consolida todos os gastos associados a um mesmo deslocamento, permitindo identificar variações relevantes e comparar viagens semelhantes.

• Diferença entre custo previsto e custo final: mostra quanto o valor aprovado inicialmente se distancia do custo que efetivamente entra no fechamento.

• Participação de gastos fora do fluxo: mede o peso de despesas pagas via cartão corporativo ou reembolso em relação ao total das viagens.

• Tempo médio de consolidação do custo: indica quanto tempo o gestor leva para ter visão completa do gasto após a viagem ocorrer.

• Percentual de custos lançados fora do mês de competência: ajuda a identificar distorções causadas por pagamentos tardios ou reembolsos atrasados.

• Volume de ajustes manuais no fechamento: sinaliza fragilidade na integração de dados e dependência excessiva de planilhas.

• Custo médio mensal por viajante ou centro de custo: facilita comparações históricas e leitura de tendências.

Acompanhados de forma recorrente, esses indicadores permitem que o gestor atue antes do fechamento, corrigindo rotas ao longo do mês em vez de reagir apenas quando o impacto financeiro já está consolidado.

Como a VOLL apoia sua empresa na consolidação de custos de viagens corporativas

Parceira de grandes empresas com operação em diferentes países, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma plataforma integrada, oferece tudo o que o gestor precisa para consolidar custos de viagens e despesas de forma precisa e previsível, sem surpresas no fechamento do mês.

Na prática, isso acontece por meio de funcionalidades que organizam a informação ao longo de toda a jornada da viagem, como:

• Reserva centralizada de viagens corporativas: passagens, hotéis e serviços são registrados em um único ambiente, facilitando a leitura inicial do custo previsto.

• Integração entre viagens e despesas corporativas: gastos realizados fora do fluxo de reserva podem ser vinculados à viagem que os originou, reduzindo lacunas na consolidação.

• Classificação padronizada de centros de custo e projetos: cada viagem pode ser associada a estruturas financeiras claras, facilitando fechamento, rateios e análises por área.

• Visão consolidada do custo por viagem: o gestor acompanha o custo total do deslocamento, incluindo reservas, despesas adicionais e ajustes posteriores.

• Acompanhamento por período de competência: a estrutura permite organizar gastos de acordo com o mês correto, reduzindo distorções no fechamento.

• Relatórios operacionais e financeiros integrados: dados de viagens e despesas são apresentados de forma consolidada, eliminando a dependência de planilhas paralelas.

Além da tecnologia que facilita toda a parte operacional, a VOLL atua junto aos gestores na construção de um programa de viagens corporativas mais maduro e alinhado ao negócio. O acompanhamento consultivo permite interpretar os dados gerados pela operação, identificar padrões de gasto, ajustar políticas com critério e apoiar decisões que vão além do controle imediato do orçamento.

Com processos estruturados, dados confiáveis e suporte especializado, o fechamento do mês deixa de ser um processo reativo e passa a refletir o custo real das viagens corporativas, com mais clareza, previsibilidade e controle.

Por isso, se você também quer transformar a sua gestão de viagens em um ativo estratégico para o negócio, fale com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.