Contratar um fornecedor envolve muito mais do que escolher a opção com o menor preço. No caso de uma agência de viagens corporativas, por exemplo, entram na avaliação fatores como SLAs, tecnologia, compliance e capacidade de atender diferentes destinos e demandas.
É para esse nível de decisão que existe o RFP (Request for Proposal) ou Solicitação de Proposta. Ele organiza o processo de seleção de fornecedores de forma estruturada, transparente e comparável, garantindo que todos os participantes sejam avaliados pelos mesmos critérios.
Em empresas com alto volume de viagens, diferentes áreas envolvidas e exigências de governança, o RFP ajuda a tornar a decisão mais técnica, consistente e menos sujeita à subjetividade.
O que você vai encontrar neste artigo:
O que é RFP e como ele se diferencia de RFI e RFQ;
Quando acionar um RFP para viagens corporativas;
Passo a passo completo para elaborar um RFP eficaz;
Quais seções e informações são indispensáveis no documento;
Um modelo pronto para adaptar e usar no seu processo seletivo;
Por que a VOLL é a escolha ideal ao final desse processo.
RFP é a sigla para Request for Proposal, expressão em inglês que significa “Solicitação de Proposta”.
Trata-se de um documento formal emitido por empresas para convidar fornecedores a apresentarem propostas detalhadas para atender a uma necessidade específica.
Ele é utilizado para estruturar processos de contratação de forma técnica, comparável e padronizada.
O RFP funciona como um guia de contratação. Nele, a empresa descreve suas necessidades, objetivos, requisitos técnicos, critérios de avaliação e expectativas operacionais, permitindo que os fornecedores apresentem propostas aderentes ao cenário real do negócio.
Esse processo faz parte do strategic sourcing, abordagem estratégica de procurement que busca gerar valor de longo prazo nas relações com fornecedores, e não apenas reduzir custos no curto prazo.
No contexto de viagens corporativas, o RFP organiza o processo de concorrência entre fornecedores (como agências de viagens corporativas), garantindo que todas respondam com base nos mesmos critérios.
Por isso, empresas que adotam o strategic sourcing tratam a escolha de uma agência como uma decisão de negócio, com um processo de bid estruturado e critérios de avaliação definidos antes mesmo do recebimento das propostas.
Isso torna a comparação mais objetiva e o processo mais auditável, que são dois fatores essenciais quando o volume de gastos e o impacto operacional são elevados.
A principal diferença entre um RFP e uma simples cotação de preços está na profundidade da análise. Além de valores, o RFP avalia metodologia de trabalho, capacidade técnica, modelo de atendimento, tecnologia disponível, SLA e referências de clientes.
Ou seja: ele não busca apenas entender “quanto custa”, mas também como o fornecedor entrega, com qual estrutura e quais garantias oferece.
RFI, RFP e RFQ são documentos de compras usados pelas empresas para coletar dados e selecionar fornecedores, diferenciando-se pelo objetivo e nível de detalhamento. O RFI descobre opções no mercado, o RFP avalia metodologias para resolver problemas, e o RFQ compara preços de serviços já definidos.
Os três documentos podem coexistir no mesmo processo de compras corporativas, mas cada um atende a uma etapa específica da tomada de decisão. Entenda mais:
O RFI é utilizado na fase exploratória, quando a empresa ainda está entendendo o mercado e avaliando as soluções disponíveis. O objetivo é identificar fornecedores, conhecer tecnologias e compreender modelos de operação.
Como não envolve uma intenção imediata de contratação, o RFI não gera compromisso de compra.
Um exemplo prático é o de uma empresa que nunca trabalhou com uma TMC e deseja entender quais opções existem antes de estruturar um processo seletivo.
A partir das respostas recebidas, ela consegue construir um RFP mais preciso e alinhado às suas necessidades.
O RFQ é focado exclusivamente em preço e condições comerciais. Ele faz sentido quando o escopo já está totalmente definido e o principal critério de comparação entre os fornecedores é financeiro.
No contexto de viagens corporativas, costuma ser mais comum em demandas pontuais (como a compra de passagens para um evento específico) do que na contratação de uma agência parceira de longo prazo.
É o modelo mais completo entre os três. Reúne análise técnica, operacional e comercial em um único processo, permitindo uma avaliação mais aprofundada dos fornecedores.
O RFP é indicado para contratações mais complexas, com múltiplos critérios de decisão e impacto estratégico para a empresa, como a escolha de uma agência de viagens corporativas para operações de grande porte.
Em muitos casos, ele acontece após o RFI e acaba substituindo o RFQ por abranger aspectos que vão além do preço.
Quando a empresa ainda está conhecendo o mercado e tentando entender quais soluções existem, o mais indicado é utilizar um RFI.
Quando já há clareza sobre escopo, volume e necessidades operacionais, o RFQ costuma ser suficiente para comparar preços e condições comerciais.
Já o RFP é mais adequado para contratações que exigem análise estratégica, técnica e operacional, especialmente em projetos com impacto financeiro e operacional relevante.
Em processos de procurement consolidados, os três documentos podem aparecer em sequência.
Primeiro, a empresa conduz um RFI para mapear o mercado e identificar fornecedores potenciais. Depois, reduz o número de participantes e avança para um RFP mais aprofundado.
Em alguns casos, o processo termina com um RFQ voltado exclusivamente à negociação comercial entre os fornecedores finalistas.
O RFP se torna necessário quando a contratação envolve alto valor, relacionamento de longo prazo, múltiplos fornecedores concorrendo e critérios de avaliação que vão além do preço.
Em geral, ele é adotado em contratações estratégicas, nas quais o fornecedor terá impacto direto na operação, na experiência dos colaboradores e na governança da empresa.
Veja algumas situações em que o uso do RFP faz sentido:
Alto impacto financeiro: quanto maior o impacto financeiro da contratação, maior a necessidade de previsibilidade, controle e capacidade de comparação entre fornecedores.
Múltiplos stakeholders envolvidos: o RFP ajuda a consolidar diferentes necessidades em um único documento estruturado. Isso reduz desalinhamentos internos e evita que a decisão fique baseada apenas em percepção comercial ou preço.
Contratações com forte componente tecnológico: sem um RFP estruturado, a comparação entre soluções tecnológicas tende a se tornar subjetiva, dificultando uma avaliação consistente entre os fornecedores.
Exigências de compliance e governança: empresas com auditorias frequentes ou políticas rígidas de governança precisam documentar formalmente seus processos de contratação. Nesse contexto, o RFP também funciona como instrumento de rastreabilidade e transparência.
Veja como essas situações aparecem na prática em viagens corporativas:
Quando a empresa decide encerrar um contrato vigente e avaliar novas opções no mercado, o RFP garante que a escolha do novo fornecedor seja baseada em critérios objetivos e não apenas em relacionamento comercial ou na proposta mais agressiva do momento.
Empresas em crescimento muitas vezes começam gerenciando viagens de forma descentralizada, com cada área realizando compras por conta própria e sem uma política unificada.
Nesse cenário, o RFP ajuda a organizar as necessidades da operação e definir o escopo da contratação antes mesmo da escolha do fornecedor.
À medida que o número de viajantes e o gasto com deslocamentos aumentam, a gestão informal deixa de ser sustentável.
Em determinado estágio, a ausência de benchmarking de mercado passa a gerar perdas, seja em custos, eficiência operacional ou conformidade.
Empresas listadas em bolsa, auditadas regularmente ou com regras rígidas de governança precisam manter um registro formal do processo de seleção de fornecedores.
O RFP cumpre esse papel e ajuda a dar segurança ao processo em auditorias internas e externas.
Ao fim de um ciclo contratual, o RFP permite comparar novamente as opções do mercado e avaliar se o fornecedor atual continua oferecendo a melhor relação entre custo, serviço e capacidade operacional.
Mesmo empresas satisfeitas com seus parceiros utilizam esse processo como parte da gestão contínua da categoria.
O prazo de um ciclo completo de RFP para viagens corporativas costuma variar entre 4 e 12 semanas, dependendo do número de fornecedores envolvidos, da complexidade da operação e do nível de detalhamento exigido nas propostas.
Já os contratos firmados a partir de um RFP de viagens corporativas têm prazo típico de 12 a 36 meses. Ao final desse ciclo, muitas empresas realizam um novo RFP, mesmo quando estão satisfeitas com o fornecedor atual, como parte da rotina de gestão de categorias e benchmarking de mercado contínuo.
O RFP transforma uma decisão subjetiva em um processo mais objetivo, rastreável e defensável. Para gestores de viagens e compras, isso significa reduzir riscos e aumentar a capacidade de comparação entre fornecedores.
Para a área financeira, representa mais previsibilidade e maior controle sobre o TCO (Total Cost of Ownership, ou custo total de propriedade) da operação de viagens corporativas.
Além de organizar a concorrência, o RFP cria uma base comum para análise e tomada de decisão.
Isso é especialmente importante em contratações complexas, nas quais preço, tecnologia, atendimento, compliance e capacidade operacional precisam ser avaliados em conjunto.
Veja alguns dos principais benefícios:
Todos os participantes respondem às mesmas perguntas e são avaliados com base nos mesmos critérios.
Isso reduz vieses na análise e torna o processo mais consistente e justificável para qualquer parte interessada, incluindo auditorias internas, áreas de governança e conselhos administrativos.
Além disso, a padronização facilita a identificação de diferenças reais entre as propostas. Em vez de comparar apresentações comerciais com formatos distintos, a empresa passa a avaliar informações organizadas dentro da mesma estrutura.
O RFP exige que os fornecedores detalhem todos os componentes de custo da operação: fee por transação, taxas de cancelamento, custos de alteração, emissão de cartão corporativo e outros itens que muitas vezes ficam ocultos em propostas simplificadas.
Essa visibilidade evita decisões baseadas apenas no menor preço inicial. Em muitos casos, uma proposta aparentemente mais barata pode gerar custos operacionais significativamente maiores ao longo do contrato.
A construção de um RFP exige uma conversa estruturada entre viagens, compras, financeiro, RH e TI. Cada área contribui com necessidades e critérios específicos, garantindo que a contratação reflita as prioridades reais da empresa como um todo.
Esse alinhamento também reduz retrabalho ao longo da implementação. Quando os requisitos são discutidos desde o início, diminuem as chances de descobrir necessidades críticas apenas após a contratação do fornecedor.
Empresas sujeitas a auditorias internas ou externas precisam demonstrar que suas contratações seguem critérios claros e documentados. O RFP ajuda justamente a registrar cada etapa da seleção, desde os critérios de avaliação até a justificativa da decisão final.
Essa rastreabilidade fortalece práticas de compliance e reduz riscos relacionados à governança corporativa, especialmente em operações com alto volume financeiro.
Com propostas estruturadas e comparáveis, a empresa ganha mais poder de negociação.
Em vez de focar apenas em desconto, passa a discutir condições operacionais, SLA, volume, escopo de atendimento, prazo contratual e contrapartidas estratégicas.
Isso torna a negociação mais equilibrada e orientada a valor de longo prazo, e não apenas ao menor custo imediato.
Um RFP bem estruturado já concentra boa parte das informações necessárias para a homologação de fornecedores, como documentação jurídica, referências de clientes, capacidade técnica e práticas de compliance.
Como resultado, o intervalo entre a decisão final e o início efetivo da operação tende a ser menor, reduzindo atrasos na implementação e na transição entre fornecedores.
O RFP é um processo com etapas definidas, cronograma claro e papéis estabelecidos. Entender o fluxo completo ajuda a dimensionar o tempo necessário e a envolver as áreas certas desde o início.
Veja os principais passos do processo:
A empresa mapeia suas necessidades, volume de viagens, perfil dos viajantes e critérios prioritários. É a etapa mais importante, pois um RFP mal fundamentado gera propostas incomparáveis.
Empresas que já utilizam ferramentas de BI, dashboards financeiros, ERPs ou plataformas de despesas conseguem levantar essas informações com mais facilidade.
Já organizações com baixa maturidade operacional normalmente precisam consolidar dados manualmente, o que aumenta tempo e complexidade do processo.
Nesta etapa, a empresa define quais empresas receberão o RFP. Essa seleção pode partir de um RFI anterior, referências do setor ou indicações especializadas.
A qualidade dessa pré-seleção impacta diretamente o resultado do processo. Convidar fornecedores sem aderência ao perfil da operação aumenta o volume de propostas, mas reduz a eficiência da análise.
Por isso, muitas empresas utilizam critérios mínimos já nessa fase, como experiência no segmento, capacidade de atendimento regional ou internacional, maturidade tecnológica e carteira de clientes semelhante.
O documento é elaborado com todas as seções, critérios de avaliação e cronograma do processo. Depois disso, é enviado simultaneamente para todos os fornecedores convidados.
Um bom RFP busca equilibrar profundidade e objetividade. Documentos excessivamente genéricos geram respostas superficiais, enquanto materiais longos e pouco organizados dificultam a participação e tornam a análise mais complexa.
Por isso, é comum estruturar o conteúdo em blocos padronizados, separando informações institucionais, requisitos técnicos, modelo de atendimento, tecnologia, SLA e proposta comercial.
Os fornecedores recebem um prazo para enviar perguntas sobre o escopo ou os requisitos da contratação. As respostas são compartilhadas com todos os participantes, garantindo isonomia no processo.
Essa etapa também ajuda a identificar inconsistências ou pontos pouco claros no documento original. Em muitos casos, as perguntas dos fornecedores revelam lacunas operacionais ou critérios que precisam ser melhor detalhados.
Quando conduzido de forma organizada, o período de dúvidas reduz ruídos ao longo da concorrência e melhora a qualidade das propostas recebidas.
As propostas são analisadas com base na matriz de avaliação definida previamente, utilizando critérios de pontuação já estabelecidos pela empresa.
Para reduzir subjetividade, é comum que a avaliação seja dividida por categorias, com pesos específicos para cada critério.
Tecnologia, atendimento, cobertura operacional, capacidade de implementação, compliance e preço podem ter importâncias diferentes dependendo da realidade da empresa.
Esse modelo ajuda a tornar a comparação mais equilibrada e facilita a justificativa da decisão final.
Os fornecedores mais bem avaliados avançam para uma etapa de apresentações detalhadas, que normalmente inclui demonstrações da plataforma tecnológica e aprofundamento do modelo de atendimento.
Esse momento permite validar aspectos que nem sempre ficam claros apenas na proposta escrita. A empresa consegue avaliar a capacidade consultiva da agência, a qualidade da equipe envolvida, a maturidade operacional e até o nível de alinhamento cultural entre as partes.
Em operações mais complexas, também é comum solicitar demonstrações práticas de fluxos, relatórios e integrações tecnológicas.
Por fim, a empresa conduz a negociação com o fornecedor selecionado e, após o alinhamento comercial e contratual, inicia o processo de homologação antes da assinatura do contrato.
Nessa etapa, a negociação normalmente vai além do preço. Também entram em discussão níveis de serviço, responsabilidades operacionais, indicadores de desempenho, prazos de implementação e cláusulas contratuais.
Quando o processo foi bem conduzido desde o início, a negociação tende a ser mais objetiva, já que as expectativas entre as partes já foram alinhadas ao longo do RFP.
Quando o documento é genérico, as respostas tendem a ser superficiais e difíceis de comparar. Já um RFP bem estruturado gera propostas mais completas, aderentes ao contexto da empresa e úteis para a tomada de decisão.
Mais do que reunir perguntas em um arquivo, elaborar um RFP exige organização, alinhamento interno e clareza sobre os objetivos da contratação.
Veja os principais passos para estruturar um processo eficiente:
Antes de escrever uma linha do RFP, é preciso ter clareza sobre o que está sendo comprado.
Isso exige consolidar dados reais: volume anual de viagens, destinos mais frequentes, perfil dos viajantes por área e cargo, antecedência média de compra e gasto médio por deslocamento.
Se a empresa já usa um sistema de gestão de viagens, o ponto de partida é exportar os relatórios históricos diretamente da plataforma. Ferramentas como Power BI ou Google Looker Studio ajudam a identificar padrões de comportamento dos viajantes, picos de demanda e rotas prioritárias.
Quando os dados estão dispersos em planilhas, e-mails ou faturas de cartão corporativo, o recomendado é consolidá-los antes de iniciar o RFP. Sem esses números, qualquer proposta recebida será baseada em estimativas, e a comparação entre fornecedores perde precisão.
Sistemas de gestão de despesas corporativas, como a VOLL, ou até as exportações do cartão corporativo são pontos de partida válidos.
Um dos erros mais comuns no processo de seleção é definir os critérios de pontuação depois de receber as propostas, o que abre espaço para vieses inconscientes.
Os critérios precisam estar claros e documentados internamente antes de o documento ser distribuído.
Critérios comuns em RFPs de viagens corporativas incluem:
Qualidade tecnológica da plataforma;
Cobertura geográfica;
SLA de atendimento;
Fee de serviço;
Capacidade de integração com ERPs e sistemas de RH;
Experiência no setor;
Referências de clientes similares;
Nível de conformidade com as políticas de compliance em compras corporativas da empresa.
O formato mais eficiente para organizar esses critérios é a matriz de seleção de fornecedores: uma planilha que lista os critérios, atribui pesos percentuais a cada um e permite que o comitê avaliador atribua notas de forma independente antes de consolidar os resultados.
Isso profissionaliza o processo e elimina a disputa subjetiva na sala de avaliação.
O escopo de fornecimento descreve exatamente o que a empresa precisa: quais categorias de viagem serão geridas, em quais regiões, com qual volume estimado, quais integrações tecnológicas são necessárias e se há exigências específicas de atendimento, como suporte em outros idiomas ou dedicação para executivos.
Quanto mais preciso o escopo, mais comparáveis serão as propostas recebidas. Um escopo vago gera propostas completamente diferentes entre si, tornando a comparação inviável.
Já um escopo preciso, como “gerenciar passagens aéreas nacionais e internacionais, hospedagem em hotéis para até 200 viajantes ativos, com integração ao SAP” orienta os fornecedores para uma resposta calibrada.
Um RFP bem estruturado facilita tanto a resposta dos fornecedores quanto a avaliação posterior.
Cada seção deve ter uma instrução clara sobre o que se espera na resposta. Quanto mais o RFP guia o fornecedor, mais padronizadas e comparáveis serão as propostas recebidas. O modelo completo está disponível mais adiante neste artigo.
Comunicar apenas a data limite de entrega é insuficiente.
Os fornecedores precisam conhecer o cronograma completo: quando ocorrerão as apresentações dos finalistas, quando a decisão será comunicada e quando o contrato deve ser assinado.
Esse nível de transparência demonstra seriedade e atrai participantes mais qualificados.
Prazos muito curtos, como menos de 7 dias úteis, resultam em propostas superficiais. O recomendado para um RFP de viagens corporativas é entre 10 e 20 dias úteis de prazo de resposta, dependendo da complexidade do escopo.
O processo seletivo começa antes do envio do documento. Definir quais agências serão convidadas é uma decisão estratégica: uma lista entre 3 e 6 fornecedores garante diversidade de propostas sem tornar a avaliação inviável.
Para identificar candidatos qualificados, o ponto de partida são referências de pares do setor, publicações especializadas como o PanRotas e rankings de agências da Global Business Travel Association (GBTA), principal associação mundial do setor de viagens corporativas. Fornecedores já mapeados em um eventual RFI anterior também entram nessa lista.
Uma prática recomendada na gestão de categorias é manter um cadastro atualizado de fornecedores pré-qualificados, o que reduz o tempo de pré-seleção nos próximos ciclos de RFP.
Com as propostas em mãos, a avaliação deve ser feita por um comitê com representantes das áreas envolvidas, como viagens, compras, financeiro e TI.
Cada avaliador pontua individualmente, e os resultados são consolidados na matriz de seleção de fornecedores para gerar um ranking objetivo.
Para processos de bid mais complexos, plataformas de sourcing como SAP Ariba, Coupa ou Jaggaer automatizam o recebimento, a comparação e a pontuação das propostas.
Para a maioria das empresas, uma planilha colaborativa no Google Sheets ou Excel Online é suficiente, desde que os critérios de pontuação sejam claros e o processo seja seguido rigorosamente.
Os fornecedores finalistas (geralmente 2 ou 3) são convidados para apresentar suas soluções, seja presencialmente ou por videoconferência.
Essa etapa permite avaliar o time que vai atender a empresa, a qualidade da demonstração da plataforma tecnológica e a capacidade de personalização da solução.
A negociação que se segue deve ser baseada em valor, não apenas em redução de taxa. Contrapartidas como prazo contratual mais longo, volume garantido ou exclusividade em determinadas categorias são moedas de troca válidas e frequentemente mais relevantes do que um desconto pontual no fee de serviço.
Um RFP eficaz precisa ter uma estrutura clara, lógica e padronizada. Isso garante que todos os fornecedores respondam às mesmas premissas e permite uma comparação mais consistente entre as propostas recebidas.
Quanto mais detalhadas e organizadas forem as informações, menor a chance de interpretações diferentes sobre o escopo da contratação.
A seguir, estão as principais seções que um RFP para viagens corporativas deve incluir:
Essa seção contextualiza a operação da empresa para os fornecedores participantes.
É importante incluir informações como setor de atuação, porte da organização, número de colaboradores viajantes, regiões atendidas e características relevantes da operação, como presença internacional, viagens frequentes para áreas remotas ou exigências específicas de compliance.
Esses dados ajudam os fornecedores a entender o nível de complexidade da operação e a dimensionar corretamente atendimento, tecnologia e suporte.
Aqui, a empresa deve deixar claro o que motivou a abertura do RFP e quais resultados espera alcançar com a contratação.
Os objetivos podem incluir redução de custos, melhoria da experiência do viajante, aumento de conformidade com a política de viagens, ganho de eficiência operacional ou integração com sistemas internos.
Quanto mais explícitas forem as prioridades, mais aderentes tendem a ser as propostas recebidas.
Nesta etapa, é necessário especificar exatamente quais serviços farão parte da operação.
Isso inclui categorias como passagens aéreas nacionais e internacionais, hospedagem, transporte rodoviário, locação de veículos, mobilidade urbana, gestão de despesas e reembolsos.
Também é importante informar volumes estimados e cobertura geográfica necessária, evitando interpretações diferentes entre os participantes.
Os fornecedores precisam entender o comportamento da operação para construir propostas realistas.
Número de viagens anuais, gasto médio, principais destinos, antecedência de compra e quantidade de viajantes ativos são informações fundamentais para dimensionar equipe, capacidade operacional e modelo comercial.
Quanto mais precisos forem os dados, mais consistente tende a ser a comparação entre as propostas.
A seção de tecnologia deve detalhar quais ferramentas e integrações são necessárias para a operação.
Plataforma de self-booking, aplicativo mobile, integração com ERP e sistemas de RH, dashboards em tempo real, OCR para leitura de comprovantes e gestão de cartões corporativos são alguns exemplos.
Também vale separar o que é obrigatório do que é desejável, facilitando a avaliação da aderência técnica de cada fornecedor.
O RFP também deve estabelecer expectativas claras sobre atendimento e níveis de serviço.
Horários de funcionamento, canais disponíveis, tempo de resposta, suporte em outros idiomas e atendimento dedicado para executivos precisam estar descritos de forma objetiva.
Sempre que possível, o SLA deve ser definido com métricas específicas, evitando descrições genéricas como apenas “atendimento 24h”.
Essa seção define os controles e regras que a operação precisará seguir.
Entre os pontos mais comuns estão configuração de políticas por cargo ou área, fluxos de aprovação, rastreabilidade das solicitações e alertas automáticos para compras fora da política.
Em empresas com exigências mais rígidas de governança, detalhar esses requisitos reduz riscos de aderência no futuro.
Quanto mais claro for o modelo comercial esperado, mais comparáveis serão as propostas recebidas.
A empresa pode especificar se busca fee por transação, fee mensal, faturamento consolidado ou cobrança separada por categoria.
Também é importante solicitar detalhamento de custos adicionais, taxas operacionais e condições de reajuste contratual.
O RFP deve indicar exatamente quais informações cada fornecedor precisa apresentar na proposta.
Normalmente, isso inclui apresentação institucional, cases de clientes semelhantes, demonstração da plataforma tecnológica, descrição do modelo de atendimento, SLA praticado, proposta comercial detalhada e referências para validação.
Padronizar essas solicitações facilita a análise posterior e reduz o risco de propostas incompletas.
Divulgar os critérios de avaliação não é obrigatório, mas costuma aumentar a qualidade das respostas recebidas.
Quando os fornecedores entendem como serão avaliados, conseguem direcionar melhor suas propostas.
Os critérios normalmente incluem tecnologia, atendimento, custo, compliance, experiência no segmento e capacidade operacional, cada um com pesos diferentes conforme as prioridades da empresa.
Por fim, o RFP deve apresentar todas as datas e orientações do processo.
Isso inclui prazo para dúvidas, data limite para envio das propostas, agenda de apresentações, previsão de decisão e assinatura contratual.
Também é importante informar o formato esperado dos materiais, canal oficial de envio e responsável pelo contato durante o processo.
Um cronograma bem definido ajuda a organizar expectativas, reduz atrasos e torna a condução do RFP mais transparente para todos os participantes.
O modelo abaixo serve como ponto de partida, que deve ser adaptado de acordo com as necessidades da sua empresa. As instruções entre colchetes indicam o que deve ser preenchido pela empresa.
Adapte o nível de detalhe de cada seção ao porte da sua operação e ao grau de maturidade do processo seletivo:
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Seção |
Conteúdo e instruções de preenchimento |
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Identificação |
RFP — Seleção de Agência de Viagens Corporativas [Nome da empresa] | [Mês e ano de emissão] |
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1. Apresentação da empresa |
Descreva o setor de atuação, porte, número de colaboradores, presença geográfica e qualquer contexto relevante para a operação de viagens corporativas. Inclua o volume de viajantes ativos e os mercados onde a empresa opera. |
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2. Objetivo do processo |
Explique o que motivou a abertura do RFP — troca de fornecedor, crescimento da operação, primeiro programa estruturado, vencimento de contrato. Descreva o que a empresa espera alcançar com a nova contratação. |
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3. Escopo de fornecimento |
Liste as categorias incluídas: passagens aéreas nacionais, passagens aéreas internacionais, hospedagem, rodoviário, locação de veículos, mobilidade urbana, gestão de despesas e reembolsos, cartão corporativo. Indique o volume estimado por categoria. |
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4. Perfil de viagens |
Volume anual de viagens: [X] Gasto anual estimado: [R$ X] Principais destinos: [listar] Antecedência média de compra: [X dias] Número de viajantes ativos: [X] Número de aprovadores: [X] |
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5. Requisitos tecnológicos |
Descreva as funcionalidades obrigatórias e desejáveis da plataforma: self-booking, app mobile, integrações com ERP/RH, dashboards em tempo real, OCR para comprovantes, gestão de cartão corporativo. Indique os sistemas internos com os quais a integração é necessária. |
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6. Requisitos de atendimento e SLA |
Horários de atendimento exigidos; canais disponíveis (chat, telefone, WhatsApp); tempo máximo de resposta para solicitações urgentes, de rotina e fora do horário comercial; suporte em idiomas estrangeiros; modelo de atendimento VIP para executivos. |
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7. Compliance e política de viagens |
Descreva as regras da política de viagens e como espera que a plataforma as aplique: configuração por cargo/área/grupo, sinalização automática de desvios, rastreabilidade de aprovações, relatórios para auditoria. |
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8. Modelo comercial esperado |
Formato de remuneração esperado (fee por transação ou fee mensal); o que deve estar incluído no fee; como funciona o faturamento; condições para cancelamento e alteração; modelo de cartão corporativo. |
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9. Informações solicitadas |
Apresentação institucional; cases de clientes com perfil similar; demonstração da plataforma; descrição do modelo de atendimento e SLA; proposta comercial itemizada; referências de clientes (nome e contato). |
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10. Critérios de avaliação |
[Opcional] Tecnologia e inovação: [X%] | Atendimento e SLA: [X%] | Proposta comercial/TCO: [X%] | Experiência no setor: [X%] | Compliance: [X%] |
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11. Cronograma |
Envio do RFP: [data] Prazo para dúvidas: [data] Entrega das propostas: [data] Apresentações dos finalistas: [data] Comunicação da decisão: [data] Assinatura do contrato: [data] |
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12. Instruções de envio |
Formato do arquivo: [PDF/DOCX]. Canal de envio: [e-mail / plataforma]. Contato para dúvidas: [nome, e-mail, telefone]. Regras para perguntas: todas as dúvidas devem ser enviadas por escrito até [data]; as respostas serão compartilhadas com todos os participantes. |
Estruturar um RFP eficiente é um passo importante para transformar a gestão de viagens corporativas em uma operação mais estratégica, previsível e orientada por dados.
Mas, para que esse processo realmente gere resultados, a escolha do fornecedor faz toda a diferença.
Em viagens corporativas, não basta apenas contratar uma agência que emita passagens ou reserve hotéis. As empresas precisam de parceiros capazes de centralizar operações, automatizar processos, gerar inteligência financeira e garantir compliance em toda a jornada do colaborador.
É justamente nesse cenário que a VOLL se destaca. A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma plataforma completa para gestão de viagens, despesas e mobilidade corporativa em um único app.
Isso permite que as empresas centralizem toda a operação em um ambiente integrado, reduzindo retrabalho, aumentando o controle e simplificando a experiência dos usuários.
Se a sua empresa está elaborando um RFP, a VOLL tem estrutura, tecnologia e experiência para responder com profundidade a qualquer processo seletivo bem estruturado.
Veja os principais critérios que costumam aparecer em RFPs de viagens corporativas e como a VOLL se posiciona em cada um deles.
A VOLL reúne passagens aéreas nacionais e internacionais, hospedagem em mais de 300 mil hotéis ao redor do mundo, passagens rodoviárias com mais de 200 viações credenciadas, locação de veículos, mobilidade urbana, gestão de despesas, reembolsos, adiantamentos e cartão corporativo em um único aplicativo.
Isso elimina a fragmentação entre sistemas, que é um dos principais geradores de retrabalho e erros nos programas de viagens corporativas.
Todo o histórico de solicitações, aprovações e registros fica centralizado, disponível para o gestor em relatórios e dashboards intuitivos.
A plataforma permite configurar políticas por cargo, área ou grupo de colaboradores. O Farol de Compliance da VOLL sinaliza automaticamente quando uma solicitação está fora das regras, sem depender de revisão manual para identificar desvios.
O resultado é claro: a Andrade Gutierrez, parceira da VOLL há mais de 10 anos, viu a adesão à política de viagens saltar de 60% para 80% em 2025, com impacto direto em governança e redução de custos.
A plataforma utiliza inteligência artificial para sugerir as melhores tarifas no momento da reserva, comparando o acordo corporativo com dezenas de tarifas públicas.
Dashboards dinâmicos e relatórios personalizáveis entregam os dados da operação em tempo real, sem que o gestor precise montar planilhas manualmente.
A tecnologia OCR+ audita comprovantes automaticamente, e o sistema de prestação de contas integra reembolsos, adiantamentos e cartão corporativo em um processo único ao final do mês.
O suporte da VOLL funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, em diferentes canais e múltiplos idiomas. Para executivos, diretores e conselho administrativo, há um núcleo de atendimento VIP com serviço dedicado e experiência personalizada.
Além do suporte operacional, a VOLL oferece atendimento consultivo para apoiar o gestor no aprimoramento contínuo do programa de viagens, com profissionais especializados nas dinâmicas do mercado de viagens corporativas.
Itaú: NPS de 83/100, 97% das solicitações por autosserviço e 100% de conformidade em auditorias internas.
McDonald’s: economia de mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas com tecnologia e atendimento especializado.
Vitru: NPS subiu de 67 para 80 em um ano; 99% das aprovações ocorrem em menos de 24 horas.
Afya: redução de mais de 2.500 chamados e economia de 1.800 horas de trabalho, com quatro sistemas substituídos por um.
Andrade Gutierrez: adesão à política de viagens passou de 60% para 80% em um único ciclo.
A VOLL tem experiência sólida em responder a processos de RFP de grandes empresas, com material técnico, cases documentados e demonstração da plataforma em tempo real.
Entre em contato com a VOLL e veja como a solução se posiciona frente aos critérios do seu processo seletivo.
Veja perguntas frequentes sobre o tema.
RFP é a sigla para Request for Proposal, expressão em inglês que significa “Solicitação de Proposta”. Trata-se de um documento utilizado por empresas para conduzir processos estruturados de contratação de fornecedores.
O objetivo do RFP é permitir uma análise mais técnica, comparável e estratégica das propostas recebidas. Diferentemente de uma simples cotação, o documento avalia fatores como tecnologia, metodologia, atendimento, SLA, compliance, integração e capacidade operacional.
O RFI (Request for Information) é utilizado quando a empresa ainda está entendendo o mercado e deseja levantar informações sobre soluções, fornecedores e tendências.
O RFQ (Request for Quotation) é focado em cotação de preços. Ele é utilizado quando o escopo já está totalmente definido e a empresa precisa comparar condições comerciais.
Já o RFP (Request for Proposal) é utilizado em contratações mais complexas e estratégicas, nas quais preço sozinho não é suficiente para tomar a decisão.
Não. O uso do RFP não é obrigatório na maioria das empresas privadas.
No entanto, organizações mais maduras costumam utilizar esse modelo como parte de suas estratégias de procurement, strategic sourcing e gestão de fornecedores.
Além de aumentar transparência e governança, o RFP ajuda empresas a reduzirem subjetividade na tomada de decisão.
Em alguns casos, especialmente em grandes empresas, o documento também faz parte dos processos internos de compliance e homologação de fornecedores.
SLA significa Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço.
O SLA define quais padrões de atendimento e performance o fornecedor deverá cumprir durante a operação.
A matriz de seleção de fornecedores é uma ferramenta utilizada para comparar propostas de forma estruturada.
Ela organiza critérios de avaliação e atribui pesos para cada fator analisado.
A licitação é um processo formal regulado por lei, obrigatório para órgãos públicos no Brasil.
O RFP é o equivalente no setor privado, mas segue as regras internas da própria empresa, com mais flexibilidade de critérios, cronograma e forma de avaliação.
A lógica é similar, mas a licitação tem amparo legal e o RFP tem amparo na política interna.