A política de viagens corporativas é o principal mecanismo para garantir previsibilidade financeira, padronizar decisões e evitar gastos desnecessários ao longo do programa. Mas, mesmo quando a política é clara, uma parte importante do processo depende dos gestores de diferentes áreas que validam solicitações de viagem, mudanças de rota ou autorizações excepcionais.
Sem treinamento adequado, esses aprovadores podem interpretar a política de forma desigual, criando exceções não previstas ou aprovando deslocamentos que não são prioritários. E os resultados aparecem no orçamento: retrabalho, perda de compliance e aumento do tempo de aprovação.
Capacitar os aprovadores internos é uma das formas mais eficazes de evitar que o programa de viagens perca consistência e a empresa perca eficiência. A seguir, mostramos como definir perfis de aprovadores, criar materiais de apoio, evitar erros comuns e monitorar indicadores que ajudam a medir a maturidade do processo. Confira!
Cada área tem desafios e prioridades diferentes, e isso influencia diretamente a forma como aprova viagens corporativas. Entender esses perfis ajuda o gestor de viagens a adaptar o treinamento, reforçar pontos críticos e garantir que todos tomem decisões alinhadas à política.
Na maior parte das empresas, os aprovadores costumam se distribuir assim:
Comercial: Geralmente aprova viagens frequentes, com mudanças rápidas na agenda. Precisa de clareza sobre critérios de prioridade, custo por oportunidade e limites de exceção.
Projetos e operações: Lida com deslocamentos ligados a cronogramas, obras, auditorias e suporte técnico. Necessita de orientação sobre urgência real, rotas adequadas e gastos permitidos.
Diretoria e alta liderança: Costuma aprovar exceções e viagens estratégicas. É essencial reforçar critérios de compliance e impacto no orçamento.
Times administrativos: Raramente viajam, mas podem aprovar deslocamentos pontuais. Precisam entender bem o fluxo para evitar autorizações desnecessárias.
Financeiro: Atua como validador final ou gatekeeper. Deve ser treinado para identificar inconsistências e assegurar alinhamento fiscal.
Ao mapear esses perfis, o gestor consegue direcionar treinamentos mais eficientes e reduzir aprovações desalinhadas.
Mesmo com treinamentos formais, os aprovadores precisam de orientações rápidas no dia a dia. Materiais curtos e acessíveis ajudam a tomar decisões mais consistentes e reduzem dúvidas que geram retrabalho ou exceções desnecessárias.
Alguns formatos funcionam muito bem na rotina:
Guia de bolso da política: Resumo das regras principais, limites, fluxos e exceções permitidas.
Checklist pré-aprovação: Lista simples do que avaliar antes de aceitar ou recusar um pedido.
Tabelas rápidas de limites: Valores máximos por trecho, categoria de hospedagem, prazo de compra e outros parâmetros essenciais.
Fluxo visual de aprovação: Passo a passo do processo, mostrando quem aprova o quê e em qual ordem.
FAQ por área: Perguntas que surgem com mais frequência no comercial, operações, diretoria e demais times.
Alertas de atenção: Exemplos de situações que tendem a gerar erros, como pedidos urgentes sem justificativa ou viagens repetidas para a mesma finalidade.
Esses materiais encurtam o tempo de decisão, padronizam interpretações da política e reduzem solicitações fora do padrão.
Mesmo com uma política bem escrita, alguns erros tendem a se repetir nas aprovações. Listá-los no playbook dos aprovadores ajuda a reduzir desvios, evitar exceções desnecessárias e fortalecer o fluxo de decisão.
Os principais pontos de atenção são:
Aprovar viagens sem justificar a necessidade: Quando o motivo não está claro, aumentam as chances de deslocamentos que poderiam ser evitados.
Ignorar prazos da política: Aprovações em cima da hora elevam custos e criam impacto direto no orçamento.
Autorizar categorias acima da política: Upgrades de hotel, voos ou carros sem justificativa formal.
Aceitar exceções repetidas para a mesma área: Sinal de que o time não está alinhado à política ou não está usando os canais corretos.
Desconsiderar alternativas mais econômicas: Como horários com menor tarifa, rotas mais curtas ou viagens híbridas.
Validar solicitações incompletas: Pedidos sem justificativa, sem centro de custo correto ou sem informações obrigatórias.
Confundir urgência com prioridade: Apressar aprovações sem avaliar se a viagem realmente contribui para o objetivo do negócio.
Registrar esses erros no playbook deixa o processo mais claro, reduz variações entre áreas e melhora a qualidade das decisões de aprovação.
Leia também: FAQ da política de viagens corporativas: 20 perguntas que resolvem 80% das dúvidas.
A comunicação entre quem solicita e quem aprova a viagem influencia diretamente a quantidade de pedidos fora da política. Quando as orientações são vagas ou chegam tarde, aumentam as chances de exceções e retrabalho. Por isso, reforçar a comunicação é parte essencial do treinamento.
Alguns pontos ajudam a tornar esse processo mais claro:
Centralizar as informações da política: Evita versões diferentes circulando entre áreas e reduz interpretações divergentes.
Padronizar justificativas: Solicitações precisam trazer motivo claro, centro de custo correto, urgência real e objetivo da viagem.
Evitar aprovações por canais informais: Conversas paralelas geram ruído e dificultam auditorias futuras.
Usar mensagens objetivas: Aprovadores devem pedir complementos de forma clara e direta, evitando idas e vindas.
Criar um fluxo para exceções: Quando for necessário abrir exceção, o processo deve ser o mesmo para todas as áreas.
Reforçar periodicidade de comunicação: Atualizações mensais ou trimestrais ajudam a lembrar regras e reduzir ruídos internos.
Essa abordagem reduz dúvidas, acelera o fluxo e deixa as decisões mais consistentes entre todas as áreas da empresa.
Monitorar indicadores relacionados às aprovações ajuda o gestor a identificar gargalos, entender padrões de erro e avaliar se o treinamento está funcionando. Esses dados mostram onde ajustar o processo, quais áreas precisam de reforço e como a política está sendo aplicada no dia a dia.
Alguns indicadores essenciais são:
Exceções aprovadas por área: Mostra quais equipes mais fogem da política e onde o treinamento precisa ser reforçado.
Tempo médio de aprovação: Atrasos podem indicar falta de clareza no processo ou solicitações incompletas.
Retrabalho nas solicitações: Quando o pedido volta várias vezes para ajuste, há oportunidade de simplificar instruções ou materiais de apoio.
Pedidos incompletos enviados ao aprovador: Aponta falhas na etapa inicial do fluxo e necessidade de alinhamento com áreas solicitantes.
Adesão às regras da política: Mede o quanto cada área segue limites, prazos e parâmetros definidos.
Erros recorrentes por perfil de aprovador: Ajuda a direcionar treinamentos específicos.
Taxa de aprovação em primeira tentativa: Quanto maior, mais consistente é o entendimento da política.
Esses indicadores revelam a maturidade do processo e ajudam a empresa a manter a política de viagens corporativas funcionando de forma previsível e eficiente.
Saiba como aferir sua política de viagens corporativas.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, além de automatizar as regras da política em um sistema integrado, ajuda aprovadores a tomarem decisões com mais facilidade e assertividade, liberando tempo para que esses profissionais se dediquem às atividades estratégicas de suas áreas, sem ficar presos a revisões repetitivas.
Com a política configurada diretamente na plataforma, grande parte das validações acontece antes mesmo de chegar ao aprovado, o que ajuda a padronizar o processo, reduzir ruídos na comunicação e tornar o fluxo mais leve para quem precisa tomar a decisão final.
A plataforma oferece diversas funcionalidades que facilitam a rotina de aprovação, como:
Regras da política aplicadas automaticamente: Limites, categorias e exceções são validados antes da aprovação, reduzindo erros manuais.
Alertas de solicitação fora da política: O aprovador visualiza divergências no momento da decisão, com orientações claras do que precisa ser ajustado.
Fluxos de aprovação padronizados: Evitam caminhos paralelos e reduzem variações entre áreas.
Checklists integrados e formulários completos: Ajudam o solicitante a enviar pedidos corretos e reduzem retrabalho para quem aprova.
Treinamentos e materiais personalizados: O time da VOLL ajuda a desenvolver guias, fluxos e conteúdos para capacitar aprovadores e alinhá-los à política.
Dashboards por aprovador e centro de custo: Permitem acompanhar padrões de erro, tempo de aprovação e exceções recorrentes.
Histórico de decisões: Facilita auditorias internas e mostra como cada área está aplicando a política.
Além da tecnologia, o time de account management da VOLL orienta as áreas sobre boas práticas, interpreta dados de exceção e auxilia na criação de materiais que fortalecem a capacitação dos aprovadores internos.
O Grupo Andrade Gutierrez, referência em engenharia de grande porte, por exemplo, é parceiro da VOLL há mais de 10 anos e um dos avanços mais expressivos foi a adesão à política de viagens, que saltou de 60% para 80% em 2025, fortalecendo a governança e reduzindo custos.
Por isso, se você também quer resultados como esses, entre em contato com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.