Uma viagem a trabalho internacional exige que a empresa precisa coordene documentação, política de viagens, orçamento, câmbio, despesas, segurança e suporte ao colaborador, e mantenha essas informações conectadas durante toda a jornada do viajante.
Porém, todo esse processo pode ser ainda mais delicado em empresas com operações em diferentes países. Além de lidar com fornecedores e moedas distintas, o programa precisa conciliar regras locais, políticas corporativas, requisitos de entrada e informações sobre os viajantes.
Portanto, administrar a viagem internacional a trabalho começa, sobretudo, com a definição de boas políticas e a escolha de uma ferramenta robusta, que suporte os fluxos da empresa.
A VOLL trabalha esse tipo de operação desde 2023, quando lançamos nossa solução de gestão global de viagens, que opera fornecedores locais, operação em diversas línguas, acordos internacionais exclusivos e suporte a oito moedas.
Com base na experiência da VOLL, este guia mostra os principais pontos que os gestores de viagens precisam considerar ao planejar uma viagem internacional a trabalho, dos documentos ao duty of care e do câmbio à prestação de contas.
Viagem a trabalho internacional é o deslocamento de um colaborador para outro país com uma finalidade profissional, como participar de reuniões, eventos, treinamentos, negociações, visitas a clientes ou atividades em unidades da própria empresa.
Entretanto, antes do embarque, acontece todo o processo de gestão de viagens: entram aprovação, documentação, reserva, orçamento e preparação do viajante.
Durante o deslocamento, há o suporte, segurança, mobilidade e acompanhamento das despesas. Depois, a empresa precisa conciliar os gastos e avaliar o resultado daquela viagem.
Essa visão da jornada completa é importante porque uma decisão tomada na reserva pode gerar impacto financeiro ou operacional semanas depois.
Um hotel fora da política, por exemplo, não representa apenas uma diária mais cara. Pode significar menor aderência a fornecedores negociados, mais dificuldade para localizar o viajante e maior custo total de deslocamento.
O planejamento deve reunir objetivo da viagem, documentação, política corporativa, orçamento, reservas, pagamentos, segurança e suporte em um único processo.
Uma sequência segue etapas que envolvem definição do objetivo da viagem internacional a trabalho e prestação de contas, por exemplo:
Objetivo → aprovação → documentação → reserva → pagamento → viagem → suporte → prestação de contas → análise.
Ainda, quanto mais internacional é a operação, maior tende a ser o número de variáveis envolvidas. Por isso, centralizar informações melhora a capacidade de controle e resposta da empresa.
Os documentos necessários para uma viagem internacional a trabalho dependem do país de destino, da nacionalidade do viajante, da finalidade da viagem e do itinerário.
O checklist pode incluir:
Passaporte válido;
Visto (quando aplicável);
Autorização eletrônica de viagem;
Certificado internacional de vacinação;
Seguro viagem;
Carta-convite ou documentação profissional;
Comprovantes relacionados ao evento ou reunião;
Documentos exigidos no destino ou em países de conexão.
O ponto que merece mais atenção é o objetivo profissional da viagem.
A regra de entrada de um turista não necessariamente se aplica a alguém que vai prestar um serviço, participar de uma atividade profissional ou trabalhar temporariamente no país.
Por isso, a pergunta não deve ser apenas “precisa de visto?”. O correto é verificar qual autorização permite ao colaborador realizar a atividade prevista naquele destino.
Depende do destino, da nacionalidade do viajante e da atividade profissional que será realizada.
Por exemplo, para ocupar uma posição fixa em outro país, alguns destinos que pedem visto de trabalho para brasileiros são:
Estados Unidos;
Canadá;
China;
Austrália;
Rússia.
A regra global é de que nenhum país permite que um estrangeiro trabalhe legalmente usando apenas um passaporte de turista.
Entretanto, uma reunião comercial, um congresso, um treinamento técnico e a prestação de serviços podem ter exigências migratórias diferentes. Para essas atividades, a viagem é classificada legalmente como Viagem de Negócios (Business Trip), e não como emprego.
Na maioria das vezes, é necessário um Visto de Visitante a Negócios (conhecido internacionalmente como Business Visitor Visa).
Portanto, para empresas que enviam colaboradores ao exterior com frequência, essa verificação deveria fazer parte da solicitação da viagem. Descobrir uma restrição migratória depois da passagem emitida pode transformar uma etapa administrativa em um problema operacional.
Também é importante verificar os países de conexão. O fato de o viajante não sair do aeroporto durante uma escala não significa, automaticamente, que todas as regras de trânsito serão iguais às do destino final.
A empresa deve verificar os requisitos sanitários do destino e dos países de conexão antes do embarque.
Alguns países exigem comprovação de vacinação ou outros documentos sanitários. A Anvisa mantém orientações sobre o Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP), enquanto o Ministério da Saúde disponibiliza informações específicas para viajantes.
Para uma política corporativa, o ideal é que essa verificação seja incorporada ao processo de viagem, principalmente em destinos que apresentam exigências específicas.
A política de viagens internacionais estabelece as regras para aprovação, reserva, pagamento, hospedagem, transporte, alimentação, despesas e exceções durante deslocamentos ao exterior.
Uma política eficiente pode definir:
Antecedência mínima;
Classe de voo;
Teto de hospedagem;
Limites de alimentação;
Categorias de transporte permitidas;
Uso de cartão corporativo;
Regras de câmbio;
Reembolso;
Seguro;
Upgrades;
Bleisure;
Acompanhantes;
Exceções;
Canais oficiais de reserva.
Em empresas globais, existe uma dificuldade adicional: padronizar o que precisa ser global sem ignorar as particularidades de cada país.
Em levantamento da VOLL sobre as principais dores da gestão de viagens, publicado na Panrotas e feito com gestores de viagens de grandes empresas, mais da metade apontou baixa visibilidade de dados e falta de controle orçamentário entre as principais dores da gestão.
Esse dado é especialmente relevante para viagens internacionais porque o desafio da fragmentação aumenta quando cada país passa a trabalhar com fornecedores, moedas e processos diferentes.
O custo de uma viagem internacional a trabalho costuma incluir transporte, hospedagem, alimentação, mobilidade, taxas, seguro, despesas e eventuais custos de alteração ou cancelamento.
Esse é um dos pontos em que a gestão costuma perder precisão.
Se o gestor olha apenas para o preço da passagem, consegue responder quanto pagou pelo voo, mas consegue responder quanto aquela viagem realmente custou.
Por isso, em suas análises e dashboards, a VOLL trabalha com a lógica de Total Trip Cost, considerando a jornada completa para avaliar custo e oportunidade de economia
Uma forma simples de estruturar o indicador é:
Custo total da viagem = transporte + hospedagem + alimentação + mobilidade + taxas + seguro + demais despesas corporativas.
A partir daí, o dado pode ser analisado por destino, departamento, projeto, fornecedor ou centro de custo.
É uma diferença importante entre controlar despesas e gerir o programa de viagens.
A variação cambial pode impactar em até 30% os custos de uma viagem corporativa.
A variação cambial pode alterar significativamente o custo final de uma viagem internacional, mesmo quando o orçamento foi definido com antecedência.
A VOLL já identificou essa questão como uma das variáveis mais sensíveis do orçamento internacional.
Por exemplo, para uma viagem orçada em US$ 3 mil, se o câmbio utilizado na estimativa não for o mesmo da liquidação financeira, o valor contabilizado em reais pode ficar significativamente diferente do orçamento inicial.
Por isso, uma política de viagens internacionais precisa definir:
Moeda de referência;
Taxa utilizada;
Momento da conversão;
Tratamento de taxas;
Regra para adiantamentos;
Regra para reembolsos;
Forma de contabilização.
O controle de despesas começa antes do gasto, com limites, meios de pagamento e regras definidos pela empresa.
Cartão corporativo, adiantamento, reembolso e carteira digital são modelos possíveis. O que muda é o nível de controle e rastreabilidade obtido em cada operação.
Em uma viagem internacional, esse cuidado é ainda mais relevante porque o financeiro pode precisar conciliar:
Diferentes moedas;
Taxas de conversão;
Comprovantes emitidos no exterior;
Despesas em cartão;
Gastos em dinheiro;
Adiantamentos;
Reembolsos.
Quando cada etapa acontece em uma ferramenta diferente, a conciliação fica mais trabalhosa.
Por isso, o ideal é que a despesa já seja registrada no momento do gasto, com valor, comprovante, categoria e centro de custo associados à transação.
Duty of care é a responsabilidade da empresa de identificar, prevenir e responder aos riscos aos quais seus colaboradores podem estar expostos durante uma viagem profissional.
A questão central é simples:
Se algo acontecer com um colaborador no exterior, a empresa sabe onde ele está e consegue agir?
Para responder, o programa de viagens internacionais da emrpesa precisa conseguir rastrear com precisão:
Destino;
Itinerário;
Período da viagem;
Localização;
Contatos;
Fornecedores envolvidos;
Canais de suporte;
Protocolo de emergência.
Para isso, a ISO 31030 fornece orientações para organizações estruturarem a gestão de riscos relacionados a viagens, como identificação, avaliação, prevenção e mitigação.
Além disso, é importante não confundir o conceito com seguro viagem. O seguro pode fazer parte da proteção financeira do colaborador. Duty of care é uma responsabilidade de gestão muito mais ampla.
A empresa precisa centralizar itinerários e informações de viagem em um ambiente que permita consultar os deslocamentos e acionar o suporte quando necessário.
Essa é uma das razões pelas quais a reserva fora do canal oficial é mais do que um problema de compliance.
Se o colaborador compra diretamente no site de uma companhia aérea ou hotel, a empresa pode perder parte da visibilidade sobre aquele deslocamento.
Isso afeta três áreas ao mesmo tempo:
Governança: o gasto pode ficar fora da política.
Gestão financeira: o fornecedor e o valor podem não entrar corretamente nos indicadores.
Duty of care: a empresa pode ter mais dificuldade para localizar e apoiar o viajante.
Por isso, adesão ao canal oficial é também uma questão de segurança e não apenas de economia.
Na VOLL, por exemplo, há rastreabilidade em tempo real dos viajantes, dashboard centralizado e suporte emergencial 24/7.
A empresa consegue acompanhar itinerários, passagens e hospedagens, enquanto o viajante conta com botão de SOS no aplicativo e atendimento humano ininterrupto para situações de emergência.
Durante os deslocamentos urbanos, recursos como geolocalização do trajeto ampliam a segurança e permitem que a empresa tenha mais visibilidade sobre seus colaboradores, ajudando a prevenir riscos e agir rapidamente diante de imprevistos durante a viagem a trabalho internacional.
O papel do gestor na preparação de colaboradores para viagens internacionais a trabalho envolve fornecedor informações sobre a viagem, regras corporativas, destino, segurança, pagamentos e suporte.
Um bom briefing pode reunir, no mesmo ambiente:
Itinerário;
Documentos;
Contatos;
Hotel;
Transporte;
Política de despesas;
Forma de pagamento;
Moeda;
Canal de atendimento;
Orientações de segurança.
Isso reduz a dependência de e-mails separados e deixa o viajante com uma referência única durante o deslocamento.
A experiência do usuário é relevante aqui. Se encontrar uma informação ou solicitar ajuda for mais difícil no canal oficial do que fora dele, a empresa cria um incentivo involuntário para o uso de canais paralelos.
Bleisure é a combinação de uma viagem profissional com um período de lazer no destino.
O colaborador pode, por exemplo, chegar antes do compromisso ou permanecer alguns dias depois do encerramento da agenda profissional.
A empresa não precisa necessariamente proibir esse tipo de situação. Precisa definir onde termina a responsabilidade corporativa e começa a despesa pessoal.
A política deve esclarecer quem paga por:
Diárias adicionais;
Alteração de passagem;
Transporte pessoal;
Alimentação;
Acompanhante;
Diferença de tarifa;
Extensão do seguro, quando aplicável.
Sem uma regra clara, o bleisure pode gerar exceções difíceis de auditar.
A escolha deve considerar custo total, política corporativa, localização, condições tarifárias e impacto operacional.
Para uma reunião de dois dias, um hotel barato a 90 minutos do compromisso pode aumentar o custo com transporte e reduzir produtividade.
Da mesma forma, uma passagem mais barata pode ter uma conexão longa, horários inadequados ou regras de alteração pouco flexíveis.
Por isso, qualquer solicitação deve considerar o contexto da viagem.
Gerenciar viagens internacionais exige controlar múltiplas moedas, regras locais, fornecedores e custos sem perder visibilidade sobre a operação.
A VOLL, agência de viagens corporativas com atuação global, concentra essa jornada em uma única plataforma, permitindo que empresas reservem, aprovem e paguem voos, hotéis e outros serviços em 8 moedas, com políticas personalizadas para diferentes países e dashboards que consolidam os dados da operação em tempo real.
A gestão também ganha mais controle sobre os custos. A plataforma permite comparar tarifas corporativas negociadas com ofertas públicas, acompanhar os gastos por país e consolidar informações financeiras para identificar oportunidades de economia e desvios de política.
Quando o imprevisto acontece, a operação conta com squads especializadas em viagens internacionais e atendimento 24/7, com consultores bilíngues preparados para apoiar o viajante durante toda a jornada. O suporte está disponível por chat, WhatsApp, e-mail e canais locais, reduzindo o risco de uma falha operacional se transformar em um problema maior.
Esse modelo já é utilizado em operações globais de empresas como o Nubank, com processos integrados em 8 países. É a combinação de tecnologia, dados e atendimento especializado para dar à empresa controle global sem perder a experiência local.
Se a sua empresa precisa estruturar ou escalar a gestão de viagens corporativas internacionais, fale com o time da VOLL. Preencha o formulário e entraremos em contato!
Entenda mais sobre o assunto.
É o deslocamento de um colaborador para outro país para realizar uma atividade profissional, como reuniões, eventos, treinamentos, negociações, visitas a clientes ou operações da empresa.
A empresa normalmente define, em sua política de viagens, quais despesas profissionais são custeadas diretamente, pagas por cartão corporativo, adiantadas ou reembolsadas ao colaborador.
Depende do destino, da nacionalidade do viajante e da atividade profissional que será realizada. A regra aplicável a turistas não necessariamente autoriza todas as atividades profissionais.
Documentação, política, orçamento, passagem, hospedagem, câmbio, despesas, segurança, duty of care, suporte e prestação de contas.
A empresa pode trabalhar com fornecedores negociados, política de viagens, compra antecipada quando fizer sentido, análise do custo total, controle de despesas, gestão cambial e redução de gastos fora da política.
A empresa deve definir uma metodologia para cotação, conversão e contabilização das despesas em moeda estrangeira. Em programas com grande volume internacional, também pode estabelecer estratégias para reduzir a exposição à volatilidade cambial.