Como as viagens corporativas podem apoiar a expansão internacional da empresa

Nos últimos anos, o papel das viagens corporativas nas empresas deixou de ser puramente logístico para se tornar um vetor de transformação estratégica. Com a retomada global dos deslocamentos e a intensificação da competitividade entre mercados, viajar a trabalho voltou a ser indispensável para muitas das decisões executivas, especialmente para empresas em expansão internacional.

Segundo a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas (PAVC 2024), realizada pela ALAGEV, 74% dos gestores esperam aumento no volume de viagens para 2025, e 27% das empresas já investiram mais de R$ 20 milhões em mobilidade corporativa. 

Esses dados refletem a recuperação do setor e também uma mudança de mentalidade, uma vez que as empresas mais competitivas estão utilizando suas estratégias de viagens para abrir mercados, estabelecer presença internacional e acelerar parcerias globais.

Por que as viagens corporativas são essenciais na expansão internacional

A internacionalização é uma jornada que envolve a construção de relações de confiança, entendimento de novas culturas, negociação de acordos estratégicos e adaptação a diferentes ecossistemas de negócios. E grande parte disso acontece presencialmente.

Apesar de vivermos em um mundo conectado, a presença física ainda é um diferencial competitivo, especialmente em processos decisórios complexos, como os que envolvem a internacionalização.

Nesse contexto, as viagens corporativas desempenham um papel decisivo nas seguintes frentes:

• Abertura de novos mercados: Reuniões presenciais em países-alvo são fundamentais para entender os hábitos de consumo locais, avaliar concorrentes in loco e ajustar a estratégia comercial.

• Participação em feiras e eventos internacionais: Esses espaços facilitam o networking com parceiros estratégicos, fornecedores globais e potenciais clientes, além de promoverem a visibilidade da marca em escala internacional.

• Implantação de filiais ou escritórios regionais: A presença física de executivos e gestores nos estágios iniciais da operação internacional garante maior alinhamento e acelera a adaptação da equipe local.

• Missões comerciais e técnicas: Viagens organizadas para benchmarking ou visitas a ecossistemas de inovação (como o Vale do Silício, Tel Aviv ou Cingapura) proporcionam aprendizados aplicáveis à realidade da empresa.

• Fortalecimento da cultura corporativa global: A integração entre times multiculturais é facilitada por encontros presenciais, o que melhora a comunicação e o engajamento em operações distribuídas.

Como incentivar viagens internacionais com eficiência

Viabilizar viagens internacionais de forma sustentável exige preparo. Em um cenário marcado pela variação cambial e pelo aumento no ticket médio de voos, hospedagens e transportes, como mostram os dados do Levantamento de Viagens Corporativas (FecomercioSP/ALAGEV), é fundamental equilibrar o investimento com os resultados esperados.

Para incentivar as viagens internacionais, os gestores podem adotar as seguintes estratégias:

• Priorização dos deslocamentos com foco em resultados: Avaliar o ROI esperado de cada viagem e focar em deslocamentos que gerem expansão comercial, fortalecimento institucional ou aceleração de projetos-chave.

• Automação e controle de custos: Sistemas de gestão de viagens (TMS) integrados a políticas internas permitem centralizar orçamentos, reduzir erros e garantir conformidade, mesmo em operações globais.

• Parcerias de longo prazo com fornecedores: Adotar contratos mais previsíveis com redes hoteleiras, companhias aéreas e agências de viagens para evitar variações bruscas de preço e facilitar a negociação de pacotes corporativos internacionais.

• Apoio consultivo de uma agência especializada: O suporte de especialistas reduz riscos, melhora a experiência do colaborador e garante que a empresa aproveite todo o potencial de cada deslocamento com foco em negócios.

Benefícios da gestão estratégica de viagens para expansão internacional

Ao estruturar a operação de viagens com foco estratégico, a empresa colhe benefícios relevantes tanto no curto quanto no longo prazo. 

Entre os principais impactos positivos, estão:

• Redução de barreiras culturais e comerciais: O contato presencial com stakeholders internacionais acelera o entendimento de contextos regulatórios, culturais e econômicos.

• Tomada de decisão mais rápida e alinhada: Viagens bem planejadas contribuem para decisões mais embasadas, em tempo real e com maior envolvimento de todas as partes.

• Aumento da competitividade da marca: Estar presente em feiras globais e rodadas internacionais fortalece a imagem da empresa e posiciona a marca como referência no seu setor.

• Fomento à inovação e internacionalização da cultura corporativa: Interagir com outros mercados amplia a visão de negócio, estimula a inovação e enriquece a cultura organizacional com uma mentalidade global.

• Maximização do retorno sobre investimento (ROI): Com KPIs bem definidos e acompanhamento dos resultados, a empresa consegue comprovar os ganhos trazidos por cada deslocamento, mesmo em moeda estrangeira.

Leia também: 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar.

Como estruturar a operação de viagens para apoiar a expansão internacional

Para que as viagens corporativas realmente sustentem a expansão internacional da empresa, é fundamental organizar uma base sólida e eficiente. A seguir, veja um passo a passo simples para estruturar sua operação de forma estratégica:

1. Defina uma política de viagens adaptada para viagens internacionais

Para evitar dúvidas operacionais e garantir que os deslocamentos estejam alinhados aos objetivos da empresa e à legislação local, é importante adaptar sua política de viagens às particularidades de cada país de atuação, considerando aspectos como:

• Tipos de despesas permitidas;

• Categorias de voos, hotéis e transporte;

• Limites financeiros por perfil de viajante;

• Regras fiscais e reembolsos em moeda estrangeira.

2. Classifique os tipos de missão e objetivos estratégicos

Essa classificação permite priorizar deslocamentos com maior impacto e organizar a operação com foco em resultados. Para isso, identifique quais viagens serão mais recorrentes e relevantes para a expansão:

• Viagens de prospecção comercial;

• Implantação de novas unidades;

• Missões técnicas e visitas a fornecedores;

• Participação em feiras e eventos internacionais.

3. Escolha fornecedores globais e padronize processos

Negocie com redes hoteleiras, companhias aéreas e locadoras que tenham presença internacional e ofereçam condições especiais para contratos corporativos. Com isso, você:

• Garante mais previsibilidade nos custos;

• Reduz variações de preços por região;

• Facilita o suporte ao colaborador fora do país;

• Garante escalabilidade ao padronizar processos de reserva, aprovação e prestação de contas.

4. Automatize fluxos e conecte a operação aos sistemas da empresa

A automação reduz o retrabalho e evita erros em uma operação que tende a crescer em volume e complexidade. Utilize plataformas integradas de gestão de viagens (TMS) conectadas aos ERPs financeiros e às políticas internas. Isso permite:

• Visibilidade em tempo real dos gastos por destino;

• Controle de KPIs estratégicos;

• Conformidade automatizada com a política da empresa.

5. Monitore indicadores de performance e retorno

Estabeleça métricas claras para avaliar o impacto das viagens na expansão internacional. Com esses dados, o gestor consegue justificar investimentos, ajustar rotas e reforçar o papel estratégico da área junto à liderança. Alguns indicadores importantes são:

• Custo por viagem vs. retorno estimado;

• Taxa de adesão à política em viagens internacionais;

• Número de contratos ou leads gerados por missão;

• Índice de satisfação dos viajantes.

6. Prepare os colaboradores para operar fora do país

Capacite os viajantes para que representem a empresa com segurança e profissionalismo. Esse preparo reduz riscos, melhora a experiência do colaborador e protege a imagem da empresa no exterior. Faça isso adotando práticas como:

• Treinamentos sobre práticas culturais e regras de etiqueta nos países visitados;

• Orientações sobre câmbio, fuso horário, segurança e saúde;

• Suporte multilíngue e canal 24h para emergências.

A VOLL como parceira na expansão internacional por meio das viagens corporativas

A VOLL é a maior agência digital de viagens corporativas da América Latina e já ajudou empresas como Itaú, Arcos Dourados, EMS, Cielo e muitas outras a expandirem suas operações com eficiência, controle e segurança.

Com uma plataforma integrada, a VOLL permite centralizar todos os processos de viagem, das reservas aos reembolsos, em um único ambiente, com dashboards em tempo real e suporte 24/7 para os colaboradores. Além disso, a equipe de consultores atua junto ao gestor para desenhar programas de mobilidade internacional alinhados aos objetivos da empresa.

Entre os diferenciais da VOLL para empresas em expansão internacional, podemos destacar os seguintes:

• Integração com sistemas financeiros e ERPs globais;

• Emissão de relatórios por destino, missão e ROI por viagem;

• Negociação de tarifas internacionais com fornecedores homologados;

• Automatização de políticas adaptadas por país;

• Acompanhamento estratégico de indicadores e campanhas de engajamento.

Por isso, se a sua empresa está expandindo fronteiras, conte com a ajuda VOLL para acelerar e potencializar seus resultados. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como transformar a gestão de viagens internacionais em um pilar estratégico de crescimento.