Cartão para viagens internacionais a trabalho: como escolher, controlar gastos e reduzir custos

O cartão para viagens internacionais a trabalho exige um controle financeiro diferente de uma viagem doméstica. Além do valor da passagem, hospedagem e demais despesas, a empresa precisa acompanhar câmbio, IOF, tarifas, limites de cartão e conversão das despesas para reais.

O Brasil está entre os maiores mercados de viagens corporativas do mundo. Segundo dados citados pela VOLL com base em Visa e GBTA, o país ocupa a 10ª posição, com cerca de US$ 30 bilhões movimentados por ano em viagens corporativas.

Para as empresas, o cartão corporativo internacional ajuda a concentrar esses gastos e estabelecer regras de uso. Mas escolher o meio de pagamento adequado exige olhar para o custo total da operação e para a capacidade de conciliar as despesas depois da viagem.

Como funciona um cartão corporativo para viagens internacionais?

O cartão corporativo para viagens internacionais permite que colaboradores paguem despesas de viagem no exterior usando um meio de pagamento vinculado à empresa.

As compras são realizadas em moeda estrangeira e posteriormente convertidas para reais pela instituição financeira ou pelo emissor do cartão.

Dependendo do produto contratado, a empresa também pode definir limites de utilização, categorias de despesas, períodos de uso e regras específicas para cada colaborador.

O cartão pode ser utilizado para passagens, hotéis, alimentação, transporte, aluguel de veículos e outras despesas previstas na política de viagens.

Quanto custa usar um cartão corporativo no exterior?

Usar um cartão corporativo no exterior envolve taxas como o IOF (geralmente em torno de 3,5%) e um spread cambial de 3% a 6% cobrado pelos emissores sobre a conversão da moeda. Por isso, a empresa precisa considerar, principalmente:

• Valor da compra em moeda estrangeira;

• Taxa de câmbio utilizada pelo emissor;

• Spread cambial;

• IOF aplicável à operação;

• Eventuais tarifas cobradas pelo produto financeiro.

O câmbio comercial serve como referência, mas a conversão realizada pelo cartão pode utilizar uma taxa diferente. O spread representa justamente essa diferença aplicada pela instituição.

O IOF também precisa entrar na conta. Para operações internacionais com cartões, a alíquota atualmente aplicável é de 3,5%, embora a incidência dependa da natureza da operação. Por isso, a empresa deve verificar as condições específicas do produto e da transação antes de projetar seus custos.

Exemplo de cálculo

Considere uma compra de US$ 100, com dólar comercial a R$ 5,15 e spread hipotético de 4%.

O cálculo seria:

• Valor convertido pela cotação de referência: R$ 515,00

• Com spread de 4%: R$ 535,60

• IOF de 3,5%: R$ 18,75

• Total aproximado: R$ 554,35

Nesse exemplo, a despesa final fica cerca de 7,6% acima dos R$ 515,00 calculados pela cotação de referência.

O exemplo serve para mostrar por que a análise do custo de uma viagem internacional precisa considerar o valor efetivamente pago pela empresa, e não apenas a cotação do dólar no dia.

Cartão de crédito, pré-pago ou conta multimoeda: qual escolher?

Não existe um único formato adequado para todas as empresas. A escolha entre cartão de crédiot, cartão pré-pago ou conta multimoeda para viagens internacionais depende do nível de controle necessário, da política de viagens e da forma como o financeiro pretende fazer a conciliação.

Para empresas com grande volume de viagens internacionais, a comparação deve considerar também o controle sobre os gastos, a visibilidade das transações e o trabalho necessário para conciliar as despesas.

Como definir uma política de gastos para viagens internacionais?

Para definir uma política de gastos em viagens internacionais, você deve estabelecer regras claras sobre tetos de orçamento, conversão cambial e diretrizes de reembolso.

Um limite definido apenas em reais pode gerar distorções quando o colaborador viaja para destinos com moedas e custos diferentes. Por isso, a empresa pode trabalhar com referências por destino, categoria de despesa ou moeda.

A política também deve deixar claro:

• Quais despesas podem ser pagas com o cartão corporativo;

• Quais limites se aplicam a cada categoria;

• Como funciona a utilização do cartão no exterior;

• Quais comprovantes precisam ser apresentados;

• Como tratar despesas em moedas estrangeiras;

• Quando o colaborador pode utilizar recursos próprios;

• Como funciona o reembolso;

• Quem aprova exceções;

• Quais despesas não são permitidas.

A política de viagens precisa conversar com a política de cartão corporativo. Quando as duas funcionam de forma isolada, parte do controle continua dependendo da conferência manual.

Como controlar despesas em moeda estrangeira?

Controlar as despesas do cartão para viagens internacionais a trabalho é um dos pontos que mais exigem atenção do financeiro.

Isso porque, uma compra realizada no exterior é feita em uma moeda, mas precisa chegar ao sistema financeiro da empresa em reais, muitas das vezes. Entre esses dois momentos existem conversão, IOF, tarifas e, dependendo do processo, diferentes datas de lançamento.

Quando a conciliação depende de planilhas e comprovantes enviados pelo colaborador, aumentam as chances de divergência entre o valor gasto, o valor lançado e o valor efetivamente cobrado na fatura.

O controle melhora quando a empresa consegue acompanhar a transação desde o pagamento até a prestação de contas, com identificação do colaborador, centro de custo, categoria e comprovante.

A gestão do custo total da viagem também ajuda a entender o impacto dessas despesas no orçamento.

Cartão corporativo ou adiantamento para viagens internacionais?

O adiantamento transfere para o colaborador a responsabilidade de utilizar o dinheiro e depois fazer a prestação de contas.

Com um cartão corporativo para viagens internacionais, a empresa mantém o pagamento dentro de um instrumento controlado pela organização. Os limites podem ser definidos previamente e as transações ficam associadas ao meio de pagamento utilizado.

Isso reduz a quantidade de etapas manuais e facilita a identificação dos gastos.

O modelo mais adequado depende da política da empresa. Algumas operações utilizam cartões para despesas recorrentes e mantêm o reembolso ou o adiantamento para situações específicas.

Além disso, quando o colaborador precisa utilizar recursos próprios, a empresa pode recorrer ao processo de reembolso de despesas corporativas.

Como funciona o controle de cartões corporativos para viagens internacionais?

Para empresas com muitos viajantes, administrar cartão por cartão não é o suficiente.

O financeiro precisa conseguir definir quem pode utilizar cada cartão, qual limite está disponível, quais categorias de despesas são permitidas e como cada transação será registrada.

Também é importante ter visibilidade sobre os gastos antes do fechamento da fatura. Quanto mais tarde a empresa identifica uma despesa fora da política, menor é sua capacidade de agir sobre ela.

Uma plataforma de gestão de despesas pode concentrar essas regras e relacionar cada transação às informações necessárias para a prestação de contas e a contabilidade.

A integração com o ERP também reduz o trabalho de lançamento e conciliação. A VOLL aborda esse processo no conteúdo sobre cartão corporativo integrado ao ERP.

Como a VOLL ajuda empresas globais a controlarem despesas de viagens internacionais?

Com a solução de gestão de despesas corporativas da VOLL, sua empresa tem acesso a cartões corporativos que funcionam no exterior e permanecem integrado à gestão de viagens e despesas da empresa.

A plataforma da VOLL, a maior agência de viagens digital da América Latina, suporta operações em 9 moedas, permitindo realizar despesas e reservas em moeda local.

O colaborador também pode usar cartões virtuais emitidos instantaneamente pelo app e vinculá-los a carteiras digitais, como Apple Pay e Google Pay.

As regras da empresa continuam ativas durante toda a viagem. Limites por diária, orçamento por cargo e bloqueios por categoria de estabelecimento (MCC) são aplicados em tempo real, independentemente do país.

E a prestação de contas acontece enquanto a viagem acontece. O colaborador fotografa o recibo pelo aplicativo, o OCR faz a leitura e a despesa segue pré-conciliada para o financeiro e o ERP.

 A gestão também ganha visibilidade sobre o que está acontecendo agora, não apenas sobre o que aconteceu no mês passado.

Os dashboards da VOLL reunem dados da operação, mais de 150 relatórios customizáveis e agentes de IA que atuam na recuperação de créditos de bilhetes não voados, auditoria de tarifas hoteleiras e identificação de oportunidades de saving.

Além da inteligência artificial aplicada a toda a solução da VOLL, que identifica oportunidades automáticas de saving, que já geraram mais de 38 milhões de economia para os clientes da VOLL, há squads dedicadas que acompanham a operação para encontrar gargalos e oportunidades de redução de custos. 

Veja como a nossa solução de gestão de despesas pode funcionar nas viagens internacionais da sua empresa. Preencha o formulário e nossa equipe entrará em contato!

Perguntas frequentes sobre cartão para viagens internacionais a trabalho

Entenda mais sobre o assunto.

Qual cartão é melhor para uma viagem internacional a trabalho?

A escolha depende do modelo de controle da empresa, do volume de viagens e da forma de conciliação das despesas. Cartões corporativos de crédito, pré-pagos e soluções multimoeda atendem necessidades diferentes. Para empresas, o custo total e a capacidade de controlar os gastos devem entrar na comparação. A VOLL mantém todas essas opções em uma mesma plataforma, para você não precisar escolher.

Qual é o IOF do cartão internacional?

Para operações internacionais com cartões, a alíquota atualmente aplicável é de 3,5%. A incidência deve ser analisada de acordo com a natureza da operação.

O que é spread do cartão internacional?

É a diferença aplicada pela instituição financeira sobre a taxa de câmbio utilizada na conversão da compra. Por isso, a cotação comercial não representa necessariamente o valor final pago pela empresa.

Como controlar gastos de funcionários no exterior?

A empresa pode combinar uma política específica para viagens internacionais com cartões corporativos, limites por categoria, acompanhamento das transações e prestação de contas integrada. O objetivo é manter o gasto dentro das regras definidas sem depender apenas de conferência posterior.

Cartão corporativo internacional é melhor que adiantamento?

Não necessariamente. O cartão oferece maior controle sobre o pagamento e facilita a rastreabilidade das transações. O adiantamento pode fazer sentido em situações específicas. A decisão deve considerar a política de viagens, o perfil dos viajantes e o processo financeiro da empresa.

Como contabilizar despesas em moeda estrangeira?

A despesa precisa ser registrada em reais de acordo com as regras contábeis e financeiras adotadas pela empresa, considerando a conversão aplicável à transação e os encargos incidentes. A integração entre cartão, gestão de despesas e ERP reduz lançamentos manuais e facilita a conciliação.

O IOF do cartão internacional pode mudar?

Sim. A alíquota do IOF é definida por legislação e pode ser alterada pelo governo. Por isso, projeções de custo para viagens internacionais devem considerar a regra vigente no período da operação.