Em muitas viagens corporativas, o problema não está na passagem ou na hospedagem em si, mas sim no horário em que elas acontecem. Voos muito cedo exigem diárias extras na véspera, enquanto voos muito tarde forçam a permanência no hotel após o check-out padrão, com novas cobranças. O resultado? Custo adicional e baixa eficiência no uso do orçamento da empresa.
Para o gestor, isso representa um desafio recorrente: como garantir a melhor experiência para o colaborador, sem arcar com pernoites desnecessárias? A resposta pode estar na negociação inteligente de early check-in e late check-out com redes hoteleiras, integrando esses acordos à política de hospedagem e aos horários de voo da equipe.
Neste artigo, mostramos como essas modalidades impactam o custo total da viagem, como negociá-las com fornecedores e de que forma a gestão de viagens corporativas pode se beneficiar de práticas simples, mas eficazes, para evitar diárias adicionais e aumentar a satisfação do viajante.
Acordos de early check-in e late check-out podem parecer benefícios simples, mas têm alto impacto operacional e financeiro quando aplicados em escala. Para garantir essas condições sem cobranças adicionais, é preciso ir além da reserva padrão e tratar esses ajustes como cláusulas contratuais estratégicas com redes hoteleiras.
Veja como o gestor pode estruturar essa negociação:
Incluir as modalidades no contrato corporativo: Ao negociar tarifas com hotéis ou cadeias parceiras, inclua early check-in e late check-out como parte da política, especialmente em destinos recorrentes. Isso reduz a dependência de disponibilidade pontual na recepção.
Analisar histórico de horários de voos e deslocamentos: Mapeie padrões de chegada e saída da sua equipe. Se os voos para determinada cidade costumam pousar às 6h, ou partir às 21h, isso justifica a solicitação sistemática desses ajustes como parte do acordo.
Estabelecer critérios claros para concessão: Defina quais perfis de viajantes e viagens terão direito a esses benefícios (ex: executivos, eventos, viagens com duração mínima) e comunique à rede parceira.
Negociar flexibilidade proporcional à ocupação do hotel: Alguns hotéis aceitam garantir early/late sem custo adicional em períodos de baixa ocupação. Ter essa cláusula contratual permite uso estratégico da política conforme a sazonalidade.
Centralizar reservas via plataforma homologada: Ao utilizar uma ferramenta integrada como a da VOLL, os pedidos de early/late são feitos no momento da reserva e registrados formalmente, evitando falhas de comunicação entre empresa e hotel.
Essa negociação deve fazer parte da construção da política de hotel corporativo da empresa, e pode ser usada como diferencial para reduzir custos sem comprometer a experiência do viajante.
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Implementar early check-in e late check-out como parte da política de hospedagem não é apenas uma questão de conforto — é uma estratégia de gestão de viagens corporativas que pode gerar resultados mensuráveis. Para demonstrar o impacto, o gestor deve acompanhar dois grupos de indicadores:
Economia de diárias: Compare o número de reservas com pernoite adicional (pré-embarque ou pós-retorno) antes e depois da adoção dessas modalidades. Reduções recorrentes representam impacto direto no orçamento.
Custo médio por diária: Ao garantir early ou late sem cobrança adicional, o custo total da hospedagem por colaborador diminui, mesmo com a mesma quantidade de horas de permanência.
Uso proporcional dos acordos hoteleiros: Medir a taxa de uso dos hotéis parceiros com cláusulas de early/late ajuda a direcionar o volume para fornecedores que entregam mais valor.
Satisfação do viajante: Pesquisas internas ou dados de NPS pós-viagem mostram o quanto o colaborador valoriza não precisar madrugar ou esperar horas fora do hotel.
Redução de solicitações excepcionais: Menos pedidos de exceção ou de reembolso por hospedagens não previstas indicam que a política está funcionando na prática.
Com esses dados em mãos, o gestor consegue mostrar retorno tangível da negociação com hotéis e defender a continuidade ou ampliação da prática em outras rotas ou perfis de viagem.
Quando bem estruturada, a prática de garantir early check-in e late check-out pode reduzir significativamente os custos indiretos das viagens e melhorar a fluidez da operação como um todo. Os ganhos vão além da diária em si — envolvem previsibilidade, conformidade e melhor uso dos recursos da empresa.
Veja os principais impactos:
Evita pernoites desnecessárias: Sem essa previsão contratual, o colaborador que chega de madrugada precisa dormir por mais uma noite — mesmo que o compromisso comece só no dia seguinte. O mesmo vale para quem tem voo tarde e não pode deixar o hotel no horário padrão.
Reduz gastos com hospedagem fora da política: Colaboradores que não têm acesso a essas modalidades podem recorrer a soluções alternativas, como pagar a diária extra com cartão pessoal ou fazer reembolsos, aumentando os custos e reduzindo o controle.
Melhora a alocação de orçamento: Ao concentrar as reservas em fornecedores que oferecem esse benefício, a empresa passa a usar melhor seus acordos, distribuindo o orçamento com mais eficiência e previsibilidade.
Diminui exceções e aprovações fora do sistema: Com regras claras e acordos bem definidos, o time de gestão gasta menos tempo analisando casos excepcionais, lidando com urgências ou justificando desvios da política.
Essa combinação de controle, conforto e redução de gastos torna a negociação de early/late uma das alavancas menos exploradas — e mais eficazes — na otimização do orçamento de viagens corporativas.
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A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e ajuda empresas a transformarem pequenos ajustes operacionais — como early check-in e late check-out — em grandes ganhos de eficiência, economia e experiência.
Na VOLL, a gestão de hospedagens é tratada de forma estratégica e integrada à política de viagens da empresa. Isso significa que early check-in e late check-out não são exceções pontuais, mas parte estruturada do modelo operacional, negociadas com redes parceiras e aplicadas automaticamente no momento da reserva.
A plataforma integrada ainda permite que o gestor:
Defina regras claras de uso por perfil de colaborador, destino ou tipo de viagem;
Visualize o impacto da prática na redução de diárias e solicitações de exceção;
Centralize a comunicação com hotéis que já aceitam essas condições como parte do contrato;
Automatize aprovações com base no horário do voo e na política de hospedagem;
Ofereça uma experiência melhor ao colaborador, sem abrir mão do controle.
Muito mais do que um sistema de reservas, a VOLL é uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas, que integra passagens, hospedagens, locação, políticas, aprovações, faturas e suporte 24h em um ecossistema digital e personalizável.
Empresas como Itaú, Ifood, Nubank, OLX, entre outras diversas, utilizam a VOLL para reduzir SLAs operacionais, melhorar a rastreabilidade e aumentar a satisfação dos viajantes, com uma gestão conectada e fluida de ponta a ponta.
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