Gestão de contratos: etapas, benefícios e como melhorar o processo com estratégia

A gestão de contratos é uma das atividades mais críticas para empresas que lidam com múltiplos fornecedores, parceiros comerciais e prestadores de serviço.

Isso porque, cada contrato estabelece responsabilidades, prazos, valores e condições que impactam diretamente a operação e os resultados financeiros da organização. Quando esses documentos não são acompanhados de forma estruturada, aumentam os riscos de custos inesperados, renovações automáticas indesejadas e falhas de compliance. 

Até porque, sem monitoramento contínuo, integração com dados operacionais e acompanhamento de performance, acordos estratégicos deixam de gerar valor.

Savings não capturados, renovações automáticas desfavoráveis, cláusulas ignoradas e SLAs não auditados são falhas mais comuns do que se imagina.

Principalmente para gestores de viagens que lidam com metas de redução de custos, pressão por eficiência e exigências de compliance, a gestão de contratos deve ser um pilar estratégico da gestão do programa de viagens.

Neste guia completo, você vai aprender:

• O que é gestão de contratos;

• Quais são as etapas do ciclo de vida contratual;

• Quais são os principais benefícios de uma gestão eficiente de contratos;

• Como estruturar um processo eficiente e integrado à política de viagens.

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo estruturado que garante que todos os contratos de uma empresa, da negociação à renovação, sejam acompanhados de forma ativa, com foco na geração de valor, na mitigação de riscos e no controle de performance.

Essa disciplina integra práticas jurídicas, financeiras e operacionais para assegurar que os acordos firmados entre as partes cumpram seu propósito estratégico ao longo de todo o ciclo de vida.

Assim, o contrato deixa de ser apenas um instrumento formal de proteção jurídica e passa a atuar como um mecanismo ativo de gestão do negócio.

Na prática, a gestão contratual envolve:

• Garantir que as cláusulas negociadas estejam sendo cumpridas;

• Assegurar que os savings previstos estejam sendo capturados;

• Monitorar os SLAs acordados;

• Verificar se os reajustes seguem critérios definidos.

Gestão de contratos aplicada às viagens corporativas

A gestão de contratos nas viagens corporativas é o processo de organizar, acompanhar e otimizar todos os acordos comerciais firmados com fornecedores que fazem parte do programa de viagens da empresa. Isso inclui contratos com companhias aéreas, redes de hotéis, locadoras de veículos, empresas de mobilidade e agências ou plataformas de gestão de viagens.

Imagine o seguinte cenário prático: sua empresa negocia uma tarifa aérea corporativa com desconto progressivo baseado em volume anual. O contrato estabelece que, ao atingir determinado patamar de emissão, a empresa passa a receber rebate adicional.

Se não houver monitoramento contínuo, a área pode não perceber que está próxima de atingir o volume, pode distribuir compras entre concorrentes sem estratégia e, assim, perder rebate relevante no fechamento do ano.

Nesse caso, o contrato foi bem negociado, mas mal gerido.

Outro exemplo comum: contrato com hotel prevê tarifa fixa anual, sem reajuste durante 12 meses. Porém, por falha de integração, o sistema continua exibindo tarifas públicas superiores, e o colaborador reserva fora do acordo.

O resultado? Perda de savings, falha de compliance e desperdício da negociação.

Gestão de contratos, nesse contexto, significa integrar dados de consumo, realizar o sourcing estratégico e integrar a política de viagens a acordos comerciais para garantir aderência real.

Por que a gestão contratual se tornou ainda mais estratégica?

Nos últimos anos, três fatores elevaram o nível de criticidade da gestão de contratos nas viagens corporativas:

• Pressão por eficiência e redução de custos: orçamentos mais controlados exigem captura integral de savings negociados.
• Exigência crescente de compliance e governança: auditorias internas e externas demandam rastreabilidade e controle.
• Complexidade operacional maior: mais fornecedores, mais tecnologia, mais integração de dados.

A gestão moderna de viagens está cada vez mais orientada por dados. É preciso saber se o que foi negociado está sendo cumprido, e isso só acontece com uma gestão contratual ativa, integrada e baseada em indicadores.

Quais são as etapas do ciclo de vida da gestão de contratos?

A gestão de contratos acompanha todo o ciclo de vida contratual, desde o surgimento da necessidade até o encerramento ou renovação.

Para gestores de viagens corporativas, entender esse ciclo é essencial. Afinal, cada fase impacta diretamente no orçamento, compliance, experiência do viajante e governança.

As principais etapas são:

1. Solicitação e identificação da necessidade contratual

Todo contrato nasce de uma demanda. No universo de viagens corporativas, isso pode ocorrer quando:

• A empresa expande operação para uma nova região;

• O volume de viagens cresce e exige acordo aéreo;

• Há necessidade de padronizar hotéis em determinadas cidades;

• O SLA da agência atual não atende mais;

• Surge demanda por integração tecnológica ou automatização de despesas.

Assim, nessa fase, o erro mais comum é não formalizar critérios de decisão. Uma boa gestão começa com perguntas estratégicas:

• Qual é o impacto financeiro estimado?

• O contrato é crítico para a operação?

• Há risco regulatório ou fiscal envolvido?

• Existe dependência operacional do fornecedor?

• O volume projetado justifica negociação dedicada?

Exemplo prático: antes de negociar acordo com uma companhia aérea, o gestor deve analisar histórico de emissão por rota, sazonalidade, ticket médio e concentração de fornecedores. Sem esse diagnóstico, a gestão de contrato perde força.

Saiba também: Como definir critérios para escolha de fornecedores de viagens corporativas

2. Elaboração e negociação contratual

Aqui começa a construção do valo da gestão contratual, e a negociação não deve focar apenas em preço. Em viagens corporativas, há múltiplos elementos críticos:

• Estrutura de desconto (fixo ou progressivo);

• Metas de volume;

• Regras de rebate;

• Condições de cancelamento e remarcação;

• Prazo de validade;

• Cláusulas de reajuste;

• SLA de atendimento;

• Penalidades por descumprimento.

Aqui, ponto frequentemente negligenciado é a cláusula de reajuste.

Por exemplo, um contrato hoteleiro com tarifa fixa anual pode conter cláusula que permita revisão após determinado índice econômico. Se isso não estiver claramente definido, o fornecedor pode aplicar reajuste automático sem contestação.

Outro ponto estratégico é o SLA. Em contratos com agência ou TMC, é essencial definir tempo máximo de resposta, percentual de atendimento dentro do prazo, disponibilidade 24/7 e indicadores de satisfação. Sem esses indicadores claros, não há como medir performance.

3. Assinatura e formalização

Muitas empresas acreditam que o processo termina aqui. Na verdade, ele começa. Nesta fase, é essencial garantir:

• Versão final validada juridicamente;

• Registro centralizado;

• Definição clara de responsável pelo contrato;

• Controle de prazos e marcos importantes;

• Armazenamento seguro e acessível.

Aqui, um dos maiores riscos é a descentralização. Contratos armazenados em e-mails individuais ou pastas isoladas dificultam o monitoramento e a auditoria. Em caso de questionamento interno após a formalização, localizar cláusulas pode se tornar um problema.

4. Monitoramento e execução

Esta é a etapa mais estratégica de todo o ciclo, e coincidentemente é aqui que a maioria das empresas falha. Monitorar significa acompanhar:

• Se o volume mínimo está sendo atingido

• Se a tarifa negociada está sendo aplicada

• Se o SLA está sendo cumprido

• Se as metas de rebate estão sendo alcançadas

• Se reajustes foram aplicados corretamente

Pense em um acordo aéreo que prevê rebate adicional ao atingir determinado volume anual. Se não houver dashboard de acompanhamento, a empresa pode perder o timing de direcionar emissões estratégicas para alcançar a meta.

Outro exemplo é um contrato com agência que define SLA de resposta de 30 minutos. Sem relatório consolidado, a área não consegue comprovar descumprimento.

Monitoramento eficaz exige:

• Integração entre contrato e dados operacionais;

• Indicadores claros;

• Alertas automáticos;

• Relatórios periódicos;

• Reuniões de acompanhamento com fornecedor.

5. Renovação ou renegociação estratégica

Renovar automaticamente é um dos maiores riscos contratuais. Antes da renovação, o gestor deve avaliar:

• O fornecedor cumpriu o SLA?

• Os savings foram capturados?

• O volume contratado foi atingido?

• O mercado oferece melhores condições?

• A empresa mudou o perfil de demanda?

Por isso, relatórios históricos permitem argumentar com fatos. Índice de pontualidade, volume consolidado, taxa de utilização da tarifa negociada e nível de satisfação do usuário são indicadores importantes nesse momento.

Leia mais: Repositório de contratos e gestão de prazos: como garantir a renegociação no tempo certo

6. Encerramento ou substituição do fornecedor

Nem todo contrato deve ser renovado, e uma gestão madura considera o fim do contrato tão estratégico quanto sua assinatura. Quando há substituição de fornecedor, é essencial:

• Formalizar distrato;

• Garantir o cumprimento de obrigações pendentes;

• Transferir dados operacionais;

• Atualizar política interna;

• Comunicar stakeholders.

Um encerramento mal conduzido pode gerar cobranças indevidas, conflitos jurídicos, perda de histórico e ruptura operacional.

Quais são os principais benefícios de uma gestão de contratos eficiente?

Veja como essa prática pode beneficiar sua empresa:

• Redução de riscos jurídicos e fiscais: contratos mal acompanhados expõem a empresa a riscos que, muitas vezes, só são percebidos quando já se tornaram problemas;

• Maior previsibilidade orçamentária: quando os contratos são monitorados com base em dados reais de consumo, o gestor evita surpresas com reajustes automáticos ou com a perda de descontos negociados;

• Captura integral dos savings negociados: negociar bem não garante economia. Sem monitoramento, a empresa pode perder valor mesmo com contratos favoráveis;

• Aumento de produtividade da equipe: ao centralizar contratos e integrar dados de consumo, o gestor reduz retrabalho e ganha eficiência. O tempo antes dedicado a tarefas operacionais pode ser redirecionado para análise estratégica e negociação;

• Fortalecimento da governança e do compliance: a gestão contratual contribui para a padronização de processos, a transparência nas relações com fornecedores e o controle de prazos e responsabilidades;

• Maior poder de barganha em renegociações: a renegociação baseada em dados fortalece a posição da empresa. Sem histórico estruturado, a negociação se baseia em /percepções; com dados, passa a se basear em fatos.

Fornecedores na jornada de viagens corporativas: a importância além do contrato

Para gestores de viagens, também é preciso abordar a importância de um sourcing estratégico de fornecedores de viagens corporativas. Esses parceiros viabilizam, na prática, a mobilidade dos colaboradores, sustentando uma cadeia complexa que envolve companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras, empresas de transporte terrestre, seguradoras e agências especializadas.

Trata-se da gestão coordenada de um ecossistema robusto que movimentou R$ 13,7 bilhões no Brasil em 2025, segundo a Abracorp. Desse total, 57,51% correspondem a serviços aéreos, 31% à hotelaria e 6,53% a serviços complementares, como locação de veículos e seguros.

Soma-se a isso o fato de que as empresas trabalham, em média, com 286 fornecedores diferentes, segundo a Whistic, o que evidencia o nível de complexidade envolvido.

Nesse contexto, os principais impactos da cadeia de fornecedores são:

• Custo da viagem: negociações estratégicas com fornecedores preferenciais permitem acesso a tarifas corporativas, melhores condições comerciais e maior previsibilidade orçamentária;

• Experiência do viajante: contratos bem estruturados garantem padrões claros de serviço, mais conforto e menos fricção na jornada;

• Compliance e segurança: acordos sólidos estabelecem responsabilidades, seguros e níveis de serviço, mitigando riscos e assegurando conformidade com políticas internas e exigências legais.

Os fornecedores são peças-chave na construção de uma gestão de viagens corporativas eficiente, segura e estrategicamente alinhada ao negócio.

Por isso, a gestão de contratos deve ser um ponto de grande atenção para garantir um relacionamento adequado antes, durante e depois da execução dos serviços.

Quais são os principais desafios e riscos na gestão de contratos?

Se a gestão de contratos é um dos pilares da performance em viagens corporativas, por que tantas empresas ainda perdem valor nessa frente?

A resposta está nos desafios estruturais que comprometem a maturidade contratual. Muitos deles são silenciosos e só se tornam visíveis quando já impactaram custos, governança ou a experiência do colaborador.

Entre os principais desafios estão:

• Falta de centralização e visibilidade: sem centralização, o gestor perde a visão consolidada de prazos, marcos importantes e histórico de negociações. No contexto de viagens corporativas, isso pode significar não saber, por exemplo, quando um acordo aéreo vence ou se uma tarifa hoteleira possui cláusula de reajuste anual;

• Renovação automática sem análise estratégica: muitos contratos possuem cláusula de renovação automática. Sem controle de vencimentos e avaliação prévia de performance, a empresa pode renovar condições desatualizadas ou manter fornecedores com desempenho inferior;

• Desalinhamento entre contrato e operação: o contrato pode prever determinadas condições, mas a operação não refletir essas regras, seja um acordo com hotel negociado que não está carregado no sistema de reservas, ou um SLA definido contratualmente, mas não acompanhado por relatórios. Quando contrato e operação não conversam, a empresa perde o valor negociado;

• Dependência excessiva da memória institucional: em muitas empresas, a gestão contratual depende de pessoas específicas que “sabem como funciona”. Quando há mudança de equipe, perde-se histórico e contexto;

• Falta de visão estratégica da área de viagens: quando a área de viagens é vista apenas como operacional, a gestão de contratos tende a ser tratada como burocracia. Mas quando assume papel estratégico, os contratos passam a ser uma alavanca de eficiência.

Como implementar uma gestão de contratos eficiente na prática?

Depois de entender os benefícios e riscos, surge a pergunta mais importante: como estruturar uma gestão de contratos realmente eficiente?

A seguir, você verá um modelo prático e aplicável, passo a passo:

1. Mapear todos os contratos ativos

O primeiro passo é ter clareza total sobre o cenário atual. No setor de viagens corporativas, por exemplo, isso significa identificar e consolidar:

• Acordos com companhias aéreas;

• Contratos com redes hoteleiras;

• Parcerias com locadoras;

• Contratos com agência/TMC;

• Plataformas de tecnologia;

• Fornecedores de mobilidade;

• Operadoras de cartão corporativo;

• Contratos de atendimento VIP.

Sem esse inventário inicial, qualquer tentativa de gestão estruturada será superficial.

2. Classificar contratos por criticidade e impacto

Nem todos os contratos têm o mesmo peso estratégico. O ideal é classificá-los considerando:

• Volume financeiro anual

• Dependência operacional

• Risco jurídico

• Relevância para compliance

Por exemplo, um contrato com a TMC é altamente crítico, já um acordo hoteleiro regional pode ter criticidade moderada, enquanto um fornecedor pontual pode ter baixo impacto estratégico. Essa priorização permite direcionar energia e monitoramento para o que realmente influencia o programa.

3. Definir um “owner” claro para cada contrato

Um dos erros mais comuns é a ausência de responsável definido.

Cada contrato precisa ter um owner formalmente designado, responsável por acompanhar prazos e performance, conduzir renegociações e garantir o cumprimento de cláusulas.

No contexto de viagens corporativas, esse responsável geralmente é o gestor da área, mas pode envolver compras ou jurídico dependendo da estrutura da empresa.

4. Estruturar indicadores de performance

É fundamental transformar cláusulas em métricas acompanháveis. Por exemplo:

Para acordos aéreos:

• Percentual de concentração de volume;

• Ticket médio por rota;

• Atingimento de meta de rebate;

• Taxa de utilização da tarifa negociada.

Para agência ou TMC:

• SLA de resposta;

• Taxa de emissão dentro da política;

• Nível de satisfação (NPS);

• Percentual de autosserviço.

Para hotéis:

• Taxa de utilização da tarifa corporativa;

• Índice de cancelamento;

• Comparativo com tarifa pública.

Esses indicadores devem ser acompanhados periodicamente, não apenas no final do contrato.

5. Integrar contratos com dados operacionais

Aqui está o ponto que diferencia uma gestão madura de uma gestão básica. Contrato precisa conversar com dados reais de consumo. Isso significa cruzar emissões realizadas com reservas efetuadas, ou despesas registradas com reembolsos processados, por exemplo.

Sem integração tecnológica, isso se torna manual e vulnerável a erros. Com integração, o gestor consegue visualizar se o volume está sendo direcionado corretamente, se há fuga para fora do acordo ou descumprimento contratual.

6. Criar calendário de marcos contratuais

Gestão eficiente exige antecipação. O ideal é criar um calendário que inclua data de vencimento, prazo para aviso prévio de não renovação, períodos de revisão de SLA, datas de apuração de rebate e marcos de volume, por exemplo.

7. Centralizar e digitalizar contratos em sistema único

Planilhas isoladas não são suficientes. A centralização de contratos permite acesso rápido a cláusulas e controle de versões, o que garante total rastreabilidade e compartilhamento seguro.

Tecnologia como aliada da gestão contratual: como a VOLL apoia empresas?

Em um cenário de alta complexidade operacional, múltiplos fornecedores e pressão constante por redução de custos, a tecnologia se tornou essencial na gestão de contratos em viagens corporativas.

Planilhas isoladas, controles manuais e acompanhamento reativo simplesmente não acompanham a velocidade do mercado nem o nível de exigência da liderança.

A tecnologia conecta contrato, operação, dados financeiros e política de viagens em um único ecossistema, e é exatamente aqui que a VOLL se destaca.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma plataforma integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas.

Com ela, sua empresa pode:

• Centralizar o gerenciamento de viagens em um único sistema, simplificando processos e aumentando a eficiência;

• Reduzir custos por meio de negociações exclusivas com diversos fornecedores e análise inteligente de gastos;

• Garantir conformidade com a política de viagens através de aprovações automáticas e regras pré-definidas;

• Monitorar viagens e gerar relatórios detalhados, proporcionando segurança, suporte ao viajante e base sólida para decisões estratégicas;

• Obter vantagens estratégicas com fornecedores, aproveitando poder de compra consolidado, tarifas exclusivas e renegociações no momento certo;

• Manter controle digitalizado de contratos e informações essenciais, centralizado em uma plataforma completa, intuitiva e acessível a qualquer hora e lugar;

• Acompanhar KPIs e performance, com indicadores sobre gastos, rotas, share com fornecedores e oportunidades de melhoria contínua.

Com vários diferenciais e tecnologia de ponta, incluindo agentes de IA exclusivos, a VOLL permite que sua empresa alcance resultados expressivos em experiência, redução de custos e controle.

Usando a tecnologia da VOLL e a IGA (Itaú Gestão de Ativos) como gestor de viagens, o Itaú, por exemplo, economizou mais de R$ 157 milhões em passagens aéreas e reservas de hotéis em 2024. A estratégia estabeleceu um novo padrão de eficiência, governança e experiência para os colaboradores, dos quais 98% aderiram organicamente à plataforma da VOLL.

Além da alta adesão dos colaboradores e da significativa redução de custos, a nova solução apresentou 100% de conformidade em auditorias internas, reforçando o alinhamento às diretrizes de ética e compliance.

Com 97% das solicitações realizadas por meio de autosserviço, houve mais agilidade nos processos, e o índice de satisfação do usuário atingiu 83, refletindo a excelência no atendimento.

Outro case de sucesso é o McDonald’s, que alcançou um NPS de 73 e economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas graças à VOLL.

Se você deseja alcançar resultados como esses, solicite um contato do nosso time de especialistas. 

Perguntas frequentes sobre gestão de contratos

Confira, a seguir, mais respostas sobre o tema.

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de controlar, organizar e acompanhar todo o ciclo de vida de um contrato dentro da empresa — desde a negociação e assinatura até o monitoramento de prazos, obrigações e renovações. O objetivo é garantir que as condições acordadas com fornecedores, parceiros ou clientes sejam cumpridas, reduzindo riscos jurídicos e melhorando o controle financeiro.

Por que a gestão de contratos é importante para as empresas?

A gestão de contratos é importante porque permite monitorar compromissos financeiros, prazos e responsabilidades contratuais. Sem um processo estruturado, empresas podem enfrentar problemas como renovações automáticas indesejadas, multas contratuais, perda de benefícios negociados ou falta de visibilidade sobre custos recorrentes.

Quais são as etapas da gestão de contratos?

A gestão de contratos normalmente envolve cinco etapas principais:

1. Negociação e elaboração do contrato;

2. Aprovação e assinatura;

3. Armazenamento e organização;

4. Monitoramento do contrato;

5. Renovação ou encerramento.

Quem é responsável pela gestão de contratos na empresa?

A responsabilidade pela gestão de contratos pode envolver diferentes áreas da empresa. Em muitos casos, o processo é compartilhado entre jurídico, procurement (compras), financeiro e áreas operacionais, a depender do tipo de contrato e do impacto estratégico para o negócio.

Quais riscos existem quando a empresa não faz gestão de contratos?

Sem uma gestão adequada de contratos, as empresas podem enfrentar riscos como:

• Perda de prazos importantes;

• Renovação automática de contratos pouco vantajosos;

• Dificuldade em auditar compromissos financeiros;

• Falta de controle sobre obrigações e entregas acordadas;

• Aumento de custos operacionais.

Esses problemas costumam surgir quando os contratos ficam dispersos em diferentes sistemas ou quando não há acompanhamento regular das cláusulas contratuais.

Qual a diferença entre gestão de contratos e gestão de fornecedores?

A gestão de contratos está focada no acompanhamento das cláusulas, prazos e condições estabelecidas em cada acordo formal. Já a gestão de fornecedores envolve um escopo mais amplo, como avaliação de desempenho, relacionamento comercial e estratégia de compras.

Na prática, os dois processos são complementares: o contrato define as regras da relação comercial, enquanto a gestão de fornecedores acompanha a performance do parceiro ao longo do tempo.