A troca de um fornecedor estratégico, como a agência de viagens corporativas, a TMC ou o OBT, é um momento crítico para qualquer empresa.
Sem a devida organização, essa transição pode gerar diversas dificuldades logísticas, como colaboradores confusos, viagens não emitidas, reembolsos atrasados e, no fim, uma operação travada.
Este artigo é um guia prático para você, gestor de viagens, padronizar esse processo.
Descubra como realizar um go-live sem caos, com cronogramas e uma comunicação estratégica para evitar qualquer impacto negativo na sua operação.
Mudar de TMC ou OBT é mais do que apenas assinar um novo contrato; trata-se de uma grande mudança na forma como a sua empresa lida com viagens.
O processo envolve a transição de dados sensíveis, a adaptação a novas ferramentas, a comunicação com centenas (ou milhares) de colaboradores e a garantia de que nenhum detalhe financeiro ou operacional seja perdido.
Os principais motivos que dificultam essa mudança são:
Falta de um plano estruturado: a maioria das empresas subestima a complexidade da migração e não cria um cronograma detalhado. A improvisação é a principal causa de erros.
Comunicação ineficaz: a falta de transparência e o envio de informações incompletas ou tardias para os viajantes e para os times internos geram ansiedade e insegurança.
Problemas técnicos e de integração: perda de dados, incompatibilidade entre sistemas, falhas na migração de perfis de viajantes e meios de pagamento são gargalos comuns.
Impacto na operação: a parada da operação para o go-live afeta a produtividade, atrasa viagens e pode gerar prejuízos financeiros.
A chave para um go-live bem-sucedido é a antecipação e o planejamento estratégico. Você precisa enxergar a migração não como um evento único, mas como uma jornada com etapas claras e responsabilidades definidas. O objetivo é que, no período da virada, a operação siga plenamente.
Para isso, é fundamental adotar uma mentalidade proativa e seguir algumas boas práticas:
A migração não é responsabilidade exclusiva do gestor de viagens. Reúna representantes de áreas-chave, como TI (para integração de sistemas), Financeiro (para garantir a transição de pagamentos), RH (para comunicação com os colaboradores) e a própria liderança, para dar o endosso estratégico.
Antes de qualquer coisa, identifique os gargalos da sua operação atual. Quais são os maiores desafios na emissão de passagens? Como é o processo de reembolso? Quais são as maiores reclamações dos viajantes?
Mapear esses pontos de dor ajuda a garantir que a nova solução os resolva e que o plano de migração foque em mitigar esses riscos.
Evite sobrecarregar os colaboradores com informações; crie um plano de comunicação em ondas, liberando as informações gradativamente. A primeira onda pode ser um aviso prévio; a segunda, os detalhes da mudança; a terceira, os guias de uso da nova plataforma.
A migração de dados e a integração da plataforma precisam ser testadas pelo seu time — não confie apenas nos testes da plataforma. Realize um “piloto” com um grupo pequeno de usuários para garantir que tudo funcione como esperado antes de liberar para toda a empresa.
Um cronograma robusto é essencial para detalhar cada etapa, do planejamento à execução, garantindo que nada seja esquecido. Lembre-se de que a nova empresa parceira também deve ter um plano de migração, e a colaboração é fundamental.
Reúna os líderes das áreas de Compras, RH, Financeiro e TI, além dos key users do programa de viagens. Alinhe expectativas, defina papéis e responsabilidades e crie um grupo de trabalho para a migração.
Então, comece a trabalhar na migração dos dados mais críticos. Isso inclui:
Perfis de viajantes: a TMC/OBT precisa de uma lista atualizada de todos os viajantes, com informações como nome completo, CPF, RG, passaporte, e-mail corporativo e dados de emergência. A padronização desses dados é crucial para evitar erros.
Meios de pagamento: organize as informações de cartões corporativos, cartões virtuais e formas de faturamento.
Acordos e políticas: compartilhe as políticas de viagens da empresa, incluindo os acordos comerciais com cias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos.
A nova plataforma precisa de dados organizados para que os viajantes e gestores não precisem preencher tudo novamente, então, verifique se ela oferece ferramentas para importação em massa de informações.
Em paralelo, prepare as primeiras comunicações para os colaboradores: crie um material simples e direto, explicando que a empresa está mudando de parceiro e que novas ferramentas e processos virão em breve. Evite o excesso de detalhes neste momento para não causar ansiedade desnecessária.
Crie e agende sessões de treinamento online ou presenciais para os viajantes, segmentando por tipo de usuário (ex.: gestores que aprovam viagens, assistentes que reservam para o time e viajantes frequentes). Produza também materiais de apoio, como guias em PDF, tutoriais em vídeo curtos e uma FAQ sobre a nova plataforma.
Defina uma janela de tempo para parar novas emissões pela antiga TMC. Normalmente, 7 dias antes do go-live, todas as viagens para o período pós-migração já devem estar aprovadas, mas não emitidas. A nova plataforma cuidará da emissão.
Monte uma war room, seja física ou virtual, para ser o QG da migração. Sua empresa e os representantes da nova plataforma precisam estar conectados para resolver qualquer problema em tempo real.
Então, é hora de liberar a novidade. Em vez de fazer isso para toda a empresa de uma vez, realize um piloto com uma área específica. Isso permite testar a plataforma e os processos em ambiente controlado, identificando e resolvendo problemas antes da liberação geral.
Após o piloto, libere o acesso por departamentos, filiais ou grupos de usuários. A comunicação, agora, deve ser mais específica, informando que “o acesso para a equipe X já está liberado”. O war room deve continuar ativo nos dias seguintes ao go-live para monitorar o volume de solicitações, tirar dúvidas e agir rapidamente em caso de falhas.
A comunicação e o suporte contínuos são fundamentais para garantir a adoção da nova ferramenta e a satisfação dos colaboradores.
Para isso, mantenha a página de perguntas frequentes sempre atualizada com as dúvidas que surgirem nos primeiros dias e agende sessões de treinamento extras, focadas nas perguntas mais comuns.
Após algumas semanas, envie uma pesquisa simples aos colaboradores para coletar feedback e identificar pontos de melhoria.
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A plataforma é totalmente intuitiva e permite a migração de dados em massa de forma segura e eficiente, sem perda de informações. Além disso, por meio da nossa API, pode ser integrada a diversos sistemas corporativos da sua empresa, como ERPs, sistemas de RH, CRMs, ferramentas de conciliação financeira e muito mais.
Isso significa que dados de viagens - como informações de reservas, despesas, detalhes de passageiros e aprovações - podem ser transferidos e sincronizados automaticamente entre os sistemas, sem necessidade de intervenção manual.
Dessa forma, a integração entre plataformas proporcionada pela VOLL elimina a duplicidade de dados, garantindo que a informação seja inserida uma única vez e automaticamente replicada para todos os sistemas conectados.
Além disso, os viajantes podem contar com um suporte completo, com atendimento humanizado e canais de comunicação diversos para garantir que todas as dúvidas pós-migração sejam resolvidas rapidamente.
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