Sourcing: técnicas para tomar decisões na contratação de fornecedores

Sourcing é o processo estratégico usado pelas empresas para identificar, avaliar e selecionar fornecedores de bens e serviços a partir de critérios que equilibram custo, qualidade, risco e capacidade de entrega. Ele orienta decisões que impactam diretamente a eficiência da operação e na capacidade de manter contratos que atendem às necessidades do negócio.

Quando esse processo não está bem definido, escolhas feitas no momento da contratação tendem a gerar efeitos difíceis de corrigir. Fornecedores que parecem competitivos no início podem não sustentar o nível de serviço esperado, gerar dependência excessiva ou dificultar a leitura do custo real ao longo do contrato.

Neste artigo, o sourcing é abordado como um processo estratégico de decisão, com foco técnicas para você aplicar na prática. Ao longo do conteúdo, você encontrará:

• Como funciona o processo de sourcing e em que ele se diferencia de procurement;

• Quais critérios orientam decisões mais estruturadas de sourcing;

• Os principais tipos e quando utilizá-los.

• O que caracteriza o strategic sourcing;

• As etapas de uma estratégia de sourcing bem definida, com exemplos práticos;

• A aplicação do sourcing na contratação de serviços como viagens corporativas;

• Como decisões de sourcing bem estruturadas contribuem para mais previsibilidade e controle ao longo do tempo.

O que é sourcing e quais seus principais aspectos?

Por isso, antes de falar em modelos de sourcing ou etapas do processo, vale deixar claro quais aspectos costumam orientar decisões mais maduras na contratação de fornecedores. Em geral, eles se agrupam nos pontos abaixo:

• Custo total e custo de operação ao longo do contrato: o sourcing precisa considerar o que acontece depois da assinatura. Em serviços, o custo real tende a incluir taxas, variações por perfil de uso, exceções, retrabalho e até decisões que geram impactos indiretos (como tempo gasto com correções e retrabalho).

• Qualidade entregue e consistência do nível de serviço: o fornecedor conseguir precisa manter o padrão acordado. Isso envolve SLAs, capacidade de resposta a picos e imprevistos, estabilidade dos canais de atendimento e maturidade de processos.

• Risco, dependência e resiliência do modelo contratado: decisões de sourcing também tratam de concentração e dependência. Se o fornecedor falha, existe alternativa viável? O contrato cria travas que dificultam troca ou renegociação? Em serviços críticos, um modelo que reduz dependência e aumenta previsibilidade tende a ser mais adequado.

• Aderência às políticas internas e governança do processo: um fornecedor pode ser bom tecnicamente e ainda assim “não caber” na empresa se não preservar a governança definida.

• Ética, conformidade e requisitos corporativos: em empresas Enterprise, critérios de compliance e integridade fazem parte do processo de sourcing, principalmente em contratos de maior valor e recorrência. Isso inclui documentação, transparência, cláusulas de conformidade e alinhamento a padrões internos.

• Mensuração de desempenho e base de dados para decisões futuras: uma decisão de sourcing fica mais forte quando já nasce com critérios de acompanhamento definidos. Indicadores claros, dados acessíveis e mecanismos de auditoria tornam a comparação entre fornecedores mais objetiva ao longo do tempo e reduzem a dependência de percepções.

Sourcing e procurement: diferenças e complementaridade

Sourcing e procurement são etapas complementares da gestão de suprimentos. O sourcing corresponde ao processo estratégico e inicial de pesquisa, qualificação e negociação com fornecedores (foco em longo prazo), enquanto o procurement abrange o ciclo operacional completo, incluindo a solicitação, compra, recebimento e pagamento (foco na execução).

Ou seja, o sourcing define com quem comprar, e o procurement realiza o processo contínuo da compra.

Isso porque, o sourcing está concentrado no momento da decisão estratégica. Ele define quais fornecedores fazem sentido, com base em critérios como custo total, capacidade de entrega, risco, governança e alinhamento ao negócio. É nesse estágio que a empresa compara alternativas, escolhe modelos (single, multiple, local, global) e estrutura a lógica da contratação.

Já o procurement atua de forma mais ampla e contínua. Ele incorpora o sourcing como uma de suas etapas, mas segue além: organiza o processo de compra, formaliza contratos, acompanha a execução, gerencia fornecedores e avalia resultados ao longo do tempo.

Enquanto o sourcing responde à pergunta “quem contratar e por quê”, o procurement responde “como gerir essa contratação de forma consistente”.

Na prática, os dois processos se complementam. Um sourcing bem estruturado fortalece o procurement ao reduzir riscos na escolha inicial e estabelecer critérios claros desde o início.

Por outro lado, um procurement maduro fornece dados e aprendizados que qualificam decisões futuras de sourcing.

Em serviços como viagens corporativas, essa complementaridade fica evidente. O sourcing define, por exemplo, o modelo de agência, os requisitos de tecnologia e os critérios de cobertura e atendimento. Por sua vez, o procurement garante que essas escolhas se reflitam na operação, na aderência à política e na mensuração do custo e do desempenho ao longo do contrato.

Diferentes tipos de sourcing

Os principais tipos de sourcing são single sourcing, multiple sourcing, global sourcing e local sourcing.

Além disso, a estratégia de sourcing pode variar conforme a categoria de compra, o nível de risco, a criticidade do serviço e o grau de maturidade da empresa.

Abaixo, estão mais detalhes sobre cada um desses tipos e como eles funcionam.

1 - Single sourcing

Modelo em que a empresa concentra a contratação em um único fornecedor. Costuma ser adotado quando há necessidade de padronização, integração profunda ou quando o fornecedor possui capacidade diferenciada.

Em viagens corporativas, pode fazer sentido em operações que priorizam centralização, governança e experiência consistente, desde que o risco de dependência seja bem gerenciado.

2 - Multiple sourcing

Estratégia que envolve dois ou mais fornecedores para a mesma categoria. É utilizada para reduzir riscos, aumentar o poder de negociação ou atender demandas regionais e específicas.

Em serviços, esse modelo exige mais controle, mas oferece flexibilidade em cenários de variação de demanda ou cobertura geográfica ampla.

3 - Global sourcing

Consiste na busca de fornecedores em diferentes países ou regiões, aproveitando escala, especialização ou condições comerciais mais competitivas.

Quando falamos de viagens corporativas, aparece em operações globais que precisam garantir padrão de serviço internacional, acordos multilíngues e capacidade de atendimento fora do país de origem.

4- Local sourcing

Prioriza fornecedores locais ou regionais, considerando proximidade, conhecimento do mercado e agilidade operacional.

Esse modelo pode ser relevante em viagens corporativas para atender demandas específicas de determinadas regiões, rotas ou operações descentralizadas.

5 - Strategic sourcing

O stratic sourcing (sourcing estatégico) não é apenas um tipo, mas uma abordagem estruturada para definir a melhor estratégia de sourcing para cada categoria.

Ele combina análise de gastos, avaliação de mercado, definição de critérios e acompanhamento contínuo, sendo especialmente indicado para serviços complexos e recorrentes, como programas de viagens corporativas.

Para entender as diferenças mais claramente, confira a tabela:

Strategic sourcing: diferenciais e vantagens

Como mencionado, o strategic sourcing é uma metodologia de compras focada em otimizar custos e valor a longo prazo. Ela se diferencia ao analisar o TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total de Propriedade), que foca em outros aspectos além do preço da compra.

Por isso, na prática, o strategic sourcing envolve etapas como análise de gastos, estudo de mercado, avaliação de fornecedores, negociação estratégica, gestão de contratos e monitoramento de desempenho. Toda essa organização resulta em resultados contínuos para as empresas.

De acordo com um estudo da empresa de pesquisa Zipdo, 94% dos líderes afirmam que o sourcing estratégico melhorou a capacidade da empresa de se adaptar à volatilidade do mercado. A mesma pesquisa também ressaltou que organizações que renegociam contratos por meio de strategic sourcing podem economizar aproximadamente US$ 4.2 milhões por US$ 1 bilhão em gastos anuais.

Assim, o strategic sourcing se diferencia, principalmente, porque parte de uma leitura estruturada da categoria antes da decisão.

Quais são os benefícios do strategic sourcing?

Ao estruturar decisões de fornecimento a partir de uma lógica estratégica, o strategic sourcing traz ganhos como melhor gerenciamento de custos, diminuição de riscos e maior desempenho ao longo do tempo, especialmente em categorias de serviços.

Isso porque, ele proporciona:

• Visão mais precisa do custo total: o strategic sourcing amplia a análise para além do preço negociado, incorporando variáveis como exceções, custos operacionais, aditivos contratuais e impacto do nível de serviço.

• Decisões mais equilibradas entre custo, qualidade e risco: ao considerar a criticidade da categoria e dinâmica do mercado fornecedor, o processo evita escolhas baseadas em um único critério. Esse equilíbrio é fundamental em um contexto de maior incerteza econômica e pressão por eficiência operacional, também destacado pela Deloitte como prioridade para os CPOs.

• Redução de riscos e dependências: o mapeamento estruturado do mercado ajuda a identificar riscos de concentração, fragilidade operacional ou dependência excessiva de fornecedores. A própria Deloitte aponta o fortalecimento da gestão de riscos como um dos focos centrais da agenda de procurement nos próximos anos.

• Maior previsibilidade e governança: critérios claros de seleção e indicadores definidos desde o início facilitam o acompanhamento posterior e reduzem decisões reativas.

• Base consistente para negociações e revisões contratuais: ao documentar premissas, critérios e resultados, o strategic sourcing cria um histórico que qualifica renegociações futuras. Não por acaso, a renegociação com fornecedores existentes (41%) e o aumento da colaboração com parceiros estratégicos (38%) aparecem entre as principais estratégias de geração de valor para os CPOs, ainda segundo a pesquisa da Deloitte.

As 6 principais etapas da estratégia de sourcing

A estratégia de sourcing se organiza em etapas que ajudam a estruturar as decisões de forma consistente e replicável, que são:

• Análise da categoria e do gasto;

• Mapeamento do mercado fornecedor;
  

• Definição de critérios estratégicos;

• Avaliação e seleção de fornecedores;

• Negociação e formalização;

• Acompanhamento e revisão contínua.

Entenda como aplicar cada uma:

1. Análise da categoria e do gasto

O primeiro passo é entender a categoria em profundidade: volume de gastos, recorrência, criticidade para o negócio e histórico de desempenho.

Em viagens corporativas, por exemplo, essa análise envolve mapear tipos de viagem, volumes por região, perfis de viajantes e principais fontes de custo ao longo da jornada.

2. Mapeamento do mercado fornecedor

Nesta etapa, a empresa avalia quem são os fornecedores disponíveis, como o mercado está estruturado e quais modelos de serviço existem.

Exemplo: escolher uma agência de viagens corporativas, plataformas e modelos de atendimento em viagens corporativas, considerando cobertura, tecnologia, suporte e capacidade de escala.

3. Definição de critérios estratégicos

Com base na análise da categoria e do mercado, são definidos os critérios que orientarão a decisão. Aqui se estabelece o peso de custo, qualidade, risco, governança e aderência às políticas internas.

No dia a dia das viagens corporativas, isso pode acontecer ao decidir se o foco está apenas em tarifas ou se fatores como atendimento 24h, gestão de exceções e integração com políticas terão peso relevante.

4. Avaliação e seleção de fornecedores

Os fornecedores são avaliados de forma comparável, a partir dos critérios definidos. O objetivo é reduzir subjetividade e tornar a decisão mais transparente.

Por exemplo, ao comparar propostas de viagens corporativas considerando não só preço, mas também SLAs, modelo de operação e histórico de desempenho.

5. Negociação e formalização

A negociação deve refletir a estratégia definida, com contratos que traduzam os critérios escolhidos e deixem claras responsabilidades e níveis de serviço.

Um exemplo aqui é formalizar regras de remarcação, reembolso, atendimento a emergências e indicadores de performance em contratos de viagens corporativas.

6. Acompanhamento e revisão contínua

A estratégia de sourcing não se encerra na contratação. O acompanhamento dos resultados alimenta decisões futuras e permite ajustes ao longo do tempo.

Por exemplo, ao revisar a cada 3 meses o desempenho do fornecedor de viagens a partir de dados de uso, custos reais e nível de serviço entregue.

Leia também: Como fazer QBR com fornecedores e otimizar resultados de viagens

Como definir uma estratégia de sourcing bem-sucedida?

Definir uma estratégia de sourcing eficaz envolve organizar decisões em uma sequência lógica, que conecta contexto, dados e critérios antes da escolha do fornecedor. Os passos abaixo ajudam a estruturar esse processo de forma mais consistente.

Entender o papel da categoria para o negócio

Antes de qualquer análise de fornecedor, é preciso definir a relevância da categoria: nível de criticidade, impacto operacional e dependência para o funcionamento da empresa.

No caso de serviços em viagens corporativas, isso significa avaliar o quanto a categoria afeta produtividade, custos indiretos e experiência dos colaboradores.

Consolidar dados confiáveis de gasto e desempenho

Uma estratégia de sourcing se fragiliza quando parte de informações dispersas ou incompletas.

Consolidar dados históricos de gastos, contratos e performance anterior permite uma leitura mais realista do cenário e reduz decisões baseadas apenas em percepção.

Definir critérios claros de decisão

Com o contexto e os dados organizados, o próximo passo é estabelecer quais critérios orientarão a escolha do fornecedor e o peso de cada um.

Custo total, qualidade, risco, governança e aderência às políticas internas precisam estar explícitos desde o início para reduzir subjetividade.

Alinhar expectativas entre as áreas envolvidas

Estratégias de sourcing tendem a falhar quando procurement, áreas usuárias e financeiro operam com objetivos diferentes.

Alinhar expectativas sobre nível de serviço, limites de custo e prioridades do negócio faz com que a decisão continue fazendo sentido para todos os envolvidos.

Conectar o sourcing ao modelo de gestão posterior

Uma estratégia bem definida já considera como o fornecedor será acompanhado depois da contratação.

Indicadores, ritos de acompanhamento e critérios de revisão devem ser pensados antes da decisão, e não apenas após a assinatura do contrato.

Prever ciclos de revisão e ajuste

Por fim, uma estratégia de sourcing precisa admitir revisões periódicas. Mudanças no mercado, no volume de demanda ou na estratégia da empresa exigem ajustes.

Em serviços como viagens corporativas, essa revisão contínua é essencial para manter equilíbrio entre custo, operação e experiência ao longo do tempo.

Como a VOLL aplica o sourcing na gestão de viagens corporativas

As viagens corporativas têm papel direto na execução da estratégia das empresas.

Elas viabilizam vendas, operações, projetos, expansão e relacionamento com clientes e parceiros. Ao mesmo tempo, representam uma das categorias mais complexas da gestão de serviços, pela recorrência, pela descentralização das decisões e pelo impacto contínuo no orçamento.

Decisões baseadas apenas em tarifas iniciais tendem a ignorar fatores como qualidade do atendimento, gestão de exceções, aderência à política e custo total da jornada.

O strategic sourcing permite equilibrar essas variáveis ao estruturar decisões que consideram não apenas preço, mas também governança, capacidade operacional e desempenho do fornecedor ao longo do contrato.

A VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, atua como parceira estratégica ao apoiar a aplicação do sourcing na gestão de viagens corporativas, contribuindo para organizar dados, dar visibilidade ao uso real da categoria e sustentar decisões mais consistentes ao longo do tempo, sem substituir o papel do procurement.

Se você quer saber mais sobre como estruturar o sourcing em viagens corporativas, entre em contato com a VOLL e fale com um de nossos especialistas.

Perguntas frequentes sobre sourcing

A seguir, você confere a resposta para dúvidas que você ainda pode ter sobre o tema.

O que é sourcing?

O sourcing é o processo estratégico de identificação, avaliação e seleção de fornecedores. Diferente de uma compra comum, ele foca em construir uma cadeia de suprimentos que garanta o melhor custo-benefício, qualidade e segurança para a empresa a longo prazo.

Qual a diferença entre sourcing e procurement?

Embora usados juntos, o sourcing é a etapa inicial de pesquisa e seleção de parceiros (foco no fornecedor). Já o procurement engloba todo o ciclo de aquisição, desde o sourcing e a negociação até o pagamento e o recebimento da mercadoria ou serviço.

O que é strategic sourcing?

O strategic sourcing (sourcing estratégico) é uma metodologia que analisa o custo total de aquisição (TCO) em vez de apenas o preço. Ele utiliza dados e análise de mercado para alinhar as compras aos objetivos financeiros da empresa, visando o saving (economia) contínuo.

Quais são as etapas do processo de sourcing?

As etapas principais incluem:

• Análise das necessidades internas;
• Pesquisa e prospecção de mercado;
• Avaliação e homologação de fornecedores (RFI/RFP);
• Negociação de contratos e SLAs;
• Monitoramento de performance do parceiro.

Como o sourcing ajuda na redução de custos?

O sourcing reduz custos ao identificar fornecedores mais eficientes, consolidar volumes de compra para ganhar poder estratégico e mitigar riscos que poderiam gerar gastos imprevistos com multas ou rupturas na cadeia de suprimentos.