Procurement: o que é e como utilizar a IA para otimizar a longo prazo?

Procurement é um processo que, quando estruturado como parte da gestão, passa a exercer um papel central na governança dos gastos, na previsibilidade financeira e na relação com fornecedores, especialmente em categorias de serviços.

Sem um modelo claro de procurement, decisões ficam dispersas, economias projetadas não se sustentam na operação e a mensuração de resultados se torna imprecisa. É o que acontece com frequência em categorias como viagens corporativas, em que custos, fornecedores e formas de pagamento se distribuem ao longo de toda a jornada.

Neste guia especial para profissionais de compras, procurement, finanças e gestores envolvidos na contratação de serviços corporativos que buscam mais controle, previsibilidade e maturidade nos processos, você vai encontrar:

• O que caracteriza o procurement como processo de gestão e como funciona seu ciclo;

• Quais são os principais aspectos que diferenciam compras operacionais de procurement estratégico;

• As etapas desse processo explicadas passo a passo, com exemplos práticos de aplicação;

• Os benefícios de um modelo bem estruturado para controle, governança e eficiência;

• Como e-procurement, gestão de fornecedores (SRM) e inteligência artificial apoiam decisões mais consistentes

• Como aplicar esses conceitos na contratação e gestão de serviços, como programas de viagens corporativas.

O que é procurement?

Procurement é processo de identificar, adquirir e gerenciar bens, serviços ou matérias-primas essenciais para uma empresa, buscando o melhor custo-benefício e qualidade. 

O termo deriva do verbo em inglês "to procure", que significa conseguir, obter, adquirir ou contratar algo com esforço.

Portanto, diferente da compra pontual, ele organiza decisões de aquisição a partir de critérios claros de custo, risco, desempenho e a aderência às diretrizes do negócio de forma contínua e a longo prazo.

Isso significa que procurement ajuda a reduzir custos ao longo do tempo, aumentar a eficiência, garantir o compliance e gerenciar riscos na cadeia de suprimentos.

O procurement como processo de gestão

Quando estruturado corretamente, o procurement funciona como um sistema de gestão. Ele define regras, responsabilidades, fluxos de aprovação e métricas que permitem acompanhar o desempenho das aquisições não apenas no momento da compra.

Isso porque, ao tratar procurement como processo, a empresa passa a:

• Planejar aquisições com base em dados históricos e necessidades reais;

• Estabelecer critérios objetivos para seleção e avaliação de fornecedores;

• Monitorar custo total, nível de serviço e desvios de forma contínua;

• Ajustar contratos e estratégias a partir de resultados mensurados.

O ciclo de procurement

O ciclo de procurement (ou ciclo de compras) é um processo contínuo e estratégico de aquisição de bens ou serviços, que vai da identificação da necessidade até o pagamento e avaliação do fornecedor.

As etapas principais incluem identificação da necessidade, seleção de fornecedores, negociação, pedido de compra, recebimento, aprovação de fatura e gestão do fornecedor.

Por isso, em vez de uma ação isolada, trata-se de um fluxo que se retroalimenta, o que permite melhorias progressivas a cada novo ciclo.

De forma geral, esse ciclo envolve:

• Identificação da necessidade e definição do escopo;

• Análise do mercado e dos fornecedores disponíveis;

• Definição da estratégia de contratação;

• Negociação, contratação e formalização;

• Acompanhamento da execução e da performance;

• Avaliação de resultados e ajustes para ciclos futuros.

Quais são os principais aspectos do procurement?

Uma gestão de procurement efetiva se sustenta em alguns pilares que vão além da negociação comercial. Esses aspectos são os que permitem transformar aquisições em decisões estruturadas, comparáveis e alinhadas aos objetivos do negócio, especialmente em categorias de serviços.

São eles:

• Governança e compliance: definição de regras, políticas, fluxos de aprovação e critérios de escolha de fornecedores. Em serviços como viagens corporativas, esse aspecto reduz exceções, aumenta a aderência às políticas internas e evita decisões descentralizadas que pressionam o orçamento;

• Visibilidade e controle dos gastos: consolidação de informações sobre contratos, fornecedores, centros de custo e pagamentos, permitindo leitura mais precisa do custo total. Sem essa visibilidade, economias negociadas tendem a se perder ao longo da operação;

• Previsibilidade financeira: uso de históricos, projeções e padrões de consumo para reduzir incertezas orçamentárias. Em serviços recorrentes, como programas de viagens corporativas, esse controle ajuda a antecipar variações e a sustentar o planejamento financeiro;

• Padronização de processos: definição de modelos de contratação, critérios de avaliação e indicadores de desempenho replicáveis entre áreas e fornecedores. A padronização reduz retrabalho, facilita comparações e acelera renegociações;

• Integração entre áreas: alinhamento entre procurement, compras, financeiro, RH e áreas usuárias dos serviços. Essa integração garante que o que foi negociado esteja conectado ao uso real e ao controle financeiro, evitando rupturas na operação.

Diferenças entre compras e procurement

Ao contrário de compras, o foco do procurement vai além das atividades operacionais e se concentra em estratégias de longo prazo para alcançar objetivos mais amplos, como redução de custos e padronização de processos.

Assim, a área de compras costuma ter um foco mais operacional e transacional. Seu papel está ligado à execução da compra: cotar, negociar preços, emitir pedidos e garantir que o fornecimento ocorra conforme o combinado. Essa atuação é fundamental para o funcionamento da empresa, mas, isoladamente, tende a olhar para decisões pontuais e de curto prazo.

Procurement, por outro lado, amplia esse escopo ao tratar a aquisição como um processo contínuo de gestão. Ele envolve planejamento, definição de estratégias de contratação, gestão de fornecedores, acompanhamento de desempenho e análise de resultados ao longo do tempo.

O objetivo deixa de ser apenas comprar bem em um momento específico e passa a ser gerar valor, reduzir riscos e sustentar decisões mais previsíveis.

Na prática, a diferença fica mais clara quando observamos a contratação de serviços. Em categorias como viagens corporativas, a compra não se encerra na negociação de tarifas com uma agência ou fornecedor.

Custos se distribuem ao longo da jornada, decisões são tomadas por diferentes áreas e a economia real depende da aderência à política, da qualidade do serviço e da governança aplicada após o contrato. Nesse cenário, compras executa; procurement estrutura, acompanha e ajusta.

Quais são as etapas do processo de procurement?

A aplicação efetiva do procurement depende de um processo estruturado e replicável. A seguir, estão as principais etapas desse processo organizadas em um fluxo lógico, com exemplos práticos aplicáveis à contratação de serviços.

1. Identificação da necessidade e definição do escopo

Nesta etapa, a empresa define o que será contratado, por quê e em quais condições. Em serviços, o escopo precisa ir além do fornecedor e considerar volume, recorrência, áreas envolvidas e impacto operacional.

Exemplo prático: na contratação de um programa de viagens corporativas, o escopo deve contemplar tipos de viagem, volume estimado, perfis de viajantes, canais de atendimento e integração com políticas internas.

2. Análise do mercado e dos fornecedores

O objetivo é entender quais soluções existem, como os fornecedores se posicionam e quais modelos de contratação fazem mais sentido para a necessidade identificada.

Exemplo prático: avaliar não apenas tarifas oferecidas por agências de viagens, mas também capacidade de suporte, cobertura geográfica, tecnologia e histórico de performance.

3. Definição da estratégia de contratação (sourcing)

Com base no escopo e na análise de mercado, define-se a estratégia: modelo de concorrência, critérios de avaliação, peso de preço versus qualidade e requisitos mínimos.

Exemplo prático: estabelecer se a decisão em viagens corporativas será baseada apenas em menor tarifa ou em custo total, incluindo taxas, nível de serviço e governança.

4. Negociação e formalização do contrato

A negociação deve refletir a estratégia definida e garantir que condições comerciais, SLAs e responsabilidades estejam claramente documentadas.

Exemplo prático: formalizar acordos que incluam regras para remarcações, reembolsos, gestão de bilhetes não voados e níveis de atendimento em viagens corporativas.

5. Gestão do fornecedor e acompanhamento da performance

Após a contratação, procurement acompanha o desempenho do fornecedor com base em indicadores previamente definidos, ao avaliar custo, qualidade e aderência ao contrato.

Exemplo prático: monitorar SLAs de atendimento, adesão à política de viagens e variação de custos.

6. Avaliação de resultados e melhoria contínua

A última etapa fecha o ciclo e alimenta decisões futuras. A análise dos resultados permite ajustar contratos, processos e estratégias para novos ciclos de procurement.

Exemplo prático: revisar o programa de viagens corporativas a partir de dados de uso, exceções e economias efetivamente realizadas.

Benefícios de uma gestão de procurement bem estruturada

Quando aplicado como processo de gestão, empresas com práticas avançadas de procurement estratégico economizam entre 15 % e 20 % dos custos anuais ao implementar estratégias orientadas por dados, média acima de benchmarks tradicionais, segundo a plataforma de pesquisa Zipdo.

Isso porque, o processo proporciona:

• Maior controle e governança: decisões passam a seguir critérios claros, com menor dependência de escolhas individuais ou negociações isoladas;

• Previsibilidade financeira: custos são acompanhados ao longo do tempo, facilitando projeções e planejamento orçamentário;

• Redução de riscos operacionais: contratos, SLAs e fornecedores são monitorados de forma contínua;

• Melhor mensuração de economias: a empresa consegue diferenciar economia negociada de economia efetivamente realizada;

• Integração entre áreas: procurement cria um ponto de conexão entre compras, financeiro e áreas usuárias dos serviços;

• Base para decisões estratégicas: dados consolidados permitem ajustes e negociações mais embasadas.

E-procurement: como a digitalização fortalece a gestão do processo

O e-procurement representa a aplicação de tecnologia para estruturar, automatizar e dar visibilidade ao processo de procurement.

Ele organiza fluxos, centraliza informações e cria rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de aquisição.

Quando bem implementado, o e-procurement atua como um facilitador da gestão, e acelera as etapas definidas. Isso ajuda a reduzir a dependência de processos informais e permitir que decisões sejam tomadas com base em dados consolidados, e não em percepções isoladas.

Na prática, soluções de e-procurement costumam apoiar atividades como:

• Solicitação e aprovação de compras e serviços;

• Registro e acompanhamento de contratos;

• Centralização de fornecedores e condições negociadas;

• Consolidação de gastos por categoria, centro de custo ou período.

Em serviços como viagens corporativas, a digitalização do processo é especialmente relevante porque a ausência de ferramentas integradas tende a fragmentar informações entre sistemas, fornecedores e áreas internas, o que dificulta a leitura do custo total e a mensuração de economias reais.

O e-procurement contribui para reduzir esse problema ao criar um fluxo mais linear e transparente, conectando contratação, uso e acompanhamento financeiro.

Gestão de fornecedores (SRM): como estruturar relações de longo prazo no procurement

Para estruturar relações de longo prazo no procurement por meio do Supplier Relationship Management (SRM), é necessário migrar da visão transacional de "comprador vs. vendedor" para uma abordagem de parceria com interesses alinhados

Em vez de tratar o fornecedor apenas como um executor contratado, o SRM organiza a relação ao longo do tempo, com critérios claros de acompanhamento, avaliação e ajuste.

No contexto do procurement, o SRM cria mecanismos para monitorar desempenho, qualidade do serviço, cumprimento de SLAs e aderência às condições contratuais. Com isso reduzem-se riscos e facilitam-se decisões futuras de renovação ou substituição.

Na contratação de serviços corporativos, como viagens corporativas, a gestão de fornecedores se torna ainda mais crítica. 

Isso porque, a experiência do usuário, o nível de atendimento, a capacidade de resposta a exceções e a consistência operacional impactam diretamente o custo total e a percepção de valor do serviço. Sem um modelo estruturado de SRM, essas variáveis tendem a ser avaliadas de forma subjetiva ou reativa.

Portanto, uma gestão de fornecedores bem estruturada costuma incluir:

• Definição de indicadores de desempenho alinhados ao contrato;

• Monitoramento contínuo de SLAs e níveis de serviço;

• Análises periódicas de custo, qualidade e desvios;

• Processos formais de feedback, correção e renegociação.

Ao integrar o SRM ao ciclo de procurement, a empresa fortalece a governança, melhora a previsibilidade e cria uma base mais sólida para decisões estratégicas, especialmente em categorias de serviços recorrentes, em que o resultado depende da consistência da operação.

Inteligência artificial no procurement: onde ela gera valor na prática?

A inteligência artificial tem ampliado a capacidade das áreas de procurement de analisar dados, identificar padrões e antecipar desvios que seriam difíceis de perceber manualmente.

Mas, com cautela: em vez de substituir decisões humanas, a IA é um apoio à gestão do processo, especialmente em ambientes com grande volume de informações e múltiplas variáveis.

No contexto do procurement, a aplicação de IA tende a gerar mais valor quando está conectada a processos já estruturados. É a combinação entre dados organizados, critérios claros e automação que permite transformar análises pontuais em decisões mais consistentes.

Na prática, a inteligência artificial pode apoiar o procurement em frentes como:

• Análise de grandes volumes de dados para identificar oportunidades de economia e padrões de consumo;

• Detecção de desvios em relação a contratos, políticas e comportamentos esperados;

• Comparação contínua entre condições negociadas e custos efetivamente praticados;

• Apoio à priorização de ações, indicando onde concentrar esforços de renegociação ou ajuste.

Em serviços corporativos, como viagens corporativas, esse tipo de apoio se torna especialmente relevante.

Isso porque, a dispersão de fornecedores, tarifas, taxas e formas de pagamento dificulta a leitura do custo real e a identificação de perdas. A IA contribui ao cruzar essas informações de forma contínua, com isso, é possível ter mais clareza sobre onde o processo funciona bem e onde há espaço para melhoria.

Como aplicar procurement na contratação de serviços como viagens corporativas

A aplicação do procurement na contratação de serviços exige uma adaptação do modelo tradicional de compras.

Isso porque, serviços não se esgotam na entrega inicial e apresentam custos, riscos e impactos que se distribuem durante sua execução. Por isso, nesse caso, o valor do procurement está menos na negociação pontual e mais na forma como o processo é estruturado, acompanhado e ajustado.

Trata-se de uma categoria de compras indiretas que envolve múltiplos fornecedores, diferentes áreas usuárias, variações de demanda e decisões descentralizadas no dia a dia.

Sem um processo claro de procurement, a gestão tende a se apoiar apenas em tarifas negociadas, deixando de lado aspectos como custo total, aderência à política, qualidade do serviço e impacto operacional.

Aplicar procurement nesse contexto significa:

• Definir critérios claros de contratação: ir além do menor preço e considerar fatores como governança, capacidade operacional, cobertura geográfica, tecnologia e nível de serviço;

• Estruturar o acompanhamento pós-contrato: monitorar custos reais, SLAs, exceções e comportamento de uso, e não apenas o que foi acordado no papel;

• Integrar áreas envolvidas: alinhar procurement, compras, financeiro, RH e gestão de viagens para garantir que decisões estratégicas reflitam a operação real;

• Mensurar economia de forma consistente: diferenciar economia negociada de economia efetivamente realizada;

• Criar ciclos de revisão contínua: usar dados operacionais para ajustar contratos, políticas e estratégias de sourcing.

Esse modelo permite que viagens corporativas deixem de ser tratadas como um centro de custo difícil de controlar e passem a ser geridas como uma categoria estratégica de serviços, com maior previsibilidade, transparência e capacidade de decisão.

É nesse estágio mais maduro da gestão que parceiros estratégicos fazem diferença.

Ao apoiar a consolidação de dados operacionais e financeiros, a padronização de processos e a leitura contínua do custo total da operação, a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina contribui para que a área de procurement consiga sustentar decisões com mais visibilidade, governança e previsibilidade, sem assumir o papel de decisão.

Dessa forma, há a base necessária para que o processo funcione de forma integrada em serviços complexos como o de gestão de viagens corporativas.