Como preparar o programa de viagens para suportar o crescimento acelerado da empresa

O crescimento acelerado é um teste de maturidade operacional. Para quem está na linha de frente da operação, a expansão rápida costuma vir acompanhada do chamado estresse sistêmico. Na prática, quando uma empresa aumenta seu tamanho, processos que antes funcionavam perfeitamente podem começar a apresentar problemas.

As viagens corporativas são, quase sempre, uma das primeiras áreas a “quebrar”. Afinal, se a empresa está contratando dezenas de pessoas por mês, abrindo novas unidades ou conquistando mercados internacionais, o volume de deslocamentos tende a crescer.

Antes, o que era resolvido com uma planilha simples e alguns e-mails de aprovação transforma-se em um gargalo logístico e financeiro que gasta o tempo da gestão e a paciência dos colaboradores.

O problema central é que muitos programas de viagens são projetados para o “hoje”, ignorando o “amanhã”. O que funciona bem para uma startup de 50 pessoas torna-se insustentável quando a organização atinge 500 colaboradores. A informalidade, que antes trazia agilidade, passa a gerar falta de controle, perda de governança e desperdício de recursos.

Nesse cenário, o gestor de viagens enfrenta um dilema: como manter o controle rigoroso dos custos sem burocratizar o processo a ponto de impedir que os times cheguem onde precisam estar para fechar negócios? A resposta está na escalabilidade.

Neste artigo, mostraremos como identificar os sinais de alerta de que seu programa está prestes a saturar e como realizar ajustes estruturais para sustentar o crescimento de forma eficiente.

Desafios do programa de viagens em empresas em expansão

O crescimento da empresa costuma vir acompanhado de mais visitas a clientes, viagens para integração de times, reuniões presenciais e deslocamentos entre unidades. O volume de viagens aumenta não apenas em quantidade, mas também em diversidade de destinos, perfis de viajantes e tipos de solicitação.

Esse crescimento é, muitas vezes, imprevisível. Novos projetos surgem, contratos são fechados rapidamente e as equipes precisam se deslocar com pouca antecedência. 

Sem uma estrutura adequada, o gestor de viagens passa a lidar com urgências constantes, pouca previsibilidade financeira e dificuldades no controle de custos e na negociação com fornecedores.

Além disso, muitos programas de viagens foram desenhados para um cenário de baixa complexidade operacional. Políticas informais e fluxos simples, que funcionavam bem no início, tornam-se frágeis à medida que a empresa cresce.

Aprovações excessivamente centralizadas, dependência de colaboradores-chave e falta de documentação clara tornam o programa vulnerável a atrasos, retrabalho e insatisfação sempre que há mudanças ou picos de demanda.

Outro desafio recorrente é a pulverização de informações. Gastos em planilhas, aprovações por e-mail, pagamentos com cartões pessoais e reembolsos manuais dificultam o controle em tempo real. 

Sem dados consolidados, o gestor passa a agir de forma reativa, o que aumenta o risco de desvios de orçamento, descumprimento de políticas e falhas de compliance.

Impactos da expansão: novas praças, times e mercados

O crescimento não se limita ao aumento do volume de viagens: ele altera o contexto em que o programa de viagens opera. Os principais desafios enfrentados pela expansão são:

• Logística regional: aeroportos diferentes, malhas aéreas desconhecidas e a necessidade de novos acordos com hotéis locais.

• Compliance: garantir que o funcionário da nova unidade em outra região siga as mesmas diretrizes da sede exige uma comunicação impecável e sistemas integrados.

• Solicitações fora do padrão: sem um sistema que trave as opções fora da política, o volume de exceções cresce, sobrecarregando o RH e o Financeiro.

• Viagens internacionais: exigem gestão de vistos, seguros, moedas estrangeiras e políticas específicas de segurança.

• Riscos ampliados: o risco financeiro e jurídico aumenta à medida que o volume de transações e a exposição dos colaboradores crescem.

Leia mais: Como as viagens corporativas podem apoiar a expansão internacional da empresa

Alerta: sinais de que o programa de viagens não escala mais

Identificar os sinais de alerta cedo é fundamental para evitar crises maiores. Alguns indícios são bastante comuns em empresas em expansão:

• Crescimento acelerado dos custos sem uma explicação clara ou detalhamento por centro de custo.

• Aumento constante de exceções à política de viagens, que passam a ser tratadas como regra.

• Dificuldade para gerar relatórios confiáveis e comparáveis ao longo do tempo.

• Processos excessivamente manuais, dependentes de planilhas e trocas de e-mail.

• Financeiro sobrecarregado com reembolsos, conciliações e auditorias.

• Reclamações frequentes dos viajantes sobre burocracia, lentidão ou falta de suporte.

• Perda de governança, baixa adesão à política e sensação de descontrole.

Quando esses sinais aparecem simultaneamente, é um forte indicativo de que o programa de viagens precisa ser revisto de forma estrutural.

Como antecipar problemas originados pela expansão (antes que eles apareçam)

A gestão de viagens em empresas de alto crescimento precisa sair do modo “combate a incêndio” e entrar no modo de planejamento estratégico. Adotar uma postura preventiva permite sustentar a expansão com controle, eficiência e previsibilidade. Veja como fazer isso na prática:

Integrar viagens corporativas à estratégia de crescimento

Viagens não são apenas um custo operacional: elas viabilizam vendas, fortalecem a cultura, aceleram projetos e conectam pessoas. Por isso, o programa de viagens deve estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa.

Antecipar a expansão de times, a abertura de novos mercados e mudanças no modelo operacional permite ao gestor se preparar com antecedência e reduzir improvisos.

Trabalhar com cenários e projeções

Projetar o crescimento do headcount, simular o aumento do volume de viagens e estimar impactos financeiros gera decisões mais embasadas. O uso de cenários ajuda a identificar gargalos futuros e a planejar capacidade, orçamento e tecnologia para momentos de pico.

Usar dados para decisões preventivas

Indicadores bem definidos revelam tendências antes que os problemas se consolidem. Analisar padrões de comportamento dos viajantes, níveis de aderência à política e variações de custo permite ajustes contínuos, mantendo o programa saudável ao longo da expansão.

Ajustes estruturais necessários para um programa de viagens escalável

Para sustentar o crescimento, é fundamental construir uma base sólida. A escalabilidade em viagens corporativas se apoia em três pilares:

Revisão da governança e dos fluxos de decisão

Escalabilidade exige descentralização com controle. Para isso, implemente fluxos automáticos baseados em centros de custo. Viagens dentro da política devem ter aprovação automática ou simplificada, enquanto apenas exceções devem escalar para a gestão superior.

Também é essencial definir claramente os responsáveis por cada etapa do processo (gestor direto, financeiro, RH, etc) evitando gargalos e a terceirização de responsabilidades.

Atualização da política de viagens

Uma política orientada ao crescimento precisa ser clara, flexível e justa. Diferenciações por perfil de colaborador, área ou tipo de viagem reduzem exceções e aumentam a aderência.

É possível, por exemplo, estabelecer diretrizes distintas para viagens de vendas (com foco em agilidade) e viagens administrativas (com foco em custo), ou adaptar limites por praça. O custo de vida em São Paulo é diferente do de cidades menores, e a política deve refletir essa realidade para evitar pedidos recorrentes de exceção.

Tecnologia como base da escalabilidade

Centralizar reservas em uma única plataforma, automatizar fluxos e integrar viagens, despesas, cartões corporativos e centros de custo é essencial para acompanhar o crescimento. A tecnologia reduz trabalho manual, aumenta a visibilidade e libera o gestor para atuar de forma mais estratégica.

Experiência do viajante: fator crítico em empresas em crescimento

Em fases de expansão, a retenção de talentos se torna ainda mais crítica e a experiência do viajante passa a ter papel central nesse contexto.

Experiências negativas impactam diretamente a produtividade, o engajamento e, em última instância, a permanência dos colaboradores. Por isso, um programa de viagens eficiente deve cuidar do viajante com a mesma atenção dedicada ao controle de custos.

Na prática, soluções de self-booking orientadas por política, regras claras e suporte ao viajante em todas as etapas da jornada reduzem exceções e aumentam a satisfação. Autonomia não significa falta de controle, mas processos bem desenhados e consistentes.

Além disso, em ambientes de rápido crescimento, imprevistos tendem a ocorrer em maior escala. Contar com um suporte ágil e eficiente é essencial para manter a operação funcionando sem comprometer a experiência do colaborador.

Indicadores essenciais para acompanhar durante a expansão

O que não se mede, não se gerencia. Alguns indicadores são fundamentais para acompanhar a saúde do programa durante o crescimento:

O papel de parceiros estratégicos na escalabilidade

Gerir um programa de viagens em expansão com processos manuais e estrutura interna limitada costuma gerar gargalos. É nesse cenário que parceiros especializados fazem diferença.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, atua de forma consultiva e estratégica apoiando gestores na estruturação de governança, implementação de tecnologia, centralização de dados e adaptação do programa a novas praças e mercados.

Ao integrar viagens, mobilidade e despesas em uma única plataforma, a VOLL oferece visibilidade em tempo real, automação de processos e uma experiência fluida para viajantes e gestores.

Alguns diferenciais importantes para empresas em crescimento acelerado são:

• Implementação ágil: enquanto agências tradicionais levam meses para configurar processos, uma plataforma tecnológica escala em dias.

• Visibilidade consolidada: ter todos os fornecedores e serviços em um só lugar permite uma visão 360º dos gastos.

• Consultoria para governança: nosso suporte consultivo ajuda a desenhar políticas de viagens que já nascem preparadas para o futuro.

• Redução de custo: ao automatizar o operacional, sua equipe pode focar em tarefas estratégicas, como análise de dados e otimização de contratos.

Com a VOLL, você garante que as viagens continuem sendo o que deveriam ser: a ponte para o sucesso e a expansão da sua empresa. Fale com um de nossos especialistas e saiba como podemos agregar em governança, expertise e tecnologia.