Saiba como provar o valor das viagens corporativas para o negócio

As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas. Reuniões presenciais, visitas a clientes, treinamentos e eventos continuam sendo autorizados, mas o que nem sempre acontece na mesma proporção é a capacidade de explicar por que essas viagens existem e qual valor elas geram para o negócio.

Em muitos programas de viagens, o foco da gestão está concentrado na operação (emissão, política, orçamento e reembolsos), enquanto a motivação por trás das viagens permanece difusa. Sem uma visão consolidada sobre os objetivos de cada deslocamento, as viagens passam a ser tratadas como um custo inevitável, e não como uma alavanca estratégica ligada às metas da empresa.

Mais do que saber quanto se gasta, o desafio está em entender por que se viaja, para quê e com qual impacto esperado, e usar essa informação para orientar decisões mais estratégicas.

Como e por que classificar as viagens corporativas por objetivo

Classificar as viagens corporativas por objetivo é um passo fundamental para transformar deslocamentos em informação estratégica. Sem essa distinção, todas as viagens acabam sendo analisadas da mesma forma, mesmo quando têm impactos muito diferentes para o negócio.

Ao organizar o programa a partir do motivo da viagem, o gestor passa a enxergar com mais clareza quais deslocamentos estão diretamente ligados a resultados, quais têm papel de suporte operacional e quais atendem a objetivos de médio e longo prazo. Essa leitura ajuda a priorizar investimentos, orientar ajustes de política e sustentar decisões diante da liderança.

De forma geral, essa classificação pode considerar, por exemplo:

• Viagens comerciais: visitas a clientes, prospecção, negociações e acompanhamento de contratos.

• Viagens operacionais: deslocamentos para suporte técnico, implantação de projetos, auditorias ou atividades essenciais para a continuidade do negócio.

• Viagens de desenvolvimento: treinamentos, capacitações, eventos e encontros internos voltados a pessoas, cultura e inovação.

• Viagens institucionais ou estratégicas: reuniões de liderança, conselhos, fóruns setoriais e agendas que influenciam direcionamentos de longo prazo.

Essa organização não serve apenas para criar categorias, mas para atribuir sentido ao gasto. Ao entender por que as pessoas viajam, o programa deixa de responder apenas à pergunta “quanto custa” e passa a responder também “para que serve”.

Leia também: Como conquistar o apoio da liderança para investir em um programa de viagens corporativas.

Como relacionar as viagens corporativas às metas da empresa

Depois de classificar as viagens por objetivo, o gestor consegue conectar cada deslocamento às metas que orientam a estratégia do negócio e, assim, provar valor e evitar que todas as viagens sejam avaliadas apenas pelo custo.

Seguindo as classificações do tópico anterior, as seguintes relações podem ser feitas:

• Viagens comerciais: podem ser relacionadas a metas de crescimento de receita, abertura de novos mercados, expansão de carteira e retenção de clientes.

• Viagens operacionais: costumam apoiar indicadores de continuidade do negócio, eficiência na execução de projetos, qualidade de entregas e mitigação de riscos.

• Viagens de desenvolvimento: se conectam a metas de capacitação, formação de lideranças, inovação e fortalecimento da cultura organizacional.

• Viagens institucionais ou estratégicas: influenciam direcionamentos de longo prazo, posicionamento da empresa no mercado e tomada de decisão da alta liderança.

Essa leitura qualifica decisões de priorização, sustenta ajustes de política e eleva o nível da conversa com a liderança, mudando a mentalidade de que viagens são apenas deslocamentos para que sejam vistas como um ativo estratégico do negócio.

Leia mais em: Viagens corporativas como investimento estratégico: a mudança de chave para 2026.

Como usar as informações do programa de viagens de forma estratégica

Quando as viagens corporativas passam a ser classificadas por objetivo e relacionadas às metas da empresa, o programa começa a gerar informações estratégicas, e não apenas dados operacionais. O desafio do gestor, a partir daí, é transformar esse volume de informações em insumos para decisão.

Alguns usos estratégicos dessas informações são:

• Comparar investimentos por finalidade: analisar quanto é destinado a viagens comerciais, operacionais, de desenvolvimento ou estratégicas ajuda a entender prioridades reais do negócio.

• Orientar ajustes de política: identificar categorias de viagem com maior volume de exceções ou gastos fora do padrão para revisar regras, se necessário.

• Qualificar o orçamento de viagens: distribuir o orçamento por objetivo torna a análise mais clara e reduz a chance de cortes lineares em períodos de revisão financeira.

• Apoiar negociações com fornecedores: dados consolidados por tipo de viagem fortalecem argumentos para renegociação de tarifas, contratos e condições comerciais.

• Identificar mudanças no perfil da operação: crescimento atípico de determinadas categorias pode sinalizar expansão, novos projetos ou necessidade de revisão de processos, por exemplo.

Por fim, também é importante lembrar que o uso estratégico das informações do programa fortalece o diálogo com a liderança, uma vez que os relatórios deixam de ser apenas demonstrativos financeiros e passam a mostrar como as viagens contribuem para objetivos concretos da empresa, apoiando decisões mais maduras sobre priorização, investimento e crescimento.

Saiba como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Como a VOLL contribui para dar visibilidade e direção às viagens corporativas

Parceira de grandes empresas como Itaú, Andrade Gutierrez, Ifood e outras diversas, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, em vez de tratar viagens apenas como reservas e despesas, estrutura programas de viagens para que cada deslocamento atenda às diferentes necessidades do negócio.

Sua plataforma integrada oferece recursos que permitem classificar, analisar e acompanhar viagens por finalidade, cruzando essas informações com dados financeiros e operacionais para que o gestor passe a visualizar padrões, entender onde estão concentrados os investimentos e identificar quais tipos de viagem crescem, se repetem ou fogem do esperado.

Com dados organizados por objetivo, o gestor consegue analisar viagens para além do custo isolado, qualificando o orçamento, priorizando deslocamentos mais relevantes e sustentando decisões com base em impacto. Isso fortalece a governança do programa e eleva o nível da conversa com a alta liderança.

Dessa forma, as viagens corporativas deixam de ser avaliadas apenas como despesa e passam a ser tratadas como parte da estratégia da empresa, com clareza sobre por que se viaja, para quê e com qual retorno esperado.

Conheça alguns dos cases de sucesso da VOLL e aproveite para entrar em contato conosco para saber mais sobre como podemos ajudar a provar o valor das viagens corporativas para o seu negócio.