Você já parou para pensar no quanto a desorganização pode custar para a sua empresa? Na gestão de viagens corporativas, um simples erro no cadastro de um passageiro, um documento expirado ou uma reserva duplicada pode se transformar em um enorme gargalo financeiro, gerando multas, taxas extras e um retrabalho exaustivo para a sua equipe.
Em meio à complexidade de gerenciar orçamentos e políticas de viagens, a limpeza de reservas e a padronização de cadastros são práticas essenciais para evitar esse tipo de situação.
Neste artigo, vamos abordar os erros mais comuns na gestão de reservas e explorar como uma rotina de higienização de dados pode blindar sua empresa contra prejuízos e dores de cabeça, garantindo eficiência e economia.
Na correria do dia a dia, negligenciar os pequenos detalhes pode acontecer. No entanto, são justamente eles que, quando somados, criam sérios problemas.
O que começa com um cadastro desatualizado se torna um erro no bilhete, que vira uma multa por alteração de nome, e assim por diante.
Vamos entender os principais erros que consomem o seu orçamento:
É o erro mais básico, mas um dos mais caros. Um colaborador que mudou de nome após o casamento, um passaporte vencido ou um número de telefone incorreto, se não corrigidos, são uma fonte de problemas.
As companhias aéreas exigem que o nome na passagem seja idêntico ao do documento. Se não for, a taxa para alteração pode ser altíssima e, em muitos casos, a única solução é cancelar a passagem e emitir uma nova — o que geralmente significa perder o valor integral.
Outro ponto crucial é o status do colaborador. Um funcionário que saiu da empresa e ainda está ativo no sistema pode gerar uma reserva indevida ou, pior, um bilhete emitido para alguém que não deveria mais viajar. Esse tipo de erro, além de gerar custos, pode levantar questões de segurança.
Em um sistema descentralizado, onde múltiplos agentes, ou até mesmo o próprio colaborador, fazem reservas, é fácil criar duas ou mais passagens para a mesma pessoa, no mesmo voo ou em datas próximas. Muitas vezes, isso acontece por uma falha de comunicação ou pela pressa.
Um bilhete duplicado significa que sua empresa pagou o dobro por um serviço que será usado apenas uma vez. Identificar e cancelar essas reservas a tempo é essencial, mas o ideal é ter um processo que impeça que isso aconteça desde o início. O prejuízo financeiro é direto, e o tempo gasto para corrigir é um custo operacional adicional.
Leia mais: Tudo sobre reserva de passagens aéreas em viagens corporativas
Imagine a cena: um gestor de viagens recebe uma ligação do colaborador, que está no balcão do aeroporto e não pode embarcar porque seu passaporte está expirado.
Ele não conseguirá embarcar, o que gera uma série de consequências: reserva de hotel cancelada, reunião de negócios adiada, custos de remarcação de passagens e um enorme estresse para todos os envolvidos.
Manter a validade de passaportes, vistos e outros documentos em dia é uma responsabilidade compartilhada, mas o gestor de viagens tem a visão geral. A falta de um processo de checagem pré-viagem é uma falha grave que pode comprometer toda a operação de negócios.
A rotina de limpeza de dados não é uma tarefa burocrática, mas sim uma garantia de economia, segurança e eficiência. Uma base de dados limpa e organizada impacta diretamente o seu programa de viagens em diversas frentes.
Cada erro corrigido antes da emissão do bilhete é um custo evitado. Uma rotina de higienização permite:
Evitar multas por alteração de nome: checar o nome completo e o CPF/passaporte antes da emissão elimina a necessidade de pagar taxas que podem ser altíssimas, dependendo da tarifa.
Anular reservas duplicadas: identificar e cancelar reservas repetidas a tempo evita o pagamento desnecessário de passagens e acomodações.
Reduzir retrabalho: sua equipe não precisa mais gastar horas preciosas resolvendo problemas que poderiam ter sido evitados, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Um cadastro padronizado e atualizado torna o processo de reserva mais ágil e menos suscetível a erros. A automação se torna mais eficaz quando os dados de origem são confiáveis. Isso significa menos intervenção manual e um fluxo de trabalho mais suave, da solicitação da reserva à emissão do bilhete.
Uma base de dados limpa é fundamental para a segurança. Um colaborador ativo que não está mais na empresa representa uma falha grave. A limpeza regular garante que apenas pessoas autorizadas façam parte do programa de viagens.
Além disso, a padronização assegura que as reservas estejam em conformidade com a política de viagens da empresa, evitando gastos excessivos.
Uma rotina de higienização de dados começa com a atenção aos detalhes. Para garantir que nenhuma informação crucial seja perdida, você precisa de um checklist. Confira nosso modelo e adapte-o à realidade da sua empresa:
Nome completo atualizado: o nome na reserva deve ser idêntico ao do documento de identificação (RG, CNH ou passaporte). Fique atento a erros de digitação, nomes duplos ou sobrenomes faltantes.
CPF ou número do passaporte: essencial para a emissão de bilhetes e para a identificação correta do passageiro. A validade do passaporte é crítica para viagens internacionais.
Data de nascimento: campo obrigatório para algumas companhias aéreas e essencial para a verificação de idade — especialmente para menores, em casos de viagens de expatriação que incluam toda a família do colaborador.
Telefone e e-mail: dados de contato atualizados são cruciais para o envio de informações sobre o voo, check-in, e para contato em caso de emergência ou alteração de voo.
Telefone de emergência: um contato de emergência do colaborador é uma camada extra de segurança, garantindo que alguém possa ser notificado em caso de imprevisto.
Número de programa de fidelidade: para garantir que o colaborador acumule milhas e pontos, o que se traduz em benefícios para a empresa, como passagens futuras ou prêmios.
Preferências: alergias, restrições alimentares, assento preferido, necessidades especiais e outros detalhes tornam a experiência de viagem mais confortável e segura.
Vistos válidos: mantenha o registro dos países para os quais o colaborador possui visto válido e as respectivas datas de vencimento.
Status do colaborador: se está ativo, em período de desligamento, de férias ou afastado. Isso evita reservas indevidas.
Departamento ou centro de custo: facilita a alocação correta de despesas e relatórios financeiros por área.
Responsável direto ou gestor aprovador: importante para autorizações e contato em caso de ajustes na viagem.
A higienização deve ser um processo contínuo. Além dessa prática, existem outras ferramentas e técnicas que podem automatizar e otimizar essa rotina, garantindo que você esteja sempre à frente dos problemas. Confira nossas dicas:
O TTL (Ticketing Time Limit) é o prazo máximo para a emissão de um bilhete após a criação da reserva. O monitoramento rigoroso desse limite é essencial: uma reserva que não é emitida a tempo é automaticamente cancelada, e você perde a tarifa negociada — sendo obrigado a fazer uma nova reserva, com um preço possivelmente mais alto.
Sistemas que monitoram o TTL de forma automatizada enviam alertas para que a emissão seja feita dentro do prazo, evitando perdas financeiras e garantindo a passagem com o preço mais vantajoso.
Em viagens internacionais, o fuso horário é um fator crítico. Uma reserva feita no fuso incorreto pode gerar confusão e horários errados de voo, impactando também a reserva de hotel, o transporte local e, por consequência, a agenda de negócios do colaborador.
A padronização dos horários, convertidos para o horário local ou para um padrão centralizado, elimina a margem de erro.
Ferramentas avançadas de gestão de viagens são capazes de realizar análises automáticas diárias para identificar reservas duplicadas, cruzando informações como nome do passageiro, datas e destinos para encontrar inconsistências.
A detecção precoce dessas duplicidades permite que a reserva errada seja cancelada a tempo, evitando prejuízos.
Ter acesso a relatórios de inconsistências de forma regular permite que o gestor seja proativo, corrigindo problemas antes que eles se transformem em perdas financeiras. Algumas informações que podem ser acompanhadas são:
Cadastros com informações faltantes ou inválidas;
Documentos de identificação próximos da data de vencimento;
Reservas com discrepâncias de nome;
Qualquer outra falha que possa gerar problemas operacionais ou financeiros.
A tarefa de higienizar e padronizar cadastros e reservas pode ser complexa e exigir um volume considerável de trabalho. Nesse cenário, contar com uma parceira tecnológica como a VOLL é a melhor saída para garantir eficiência e segurança.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, oferece funcionalidades robustas para otimizar sua gestão, como:
Integração via API com outros sistemas, evitando erros e inconsistências nos dados;
Monitoramento automático e alertas inteligentes;
Políticas embutidas automaticamente no processo de reserva;
Base de dados centralizada em um só sistema, eliminando a necessidade de múltiplos registros;
Solicitações e reservas unificadas na plataforma, impedindo duplicidades;
Relatórios personalizados e dashboards interativos, que oferecem ao gestor uma visão clara dos pontos de atenção, permitindo que ações corretivas sejam tomadas de forma mais rápida e eficiente.
Ao investir tempo e tecnologia para garantir a qualidade dos seus dados, você evita perdas financeiras, otimiza o tempo da sua equipe, melhora a experiência do colaborador em viagem e fortalece a segurança e a conformidade do seu programa de viagens.
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